华南农业大学档案培训2011
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电子文件收集详细情况 学校主页链接
二、电子文件归档基本要求
首先回顾、了解纸质档案的归档整理过程 ❖ 归档时，交接双方按照移交目录对每份文件进行清点； ❖ 移交后，档案人员对每份文件整理，步骤包括：
1去订、2换不锈钢钉、3盖档号章、4编档号、5进系统录目录或导入 目录、6打印目录、７有电子版全文时在目录上挂接全文（或对历史 纸质档案扫描并挂接全文）、8写立卷说明、9装订目录、10材料装盒、 11填封面、打印盒标签并粘贴、12案卷分类上架（每个案卷都必须经 过这么多道工序才能提供利用，以前还要每个案卷打页码）
二、电子文件归档基本要求
（一）电子文件归档基本原则：
❖ 1）归档范围：
对本单位工作过程中形成的材料，纸质要求归档的，则其 电子版要同时归档（双套制）
❖ 2）归档时间：
归档时间与纸质材料同，即文书档案（党政机关活动形成 的材料）按年度归档；学生工作中形成的档案（学生入学 在校和毕业过程中形成材料）按学年归档；办公系统的电 子文件在档案馆提供方便归档方式情况下可采取随办随归 档方式（实时归档）。
二、电子文件归档基本要求
（二）电子文件归档基本格式：
❖ 目录、全文 ❖ 目录与全文在同一文件夹内 ❖ 目录用xls格式（或dbf或mdb） ❖ 表格列标反映管理事物的特征，全文名称作为列
标的一项
示例：文件管理 归档移交目录下载
二、电子文件归档基本要求
（二）电子文件归档基本格式：
文件移交表填写规则: 1、一文一事一记录 2、题目不能反映内容或不利于检索时，自拟题名加
三、各单位归档电子文件内容、格式
（二）管理系统结构性数据
1、纸质归档时包含内容 （以本科生学生管理为例） 新生录取名册 毕业证书签领名册 毕业生学籍卡 毕业生成绩单
三、各单位归档电子文件内容、格式
三、各单位归档电子文件内容、格式
（一）学校校办党办发文
1、纸质归档时包含内容、要素
三、各单位归档电子文件内容、格式
（一）学校校办党办发文
1、纸质归档时包含内ຫໍສະໝຸດ Baidu、要素
发文： 正式文件（包含文头、全文、印章） 公文稿纸（记录文件审批过程） 定稿（记录文件改动过程，主要记录领导对文件内容表述 的改动，而非记录错别字或格式的改动） 收文： 正式文件（扫描进系统） 文件处理单（记录文件办理过程、办理结果）
❖ １、学校发文电子版（ＯＡ系统导出）等 ❖ ２、各单位管理系统中数据（如组织管理、人事管理、设
备处管理等系统中数据）、重点是变动情况（如新增、减 少），以Ｅxcel表格形式归档 ❖ ３、使用上级管理系统，如科研课题、职称网上申报，数 据由单位管理员导出归档，含综合表和各课题或职称导出 打印的全文电子版 ❖ ４、学校主页通知公告等四个栏目中内容分类导出归档 ❖ ５、数码照片归档 ❖ ６、其他
三、各单位归档电子文件内容、格式
（一）学校校办党办发文
４、使用办公自动化系统后，希望改进 １）正版文件电子版（除打印稿，同时还必须的文头和印 章图片） 2）移交文件目录表中的列标还必须记录有公文稿纸中各项 审批过程的内容。 [版式文件归正式版和定稿（正式发文归印发版，内容包括 正式版打印稿（含套头+印章），定稿（有修改留痕）、 文件审稿单、电子目录同时作为移交清单] ３）要有修改留痕（能记录领导对内容表述的改动）
三、各单位归档电子文件内容、格式
（一）电子文件归档主要内容
不同门类电子文件归档各有不同要求
❖ １）公文类电子文件归档内容（正式发文归印发版，内 容包括正式版打印稿（含套头+印章），定稿（有修改留 痕）、文件审稿单、电子目录同时作为移交清单；
❖ ２）管理系统形成的结构性数据文件以xls或dba或mdb 格式归档，数据表列标按系统打印报表要求，即打印报表 中出现的字段都必须作为数据文件列标并有对应数据；
华南农业大学档案培训2011
一、背景介绍
我校情况
❖ 涉及电子文件归档的相关文件或通知（6份） ❖ 近几年进行过的有关电子文件形成情况调研（2次） ❖ 目前电子文件收集情况（250多张光盘） ❖ 内容分类：
