跟单工作职责及流程

第一章:职责及流程
第二节 确认包装资料
一、唛头，相关标贴，胶袋警告语资料确认 • 1、部分客人在下订单的同时，会连同唛头资料一起发给我们，也 会有一部分客人是在下单后几天才会将唛头资料发给我们，如果 订单交期比较紧的话，跟单员可以在适当的时间里， E-mail给客 人，催一下唛头资料。 • 2、收到唛头资料后，需第一时间处理。如翻单，则可以找出对应 订单，将唛头资料稍作修改即可发给工厂各相关部门；如是新订 单，则需要自己根据客人所给的资料来制作唛头排版（如需JPG， 需发采购温艳秋找纸箱厂排版），并发回给客户确认，所有资料 以客人确认为准。
第一章:职责及流程
Question：
总结回顾
从接单到收款的主要流程有哪几步？
第二章 新员工考核
第一节 招聘录用的要求 作为一个新入职的跟单员，应具备以下条件： A. 良好的英文应用基础 B. 熟练的电脑办公应用技巧 C. 对一个公司或是工厂有一定的认识程度 D. 开朗大方地与人沟通的技巧 E. 良好的个人素质
第一章:职责及流程
第二节 包装物料的确认
二、彩印打样确认
研 发 确 认 尺 寸
客 户 资 料
打样周期 4~10天
采 购 打 样
3-7天 寄出
客 户 确 认
客户签 样后
大 货 采 购
第一章:职责及流程
第三节 客供物料的处理
1、客供物料即是客人从另外一家公司采购的配件，需要与我司产品 一起包装出货的，一般为一些小配件或是贴标之类的产品。 2、客供物料送货时间需提前确认，确保我司在包装前收到所有的客 供物料，每天都需要关注一下由工厂发来的《物料点检表》，如 果发现有些应该到的客供物料还没有到货的话，则需要跟单员来 进行催促跟进，确保不能影响出货。 3、等确认好对方客供物料的准确发货时间后，我司需出具一份《客 供物送货单》，将此文件需发送到供应商和我司工厂，避免物料 到厂找不到对应订单。
第一章:职责及流程
• 3、胶袋警告语，新单需与客人确认好资料再发到工厂采购部。 • 4、价格标、条形码根据实际情况，根据客户提供资料排版给客户 确认尺寸，位置等。一般不需要打样，需注意客户有无要求条码 扫描等级。 • 5、仔细检查客人订单及生产订单，并留意客人邮件，是否还有其 它的贴标，等资料。
第一章:职责及流程
第三章 工作的细节
日常工作细节及注意事项：
5、每个订单收款后，应将生产订单及客人订单一起交给业务员 保管。 6、在跟进一个客人的订单前，需知道有关此客人的一些详细资 料，比如：下单方式，收款方式及走货的方式。 7、工作中应非常的认真、耐心及灵活，特别是针对订单的唛头 资料及其它包材资料，做完之后必须重复的审核，尽量避免 一些不必要的损失。
2、如果遇到突发事件，客人需要提前或摧迟交货期，需将此信息第 一时间发通知到工厂生产计划排产员处，根据信息适当调整生产 排程。
第一章:职责及流程
第八节 验货日期的确认及安排
Question： 你已按订单要求与客户约好验货时间，但是现 在由于该订单中的其中一个物料采购不到位，不 能按时验货，ห้องสมุดไป่ตู้要推迟一周验货。现需要与客户 重新约验货时间，如何同客户沟通？
第一章:职责及流程
第四节 产前样，签样，大货样
1、产前样，签样是客人要求在做大货前，需要先寄一两套样板给客 人确认，确认以后，我司工厂应按照此签样进行大批量生产，有 些客户验货必须要签样。 2、大货样/船头版，出货前安排寄给客户，有些客户必须要收到大货 样确认后才放行货，这种情况需特殊处理。
2、不同客户对样品确认有不同要求，视不同情况而定。
第一章:职责及流程
第十节 财务收款
1、船务出货后，提交单证给客人请款，请款时需附有订单的、客人 需要的所有资料，请款后，应在适当的时间内催客人付款，如客 人逾期不付，则请业务员协助催收工作。 2、财务收款后，会出一份收款明细到跟单组长处，收款明细包括已 收货款和未付货款，已收货款只需作好标记即可，而跟单员主要 是针对的是未付货款，需要反复去督促客人付款，直到收到货款 为止。
第二节 确认包装资料
二、彩盒及彩卡、彩标等资料
• 1、翻单订单彩印资料是否新资料需跟户确认好。
• 2、新客户、新单彩印资料一定是新资料，需追客户提供资料，安 排打样确认。拿到客户资料需核对刀模（与技术部），确认好尺 寸通知采购小温打样确认（视不同客户而定），寄出样跟进确认 时间。打样之前，需转好JPG给客户确认，以免不必要的错误。 • 3、有些客户需要我们提供刀模图做设计稿，需要请技术部或采购 部提供正确刀模给客户。也有些客户需要我们负责做设计稿，则 需找技术部，采购部配合或是直接找厂外设计师做。
第三章 工作的细节
日常工作细节及注意事项：
8、跟客人沟通时多使用礼貌用语，需注意商务礼仪，尽量不要 激怒客人的情绪。如有棘手的问题解决不了，需与相关业务 员，领导沟通，一起协商解决问题。 9、与工厂同事沟通，应掌握每个人的说话及做事的方式，并保 持语气随和，语句简炼到位。
第三章 工作的细节
日常工作细节及注意事项：
第一章:职责及流程
第七节 交货日期的确认
1、通常情况下，先查看一下由工厂发过来的《生产计划和日报表》， 知道生产进度及完成量额后，再与排产计划人员进行协商，确认 是否能按时交货。根据客人的交期，适当加紧工厂完成生产的进 度，一般情况下，都会依据客人的交期，让工厂提前七个工作日 来完成生产，这样可以确保交期的准时性。
