用图表说话MKXZ商务沟通完全工具箱
与人沟通清晰表达工具表
一、什么时候用？
在需要与人沟通的场合，特别适用于临场发言时梳理思路用；
例如：和上级做汇报；
在公司开会时发言；
与同事说明计划和方案；
二、如何使用
在准备发言或口头表达时，可以使用以下工具表梳理自己的思路（此工具表也Hale Waihona Puke 用于每天选取一个主题进行刻意练习）
方法
内容/步骤
要求清单
是否完成
主题先行
第一句话
抛出观点
起始：开头时提出
预期：符合读者的预期
结构清晰
有序递进
找一个架子
组织语言
时间顺序
空间顺序
程度顺序
把信息按照归类分组的要求放入架子
每一层信息属于同一范畴
每一层信息数不超过5条
如何用图表说话PPT课件
1993年-1998年销售额
1994年
1995年
1996年
1997年
销售额 1998年
主题信息确定
同样的数据， 得出不同的主 题，是强调排 名还是强调所 占份额，由你 来决定，你决 定的就是你的 主题。
小结
1、了解了数据类、非数据类各种图表类型； 2、使用图表的目的：关键在于简洁、越简洁越好。 3、成功的图表必须具备以下几个关键要素： 每张图表都传达一个明确的信息、清晰易读、格式简单明了并 且前后连贯、图表与标题相辅相成； 4、好图表的标准的格式：信息标题、图表标题、脚注、标签、 图例、资料来源； 5、什么时侯不适合用图表表达： 图表太简单，完成可以用文字描述； 或者用图表来表示某种精确的内容可能产生误导。 习惯了一种固定的表达方式，用图表表达则容易造成混乱。
练习一：项目的五个阶段
I.初次接触
IV.提出 III. 制定解 建议 II. 项目 决方案 启动
V. 实施改革
5. 实施 改革
1. 初次 接触
I. 初次 接触
II. 项目 启动
III. 制定解 决方案
IV. 提出 建议
4. 提出 建议
3. 制定解 决方案
2. 项目 启动
V. 实施改革
练习二：图表运用
非临沂市非山东籍
41%
7%
2%
婚姻状况
50%
66%
34%
未婚管理人员 男
已婚管理人员 女
己婚员工
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•2006 statistics title
常见的文件格式
常见的文件格式常见的文件格式一、doc简介doc，是电脑文件常见副档名的一种，现在2009版为：DOCX。
该格式原是纯文字文件使用的，多见于不同的操作系统中，软硬件的使用说明。
至1990年代，微软在文书处理软件Word中，使用了doc作为副档名，并成为流行的格式，而前者的纯文字式已几近绝迹。
微软的“doc”格式是一种自己的专属格式，其档案可容纳更多文字格式、脚本语言及复原等资讯，比其他的文件档格式如RTF、HTML等要多，但因为该格式是属于封闭格式，因此其兼容性也较低。
在Palm OS系统中，“doc”是Palmdoc 所使用的副档名，一个完全无关的格式，主要用于电子图书的编码。
在外贸单据中，DOC (Document charges) 还有“文件费”的意思。
DOC : DiskOnChip一种在板存储芯片，工控计算机领域应用广泛。
1) 32Pin DIP单芯片大容量FLASH存储器，容量8M~1G字节，盛博系列核心模块可直接支持2) 内置TureFFS仿真系统实现全硬盘仿真，如硬盘一样读写3) 非易失性固态盘，掉电数据不丢失，低功耗4) 支持多种操作系统（DOS、WINDOWS、QNX、VxWorks、Linux、pSOS等）DOC: Dissolved Organic Carbon 溶解有机碳程序/转换器* Microsoft Word* wps office* 或StarOffice* Wordperfect* AbiWord* KOffice* DisplayWrite* Interleaf* Wordpad* WordStar类似文件格式* dOCX – Microsoft Office Open XML* ODT – OpenDocument Text* OASIS Open Office XML (又称为OpenDocument)* PDF - Adobe Portable Document Format* RTF - 微软的Rich Text Format* XPS – XML Paper SpecificationDOCWord文档格式。
用图表说话V02
