文件归档及保存管理规定
关于文件档案归档范围和档案保管期限的规定(范文)
关于文件档案归档范围和档案保管期限的规定第一条为便于单位正确界定文件材料归档范围,准确划分保管期限,使所保存的档案既能反映单位主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《国家档案局8号令》等法律法规,制定本规定。
第二条本规定中的单位文件材料是指单位在工作活动过程中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等各种门类和载体的历史记录。
第三条单位职能涉及：...工作。
第四条本单位文件材料归档范围是:(一)反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料; (二)工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;(三)本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料;下级单位报送的重要文件材料;(四)其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。
本单位文件材料具体的收集门类是:文书档案、科技档案(基建档案、仪器设备档案)、会计档案、声像档案(照片档案和录音、录像档案),实物档案、电子文件和资料。
第五条本单位文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期分为30年、10年。
永久保管的文书档案主要包括:1、本单位制定的法规政策性文件材料;2、本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件村料；3、本单位职能活动中形成的重要业务文件材料;(1)本单位党组、行政领导会议文件材料;(2)本单位的请示与上级单位的批复文件，下级单位的请示与本单位的批复文件;(3)本单位成立、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;4、本单位关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;5、本单位机构演变、人事任免等文件材料;6、本单位房屋买卖、土地重用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;7、上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料; 定期保管的文书档案主要包括:1、本单位职能活动中形成的各类业务文件材料;2、本单位召开会议、举办活动等形成的文件材料;3、人事管理工作形成的文件材料;4、本单位一般性事务管理文件材料;5、本单位关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;6、上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料;7、上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料;8、同级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料第六条科技档案的归档范围:1、基建档案:包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中所形成的文件及图纸等材料。
文件归档整理档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件归档整理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件归档整理工作，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。
第三条文件归档整理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档齐全，不遗漏任何重要信息。
2. 真实性原则：归档文件必须真实反映公司工作情况，不得伪造、篡改。
3. 便捷性原则：便于档案的查找、利用和保管。
4. 安全性原则：确保档案在保管和使用过程中的安全。
第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门，负责文件归档整理工作的组织实施和监督管理。
第五条档案管理部门职责：1. 制定文件归档整理方案，并组织实施。
2. 指导各部门做好文件归档整理工作。
3. 负责档案的接收、整理、保管和利用。
4. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。
第六条各部门应指定专人负责本部门文件归档整理工作，并接受档案管理部门的指导和监督。
