时间管理

清单原则
必做清单
项次
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
任务 优先级别 开始日期 完成日期 是否授权 回顾进展
分类原则
检查 任务清单
细分 清单类别
做时间日志
第一类：日常性事务
测定每件事所
第二类：周期性事务（规划与发展） 花费的时间
第三组：不定期事务（突发事务）
ABC分析原则
确定工作的优先顺序：
分析你的工作 任务
• A型：重要并且紧急 的任务；
• B型：重要或紧急、 但不既重要又紧急 的任务；
• C型：既不重要也不 紧急的日常任务
优先顺序与工 作委派
• 重新查看一下你的工 作任务表，现在做三 个独立的表——A型、 B型和C型任务表各 一个。
• 根据重要程度将记事 簿中的工作会晤归类。
计划你的 一天
“管理”时间是不对的，管理的只能是你自己！
因此“时间管理”就是“自我”管理。
• 很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题； • 其实并没有所谓‘时间太多’或‘时间不够’的情形所在； • 一天就是二十四小时，不多也不少； • 不管你是谁，都是一样的； • 所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许而已； • 时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事； • “能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在
紧急
时间管理法则-艾森豪威尔原则
无足轻重模式：
重要
不紧急
偏重第四类事务的结果 • 全无责任感 • 工作不保 • 依赖他人或社会机构维生
不重要
紧急
时间管理法则-帕金森法则
时间象一根弹筋：
不设立期限
无限期拉长
松弛无弹性
帕金森原则：做任何事情都要有规划，设立期限。
时间管理法则-帕雷托原则
帕雷托原则： 在意大利80％的财富为20％的人所拥有。
上的单词，并在纸上默写出记住的单词。 4. 讲师宣布结束后，请立即停止，各自统
计写出单词的数量并告诉讲师。
每日工作规划原则
清单 原则
分类 原则
ABC分 析原则
弹性 原则
清单原则
1. 计划本日的主要任务和核心时间 2. 处理重要的文件往來 3. 核心时间 – 45分钟 4. 任务分派再确定—与同事定约会计划 5. 午餐时工作 6. 次重要任务/会议 7. 核心时间 8. 优先次序较后的电话 9. 签文件 10.长期计划 11.检查明天的事 12.回家
不急迫
II
• 准备工作计划 • 预防措施 • 价值观的澄清 • 人际关系的建立 • 增强自己的能力
IV
• 忙碌琐碎的事 • 广告函件 • 电话 • 浪费时间 • 逃避性活动
时间管理法则-艾森豪威尔原则
如何把事务分配到四个象限之中：
不紧急
• 防患未然 • 改进产能 • 建立人际关系 • 发掘新机会 • 规划、休闲
帕雷托原则
效率与效能
温故而知新-重视时间管理原则
填物游戏——生命中的鹅卵石
清理你的办公区-案头管理
清理你的书桌。
除了目前手头正在做的工作，不应该有任何别的东西滞留在桌面。
用一个收件盘。
将收件按以下类别归类：
重要而紧急的（今天核心时间处理的）； 重要但不紧急的（注上处理日期，放入“跟进”文档）； 授权； 废纸篓。
时间管理法则-注意力之谜
因持续干扰而中断工作会引起能力的降低 因为—越来越长的助跑时间—越来越弱的注意力 所以要及时恢复注意力
100%
能力
时间管理法则-注意力之谜
时间管理法则-内在能量水平
内在能量水平——有效的利用你的生物钟
+50%
生理能量状态的偏差
能力 100%
能力曲线
- 50%
时间管理法则-效能与效率
测试：您的时间管理好吗？
零分≤总分 15分≤总 20分≤总 25分≤总 ＜15分 分＜20分 分＜25分 分＜28分
28分≤总 分＜30分
不善于时间管理
时间管理技能尚佳，但仍 有改进的余地。
善于时间管理 时间管理技能卓越
自欺欺人
课堂作业：时间管理自我检查
做一份清单，把时间未能管理好的项目列出来：
克服时间管理障碍的方法
1. 建立主要职责范围及目标，得到认同； 2. 利用日记本，做好个人组织； 3. 上班前先做好当日工作计划； 4. 有效的授权及跟进； 5. 不参加无谓的会议，针对有意义的会议，要事先做好准备； 6. 于会议后有明确计划- 谁做什么及何时做； 7. 整理桌面及文件； 8. 文件只经手一次； 9. 花时间在人际关系上； 10. 积极争取佳绩； 11. 准时回家； 12. 劳逸结合。
浪费时间的主要因素
小组讨论：什么在干扰你？
浪费时间的主要因素
控制
• 电话打扰 • 不速之客、顺便来访 • 信息资料不全 • 缺乏自我约束 • 不善于拒绝
人力
• 内耗、缺乏沟通
主要因素
信息传递
• 频繁的会议 • 信息不足、不清楚、过多
决策、优柔寡断或拖延
指挥
• 无效的授权
组织
• 混淆职责与职权 • 办公室杂乱无章
时间管理 课程
姓名： 日期： 地點： 培訓师：
1
学习指南
请调整成愉快的心情(晴天)学习 ! 学习效果不只是决定在讲师！ 别忘记了做上帝的权益 ! 谁？
虽然是上帝,但也别忽视他人权益 ! (请将 1.手机禁音. 2.勿开小会. 3.举手发言. 4.寻找学习伙伴)
当培训有趣时,培训才开始生效! 玩游戏喽 !