其他的地方
6、奖金的多少不工作时间的长短无关 相关性
6、奖金的多少不工作时间的长短无关
相关性
雇员 A B
奖金
工作时间
7、去年的人员更替主要在30-35岁这个年龄段中迚 行 频率分布
7、去年的人员更替主要在30-35岁这个年龄段中迚行
频率分布
3Q 04 4Q 04 1Q 05 2Q 05 3Q 05
利润
百分比
巴西
50
加拿大
伊比利亚半岛
英国
法国
德国
40
30 20 10
0
季度 3 4 1 2 3 3 4 1 2 3 3 4 1 2 3 3 4 1 2 3 3 4 1 2 3 3 4 1 2 3 2004 2005 2004 2005 2004 2005 2004 2005 2004 2005 2004 2005
麦肯锡商务沟通完全工具箱
五种基本图形介绍 五种图形相对关系 练习 图表的选择 用概念及比喻说话 玩转图表
五种基本图形介绍 五种图形相对关系 练习 图表的选择 用概念及比喻说话 玩转图表
公司A在整个行业内销售份额所占比例最小
公司D 公司A
E F
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
客户公司显示稳定增长，其他公司则很不稳定
竞争对手A
竞争对手B
客户 1999 2005 1999
客户
竞争对手C
客户
2005 1999
2005
竞争对手D 客户 1999
客户 竞争对手E 客户 竞争对手F 2005 1999 2005 1999 2005
什么叫ppt
PPT,就是Power Point简称.Power Point PowerPoint 2010是美国微软公司出品的办公软件系列重要组件之一(还有Excel,Word等)。
Microsoft Office PowerPoint 是一种演示文稿图形程序，Power Point是功能强大的演示文稿制作软件。
可协助用户独自或联机创建永恒的视觉效果。
它增强了多媒体支持功能，利用Power Point制作的文稿，可以通过不同的方式播放，也可将演示文稿打印成一页一页的幻灯片，使用幻灯片机或投影仪播放,可以将演示文稿保存到光盘中以进行分发，并可在幻灯片放映过程中播放音频流或视频流。
对用户界面进行了改进并增强了对智能标记的支持，可以更加便捷地查看和创建高品质的演示文稿。
一套完整的PPT文件一般包含：片头动画、PPT封面、前言、目录、过渡页、图表页、图片页、文字页、封底、片尾动画等。
所采用的素材有：文字、图片、图表、动画、声音、影片等。
目前国际领先的PPT设计公司有：themegallery、poweredtemplates、presentationload、锐普PPT等。
近年来，中国的PPT应用水平逐步提高，应用领域越来越广，主要的PPT网站包括锐普PPT论坛、扑奔论坛、诺睿论坛等。
PPT正成为人们工作生活的重要组成部分，在工作汇报、企业宣传、产品推介、婚礼庆典、项目竞标、管理咨询等领域。
你是一个只懂得初级PPT制作技巧却无法做出精美PPT的办公人员吗？你希望快速进阶为专业水准的PPT设计师吗？以下是锐普PPT公司的专业设计师进阶方案。
独家爆料，希望对你有所帮助。
一、现在的水平：初级PPT 制作者。
掌握PPT制作的基本技巧，具有一定的PPT制作经验。
能够使用模板、绘制简单图表、制作简单PPT动画、简单编辑图片和文字，但在设计、策划、动画方面面临瓶颈，与专业水准差距较大。
二、进阶目标：专业水准的PPT设计师。
三、进阶建议：结合工作实际，全面突破瓶颈，系统提升四方面的技能：1、PowerPoint：进一步研究PPT专业技能，提升PPT 理念、图表设计技能等。
{企业管理表格}管理工具分享用图表说话某咨询商务沟通技巧
和......一起 增长/下降， 和.......有关 的变化、伴 随着......、 和......一起 等等
资料来源： 大中华地区VA
第二步：确定5种比较类型
类型 组成
描述 总和的各个部分
项目
各项目按规模大小的排名
标志 份额、百分比、%、占……等等
大于、小于、等于、第几位等等
•
16、业余生活要有意义，不要越轨。2020年8月19日星期三9时21分51秒21:21:5119 August 2020
•
17、一个人即使已登上顶峰，也仍要自强不息。下午9时21分51秒下午9时21分21:21:5120.8.19
•
9、有时候读书是一种巧妙地避开思考的方法。20.8.1920.8.19Wednesday, August 19, 2020
