【秘书基础】会议操作手册

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【秘书基础】会后工作

会后工作本文讲述的是日常工作会议主要流程之三：会后工作。

提到了会中工作所要注意的几个事项，详情请阅读本文。

1．会议文件资料的立卷归档1)会议文件的收集整理工作(1)确定会议文件的收集范围。

(2)选择收集会议文件的渠道。

(3)运用收集文件的不同方法。

2)会议文件的立卷归档把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告和讲话、会议记录或纪要、会议简报、会议报道等，进行分类立卷归档。

2．会议经费结算工作(1)收款的方法和时机。

有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。

①应在会议通知或预订表格中详细注明收费的标准和方法。

②应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。

③如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。

④开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。

如果有些项目无法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具收据或证明。

(2)在订购各种设备和享受服务时，应掌握付款的方法和时间。

3．安排与会人员返程案例天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。

秘书初萌负责安排与会人员的返程工作，初萌想先解决容易预订的近处与会者的车票问题，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订问题，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。

结果，部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。

有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈订货会的工作成果大打折扣。

分析会议结束并不意味着会议工作就结束了，有外部人员参加的会议应根据会议的长短、外部与会人数多少等情况及早安排好与会人员的返程事宜。

做好与会人员的返程工作，主要包括以下两点1．提早做好与会者的票务登记预订工作(1)应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况和人员的返程事宜，及早安排好外地与会者的行程。

(2)要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿。

会议准备_秘书基础

会议准备_秘书基础会议准备1．会议的主题和议题会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。

确定主题时，一是要结合本部门或本单位的实际；二是要有切实的依据；三是要有明确的目的。

议题则是对主题的细化。

2．会议名称会议名称分为几种情况：一是固定的，如董事会等；二是不固定的，应根据会议主题或议题来定，其中，有的还可以包括时间、范围等，如“风光旅行有限公司XX年业务恳谈会”。

3．会议议程与日程会议主持人根据到会主要领导情况确定；发言人根据议题确定；议题顺序即是议程产生的主要形式。

编制会议议程表时要注意：了解一般事物习惯性顺序，也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定；将同类议题尽可能集中排列；保密性强的议题要放在后面。

日程一般采用表格形式或简短文字，将会议按每天上午、下午和晚上3个单元时间安排，并将会议议题具体化。

4．选择会址选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。

选择时要考虑：租金是否合理；环境是否安静；交通是否便利；大小是否适当，即要与会议规模和主题相符，一般每人平均应有2～3m的活动空间，若会期长一些，场地可大一些；设备是否齐全；停车是否方便等。

会议准备相关内容:会议的名词解释和会议注意事项及会议的准备会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。

作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有...节约时间：明确开会的目的对于时间的宝贵，高级行政人员并不需要指导；毕竟，他们都知道时间就是金钱。

然而管理咨询公司marakonassociates的合伙人迈克尔•曼金斯（michaelmankins）认为，很多大公司并不真正懂得如何安排老总们在一起的时间。

浅析如何做好乡镇办公室文秘工作“一张笑脸相迎，一把椅子让座，一杯热茶暖心，一句好话送行”。

这是我担任长官镇办公室秘书以来每天用实际行动践行和证实着的道理。

会中工作_秘书基础

会中工作_秘书基础会中工作本文讲述的是日常工作会议主要流程之二：会中工作。

提到了会中工作所要注意的几个事项，详请请阅读本文。

1．会议签到按会议签到工作的基本要求完成会议的签到工作。

为了随时掌握报到人数，要认真做好签到工作。

秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用品。

目前，签到的方式主要有两种。

1)簿式签到簿式签到是指与会人员到会时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。

簿式签到方式简便易行，但容易在会场门口造成拥挤现象。

因此，簿式签到方式比较适合于小型会议或庆典性会议。

2)卡片式签到卡片式签到又可以分为两种：一种是将预先印制好的卡片(相当于入场券)提前发给与会者，入场时，交出一张即可；另一种是磁卡签到，即与会者进入会场时，手持事先领取的磁卡，送进电子签到机里，签到机便即时将其姓名、号码等内容输入计算机，与会者入场完毕后，签到情况便立即在计算机屏幕上显示出来。

