理学院学生会人员档案管理制度

学生会人员档案管理制度

档案工作是校学生会工作连续性、有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此项制度，以提高工作效率和工作质量。档案分为：五大类----人事档案、工作档案、活动档案、财务档案、大一晚自习检查情况备案等

一．内容要求

（一）人事档案

1.学生会成员资料档案（附每学期成绩）

a.新成员申请加入学生会表格（附照片)

b.老成员个人简历表（附照片）

2.学期个人评估档案

a.包括自评、互评与老师、主席点评

b. 评优或违纪处分备案

3.团员资料档案

（二）工作档案

1.分院、学校及大院团委学生会下发的有关工作文件通知

2.学生会各项规章、管理制度备份档案

3.会议记录档案

4.各部门工作考核评估档案

5.主席团、团委、各部长阶段工作和学期工作总结，以及下一阶段工作和下学期工作计划

（三）活动档案

1.承办活动备案（包括竞标书、总结等）

2.主办活动备案（包括策划书、总结等）

3.社会实践活动备案（包括计划书、参与人员名单、所需相关材料、总结等）

总结包括新闻报道、图像、文字等材料

（四）财务档案（包括赞助入账、支出明细、收据支票等）

二．档案保存与管理

1.学生会所用相关档案均由办公室或宣传部统一制作，并交由办公室发放。非统一表格、书面材料等一律不许进入档案保管

2.所有档案建立时，必须按要求如实完整填写

3.各个部门增加或更替干事，必须在变动完成后两天内向助理递交变动情况。增加人员则应由部长向办公室领取表格后，增建档案

4.所有成员自动离职或被撤职者其个人档案不予退回，对其工作变动性质将留有记录

5.所有档案必须以统一格式递交

（1）上交档案采用A4复印纸

（2）正标题采用小二号宋体加粗格式，正文用四号普通宋体

（3）计划、报道、总结等要附加封面，写明落款，竖版装订

6.上交档案必须有电子版及复印版，以便办公室存档。将电子版交由办公室及主席处备案

7.各项活动策划、总结材料须在活动结束三日内，交至主席审核批复后，由相关部门部长交到办公室统一管理。（对于承办活动需按照大

院要求）不交或迟交者均追究责任，造成损失者酌情严肃处理三．档案查阅方法

1.查阅要求：

a.各部门可以根据工作所需可借阅有关文件,但必须经过主席本人同意方可，不得将有关文件作非工作之用

b.各部门借阅文件后,应保持文件的完整,清洁,不得在文件上乱涂乱写,并且应该及时归还办公室

c.查阅前请对照秘书处档案清单,明确档案名称及档案号

d.认真填写索档单,并由部长以上级（含）签名

e.过期不还或是遗失，视情节严重作相应处理

2.借阅手续:

a.各部门副部长,干事,借阅资料要征得部长同意,并由部长亲自告知主席

b.借阅档案应办理登记手续(包括编号、档案名、时间、借阅人员等)做到责任落实到个人

c.借阅时间不得超过三天(主席同意除外)

d.复制文件必须征得主席的同意

e.外单位借阅学生会工作档案的,需向办公室提出书面申请,并经主席签字同意后方可,办公室对外借档案应做好外借登记(要求同上),外借期限不超过5天。外借档案不能为文件原本。