第三章文件归档整理要求第七条文件归档整理应遵循以下要求：1. 文件收集：各部门应按照归档范围，及时收集应归档的文件材料。
2. 文件鉴定：对收集到的文件材料进行鉴定，确定其保存价值。
3. 文件分类：根据文件内容、性质和保存价值，对文件进行分类。
4. 文件整理：按照分类标准，对文件进行装订、排列、编号、编目等整理工作。
5. 文件归档：将整理好的文件材料按照归档顺序，逐级归档。
第八条归档文件应具备以下条件：1. 文件材料齐全，无缺页、破损。
2. 文件材料分类准确，排列有序。
3. 文件材料编号规范，便于查找。
4. 文件材料编目完整，便于检索。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防盗。
2. 档案柜应按照档案分类、年代、编号等进行排列。
3. 档案管理人员应定期检查档案，确保档案安全。
第十条档案利用应遵循以下要求：1. 查阅档案需提前预约，填写《档案查阅申请表》。
(国家档案局8号令)机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局8 号令)国家档案局令第8 号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006 年9 月19 日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。
局长杨冬权二00 六年十二月十八日第一条为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条机关文件材料归档范围是：(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条机关文件材料不归档范围是：(一)上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；(二)本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；(三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；(四)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。
公司内部文件归档及存档规定通知
公司内部文件归档及存档规定通知尊敬的各位员工：为了规范公司内部文件管理，提高工作效率，保障信息安全，特制定本《公司内部文件归档及存档规定通知》。
一、文件归档范围公司内部文件包括但不限于各部门制定的工作计划、会议纪要、合同协议、报销单据、人事档案等。
所有文件均应按照规定进行归档管理。
二、文件归档责任各部门负责人应指定专人负责文件的归档工作，并确保文件的准确性和完整性。
归档人员需严格按照规定分类、编号、整理文件，并做好相应的记录。
三、文件存档期限根据文件的重要性和保留价值，公司将文件存档期限分为永久存档和临时存档两类。
具体期限由各部门负责人根据实际情况确定，并在文件上做好标识。
四、文件存储方式公司内部文件应采用电子化管理为主，纸质文件作为辅助。
电子文件应保存在公司指定的网络硬盘或云端存储空间中，确保信息安全和便捷查阅。
五、文件检索权限不同级别员工在查阅公司内部文件时，需遵守权限管理规定，确保信息的安全性。
涉密文件仅限相关人员查阅，禁止外传或私自复制。
六、文件销毁程序根据存档期限和保密等级，公司将定期对文件进行清理和销毁。
销毁程序需经过相关部门审批，并由专人进行操作，确保信息不被泄露。
七、违规处理措施对于故意篡改、私自销毁或外传公司内部文件的行为，公司将视情节严重程度给予相应处罚，甚至追究法律责任。
希望各位员工能够严格遵守以上规定，共同维护公司内部信息安全和秩序。
如有任何疑问或建议，请及时向公司行政部门反馈。
特此通知。
公司管理办公室日期：XXXX年XX月XX日。
档案管理的八项制度
档案管理的八项制度一、前言档案管理是任何组织或机构都必须重视的重要方面。
为了保障档案的完整性和可追溯性，确保相关信息能够被准确保存和利用，制定一套有效的档案管理制度十分必要。
本文将介绍档案管理的八项制度，包括文件归档、分类编目、存储安全、检索流程、档案销毁、借阅管理、备份与恢复以及合规性要求等方面的规定。
二、文件归档1. 文件整理与归档：所有文件必须按照事先制定的文件命名规范进行整理和分类，并分装入档案盒或文件夹中。
每个文件必须附带明确的标识，包括文件编号、名称、归档日期等信息。
2. 归档流程：归档时必须按照先进先出的原则进行，确保最新的文件被放置在后面，旧文件位于前面。
三、分类编目1. 档案分类：根据文件的性质、用途、关联关系等标准，将文件进行科学合理的分类，并记录在分类编目表中。
2. 编目要求：编目内容包括文件名称、文件编号、所属分类、文件形式、关键词等信息，确保在后续的检索过程中能够高效准确地找到目标文件。
