档案管理教案 第三章 档案的收集

第三章档案的收集案例：通讯设备公司十分重视档案的管理工作，为了保证公司档案收集的齐全，档案管理人员协助公司以文件的形成阶段为起点建立完善的文件管理制度。

该公司的具体做法是清理自身各种文件的来源和种类，规定文件形成、管理和归档的分工，如规定各种会议文件、电话记录、照片、电子文件的管理责任人等。

这样做，就从档案形成的源头上保证了档案的齐全；同时，也使档案部门比较清楚地掌握了本公司档案的来龙去脉。

文件归档时，档案管理人员就能够比较顺利地将有价值的文件完整地收集起来。

简析：在单位，为了做到档案收集齐全完整，档案室和档案管理人员需要从文件形成阶段就开始关注其完整性，并监督文件管理的全过程。

如果发现了问题则应尽快通过有关的领导建立健全制度，帮助本单位文书部门、承办部门和相关人员堵塞文件在形成、传递、处理和归档中的漏洞。

文件齐全了，档案收集工作就有了基本的保证。

档案的收集是档案管理工作中的一个关键性、基础性的业务工作环节，要作好档案的收集工作，必须了解和把握其工作的内容和方法与途径，明确其指导思想与要求，正确处理好档案收集工作中的质量与数量，优化与丰富馆（室）藏等方面的关系。

第一节档案收集工作概述一、档案收集工作的内容：档案的收集是指接收与征集档案及有关文献资料的活动。

就具体工作而言，是指将分散或保存在各机关、单位或个人手中的档案，以及散失在国内外的档案（或复制品），按照国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，有计划地集中到各有关档案馆（室），进行统一保管的工作。

这一工作的内容可以概括为两个方面：一是档案的接收，即档案馆（室）收受移交档案的工作过程；二是档案的征集，就是指档案馆按照国家的有关规定，征集散存在社会上的档案和有关文献。

这是档案馆获取并积累档案的必要补充渠道。

档案收集工作的具体内容包括以下四个方面：1、政府机关、企业、事业单位的档案室对本单位（部门）需要归档的档案进行接收。

2、政府机关、企业、事业单位的档案室对那些未及时归档的档案进行补充收集。

3、档案馆对现行机关、已撤消机关的具有永久保存价值的档案的集中和接受。

4、档案馆对中华人民共和国建立以前的各个历史时期形成的档案的接收与征集。

二、档案收集工作的意义：档案是开展档案管理的物质基础，是档案信息资源开发的必要条件。

档案的收集工作在整个档案管理业务工作中占有重要的地位，因此，做好档案的收集工作具有重要的意义。

（一）收集工作是维护党和国家历史年真实面貌的必要手段。

档案馆（室）的收藏是一定地区、部门在政治、经济、文化和科技教育等方面情况的综合反映。

收集工作使得档案齐全完整，内容丰富，应该补充进馆的档案及时接收进馆，并把散存在机关、组织、个人手中以及散失在各地的档案材料收集补充到档案馆（室）。

档案是维护历史真实面貌的重要凭证，是贯彻执行党的路线、方针、政策的重要工具，因而收集工作的作用是十分明显的。

（二）收集工作是贮存档案信息资源的重要途径。

档案是重要的信息资源，它记录着人类社会实践过程中无数有用的事实、数据、理论方法、科学构思，记录着成功和失败的经验教训，人们可以从档案信息中了解和探索未来，可以继承过去的科技成果，发展现代科学技术，可以开拓人们的思路，解决各种疑难问题。

（三）收集工作为开展档案馆（室）各项工作，加强档案馆（室）建设奠定物质基础。

档案馆要开展利用工作，没有一定数量的档案是无法进行的，而馆（室）藏不丰富、门类不齐全，就很难满足社会上各条战线、各种工作、各种人员对档案利用提出的各种要求。

编演工作更需要有丰富的档案作为后盾。

档案馆（室）其他日常工作，也必须在馆（室）藏丰富的基础上才能做得更好。

档案的整理，只有在更多的档案材料中才能清楚、准确地把握档案内在的有机历史联系，才能在丰富材料基础上综观全局，全面考察、权衡利弊，提高工作效率，加快整理工作进度，为档案提供利用等工作创造条件。