电子公文（校办、党办发文、随文光盘等） 出版物 （各单位） 管理数据（各部门管理系统导出数据）、 网页各栏发布信息（宣传部）、数码照片（宣传部）、 视频（现代教育技术中心） 其他（图形电子文件如 校徽、历次网页改版、领导汇报工作PPT、纸质扫描、 南大系统数据导出备份等）
三、各单位归档电子文件内容、格式 （一）学校校办党办发文
2、电子版归档情况 2004年起学校发文电子版归档
进上传空间链接
三、各单位归档电子文件内容、格式
（一）学校校办党办发文
３、改进要求：
1）齐全： 每年归档光盘含：发文、会议记要、领导讲话、年鉴、各 单位计划总结、概要、大事记夹 2）规范： 发文夹内按文号分类夹 3）文类夹内有以文号命名的发文全文和目录表，目录表列 标为文号、题名、责任者、时间、备注（填写是否有随文 光盘） 、
❖ ３）学校主页中发布系统中各栏数据归档内容及格式； ❖ ４）数码照片应有六要素目录（提供著录模板以规范归
档数据）。
三、各单位归档电子文件内容、格式
（二）以四种重要电子文件为例分析
（学校校办党办发文、教务处毕业生管理数据、学 校网页中的信息发布、宣传部数码照片）
❖ 纸质归档时包含的内容、要素 ❖ 近几年其电子版归档情况 ❖ 要求改进的地方
[]，如会议记录括号中填各议题，如任命名单加[] 或者上传全文并使用全文检索 3、日期格式2011.10.25 4、以发文文号作全文文档题名
二、电子文件归档基本要求
（三）归档光盘标签格式：
归档部门标识:
光盘编号 题名 归档部门 刻录时间
档案部门标识:
档号标签
三、各单位归档电子文件内容、格式
（一）电子文件归档主要内容
三、各单位归档电子文件内容、格式
（一）学校校办党办发文
5、从档案管理角度对办公自动化系统提需求
１）全覆盖 校外收文、校内收文、学校发文、统战收文、合同管理、 信访管理、会议纪要等
２）全过程 除了基本条目记录外，还要办理过程也有记录。
３）一体化 与档案管理系统直联并实时归档（做接口） 进南大之星档案系统链接 公文稿纸 文件处理单
二、电子文件归档基本要求
首先回顾、了解纸质档案的归档整理过程 ❖ 归档时，交接双方按照移交目录对每份文件进行清点； ❖ 移交后，档案人员对每份文件整理，步骤包括：
1去订、2换不锈钢钉、3盖档号章、4编档号、5进系统录目录或导入 目录、6打印目录、７有电子版全文时在目录上挂接全文（或对历史 纸质档案扫描并挂接全文）、8写立卷说明、9装订目录、10材料装盒、 11填封面、打印盒标签并粘贴、12案卷分类上架（每个案卷都必须经 过这么多道工序才能提供利用，以前还要每个案卷打页码）
二、电子文件归档基本要求
（一）电子文件归档基本原则：
❖ 1）归档范围：
对本单位工作过程中形成的材料，纸质要求归档的，则其 电子版要同时归档（双套制）
❖ 2）归档时间：
归档时间与纸质材料同，即文书档案（党政机关活动形成 的材料）按年度归档；学生工作中形成的档案（学生入学 在校和毕业过程中形成材料）按学年归档；办公系统的电 子文件在档案馆提供方便归档方式情况下可采取随办随归 档方式（实时归档）。
二、电子文件归档基本要求
（二）电子文件归档基本格式：
❖ 目录、全文 ❖ 目录与全文在同一文件夹内 ❖ 目录用xls格式（或dbf或mdb） ❖ 表格列标反映管理事物的特征，全文名称作为列
标的一项
示例：文件管理 归档移交目录下载
二、电子文件归档基本要求
（二）电子文件归档基本格式：
文件移交表填写规则: 1、一文一事一记录 2、题目不能反映内容或不利于检索时，自拟题名加
三、各单位归档电子文件内容、格式
（二）管理系统结构性数据
1、纸质归档时包含内容 （以本科生学生管理为例） 新生录取名册 毕业证书签领名册 毕业生学籍卡 毕业生成绩单
三、各单位归档电子文件内容、格式
三、各单位归档电子文件内容、格式
（一）学校校办党办发文
1、纸质归档时包含内容、要素
三、各单位归档电子文件内容、格式
（一）学校校办党办发文