四、存储安全1. 存储环境：确保档案存储的环境符合要求，包括温度、湿度、光照等因素的控制。
禁止在存储区域内存放易燃、易爆物品，以防发生意外事故。
2. 存储设备：采用防火、防水、防震及防腐蚀的存储设备，以确保档案的安全和完整性。
定期进行档案库的巡检和维护，确保存储设备的正常运行。
五、检索流程1. 检索申请：对于需要查阅的档案文件，必须进行正式的检索申请，包括申请表格的填写、申请原因的说明等，并由相关责任人审核核准后方可进行检索。
2. 检索过程：根据文件编目表提供的信息，将档案文件精确地找出，并在检索后进行详细的登记记录，包括借阅日期、归还日期等。
六、档案销毁1. 销毁依据：根据法律法规和组织的规章制度，确定档案销毁的依据和条件。
对于已经过期或无用的档案文件，必须及时进行销毁处理，以避免资源浪费和信息泄露。
2. 销毁方式：采用安全可靠的销毁方式，如机械破坏、纸张碎裂等，确保档案文件无法被恢复和利用。
文件归档规范
文件归档规范文件归档是组织和管理文件的重要方式，它能够确保文件的安全性、可访问性和可持续性。
为了有效地实施文件归档工作，以下是文件归档的基本规范。
一、文件分类与标识1.1 文件分类根据文件的性质和用途，将文件进行分类。
常见的分类方式包括：行政文件、财务文件、人事文件、工作汇报等。
根据实际情况，可以进一步细分分类。
1.2 文件标识每个文件都应该有清晰明确的标识，以便于快速定位和检索。
文件标识应包括文件名称、日期、作者、相关部门等信息。
可以使用标签、封面或附加文件进行标识。
二、文件保存期限2.1 文件保存期限的确定根据文件的价值和法律法规的要求，确定文件的保存期限。
不同类型的文件保存期限可能存在差异，例如，合同文件通常需要长期保存，而日常行政文件可以根据需要适时清理。
2.2 文件销毁到达文件保存期限后，应按照相关规定进行及时销毁。
销毁文件时应做好记录，并确保文件内容的安全不受泄露。
三、文件整理与存放3.1 文件整理将同一类别的文件进行整理，确保文件的有序性和易查性。
可以根据文件编号、时间顺序或其他标准进行整理。
3.2 文件存放文件应该存放在干燥、通风和安全的地方，远离火源和湿度较高的地方。
存放时可以使用文件柜、密封袋或文件夹等工具，避免文件的损坏或丢失。
四、文件备份与恢复4.1 文件备份为了防止文件丢失或损坏，必须定期进行文件备份。
可以使用云存储、硬盘或光盘等手段进行备份，确保文件的多重备份。
4.2 文件恢复当文件损坏或丢失时，应及时进行恢复。
通过备份文件或其他手段，恢复原始文件的内容和格式。
五、文件权限管理5.1 访问权限根据岗位职责和需要，对文件的访问权限进行分级管理。
确保只有经过授权的人员可以访问敏感文件，防止文件泄露和滥用。
5.2 修改权限只有经过授权的人员才能进行文件的修改和编辑。
对于重要文件，应设置修改记录，以备查看和审计。
六、文件检索与借阅6.1 文件检索为了快速检索文件，可以建立文件索引和目录，便于使用者根据关键词或内容查找所需文件。
文件存储与归档管理规定
文件存储与归档管理规定第一章概述本规定旨在规范企业对文件存储与归档管理的处理，确保文件的安全性、完整性和可访问性，提高工作效率和信息管理水平。
第二章文件存储管理1. 文件存储要求1.1 所有文件应按照文件类型和重要性进行分类，并采用统一的命名规范。
1.2 涉及机密或敏感信息的文件应加密存储，并设置权限和访问控制措施。
1.3 文件存储设备应定期进行巡检，确保正常运行并备份数据以防止数据丢失。
2. 文件存储位置2.1 企业应建立统一的文件存储位置，并设立专门人员负责管理。
2.2 文件存储位置应具备防火防水、防尘防震等基本保护措施，以确保文件的安全性。
3. 文件归档流程3.1 文件归档前，应经过事先约定的流程审批，确保归档的文件真实准确且符合法律法规要求。
3.2 归档文件应编制归档目录，包含文件名称、编号、归档日期等信息，以方便后续查询。
第三章文件归档管理1. 归档文件的保管1.1 归档文件应设置专门的存放区域，并采用标识、分类等措施便于查找和管理。
1.2 归档文件的保管人员应定期进行巡检，确保文件的保存完好，并记录相关巡检情况。
2. 文件借阅与归还2.1 借阅文件应出具书面申请，并经过所属部门负责人批准。
2.2 借阅期限一般不超过7天，如需延期应提前申请并经过批准。
2.3 文件归还后，应进行检查，确保文件的完整性和安全性。
3. 文件销毁管理3.1 文件的销毁应经过书面审批流程，并由专门的部门进行销毁操作。
3.2 文件销毁应严格按照企业的数据安全政策和法律法规要求进行，并留存相应的销毁记录。
第四章文件存储与归档管理的责任与义务1. 部门负责人部门负责人应负责制定文件存储与归档管理制度，并监督下属人员的执行情况。
2. 文件保管人员文件保管人员应负责具体的文件存储、归档和保管工作，确保文件的安全性和准确性。
3. 员工员工应依照文件存储与归档管理规定，妥善使用和保管文件，并确保文件的安全不被丢失或泄露。