第一章:职责及流程
第八节 验货日期的确认及安排
3、验货通过后，品管部需传真一份通过的验货报告，如果客人需要 此份报告，则需在收到报告后第一时间发送给客人。 4、如果验货没有通过，要与客人沟通，找出最好、最简单、最有效 的方法来解决问题。（目标：尽可能减少公司、工厂负担，有时 也可以征询工厂的意见，看是否有好的方法，与客人商量好后， 再通知生产部、品管部进行返工。）
第一章:职责及流程
第九节 通知船务出货
1、验货通过后及时通知公司船务安排出货。出货分两种情况， 一是客人直接给我司 S/O ，我司根据客人提供的 S/O 发货； 二是我司直接订仓出货。务必分清每个客人的走货形式。 2、如果是我司订仓出货，根据不同的客人，需在交期前一个 星期或是两个星期提醒船务同事订仓，并做好资料等出货 前的工作。
当然，要想做好跟单工作，需要学习注意的地方非常 之多，这些都需要我们根据自身的情况，在工作中不断地 摸索前进，不知不觉中，自己就会找到一种适合自己的工 作方式，以上几点细节及注意事项仅供参考，如有不妥之 处，请自行更改。
第一章 职责及流程 第一章 ::职责及流程
第五节 生产期的跟进 Question:
Q1:接订单后，如何与其他部门交接与传递信息？沟通 上一般容易出现什么问题，如生产无法按订单交期如期 交货等，遭遇类似问题该如何处理？
Q2:如何对其他部门订单的执行过程与执行结果进行 跟进，以保证订单交期？
第一章:职责及流程
第三章 工作的细节
日常工作细节及注意事项：
1 、每天需关注工厂发的各类报表，能及时了解订单生产进 度，物料到位状态，并做相应的跟催，优先处理紧急的订 单，并随时记录好待处理事项。 3 、关注客人的邮件，需第一时间回复客人，让客人感觉到 我们的工作效率。 4 、关于订单的样板单，应根据不同的业务员作出不同的分 类，因为公司需收取业务员的样板费，所以，每个业务员 都有各自的样板单的形式及存放文件夹，需区分开来。
第一章:职责及流程
第六节 大货样的确认
1、大货样也叫船头版，根据客人的要求，有些订单是需要我司在出 大货之前，寄一两套大货样进行确认，此项要求，客人一般会在 下订单时会同时写在订单要求中或是唛头资料中，当然也有特殊 时期，是等我司通知客人货好后，客人才会提出需要确认大货样 的要求，明白要求后，让工厂准备大货样，需在一星期内准备好 并寄出给客人确认。 2、跟踪并催促客人在两天内确认样板。 3、确认好样板后，需及时的将信息反馈到工厂去，准备出货事宜。
跟单员工作手册
目 录
第一章:职责及流程
第三章：工作的细节
第一章:职责及流程
接收订单
确认包装资料料
跟进客供物料 安排签样
跟进生产过程
安排大货样（船头版） 根据交货日期
确认验货日期、申请验货
通知船务出货 跟进催收货款
第一章:职责及流程
第节 订单的接收
• 1、收到生产订单后，需跟踪订单是否下发到工厂各相关部门，并 且关注该单的BOM表是否下发到生产、采购等各个部门。 • 2、拿到生产订单及客人原始订单后要仔细审视，如果是翻单，则 只需要留意一下客人订单号、交货日期及订单数量；如果是新订 单，则需要跟单员仔细阅读业务员在生产订单中所注明的每一项 要求，标出模糊项，待下一步确认。
第一章:职责及流程
第八节 验货日期的确认及安排
1、在确保生产包装完成了80%以上或是完全完成后，根据客人提供 的验货期，需提前一个星期通知客人来验货。部分客人的验货期， 一般是在下订单的同时就已经定下来的，但还有部分客人，是在 我们告知客人基本快完成生产或是已经完成生产后，再通知我司 验货期的。 2、验货期确认以后，不同客人委派来的验货人员也是不同的，部分 客人是委派他们内部的QC来验货的，还有些客人是委托公证行的 人员来进行验货的。验货时，跟单员可根据具体情况，需提前向 工厂品管部发送验货通知及一些验货时需要用的资料。
第一章:职责及流程
第五节 生产期的跟进
3、工厂会每个星期更新一次生产计划排程（由PMC部制定），从生 产计划排程中可以看出每张订单的生产进度，根据客人的交期比 对生产计划排程，如发现某些订单的进度会影响到交期的，应马 上与生产计划排程人员协商排产的问题，在尽量满足交期的情况 下，做到生产协调。
4、在来不及交货的时候及时与客人沟通，看是否可以延误或是另作 安排，总之要避免发生客人要求空运等情况。
第五节 生产期的跟进
Question:
Q3：订单交期已经到客户给的最终交货期，但是现因我司 订单多无法按时交货，客户又逼的很紧，且已经出明确条 款，如无法按时交货就要罚款或要罚款或是承担空运费。 请详细描述你会如何协调处理此问题？
第一章:职责及流程
第五节 生产期的跟进
1、工厂会每天发一份《生产计划和日报表》，由此可以看出订单每 日的完成情况，要经常提醒生产计划排产员，哪些订单的交期是 比较急一点的，哪些订单是可以稍稍推后的，生产计划排产员会 根据跟单员的提醒来合理安排生产周期。 2、如果有突发情况时，要求工厂及时通知到跟单员或是业务员，发 现问题时应尽早处理，勿拖延到濒临交期时才着手处理，尽可能 做到不耽误交货期。