公司公文发放及流程管理制度

公司公文收发及流程管理制度

一、总则

为加强公司的公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文管理工作效率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门的公文管理工作。

三、管理责任

1、行政部是公司公文的统一管理部门，主管本公司并负责指导各部门的公文管理工作。

2、公司及各部门在公文管理中必须严格执行《保密制度》，以保证公司秘密文件及事项的安全。

四、公文种类

公文种类包括决定、公告、通告、通报、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。

决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。

公告：适用于向公司内外宣布重要事项。

通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

通知：适用于传达要求下级单位或员工周知、执行或办理的事项；批转下级公司的公文；转发上级机关或不相隶属单位的公文；发布规章制度；任免和聘用管理人员。

报告：适用于向上级汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问。

请示：适用于向上级请求批示、批准。

批复：适用于答复下级请示的事项。

函：适用于不相隶属公司、部门、员工之间相互商洽工作、询问和答复问题。

会议纪要：适用于记载会议情况和议定事项。

五、行文规则

1、为了维护正常的领导关系，维护组织系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱节、被动或抵触，具有隶属关系或业务指导关系部门之间应当遵守逐级行文的规则，避免越级行文。

2、公司各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，也可以对下属其对应部门行文。

3、对下属部门的重要行文，应当同时抄送行政部及公司领导。

4、对上级的“请示”不得同时抄送下属公司或同级公司；“报告”中不得夹带请示事项。

5、必要时，公司内的有关部门可以联合行文。

6、公司内部门之间对有关问题未经协商一致时，不得各自向下行文。

7、发文的内容涉及到其他部门的业务时，需经所涉及的部门会签。

六、签收规则

1、收文管理一般包括文件的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

2、各部门要明确专门的文件签收人员负责本部门文件的收收签工作，对来文进行清点、核对与检查并履行签收手续。

3、签收人员对来文进行清点、核对后，要进行签收登记，然后根据文件的性质、重要程度、涉密等级、办理时限、所涉及的职权范围以及各部门的责任分工，将签收的文件分门别类地分送给有关部门（人员）办理，并履行签收手续，即填写《文件签收登记表》（见附表一）。

4、公司领导批示后再行办理的文件，收发人员应一并附上《文件报批表》（见

附表二），公司领导要将批示意见、姓名及批示时间填写在相应栏目中。

5、凡属公司领导批转其他部门办理的公文，收发人员要按要求进行公文批转登记，即填写《批转文件登记表》（见附表三），并将批转的文件复制一份存档。

6、对于需要传阅的文件，收发人员要附上《文件传阅表》（见附表四），送达规定的传阅范围内的有关人员传阅。

7、办理完毕的文件要随时收集、及时归档（所有办毕的文件归档时都要附上《文件报批表》；属传阅的文件归档时要附上《文件传阅表》）。

七、发文规则

1、发文管理包括拟稿、校正、审核、签发、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

2、公文一般由密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送部门、拟文部门、份数和印发日期等部分组成。

3、草拟公文应当做到

⑴符合国家和政府的法律、法规及公司的规章制度。如提出新的政策规定，要按制度审批。

⑵篇幅简短，观点明确，情况确实，条理清楚，文字精确，标点准确。

⑶人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。

⑷公司的对内对外行文一律要求使用统一的文件格式。

八、公文格式

1、公文一律采用A4或B5型号的纸张打印，页面边距按标准版面。

2、公文的字体采用“宋体”形式。

3、所有正式的对外文件要求统一排序，各部门代字如下：

总经办粤晟总字

行政部粤晟行字

财务部粤晟财字

凯诺晟公司粤晟字

九、公文的校正程序

先由相关出台文件的责任部门起草，行政部负责初步编制文件，按文件形式书写并进行文字的修饰和校对。

十、公文审批程序

1、公司的公文采取逐级审批的程序，根据《职务说明书》的约定，应将拟制的公文报送直接上级审核。

2、公司领导审批后，再由行政部统一发放相关部门

3、文件审核（批）的重点是：是否需要行文；是否符合公司的规章制度；是否应与有关部门或公司协商、会签；文种使用、公文格式、文字表述是否符合本制度规定等。

4、公司颁布的规章制度以及涉及公司全局的文件，正式发文前应先经总经理审核。交公司领导审批《公文审批表》。

十、公文签发办法

1、按各部门、各级领导职权划分的规定，各级领导负责签发职权范围内报送的文件；

2、有关规章制度、管理办法以及关系公司全局的文件由总经理签发；

3、法律文件由法定代表人或法定代表人授权的人员签发。

4、公文在公司领导签字或用印后生效。

5、文件收发人员负责本部门的发文工作：对于公司全部发文，要进行登记，即填写《发文登记表》（见附表六）。

6、文件收发人员将公文原件进行归档管理；将公文的复印件发至抄送部门；存

档公文应为原件。

十一、收发效率与管理

1、公司行政部负责公司的文件收发工作，所有上报、下达的文件一律由行政部人员进行登记，即填写《文件签收登记表》、《发文登记表》和《批转文件登记表》。

2、文件收发人员必须尽职尽责，在收文和发文的各个环节都要严格登记手续，使文件的流转方向和办理过程一目了然。

3、文件收发人员应在收文后一小时之内将公文及时送达各收文部门（个人），不得在手中积存，以免造成办公效率低下。

4、文件审核人、审批人原则上应在24小时内将所交批公文签署意见并批转或交办。

5、所有办毕文件都应立卷归档（具体办法见另行发布的《档案管理制度》）。附：

本制度最终解释权归公司行政部。

本制度自颁布日起生效。

行政部

2012年2月29日