第五章结束语文件存储与归档管理是企业信息管理的重要组成部分，它直接关系到企业的工作效率和信息安全。
企业文件材料归档范围和档案保管期限规定
公司文件材料归档范围和档案保管期限规定第一条为便于公司正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进公司依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《国家行政机关公文处理办法》制定本规定。
第二条本规定所指的企业文件材料是指公司在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条企业文件材料归档范围是：（一）反映公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；（四）其他对公司各项活动具有查考价值的文件材料。
第四条企业文件材料可不归档范围：（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；（四）所属和控股企业报送的供参阅的简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；（五）其他不需归档的文件材料。
第五条凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年，对于通知通告级的公文属于一般下行性文件，属于向下级发布告知性通知的文件，只要等该事件完结后，公文就自动失效。
文件归档保存管理制度范文
文件归档保存管理制度范文文件归档保存管理制度第一章总则第一条为规范和管理文件的归档保存工作，提高文件利用率和工作效率，制定本制度。
第二条文件归档保存管理制度适用于我单位的所有部门和人员。
第三条文件归档保存管理的目标是：确保文件的安全、完整、可查和易用。
第四条文件的归档保存工作应遵循便利查阅、慎重保存、科学规范、合理空间的原则。
第二章文件归档保存的范围第五条应当进行归档的文件包括：公文、函件、报告、会议纪要、合同、协议、备忘录、通知、规章制度等。
第六条归档文件按照内容和形式分为：电子文件和纸质文件两大类。
第三章文件归档保存的程序第七条文件归档保存的程序应包括归档审批、归档整理、归档装订、归档编号等环节。
第八条归档审批：文件的归档工作应由主管领导或指定的归档负责人审批。
第九条归档整理：文件归档前，应按照一定的规则、方法对文件进行整理，确保文件的完整和准确。
第十条归档装订：文件归档后，应装订成册，并按照一定的标准编号，以便于查找和管理。
第四章文件归档保存的要求第十一条文件归档保存应满足以下要求：（一）保存环境应干燥、通风，并配备防潮设备，以保证文件的长期保存。
（二）纸质文件应保持整洁无污点，避免受到日晒、潮湿等影响。
（三）电子文件应通过备份、加密等手段保护文件的安全性和完整性。
（四）归档编号应规范统一，以便于查找和管理文件。
第五章文件归档保存的责任第十二条文件的归档保存责任应明确，涉及到归档工作的领导和人员应按照分工和责任制来完成归档工作。
第十三条文件归档保存责任人应确保文件的及时归档、准确整理和有序保存。
第十四条文件归档保存责任人应制定和完善归档管理制度，并定期进行培训和考核。
第六章文件归档保存的监督和检查第十五条归档工作应受到领导的监督和检查，以确保规定落实到位。
第十六条每年应组织一次文件归档保存的检查，对归档工作的情况进行全面评估。
第十七条对于不规范和不及时归档的人员，应给予相应的奖惩措施。
第七章附则第十八条文件归档保存管理制度的解释权归我单位的负责人。
文件归档保存管理制度
文件归档保存管理制度第一章总则第一条为了规范文件的归档保存管理，便于查阅和利用，提高工作效率，保证文件的完整性和安全性，保障信息内容的真实性和可信度，特制定本制度。
第二条本制度适用于全单位各部门的文书文件的归档保存管理。
第三条文件的归档保存管理应当遵循合法、科学、规范、严谨的原则。
第二章文件的归档保存管理责任第四条单位负责人是本单位文件的归档保存管理的第一责任人，负责本单位文件的归档保存管理工作，并对该单位文件的归档保存工作的规范化、制度化、科学化负总责。
第五条各部门负责人是本部门文件的归档保存管理的第一责任人，负责本部门文件的归档保存管理工作，并对本部门文件的归档保存工作负责。
第六条文件管理部门是本单位文件的归档保存管理的专职单位，负责协调本单位文件的归档保存工作，指导和监督各部门文件的归档保存管理工作。
第七条文件管理员是本单位文件的归档保存管理的具体实施者，负责文件的收集、整理、归档和保管，对文件的利用和销毁等工作负责。
第三章文件的归档保存管理机构第八条本单位应当设立文件管理部门，专门负责文件的归档保存管理事务。
第九条各部门应当设立文件管理员岗位，专门负责本部门文件的归档保存管理事务。
第十条文件管理部门由文件管理部门负责人、文件管理员等组成。
第四章文件的归档保存管理流程第十一条文件的归档保存管理流程包括文件的收集、整理、归档和保管、利用和销毁。