• 玩游戏 • 某些信件 • 某些电话 • 浪费时间之事 • 有趣的活动
重要
• 危机 • 急迫的问题 • 有期限压力的作业
不重要
• 不速之客
紧急
• 某些电话
• 某些信件与报告
• 某些会议
• 必要而不重要的事
• 受欢迎的活动
时间管理法则-艾森豪威尔原则
救火员模式：
重要
不紧急
偏重第一类事务的结果 • 压力 • 精疲力竭 • 危机处理 • 忙于收拾残局
效能与效率——做正确之事并做好它
作答游戏：
时间管理的三大杀手
没有计划
三大杀手
干扰
拖延
时间管理的三大杀手
“拖延者”测试——
时间拖延测试的评估结果是：
• 总分小于20分，表示你不是拖延者， 或许只是偶尔有拖延；
• 总分在21-30分之间，表示你有拖延 的毛病，但不太严重；
• 总分多于30分，表示你或许已患上 严重的拖延毛病。
计划
• 试图完成过多的工作或不切实际的时间预算 • “消防救火”或“危机型”管理 • 没有目标、优先次序、每日计划 • 搁置未完成的任务
总结
问题与答疑 个人行动计划
将要进行……
第二单元
合理规划 工作时间
游戏
说明：
1. 现在大家玩一个记忆力的游戏。 2. 每位学员都会得到一张写满单词的卡片。 3. 请学员在2分钟内尽可能多的记住卡片
的活动排出优先顺序，有详尽的计划表、组织表。 第三代时间管理最大的贡献是将目标与计划置于价 值观之上。
第四代时间管理 注重、超越、以人为本、系统
四代时间百度文库理的演化
第四代时间管理
超越时空
(今天管理明天的时间， 第二象限)
以人为本的时间观
（人的价值观统一）
注重单位时间的价值， 而非单位时间的效率
（一二象限）
ABC分析原则
事情的价值
65%
20%
15%
任务A 任务B
非常重要 重要
任务C
杂务 例行公事
15%
20%
65%
实际消耗的时间
ABC－分析
－－任务A专心处理 －－任务B授权 －－任务C清理
弹性原则
时间计划的基本原则：
40%会出岔
谨慎原则保留弹性
时间分配三部曲
a.约60%给预定计划（日计划表） b.约20%给预料之外的事务（干扰，时间窃贼） c.约20%给突发事件与社交活动（创造性时间）
提升个人效率
时间管理的障碍
1. 目标及优先次序不清 2. 电话干扰 3. 個人组织能力差 4. 毋須及无效的会议 5. 明日复明日的心态 6. 突然的访客 7. 危机管理
8. 缺乏权利下放 9. 同一時间內处理太多事情 10. 不好意思说“不” 11. 做事有头无尾 12. 不做重点阅读 13. “太多”社交活动
提升个人效率与效能的方法
1. 重视时间管理原则 2. 每日制定工作计划 3. 清理你的办公区 4. 文件分类与管理 5. 改变拖延的习惯 6. 提升拒绝干扰的能力 7. 恪遵电话使用原则 8. 寻求他人的协助 9. 善于检讨与总结
温故而知新-重视时间管理原则
艾森豪威尔原则
内在能量水平
帕金森原则
注意力之谜
课程收获
掌握
掌握目标与时间管理的系统与 法则，解决工作问题。
学会
学会有效建立工作目标并合理 规划工作时间。
使用
熟练使用工具和技巧，提高工 作效率。
掌握
使用
学会
将要进行……
第一单元
学习时间管理原则
一寸光阴一寸金
平均80岁寿命
项目
睡眠 一日三餐
交通 电话 看电视、上网 喜报、聊天 刷牙、洗脸、洗澡 休假、白日梦 闹情绪、身体不适
价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。