卡片式签到方式适用于较大型会议。

2．协助正确使用会场设备并发放会议用品会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备以及必要的安全设施等。

秘书人员应当会使用录音、摄像等设备，秘书人员还应提供会场用品，包括发放会议所需文具，随时提供主席台与会场人员饮用的茶水、饮料等。

3．协助完成与会人员的食宿安排与会者食宿问题是会议召开期间会场外服务工作中最重要的工作，因此必须非常重视。

虽然在会议召开前食宿工作都已准备就绪，但与会人员到会后，仍然会对食宿问题提出一些具体的要求和意见，秘书人员应当虚心听取这些意见，尽可能满足与会者的要求，做到主动热情服务。

例如，有的与会者由于种种原因提出调整房间的要求，秘书人员应尽量给以调换，实在做不到的，也应耐心给予解释，并表示歉意；有的与会者可能对饮食不习惯而提出意见，也应尽量改进。

总之，应尽量采纳合理的意见要求，并给以满足。

4．会议记录1)为会议记录做好准备工作作为一个秘书，应在会议期间做好记录和笔记，担任好会议的记录员。

秘书基础：安排会议食宿（精简篇）

秘书基础：安排会议食宿秘书基础：安排会议食宿就餐大体上是一个标准，确定好伙食标准和进餐方式，但必须照顾少数民族代表和年老体弱者，还要照顾南北不同出席者的口味。

秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。

座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。

2.安排会议餐饮根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。

就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。

事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。

事先设计和确定就餐的凭证。

要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口，品种多。

事先要准备好干净的饮食用具。

给因开会或搞服务工作误了用餐的人员预留饭菜。

做好饮水、饮料供应的工作。

3.会议餐饮的类型和标准早餐。

早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。

会场休息期间的茶歇。

一般供应咖啡、茶或其他饮料。

午餐。

午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。

正式晚餐。

晚餐食物选择既要考虑营养和健康，又要考虑出席者的口味特点。

招待会。

招待会应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。

会议住宿的常识和工作程序1.会议住宿的常识要提前编制住房方案;长者、尊者、领导要适当照顾;具体安排住宿时，要根据与会人员的职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排;有时还要按地区集中分配，便于讨论;不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合与会人员具体情况列出住宿表;报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

2.安排会议住宿安排方式的选择;预定会议住宿的程序;确定会议住宿的程序。

3.会议房间的分配如果由主办方支付费用，则需按与会者的职务标准安排住房。

一般情况下，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会者的住宿标准应相近。

年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

注意尽量不要把汉族与会者和有禁忌的少数民族与会者安排在同一个房间。

会议秘书操作手册

项目子项目具体工作事项工作要求1-会议需求来源① 集团例会制度规定② 领导根据工作要求提出2-协调各方会议参与事项汇总并告知召集人①会议时间:与高管秘书沟通高管行程安排，确定具体会议时间②会议地点:预定会议室（预定时要明确会议主题、参会人数、参会领导、会议需要设备-投影仪、视频设备、激光笔等）③会议主持:a.集团例会制度规定；b.会议发起领导④参会人员：a.根据集团例会制度规定；b.根据会议主题，发起领导确认⑤确定会议秘书、记录秘书、会务秘书（会议秘书是会议整体牵头安排秘书，记录秘书为现场纪要人员，会务秘书是会务工作准备责任秘书）⑥会议议题：a.根据集团例会制度规定；b.根据会议主题确定，包括会议需要讨论的问题，对与会者的要求（如书面建议、发言提纲的准备），需要与会议主持人及参会领导沟通补充；c.如需要与会者发言，需与发言者事先沟通确定发言时间或直接由会议组织方明确规定每个人的发言时间。