一、文件的收集（一）文件的收集应当按照文件的种类和用途划分归档目录，确保各类文件的全面收集。
（二）文件的收集应当及时、完整、真实，确保文件的完整性和安全性。
（三）文件的收集由文件管理员负责，负责人应当指导和监督。
（四）文件的收集应当采取多种形式，包括电子文件和纸质文件。
二、文件的整理（一）文件的整理应当按照文件的种类、用途和时间进行分类整理，确保文件的便于查阅和管理。
（二）文件的整理应当及时、有序，确保文件的清晰和规范。
（三）文件的整理应当由文件管理员负责，负责人应当指导和监督。
文书档案归档范围及保管期限管理规定
8.5档案利用、开辟成果材料30年
9信息化建设
9.1信息工作计划、总结10年
9.2信息管理工作的文件、规定等30年
4.6.3办理归档手续
4.6.3.1填写归档清单：按文件罗列顺序填写归档清单一式两份。
4.6.3.2向档案部门办理移交手续，档案人员验收后双方签字各执一份。档案部门同时出具归档证明。
5附录
附录A文书档案归档范围及保管期限表(经营管理类)
附录B文书档案归档范围及保管期限表(生
产管理类)
附录C文书档案归档范围及保管期限表(行政管理类)
4.3.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文(或者少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
4.3.4具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
4.3.5归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。
4.3.6反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
4.5归档数量
4.5.1文书档案：底稿1份，正本1份。
4.5.2其他材料：照片、底片、录音带、录相带等按实际数量归档。
4.6归档移交程序
4.6.1每年上半年，各部门文件管理人员，按照归档范围采集应归档的文件材料，按规定进行分类、整理和编目。
4.6.2档案人员对各部门整理的文件材料质量进行检查和验收。
4安全生产
4.1安全技术管理规定、通报、总结、会议记要等30年
4.2事故报告、调查分析及处理材料30年
4.3安全教育活动的材料10年
4.4安全生产、消防方面的材料10年
4.5统计报表30年
5科技管理
5.1科技发展规划、计划、总结，科技工作规定等30年
文件存档管理制度
文件存档管理制度一、目的为了加强档案管理，规范档案的收集、归档程序和方法，确保档案的完整性、准确性和系统性，以及为今后开展工作提供依据特制定本制度。
二、文件管理及其职责1、本部门负责人负责部门文件资料的收集、整理，归档。
其中电子资料存放于专用硬盘中，纸质文件资料存放于档案柜中。
2、文件负责人员要严格执行文件管理规定，认真细致地做好文件保管以及利用工作，充分发挥文件资料的作用。
三、工作程序1、档案资料的归档范围及收集整理（1）公司组织的培训、会议等活动的重要资料，包括会议的通知、议程安排、决议、总结、会议简报、会议记录、培训讲义、会场照片，音像资料等，由指定收集人员在活动结束后的1-3个工作日内将资料发送给资料保管员，由资料保管员统一整理存档；（2）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料，包括议程安排、会议记录、培训讲义、会场照片，音像资料、调查报告等，由参加活动团队指定专人负责收集，并在活动结束后的1-3个工作日内将资料发送给资料保管员，由资料保管员统一整理存档；（3）申报奖项所提供的文件资料，在申报结束后的3-5个工作日内，由申报人将申报奖项所需资料发送给资料保管员，由资料保管员统一整理存档；（4）科技成果重要资料，包括科技论文、科技专著等文章资料，发明专利、实用新型专利、外观设计等专利资料，在论文发表或专利通过后3-5个工作日内，由获得成果人将成果资料发送给资料保管员，由资料保管员统一整理存档。
其他具有利用和保存价值的文件资料，由资料保管员收集整理归档。
2、档案保管档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
（1）电子资料应当及时存放于专用电脑硬盘进行编号保存；（2）纸质文件资料要登记详细信息，科学排列，按顺序存放于案卷盒内，按类别整齐排放在文件／档案柜中。
3、档案资料的归档要求（1）归档的文件资料必须完整、真实、准确，齐全。
文件归档及保存管理规定
文件资料归档及保存管理规定一、基本规定1 、项目结束后，项目监理部按《公司工程监理归档资料规定》将工程监理文件资料归类整理完毕，移交公司档案管理人员。
2、由总监理工程师主持项目监理部监理文件的整理和移交工作。
3、技术监察部应对项目监理部监理文件的移交、整编、归档工作进行监督、检查、指导。