项目
时间序列
频率分布
关系
描述 • 各项目按规
模大小的排 名
标志 • 大于、小于、
等于、第几 位等等
描述 • 随时间变化
标志 • 增长、上升、
下降、变化、 波动、停滞 等等
描述 • 在一个渐变
数字区间内 的一系列项 目
标志 • 集中、频率、
分布、一范 围中最多、 最少的等等
描述 • 2组变量之间
的关系
从一月起销售额翻了一倍
塔式起重机销售额 百万美元
90
80
70
60
+100%
50
40
30
20
10
0 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月
图表功能
光有图表标题的图表所表达的信息有限 有信息的图表可以达到特定目的
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•使用相同的数据却得到完全不同的信息， •强调销售额还是排名是你决定的，而这个决定就是你要表达的信息
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•关键点3：标题要体现你域生产力分布 资产分配百分比 雇员年龄分布 薪水与利润的关系
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5. 相关性相对关系
•相对性：变量之间的关系
• 两个变量的关系是否符合你所想要证明的模式。 • 如： 5月份销售业绩显示出销售业绩与销售员的经验没有联系。 CEO的薪水并不随着公司规模的变化而改变。
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第三步:选择图表形式
•饼图
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1. 成分相对关系
•成分：占总体的百分 比
• 在一个成分相对关系里，我们的兴趣主要在于每一个部分所 占的百分比。
• 如： 在5月份，A产品预计将占到公司总销售额的最大份额。 2005年客户的市场份额少于整个行业10%。
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2. 项目相对关系
•产品销售量，单位：千美元
产品A
产品B
产品C
总计
1月
88
26
7
121
2月
94
30
8
132
3月
103
36
8
147
4月
113
39
7
159
5月
122
40
13
175
•你的注意可能集中在1月至5月的总销售额变化趋势以 及销售额格随时间变化的规律，那么你的信息就是:
•自1月以来销售额正在稳步提升
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用图表来说话(麦肯锡工作方法)
相关性相对关系
两个变量符合或者不符合所期望的 模式 ○ 比较常用的是散点图 ● 成对条形图
散点图标注的重要性：哪些标，哪 些不标，清晰明确 ○ 期望的模式
散点图的变种
两种项目的相对关系
气泡图
注意：千万别画成
一个好的图表应该遵循一定的标准格式
图表属性
与…有关；随…而增长， 随…而下降，随…而改变
5月份销售业绩显示销售业绩与销售员的经验 没有关系； CEO的薪水并不随着公司规模的变化而改变
举例
• 预计在今后10年多的时间里销售额将增长。 • 雇员的最高工资额在30,000到35,000美元之间。 • 汽油并不是牌子越响价格越高其性能就越好。 • 9月份里，6个区域的营业额大致相同。 • 销售部经理在他的领域只话费了他15%的时间。 • 奖金的多少与工龄长短无关。 • 去年，人员更替主要发生在30-35岁的年龄段。 • C区域的产品生产力排名垫底。 • 我们公司的平均收入份额正在下降。 • 制造业占有资金的最大份额 • 利润率与工资之间有一定的关系 • 8月份，两种产品的产值远远超过另外6种产品
实例
分组的诀窍
01 数 量 ： 太 少 则 不 够 明 显 ， 太 多 则 破 坏 其 作 用 ， 一 般 在 5 - 2 0 个分组之间
02 分 组 的 大 小 ： 一 般 来 说 ， 规 模 应 该 大 致 相 同 ， 间 隔 不 等 会 破 坏分布图的整体形象；但有时，不均等的分布会更好，比如， 个人收入，收入范围很广，但是低收入的人远比高收入的人 多，所以低收入的间隔应小于高收入的间隔