1、纸质归档时包含内ຫໍສະໝຸດ Baidu、要素
发文： 正式文件（包含文头、全文、印章） 公文稿纸（记录文件审批过程） 定稿（记录文件改动过程，主要记录领导对文件内容表述 的改动，而非记录错别字或格式的改动） 收文： 正式文件（扫描进系统） 文件处理单（记录文件办理过程、办理结果）
❖ １、学校发文电子版（ＯＡ系统导出）等 ❖ ２、各单位管理系统中数据（如组织管理、人事管理、设
备处管理等系统中数据）、重点是变动情况（如新增、减 少），以Ｅxcel表格形式归档 ❖ ３、使用上级管理系统，如科研课题、职称网上申报，数 据由单位管理员导出归档，含综合表和各课题或职称导出 打印的全文电子版 ❖ ４、学校主页通知公告等四个栏目中内容分类导出归档 ❖ ５、数码照片归档 ❖ ６、其他
三、各单位归档电子文件内容、格式
（一）学校校办党办发文
４、使用办公自动化系统后，希望改进 １）正版文件电子版（除打印稿，同时还必须的文头和印 章图片） 2）移交文件目录表中的列标还必须记录有公文稿纸中各项 审批过程的内容。 [版式文件归正式版和定稿（正式发文归印发版，内容包括 正式版打印稿（含套头+印章），定稿（有修改留痕）、 文件审稿单、电子目录同时作为移交清单] ３）要有修改留痕（能记录领导对内容表述的改动）
三、各单位归档电子文件内容、格式
（一）电子文件归档主要内容
不同门类电子文件归档各有不同要求
❖ １）公文类电子文件归档内容（正式发文归印发版，内 容包括正式版打印稿（含套头+印章），定稿（有修改留 痕）、文件审稿单、电子目录同时作为移交清单；
❖ ２）管理系统形成的结构性数据文件以xls或dba或mdb 格式归档，数据表列标按系统打印报表要求，即打印报表 中出现的字段都必须作为数据文件列标并有对应数据；
华南农业大学档案培训2011
一、背景介绍
我校情况
❖ 涉及电子文件归档的相关文件或通知（6份） ❖ 近几年进行过的有关电子文件形成情况调研（2次） ❖ 目前电子文件收集情况（250多张光盘） ❖ 内容分类：
电子公文（校办、党办发文、随文光盘等） 出版物 （各单位） 管理数据（各部门管理系统导出数据）、 网页各栏发布信息（宣传部）、数码照片（宣传部）、 视频（现代教育技术中心） 其他（图形电子文件如 校徽、历次网页改版、领导汇报工作PPT、纸质扫描、 南大系统数据导出备份等）
三、各单位归档电子文件内容、格式 （一）学校校办党办发文
2、电子版归档情况 2004年起学校发文电子版归档
进上传空间链接
三、各单位归档电子文件内容、格式
（一）学校校办党办发文
３、改进要求：
1）齐全： 每年归档光盘含：发文、会议记要、领导讲话、年鉴、各 单位计划总结、概要、大事记夹 2）规范： 发文夹内按文号分类夹 3）文类夹内有以文号命名的发文全文和目录表，目录表列 标为文号、题名、责任者、时间、备注（填写是否有随文 光盘） 、
❖ ３）学校主页中发布系统中各栏数据归档内容及格式； ❖ ４）数码照片应有六要素目录（提供著录模板以规范归
档数据）。
三、各单位归档电子文件内容、格式
（二）以四种重要电子文件为例分析
（学校校办党办发文、教务处毕业生管理数据、学 校网页中的信息发布、宣传部数码照片）
❖ 纸质归档时包含的内容、要素 ❖ 近几年其电子版归档情况 ❖ 要求改进的地方
[]，如会议记录括号中填各议题，如任命名单加[] 或者上传全文并使用全文检索 3、日期格式2011.10.25 4、以发文文号作全文文档题名
二、电子文件归档基本要求
（三）归档光盘标签格式：
归档部门标识:
光盘编号 题名 归档部门 刻录时间
档案部门标识:
档号标签
三、各单位归档电子文件内容、格式
（一）电子文件归档主要内容
三、各单位归档电子文件内容、格式
（一）学校校办党办发文
5、从档案管理角度对办公自动化系统提需求
１）全覆盖 校外收文、校内收文、学校发文、统战收文、合同管理、 信访管理、会议纪要等
２）全过程 除了基本条目记录外，还要办理过程也有记录。
３）一体化 与档案管理系统直联并实时归档（做接口） 进南大之星档案系统链接 公文稿纸 文件处理单