（四）收集工作促进档案学理论发展，推动档案工作现代化的实现。

档案馆（室）作为党和国家保存档案的重要基地，也是发展档案学理论的重要源泉。

假若档案馆（室）藏不丰富，档案馆各项工作开展不充分，就不可能为档案学理论的突破和发展提供充足的实践依据。

馆藏越丰富，各项工作实践也就越丰富多彩，必要提出许多新问题、新要求，提供很多新情况，为档案学理论的发展打下坚实基础，推动档案学理论的发展。

丰富的馆藏也是实现档案工作现代化的推动力量。

要实现档案工作现代化，最基本的是要有丰富的馆藏和对现代化的迫切需要。

馆藏丰富，利用者便如鱼得水，这无疑会对实现档案工作现代化产生重要的推动作用。

三、档案收集工作的基本要求。

从档案业务工作的八大环节来看，“收集”是第一个环节。

所以，没有档案的收集工作，就不可能有完整的档案，档案工作也就成了“无米之炊”。

档案收集工作也是实行档案集中管理原则的前提和保证。

只有通过“收集”，才能把党和国家的全部档案集中起来，实行统一地科学管理。

（一）及时、全面地把档案收集进馆（室）。

档案馆的收藏是否丰富，档案是否完整，是衡量档案馆工作做得好坏的一个重要标志。

尤其是档案馆馆藏越丰富、越珍贵，它越能为社会作出更多的贡献，越加受到社会的重视。

所以，机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案，档案工作人员，应根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，及时、全面地将属于收集范围的档案收集到档案馆（室）之中，杜绝档案的私人占有和分散保存，应该实现归档、接收工作制度化。

（二）加强馆（室）档案来源的调查研究与指导工作。

档案收藏部门要想更好地完成档案的收集任务，就必须掌握入馆、入室档案的形成、流动、管理和使用等方面的情况，以便科学地安排，指导各有关单位或部门的档案移交工作。

机关档案部门必须注意调查研究，掌握本单位文件的形成规律和特点，并切实提出接收档案的数量与质量要求。

各级、各类档案馆应从本馆的性质与职责出发，对有关国家机构、社会组织和个人的职能、地位、任务及形成档案的种类、内容、保存价值、数量、整理和保管等情况，进行调查研究，确定应移交档案的范围、时间和数量。

在接收前，对确定进馆档案的单位，各级档案馆应协同档案行政部门制定相应的规定与办法，对有关单位的档案工作进行监督、指导与控制，切实帮助这些单位进一步建立与健全归档工作。

同时处理好从文件形成到归档，从档案室到档案馆的档案流程周期中的各种关系，既要防止为了急于丰富馆藏，过早接收尚在使用的档案，又要防止把档案当作某单位的私有财产而不愿移交，使档案长期分散保存，甚至遭受损失。

（三）推行入馆（室）档案的标准化。

档案收集是确保入馆档案质量的首要工作环节，因此，实现入馆档案的标准化，关键在于档案收集的质量。

档案馆（室）应严格依照国家或地方及专业主管机关制定的有关标准，对入馆档案进行检查。

档案馆还应加强档案收集工作前的业务检查和监督工作，以减少不符合标准要求案卷的产生。

关于在收集工作中推行标准化问题，各有关方面应该按照国家档案局制定的《机关档案工作业务建设规范》等文件的规定进行。

中央档案馆与地方档案馆都已提出了在全宗划分、分类、案卷质量、格式以及编目等方面具体而明确的要求。

实行档案入馆（室）的标准化，就会促进入馆档案质量的提高。

（四）保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性。

简单讲，全宗就是一个立档单位形成的全部档案。

“相对完整”，则是指把一个机关形成的档案，集中起来保管，不可分散。

接收档案时，一个机关的档案，应集中保存在一个机关的档案室。

一个全宗的档案不宜分散保管，不同全宗的档案也不能混杂保管。

在档案收集工作中，对于那些在同一时间、地点和社会历史条件下保存的，既有严格分工又相互依存的若干立档单位形成的档案全宗，档案馆应当注意维护它们之间的相互联系，并将它们集中统一收藏在同一档案馆里，以保持全宗群档案的历史有机联系性。