二、监理文件的归档范围对与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理主要过程和现状、具有保存价值的各种载体和文件，均应收集齐全、整理立卷成册后归档。
（详见公司工程监理归档资料规定）三、监理文件立卷成册编制规定1、卷内目录的编制应符合下列规定（册内目录也应符合下列规定）：（1）卷内目录式样宜符合本规定附录A的要求；（2）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；如无，就不需要填写（3）文件题名：填写文件标题的全称；（4）日期：填写文件形成的日期；（5）页数：填写组成案卷文件的总页数；（6）卷内目录排列在卷内文件首页之前。
2、卷内备考表的编制应符合下列规定（册内备考表也应符合下列规定）：（1）卷内备考表的式样宜符合本规定附录B的要求；（2）卷内备考表主要是对案卷情况的说明；（3）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后；（4）卷内备考表在审核人签字完成后，必须加盖项目监理部印章。
3、案卷封面的编制应符合下列规定：（1）案卷封面为内封面。
案卷封面的式样宜符合附录C的要求；（2）案卷封面的内容包括：档号、工程编号、案卷题名、编制项目监理部、编制日期、密级、保存期限、共几册、第几卷；（3）档号：由项目号（名称）、案卷号组成，由档案管理员填写；（4）工程编号：应为公司或工程监理部对工程的编号，由监理办公室填写；（5）案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
案卷题名应包括建设单位全称、工程名称、案卷名称、卷内文件的内容；（6）起止日期：应填写案卷内各文件最早和最迟形成的日期；（7）保管期限分为永久、长期、短期三种。
各类文件的保管期限执行GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定，同时结合工程项目具体情况确定。
文件中的文件保管与归档要求
文件中的文件保管与归档要求在现代社会中，文件管理是各个组织和机构都必须面对的重要问题。
有效的文件保管和归档能够帮助组织提高工作效率、保护资产和信息安全，确保合规性，并为未来的参考和回顾提供及时可靠的信息。
本文将介绍文件中的文件保管与归档的要求，以帮助读者了解并提高自己的文件管理能力。
一、文件保管要求1. 存储设备选择在文件保管过程中，选择合适的存储设备非常重要。
常见的存储设备包括电脑硬盘、移动硬盘、光盘、U盘等。
对于大规模的文件保管，建议使用服务器或云存储进行管理，以便实现统一管理、备份和共享。
2. 文件编目和标识为了方便文件的查阅和管理，每个文件都应该编制详细的编目和标识。
编目可以包括文件名称、文件编号、文件类型、创建时间、文件版本等信息，可以按照部门、日期、项目等方式进行分类。
标识可以通过标签、封面、目录等方式进行，以便快速定位和识别。
3. 文件备份和恢复为了防止意外情况导致文件丢失或损坏，需要定期进行文件备份。
可以选择将文件复制到备份存储设备中，或者使用专业的备份软件进行定时自动备份。
备份文件应该与原始文件进行区分，并储存在安全可靠的地方。
如果出现文件丢失或损坏的情况，可以及时恢复备份文件，保证信息的完整性。
4. 文件权限管理不同的文件可能需要不同的权限进行访问和修改。
在文件保管过程中，应该对文件进行权限管理，只有经过授权的人员才能查看和处理文件。
可以通过访问密码、电子签名、权限设置等方式来保护文件的隐私和安全。
二、文件归档要求1. 文件整理与分类在进行文件归档之前，首先需要对文件进行整理和分类。
将相关的文件进行归并，清理掉不必要的冗余文件，确保归档的文件信息精确、完整。
2. 文件归档位置选择选择合适的文件归档位置也是非常重要的一步。
根据不同的需求，可以选择电子归档、纸质归档或者混合归档。
对于电子归档，合理的服务器和云存储可以提供高效的归档管理；对于纸质归档，需要考虑储存条件和防火防潮等因素；对于混合归档，根据实际情况进行具体安排。
公司电子文件归档及管理规定.docx
公司电子文件归档及管理规定[找文章到☆大☆秘☆书☆网()一站在手，写作无忧!]第一条为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件平安有效地利用，依据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，特制订本暂行方法。
其次条电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。
第三条档案室对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。
第四条凡有保存价值的电子文件，形成单位均必需归档。
电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。