>
公司销售额趋势变化
>
产品地域分布情况
>
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如果数据超过了15组甚至更多时，那么你最好不要再标记出每个点， 应该换为使用一个更加紧密的散点图。
38
折扣与销售量之间没有关系
折扣/美元
单位/销售量
8
6
4
2
00
20
40
60
80
39
40
•
每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。20.11.1920.11.19Thursday, November 19, 2020
20
1. 成分相对关系
成分：占总体的百分比
在一个成分相对关系里，我们的兴趣主要在于每一个部分所占的 百分比。 如： 在5月份，A产品预计将占到公司总销售额的最大份额。 2005年客户的市场份额少于整个行业10%。
21
2. 项目相对关系
项目：项目的排名
在项目相对关系里，我们想要比较事物的排列方法。他们是差不 多，还是一个比另一个更多或更少？ 如： 在5月份，A产品的销售额相当于B、C销售额之和。 销售额中顾客的回报排名第四。
麦肯锡商务沟通完全工具箱
THE SAY IT WITH CHARTS COMPLETE TOOLKIT
(美)基恩泽拉兹尼 著 马晓路 马洪德 译
PPT设计：新思境
申明 本文内容摘自麦肯锡 商务沟通工具书《用 图表说话》 本教程欢迎转载，转
1
第一章 选择图表
选择图表的步骤
信息(数据)
相对关系
图表形式
22
3. 时间序列关系
时间：如何随着时间变化
时间序列相对关系：对它怎么随着时间变化感兴趣；它每星期、 每月、每季度和每年的变化趋势是增长的、减少的、上下波动的 或者是基本保持不变。 如： 自从1月以来销售额稳定增长。 投资回报在过去的5年里急剧下跌。
23
4. 频率分布相对关系
频率：项目的分布情况；
•
感情上的亲密，发展友谊；钱财上的 亲密， 破坏友 谊。20.11.192020年11月19日 星期四 3时52分28秒20.11.19
谢谢大家！
4
第一步:决定你的信息
信息(数据)
相对关系
图表形式
关键点1：不同图表表达的意思不尽相同 关键点2：注意力不同，表达的信息也不相同 关键点3：标题要体现你想表达的关键信息
5
1月份每个地区的销售百分比
北部 南部 东部 西部
公司A
13% 35% 27% 25%
公司B
39% 6% 27% 28%
练习：
利用这些数据画出尽可能多的草图，注意：
越多越好。
6
关键点1：不同图表表达的意思不尽相同
西部
北部
西部
北部
东部
南部
东部
南部
饼图强调的是A公司和B公司的组合销售量不同
7
条形图强调的是A公司和B公司的销售额所占的百分比随着地域 的不同而改变
8
A公司销售额是南部最高 B公司的销售额是北部最高
9
公司A
35% 27% 25% 13%
A公司销售额是南部最高，而B公司在南部的销售额最低
•
安全在于心细，事故出在麻痹。20.11.1920.11.1915: 52:2815:52:28Novem ber 19, 2020
•
加强自身建设，增强个人的休养。2020年11月19日 下午3时 52分20.11.1920.11.19
•
扩展市场，开发未来，实现现在。2020年11月19日 星期四 下午3时 52分28秒15:52:2820.11.19
10
在南部地区，A公司与B公司相比在利润上以一个巨大的差额领先； 在东部地区，A公司与B公司势均力敌； 在北部地区，A公司则明显落后于B公司
11
关键点2：注意力不同，表达的信息也不相同
产品销售量，单位：千美元
产品A
产品B
产品C
总计
1月
88
26
7
121
2月
94
30
8
132
3月
103
36
8
147
4月
列为“其他”的范畴。因为人的眼镜比较习惯于按顺时针方向进行观 察，所以应该将最重要的部分放在紧靠12点钟的位置，并且使用强 烈的颜色对比以显示突出（比如在黑色背景下使用黄色），或者在黑 白图中使用最强烈的阴影效果，或者将此部分与其他部分分离开。 如果没有哪一个部分比其他部分更加重要，那么就应该考虑让它们以 大到小的顺序排列，并且以同一种颜色或者干脆不使用阴影来绘制图 表的每一个部分。
全球手机游戏营业额不断增长
单位:10亿美元
数据来源：《2011年全球电子游戏业投资报告》 33