⑦其他工作落实，包括会场纪律控制人员、着装要求通知、拍照人员安排、参会人员请假要求、座次表等。

3-撰写会议通知简要、精炼的表达会议的议程，切忌赘述会议需要确定的每个细节4-领导审核、签发5-下发会议通知6-跟踪确认参会人员下发会议通知后，电话提醒、确认与会人员查收会议通知1-文件资料的收集与汇总① 会议议程表、会议通知② 领导讲话稿、参考性文件（统计报表、数据资料等）、参会人员发言用的资料等（会前跟进资料的上报，负责拷贝到发言席电脑）③ 其他：请假人员名单汇总、签到表、临时增加或所需会议资料拷贝2-文件的校对3-文件的打印和复制会议通知的打印（总裁办高管每人一份）；会议议程表的打印（大型会议参会领导每人一份）；请假人员名单（大型会议时总裁办高管每人一份）；以及其他会议内容资料。

4-文件的分发下发的材料上要注明姓名和编号。

保密材料会后要回收。

1-制订会务保障方案包含会前准备、会中控制及会后收尾等工作的详细安排，会务秘书应及时尽早跟进①纸、笔、茶具、照明、通风、空调、话筒（确保话筒有电）、签到表、座次表（会务秘书需提供座次名单及排列顺序要求，集团办公室负责实施席卡、桌牌、指示牌等准备与摆放工作。

精品(行政文秘)助理操作手册

目录第一部分服务礼仪 (1)一、妆容的规范 (3)二、接待礼仪 (5)三、服饰礼仪 (6)四、姿态礼仪 (7)（一）站姿 (7)（二）坐姿 (10)（三）走姿 (13)（四）蹲姿 (14)（五）引导 (16)（六）微笑 (18)（七）眼神的运用 (20)第二部分商务礼仪 (23)（一）商务礼仪使用的目的 (22)（二）电话礼仪 (23)（三）递送名片 (30)（四）握手礼 (34)（五）致意 (36)（六）上下楼梯的礼仪 (37)（七）乘坐电梯 (39)（八）乘车礼仪 (42)第三部分会议礼仪....................................................................................... (4)（一）会议类型 52 （二）会议流程（三）会议注意事项（四）会议座次安排第四部分中餐宴会服务程序 (50)餐饮篇 63一、餐前准备工作 63二、餐中服务工作 63三、托盘介绍 74四、斟茶水 79五、斟酒水 79六、上菜顺序 85七、下菜顺序 91八、客人进餐时 91九、换盘、烟灰缸与撤盘 91十、自助餐服务程序 92十一、服务中特殊情况的处理程序 95十二、送客服务 97一、准备工作 (50)二、迎宾工作 (51)三、就餐服务 (51)四、收尾工作 (52)五、宴会注意事项 (53)六、摆台规范 (53)七、员工知识能力 (57)八、应变能力 (57)九、关于宴席座次的安排 (58)第一部分服务礼仪礼仪的本质：礼仪是人类内心情感的外在表现。

凡是把内心待人接物的尊敬之情，通过美好的仪表、仪式表达出来就是礼仪。

目的:董事长助理工作是万龙集团的门面，代表万龙的外在形象。

因此在与人打交道、为客人提供服务过程中，讲究礼貌、礼节，对于公司来说具有重大意义。

员工的形象代表一个企业的形象，员工的言行举止体现着这个企业的水平，员工的服务水平也直接影响着企业的形象和发展，因此对员工的服务水平的提高显得尤为重要。

(秘书基础)会议接待流程

会议接待流程
一、会前：
1．与会议主办方洽谈
2．提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。

并制定完备的会议预案书给会议方
3．派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

4．确定方案，签订合同，预付定金。

二．会中
1．会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。

提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2．会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3．会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4．会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

5．会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。

6．会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7．会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8．会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

三．会后
1．结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐
资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

会议的安排方式和座次安排_秘书基础

会议的安排方式和座次安排_秘书基础会议的安排方式和座次安排（一)安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住宿，最简单的方法是由与会者自己安排宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题:1．遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。

2．与会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。

3．会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。

(二)住宿程序：一旦预订的房间决定后，决定用哪4种基本住宿程序是你需要的：1．告诉饭店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。

2．告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。

3．经由专业会议服务公司代为处理。

4．经由主办单位的住宿组人员负责。

(三)预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。

订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。

主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。

这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。

另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励与会者尽早预订。

截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。

住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。

将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括：1．注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。