第五条电子文件•般应在办理完毕后，即时向单位档案部门归档。
第六条电子文件物理归档的基本要求：办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档；电子文件应依据本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上，；经过过程中的状况随时记录在相应的文件中；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限；第七条电子文件归档时，《电子文件登记表》、机读书目、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
第八条电子文件形成单位必需将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。
第九条电子文件在无纸化办公过程中，应实行平安措施，保证不会非正常改动。
第十条各电子文件形成单位应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量，平安的专用存储器，存放处理完毕应当归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完整与平安。
第十一条归档电子文件移交前，文件形成单位必需仔细检测电子文件，并填写《归档电子文件移交接收检验登记表》，检验表一式两份，一份随电子文件移交给档案馆，一份由电子文件形成单位保存。
第十二条电子文件的检验应包括以下项目：载体有无划痕、是否清洁等；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特别格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整；第十三条档案室依据检验要求对进馆电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位重新制作。
行政公文的保存与归档要求
行政公文的保存与归档要求行政公文是政府机关及其部门向社会传达政策、命令、通告等信息的一种书面形式。
为了保证行政公文的有效管理和合规性，对其保存和归档有一定的要求。
本文将从两个方面介绍行政公文的保存与归档要求，包括保存期限和归档方式。
一、行政公文的保存期限行政公文必须保存一定的时间，以确保公文信息可追溯、可核查。
一般情况下，公文保存期限可以根据文件的重要性和实际需要进行确定。
以下是一些常见的行政公文保存期限要求。
1.常规行政公文：常规行政公文包括通知、通告、命令等，一般保存期限为3年至5年。
这些公文主要是针对日常工作的指示和政策要求，对于历史研究和法律审查等方面有一定的参考价值。
2.重要决策文件：重要决策文件是政府机关或部门作出重大调整和决策时形成的公文，保存期限一般为10年至30年。
这些公文对于后续决策的参考和政策衡量有着重要的作用。
3.历史文化遗产公文：历史文化遗产公文主要指具有重要历史文化价值的文献资料，保存期限较长，一般为30年至永久保存。
这些公文对于研究历史文化、保护文化遗产都有着重要的意义。
二、行政公文的归档方式为了保证行政公文的便于管理和查询，归档方式的选择至关重要。
下面是几种常见的行政公文归档方式。
1.纸质归档：纸质归档是指将行政公文以纸质形式进行存档。
这是传统的归档方式，适用于保存期限较短的公文。
对于较早形成的公文，需要注意保护纸质文件的完好性和防潮防火等措施。
2.电子归档：随着信息技术的发展，电子归档方式越来越常见。
通过将行政公文以电子形式进行存储和管理，可以提高档案管理的效率和便捷性。
但需要注意数据的备份和安全性问题，以防止信息丢失或泄露。
3.混合归档：混合归档是指将纸质和电子两种方式结合使用的归档方式。
对于保存期限相对较长的公文，可以考虑利用电子方式进行备份，同时将纸质文档进行妥善保管。
这样既能满足档案管理的需要，又能确保文件的安全性。
总结：行政公文的保存与归档要求是确保公文信息可追溯、可核查的重要环节。
文件归档与保存规定
文件归档与保存规定第一章总则第一条本规定旨在规范我公司的文件归档与保存工作，确保文件的真实性、完整性、及时性和可追溯性，提高公司管理效率和风险防范能力。
第二条本规定适用于我公司所有部门和员工在日常工作中产生的各类文件，包括但不限于电子文件和纸质文件。
第三条我公司应建立健全文件归档与保存制度，明确各部门的职责和权限，确保文件归档与保存工作得到有效执行。
第二章文件归档第四条文件归档工作应遵循文件的生命周期原则，即将文件从产生、使用到归档、销毁的全过程进行有效管理。
第五条文件归档应遵循分类清晰、层级分明、易于检索的原则，确保文件能够在需要时迅速找到。
第六条文件归档应包括以下内容：1.文件原文：确保文件内容的准确性，不得篡改、删除或隐藏文件原文中的关键信息。
2.文件附件：与文件相关的图表、数据、图片等附件应一并提供。
3.文件批注：记录文件在审批、传阅过程中的重要意见和决策。