所谓档案的齐全完整，就一个机关而言，是指归档的文件材料能全面、真实地反映本单位的工作面貌；看一年归档的文件材料，就能了解该单位一年来的工作情况，看全部档案，就可知道单位的整个历史。

要严格执行归档制度。

机关档案部门将本单位所形成的、属于归档范围的文件材料，及时系统地收入档案室，反对由形成单位、承办单位或个人分散保存；对于国家规定的应当立卷归档的文件，机关或组织的有关部门必须按照规定，定期向本单位的档案机构或者档案工作人员移交。

国家规定不得归档的文件材料，不得擅自归档。

对于档案馆而言，应依据《中华人民共和国档案法》以及其他法规性文件的规定，将属于本馆接收范围的所有立档单位形成的具有长期永久保存价值的档案，及时地接收入档案馆。

四、档案收集工作的特点：（一）预见性和计划性。

由于档案的产生和形成具有明显的分散性特点，所以，只有科学地预见和分析其产生、形成以及使用和管理的规律和特点，才能做好档案的收集工作，另外，档案管理部门还应该全面历史地了解和掌握本档案馆（室）主要档案用户的利用动向、特点和规律，使档案收集工作主动地有计划地进行。

（二）针对性和及时性。

档案收集工作，必须根据各级各类档案馆（室）的收集范围，有目的、有重点地进行收集工作。

同时要求档案工作人员必须具有明确的时间意识，将应当收集或征集的档案及时地收集进档案馆（室），避免拖延迟误。

（三）系统性与完整性。

档案收集工作的系统性，从横向来看，就是所收集的档案在种类、内容等方面应当完整齐全；从纵向来看，要保证收集来的档案能够历史地反映出一个地区、一个部门、一个专业系统、一个单位的历史脉络。

此外，还应充分地考虑到档案的科学文化价值及其在当前的工作、生产、科研活动中所起到的积极作用。

这样才能使档案馆（室）真正成为社会各界和机关、单位的可开发利用的资料信息中心与参谋、咨询部门。

第二节档案馆（室）藏建设一、丰富馆（室）藏的重要性：目前档案馆（室）藏内容单一，数量不多，种类不齐全，时间跨度短，难以适应新形势、新任务的要求。

因此，丰富馆（室）藏是档案馆工作的一项重要工作。

造成馆藏不丰富的原因，主要是长期以来对于档案馆的性质、任务和职能缺乏全面、正确的认识，致使一些档案馆单纯注意为政治斗争服务，忽视了为经济建设、科学研究及其他各项工作服务；仅仅注意为党、政领导机关服务，忽视了为业务部门和基层单位服务，由此，造成收集档案范围的狭窄；注意收集党、政、群团领导机关的档案，而放松所属单位的档案收集；注意收集撤消机关单位的档案，而放松现行机关的档案收集；注意文书档案的收集，而放松对科技档案、专门档案的收集；注意收集纸质档案，而放松对其他载体档案的收集；注意接收移交来的档案，而放松征集档案；注意档案材料的收集，而放松与档案有关的家谱、史志、内部资料的收集。

档案馆要适应社会发展需要，就必须扩大接收范围，改善馆藏结构，丰富馆藏。

只有把各级各类部门的各种类型、各个历史时期的档案都收集进馆，实行科学管理，才能把档案馆建成永久保存档案的基地。