2．注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。

3．房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。

会议流程_秘书基础

会议流程_秘书基础会议流程★准备工作1接到会议（会展）意向后，合理报价立即回复，并提出我方的合理化建议。

2可为客户进行会议(会展)的设计与策划服务。

3根据要求预定酒店，会议（会展）场地、车辆等。

4准备会务用品：代表证、会徽、纪念品。

5提供公关礼仪、文秘、翻译服务，代租会务所需设备。

★会议接待1会议（会展）场所的布置：欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等。

2按客户需要安排接送与会宾客，协助会务组办理宾客签到等工作。

3会议用餐及宴会安排。

4会后旅游、娱乐考察等活动。

5提供返程飞机票、火车票。

----------一般而言，作为专业的会展公司承接/代理各类会议及展览，大多经过以下几个环节：1、策划作为专业的会展代理公司，我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。

2、咨询在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。

3、考察如果您认为沟通后可以相信我们，那么我们可以进入这个阶段——我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。

4、确定这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。

5、执行严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。

不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。

在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

会务工作程序及要求_秘书基础

会务工作程序及要求_秘书基础会务工作程序及要求一、会前准备工作 1.组织会务班子，明确工作职责。

大型会议还要制订详细的会务工作方案。

2.发出会议通知。

包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3.印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5.大型会议要印制会议凭证。

如出席证、列席证、工作证、就餐证、请柬等。

6.会场布置。

会场布置要充分体现会议气氛。

（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。

（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。

（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。

（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

（5）摆放适量花卉。

7.后勤服务工作。

大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

8.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会间组织与服务工作 1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2.搞好会议签到、材料分发。

3.落实主席台领导、发言人是否到齐。

4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

5.维持好会场秩序。

会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机及bp机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6.做好会议记录，写好会议简报。

7.组织照相。

8.为与会人员预定车票、机票等。

三、会议善后工作 1.会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2.组织送站。

根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3.做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4.做好会议报道工作。

会务工作程序及要求相关内容:装饰装修公司简介深圳宫廷装修装饰公司成立于XX年，是一家集装饰设计、工程施工、材料配送一体化的深圳装饰公司用自己独特的眼光看中了深圳装修的市场，公司在短短两年之内迅速的发展为深圳市享有名誉的装修公司，尤其在家装方面，公司所承接的工程几乎没...企业出纳工作内容根据《会计法》、《会计人员职权条例》、《会计人员工作规则》等法规，出纳员具有以下职责：（1）按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定，办理现金收付和银行结算业务。

【秘书基础】办公室会务工作规范

办公室会务工作规范一、接受会议指令办公室工作人员在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。

二、会议方案制订根据接到会议的指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主要包括：会议名称、主办单位、协办单位、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场布置、安全、卫生、新闻报道、典型发言、颁奖、会议经费预算以及其它特殊要求。

三、会议方案审批将拟定的会议方案报发指令领导或分管领导、主要领导审批。

四、会前筹备（一）会议通知1、会议一般应发书面或网上通知。

电话通知的，应拟定简明扼要的通知稿，以传真为主。

2、通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期注意事项、联系电话等。

3、通知范围：参会领导、其他参会人员、本单位列席人员、媒体记者及相关单位，确定报名日期，要求在报名截至日期之前反馈参会人员的姓名、性别、单位、职务和联系方式。

4、通知下发后，应掌握应到会人员拟出席、请假情况并及时向领导汇报。

5、邀请省部级领导参加的会议，要以文件形式向领导人或者有关部门发邀请函。

（二）会议文件准备由相关单位负责会议文件的准备，对需向大会提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发，并与会务承办部门做好协调工作。

会议文件主要有：1、会议主体文件，包括主持辞、主题报告、专题报告、决议、领导讲话等。

2、会议程序文件，包括议程文件、日程安排、选举程序、表决程序等。

3、会议管理文件，包括会议须知、保密规定、作息时间等。

（三）会场布置布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。

1、会场装饰（1）党代表大会和党代表会议，背景布置党徽和红旗。

（2）根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花卉。

（3）根据会议需要悬挂标语、摆放花坛等。

2、会场座次排列（1）主席台人员座次的排列。

会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，无论人数单、双，均以最高领导为中心，然后依先左后右次序排列。