4.文件修订版本：文件在修改、更新过程中的每一个版本都应予以保留。
第七条电子文件归档应采用专业的电子文件管理系统，确保文件的安全性、稳定性和可追溯性。
第八条纸质文件归档应采用符合国家档案保管标准的档案盒，分类、分级存放，确保文件不受损坏。
第三章文件保存第九条文件保存应遵循安全、保密、便于查阅的原则，确保文件在保存过程中不受损坏。
第十条文件保存环境应满足以下条件：1.温度：控制在16℃-22℃之间，相对湿度：控制在45%-60%之间。
2.防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防有害气体及尘埃。
3.确保文件存储设备（如硬盘、U盘等）的安全性，防止数据丢失。
第十一条文件保存期限应根据国家档案法规和企业具体情况确定，按照文件的重要性、用途和性质进行分类保管。
第十二条每隔一段时间，应对文件进行定期检查和清理，确保文件保存的完整性和准确性。
第十三条对于重要文件，应进行备份，备份文件应存放在安全的地方，以便在原文件受损或丢失时能够迅速恢复。
第四章文件查阅与借阅第十四条文件查阅与借阅应遵循快速、高效、安全的原则，确保文件在查阅、借阅过程中的完整性。
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文件资料归档及保存管理规定
一、基本规定
1 、项目结束后，项目监理部按《公司工程监理归档资料规定》将工程监理文件资料归类整理完毕，移交公司档案管理人员。
2、由总监理工程师主持项目监理部监理文件的整理和移交工作。
3、技术监察部应对项目监理部监理文件的移交、整编、归档工作进行监督、检查、指导。
二、监理文件的归档范围
对与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理主要过程和现状、具有保存价值的各种载体和文件，均应收集齐全、整理立卷成册后归档。
（详见公司工程监理归档资料规定）
三、监理文件立卷成册编制规定
1、卷内目录的编制应符合下列规定（册内目录也应符合下列规定）：
（1）卷内目录式样宜符合本规定附录A的要求；
（2）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；如无，就不需要填写（3）文件题名：填写文件标题的全称；
（4）日期：填写文件形成的日期；
（5）页数：填写组成案卷文件的总页数；
（6）卷内目录排列在卷内文件首页之前。
2、卷内备考表的编制应符合下列规定（册内备考表也应符合下列规定）：（1）卷内备考表的式样宜符合本规定附录B的要求；
（2）卷内备考表主要是对案卷情况的说明；
（3）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后；
（4）卷内备考表在审核人签字完成后，必须加盖项目监理部印章。
3、案卷封面的编制应符合下列规定：
（1）案卷封面为内封面。
案卷封面的式样宜符合附录C的要求；
（2）案卷封面的内容包括：档号、工程编号、案卷题名、编制项目监理部、编制日期、密级、保存期限、共几册、第几卷；
（3）档号：由项目号（名称）、案卷号组成，由档案管理员填写；
（4）工程编号：应为公司或工程监理部对工程的编号，由监理办公室填写；（5）案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
案卷题名应包括建设单位全称、工程名称、案卷名称、卷内文件的内容；
（6）起止日期：应填写案卷内各文件最早和最迟形成的日期；
（7）保管期限分为永久、长期、短期三种。
各类文件的保管期限执行GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定，同时结合工程项目具体情况确定。
永久是指工程建设档案需永久保存；
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期是指工程档案保存20年以下。
(暂定5年)
同一案卷内不能放置不同保管期限的文件。
（8）密级分为绝密、机密、秘密三种。
同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
4、卷内目录、卷内备考表、案卷内封面必须采用幅面为A4幅面的白色书写纸。
5、案卷装订
（1）案卷必须成册装订。
（2）装订时必须剔除金属物。
（3）案卷必须进行装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便
于保管和利用。
6、案卷装具一般采用卷盒的形式。
（1）卷盒外表采用标准尺寸档案盒，厚度分别为30mm、50mm、60mm三种。
（2）卷盒封面应符合附录C的要求；案卷脊背应符合附录E的要求。
四、监理文件档案的移交
1、项目监理部应在工程竣工验收合格后45日内向技术监察部移交档案
卷内目录
卷号
卷内备考表
案卷封面
附录D
卷盒封面
附录E
卷盒侧面封面。