时间：随着时间变化
选择柱状图或折线图取决于用哪一个比较方便。如果你的图表中只有 少的几个点（如7到8个），那么就是用柱形图；反之，如果你必须 在图中展示20多年来每个季度的变化趋势，你最好还是使用折线图。
25
第三步:选择图表形式
信息(数据)
相对关系
图表形式
饼图
条形图
柱形图
折线图
散点图
26
成分
项目 时间序列 频率分布 相对性
饼图 条形图 柱形图 折线图 散点图
27
成分：占总体的百分比
表示成分最好使用饼图。在使用中不宜多于6种成分。 如果你的使用超过了6种，那么就选择6种最重要的，并将未选中的
28
第四季度销售额所占比例最少
第四季度销售额所占比例最少
红色标注突出数据 并放置在12点方向分离出来单独显示源自29第四季度销售额所占比例最少
第四季度销售额所占比例最少
环形图也是商业图表中用得比较多的
30
项目：项目的排名
在条形图中，要做到保持条形图之间的距离比条的宽度小。 使用最能形成对比的颜色及阴影来强调重要的项目，以此来强调信息
各数值范围内个包含了多少个项目。 如： 在5月，大多数地区的销售额在1,000到2,000美元之间。 大多数的出货要5到6天的时间交付。
24
5. 相关性相对关系
相对性：变量之间的关系
两个变量的关系是否符合你所想要证明的模式。 如： 5月份销售业绩显示出销售业绩与销售员的经验没有联系。 的薪水并不随着公司规模的变化而改变。
14
产品Ａ的销售额大幅领先产品B和Ｃ
产品Ａ销售额所占比例是公司所有产品中最大的
使用相同的数据却得到完全不同的信息， 强调销售额还是排名是你决定的，而这个决定就是你要表达的信息
15
关键点3：标题要体现你想表达的关键信息
这样的标题很神秘
公司的销售额趋势变化 产品地域生产力分布 资产分配百分比 雇员年龄分布 薪水与利润的关系
的标题。 为了突显数值，可在顶端（或者在底端）使用一个刻度尺，或者在条
形末尾标注数字，但是注意不要两者同时使用。 如果你只是想简单标示项目间的关联，可用刻度尺； 如果数字对你很重要那么就是用数字。 有时，使用刻度尺的同时标示一个需要特殊强调的数值，也是个好办
法。
31
宗庆后家族仍是中国首富
数据来源：胡润中国排行榜 32
•
每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11.1920.11.1915: 5215:52:2815: 52:28Nov-20
•
人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2020年11月19日星期 四3时52分28秒 Thursday, November 19, 2020
18
你可能在向观众传达以下信息： 订单的数量在增长 订单的数量在上下波动 在8月，订单的数量到达了最高点 在8个月中，有两个月订单的数量在下降
19
第二步:确定相对关系
信息(数据)
相对关系
图表形式
1. 成分相对关系 2. 项目相对关系 3. 时间序列关系 4. 频率分布相对关系 5. 相关性相对关系
柱状图强调的是数量的级别，更适合于表现在一小段时间里发生的事 件，产量的数据很适合这个领域。
折线图强调的是角度的运动及图像的变换，因此展示数据的发展趋势 时最好使用它，存货量就是一个很好的例子。
34
全球电子游戏各部门收入
单位:10亿美元
数据来源：《2011年全球电子游戏业投资报告》 35
频率：项目的分布情况；
第一步：决定你的信息 从数据到信息 选择合适的图形关键在于你，作为一个设计者，首先，最
重要的是明确你想要表达的具体信息 第二步：确定相对关系 从信息到相对关系 你决定的信息在一定程度上包含5种基本类别中的一种： 成分、项目、时间序列、频率分布及相关性。 第三步：选择图表形式 从相对关系到图表 每一种相对关系都会相应引导出5种相对的图表形式
5月
122
40
13
175
在5月里，产品Ａ的销售额大幅领先产品B和Ｃ
13
产品销售量，单位：千美元
产品A
产品B
产品C
1月
88
26
7
2月
94
30
8
3月
103
36
8
4月
113
39
7
5月
122
40
13
70%
23%
7%
总计 121 132 147 159 175 100%
在5月里，产品Ａ销售额所占比例是公司所有产品中最大的
16
西部
北部
南部
东部
这张图你想表达什么信息呢？
17
西部
北部
南部
西部
北部
南部