联想电脑公司企划办秘书处会务手册

联想电脑公司企划办秘书处会务手册联想电脑公司企划办秘书处会务手册目录1. 会议筹备工作1.1 会议主题确定1.2 召开会议的目的和目标1.3 确定会议时间和地点1.4 会议议程的制定1.5 确定会议参会人员1.6 会议资源的准备2. 会议组织与前期准备2.1 会议邀请函的撰写与发送2.2 会场布置和设备准备2.3 会务人员和志愿者的招募2.4 确定会议的流程和时间安排2.5 会议资料和手册的制作与分发3. 会议当天的工作3.1 会场的布置和调试3.2 参会人员的注册和签到3.3 会议签到表和证件的发放3.4 确保会议的开幕顺利3.5 会议记录的实时整理与汇总3.6 确保会议的进行顺利4. 会议结束及后续工作4.1 会议纪要的撰写与发布4.2 参会人员的反馈收集与整理4.3 会议成果的总结与总结报告4.4 会议费用的结算和报销4.5 会议资料的归档和保留4.6 会议后续事务的处理1. 会议筹备工作1.1 会议主题确定企划办秘书处会务手册首先需要明确会议的主题。

会议主题是会议的核心内容，决定了会议的范围和方向。

根据公司的发展需求和重点项目，确定会议的主题，以确保会议的内容具有针对性和实用性。

1.2 召开会议的目的和目标明确会议的目的和目标非常重要。

目的是指召开会议的原因和意义，目标是指希望在会议中达到的效果和成果。

通过明确会议的目的和目标，可以更好地组织会议内容和安排。

1.3 确定会议时间和地点确定会议的时间和地点是会务工作的重要环节。

根据公司的日程安排和参会人员的时间表，选择一个合适的时间和地点，以便参会人员能够方便地参加会议。

1.4 会议议程的制定会议议程是会议的核心内容，包括会议主题、议程安排、演讲嘉宾、分组讨论等。

根据会议的目的和目标，制定一个详细的议程，确保会议的内容和流程有条不紊。

1.5 确定会议参会人员确定会议的参会人员是会务工作的重要任务，需要根据会议的主题和目标，选择合适的人员参加会议。

会议准备工作规程_秘书基础_

会议准备工作规程（一）拟定会议。

一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。

（二）选定、安排议题。

会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。

大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。

日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导同志提出，有的由下级机关或者根据领导同志指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。

安排会议议题应注意以下问题：一是下一级会议可以解决的或者个别领导同志可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论；二是党的会议同政府的会议讨论的议题要有所区别；三是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导同志审批后，发给有关同志阅读，准备意见；四是临时提出的一般议题不宜仓促安排，保证会议质量；五是一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜，六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；七是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。

（三）拟定会议议程、日程和程序。

议程，是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。

用简练文字逐项写出即可。

日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可，如有说明，附于表后。

程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。

程序可繁可简，可粗可细。

议程、日程应当事先发给与会人员，有的代表大会还应提出交大会主席团通过后才能生效。

程序只供领导同志主持会议时参考，不发给其他同志。

（四）准备会议文件、报告。

日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。

会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。

（五）提出与会人员名单。

秘书基础管理手册

秘书基础管理手册秘书基础管理手册第一章：职责和责任1.1 职责概述秘书是负责协助管理层日常事务和组织管理工作的重要角色。

秘书的职责包括但不限于：管理文件和记录、安排会议和行程、筹备会议材料、撰写文件和报告、处理日常事务等。

1.2 责任规范秘书应始终遵守公司的内部规章制度和道德准则，维护公司的声誉和利益，并且忠诚于管理层。

秘书应保持高度的责任感，确保工作准确无误，保护公司的机密信息，妥善处理公司内外部的沟通和联系。

第二章：管理文件和记录2.1 文件管理秘书应制定科学的文件管理系统，包括文件分类、归档、检索等环节。

所有文件应有明确的格式，正确清晰的标注，方便日后的查询和利用。

秘书还应负责文件的备份和存档，确保文件的安全可靠。

2.2 纪要和记录秘书应熟练掌握会议记录和纪要的技巧，准确记录会议的主要内容和决策，并及时分发给相关人员。

秘书还应负责跟进和追踪会议纪要的执行情况，确保决策的及时落地。

第三章：安排会议和行程3.1 会议管理秘书应协助管理层安排会议的时间和地点，邀请参会人员，并及时发送会议通知，提供会议材料。

在会议期间，秘书应准备会议记录和纪要，并及时向参会人员发送会议纪要。

3.2 行程管理秘书应负责管理层的行程安排，包括预订机票、酒店、租车等，确保行程的顺利进行。

秘书还应对行程进行合理安排，避免时间冲突和资源浪费，并及时通知相关人员。

第四章：筹备会议材料4.1 材料收集秘书应及时收集与会议相关的资料和文件，并进行分类整理。

秘书还应与相关部门和人员保持沟通，确保收集到最新、最准确的材料。

4.2 材料准备秘书应根据会议要求和管理层的需求，准备会议所需的材料，包括演示文稿、报告、统计数据等。

秘书还应确保材料的准确性、完整性和易读性。

第五章：撰写文件和报告5.1 文件起草秘书应准确理解管理层的意图和要求，根据公司的规范和标准，撰写各类文件，包括备忘录、通知、文件提交等。

秘书还应检查文件的格式和语法，确保文档的清晰和规范。

会议服务指南_秘书基础

会议服务指南_秘书基础会议服务指南1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。

2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及各种设备的摆放。

3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。

4、礼品策划、设计、样品提供和制作。

5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。

6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。

7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。

8、提供会议所需各类信息。

9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。

10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及vcd的制作等11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。

会议服务指南相关内容:办公室会务工作规范一、接受会议指令办公室工作人员在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。

二、会议方案制订根据接到会议的指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主要包括：会议名称、主办单位、协办...会议团队接待程序一、销售部接待程序：销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作：1、及时与会务方负责人进行联络（1）清楚了解会议性质（属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括：时间、人数、所需房间...小型会议成功形象策略作为职业女性，只要不断地努力，你迟早都会有机会，总有轮到你发言的时候。

但是，如果你不善于在来之不易的机会中表现自己，机会会转瞬即逝。

所有获得成功的女性都知道，她们的成功是建立在她们的组织领导能力、搞好同事关系等方方面面的...辩论会辩论即双方站在对立的立场上，针对同一个问题，从多个方面、多个角度进行一番针锋相对的语言论争的过程。

会议操作手册_秘书基础

会议操作手册_秘书基础会议操作手册无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：1:需要做些什麽？会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。

因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

2:谁来筹划会议？从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。

无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。

他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。

下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。

善于与人共事善于注意小节善于解决问题善于与人协商能够管理会议财务事宜熟悉酒店运作能够安排恰倒好处的菜单能够熟练操作电脑能够熟练地与视听服务公司打交道能妥善接待贵宾和外国客人熟知各种礼仪行事果断、执着会议筹划者的任务：制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标制定会议议程了解可供使用的场所和设施情况选择或提议合适的场所检查并比较各项设施安排交通事宜协调会务工作人员的活动招收、培训会务人员和广告人员制定可行预算或按既定预算安排有关工作确定各项工作的时间安排视察选定的场所和设施与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）确定印刷公司安排食品、饮料有关事宜讨价还价同会议发言人和各位贵宾进行联系3:主要会议类型：销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。

例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。

年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。

产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。

研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。

研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。

秘书基本日常工作会议流程

秘书基本日常工作会议流程组织日常工作会议也是秘书的主要任务之一。

日常工作会议也是一个大学问题。

让我们学习一下日常工作会议的主要流程。

日常工作会议的主要流程：会后工作。

提到了会议中的几个注意事项，详情请看这篇文章。

1.会议文件的归档和归档1)会议文件的收集和整理(1)确定会议文件的收集范围。

(2)选择收集会议文件的渠道。

(3)采用不同的收集文件的方法。

2)会议文件的归档会议期间的全套材料，包括通知、领导报告和讲话、会议纪要或纪要、会议简报、会议报告等。

应当分类归档。

2.会议资金结算(1)收集的方法和时机。

对于一些会议，与会者应支付必要的费用(如材料、培训、住宿、餐饮等)。

)给主办方。

(1)应在会议通知或预约单中规定收费标准和方法。

支付方式(如现金、支票、信用卡等。

)应该指出参与者可以使用的。

如果用信用卡收费，要询问姓名、卡号、有效期。

(4)开票人员应事先与财务部门确认正确的收费开票程序，不得有任何差错。

如果某些项目无法开具正式发票，他们应与代表协商并开具收据或证明。

(2)在订购各种设备和享受服务时，要掌握付款的方式和时间。

3.安排参与者返回情形天地公司邀请全国各地的客户来新疆乌鲁木齐参加风云公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。

秘书楚萌负责安排与会人员的回国工作。

楚梦想为容易订票的参与者解决订票问题，然后慢慢解决北京等偏远地区难以解决的订票问题。

她想当然的认为，只要尽可能的给大家订硬卧票就可以了。

结果，一些代表对组织者非常不满，因为他们不能及时得到返程巴士和机票。

一些代表拿到票后，要求换票或退票。

结果他们分手了，大大降低了订单谈判会的工作成果。

分析会议结束并不意味着会议工作结束。

对于有外部与会者的会议，应根据会议时间长短和外部与会者人数，尽早安排与会者返回。

做好参会人员的回访工作，主要包括以下两点1.提前做好参会人员的票务登记和订票工作(1)根据会期长短、异地参会人数、人员回流等实际情况，尽早安排异地参会人员的行程。

《秘书基础》课件——第三章会前准备工作

第二节准备会议文件
会议文件的种类： 1、程序性文件：议程文书、日程安排、程序讲话、选举程序、表决程序等 2、主题文件：开幕词、发言稿、典型材料、工作报告、会议讨论稿、闭幕词等 3、指导性文件：上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等 4、参考性文件：代表提案、公务书信、群众来信、技术资料、统计资料等 5、管理性文件：会议通知、开会须知、会议规则、会场示意图、作息时间表、会议文件、保密制度、生活管理制度等 6、会议简报和会议记录文件：会议简报、会议记录、会议发言、情况反映、会议决议等。 7、会议公告、传达文件：会议公告、新闻报道、宣传文章、传达提纲、执行计划等
教学重点
会议文件的种类
教学难点
会议文件制发的方法
第一节拟定会议计划
第一部分
（一）确定会议议题 1、议题 2、确定议题的依据 3、会议议题的提出 4、安排议题的要求（二）确定会议名称第二部分：确定会议时间、地点及出席人员名单
第一节拟定会议计划
第二部分：确定会议时间、地点及出席人员名单
（一）确定会议时间 1、开会时间大体有几种情形：如期召开、即时召开、择时召开、择段召开 2、会议时间有三种含义（二）确定会议地点 1、选址要考虑的因素：（1）政治因素（2）经济因素（3）环境因素 2、确定会场要考虑的因素（1）远近适合（2）大小适中（3）附属设施齐全（4）环境适宜（5）费用适度 3、预定场地
第三节布置会场
（三）策略排座法（四）自由择座法（五）主席台座次排法 1、第一排席位为单数 2、居中为高，左右排列 3、主持人应按职务排列，不必在第一排最边上。 4、放置名签 5、重大会议的座次由领导定（六）会场座位布局 1、日常办公、小型座谈会：圆形、椭圆形、长方形、正方形、T字型、U字型、回字形等 2、中型会议：E字型、半圆形 3、大型茶话会、团拜会、宴会：星点式、众星拱月式 4、会见、会谈：马蹄形、圆形、长方形、方形

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会议操作手册
无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：1:需要做些什麽？
会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。