重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放 在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。
时间管理法则-艾森豪威尔原则
重要 不重要
急迫
I
• 紧急情况 • 迫切的问题 • 限期完成的会议或工作
III
• 造成干扰的事、电话 • 信件、报告 • 会议 • 许多迫在眉睫的急事
每天耗时
8小时 2.5小时 1.5小时
1小时 1小时 3小时 1小时
40年耗时
13.3年 4.2年 2.5生 1.7年 5年 5年 1.7年
2小时
3.3年
结余
26.7 22.5 20 18.3 13.3
3.3
注：1-20、60-80 — 不计，余40 1年为1寸
彼得杜拉克的时间管理说
“不能管理时间，便什么都不能管理” — 彼得 . 杜拉克
限制信息流量，避免复印没必要的文件。
建立个人文档系统。
除了有一个“跟进”文档外，还应该有一个管理文档，其中包括一些 重要的分类。
清理你的办公区
为了合理安排你的办公桌，请考虑以下因素：
80/20原则：按事情的重要程度编排行事优先次序。
时间管理法则-注意力之谜
锯齿效应： 能力损失 28% 的时间
如果在工作持续受到干扰或者被打断， 就呈现所谓的“锯齿效应”。即使只是 在工作上短暂分心，要再从被打断的地 方开始，就必须再花时间重新进入状况。 把这些能力损失总和加起来，最多可达 28%的时间都因此而浪费了。
系统的而非个人 的时间管理
有效时间管理系统的五个步骤
有效的时间管理系统包含以下五个步骤：
1.明确你的价 值观
价值观
任务排序
5.对任务按 优先级排序
2.确定你的 目标
目标
3.对你的目标 按优先级排序
目标排序
任务
4.明确你的 任务
有效时间管理系统的五个步骤
价值观的重要性
练习：了解个人的价值观
✓ 健康——看牙医，洗澡，等等。 ✓ 家庭——给家里打电话，等等。 ✓ 友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等。 ✓ 爱情——准备烛光晚餐，等等。 ✓ 工作——简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等。 ✓ 金钱——夜间兼职的面试，等等。 ✓ 兴趣——看演唱会，等等。
工作规划的六个步骤
故事：3万5000美金的故事
工作规划的六个步骤
1.明确 你的目标
6.一次只 做一件事
2.将目标依重 要程度排序
3.详细列出你 的任务清单
5.合理安排任 务需要时间
4.将任务依轻 重缓急排序
课堂作业：每日工作规划 练习：工作计划表
总结
问题与答疑 个人行动计划
将要进行……
第三单元
紧急
不重要
时间管理法则-艾森豪威尔原则
胸有成竹模式：
不紧急
偏重第二类事务的结果 • 有远见，有理想。 • 平衡 • 纪律 • 自制 • 少有危机
重要
紧急
不重要
时间管理法则-艾森豪威尔原则
胸徒劳无功模式：
重要
不紧急
不重要
偏重第三类事务的结果 • 短视近利 • 危机处理 • 被视为巧言令色 • 轻视目标与计划 • 缺乏自制力，怪罪他人。 • 人际关系浮泛，甚至破裂。
时间管理自我检查
1 2 3 4 5 6
四代时间管理的演化
备忘录型 第一代时间管理 特点:纸条或备忘录本，一方面顺其自然，一方面
追紧时间安排。
第二代时间管理 事先规划安排行程 特点:制定合适的目标与计划，讲究效率、明确责任。
规划.制定优先顺序,操之在我 第三代时间管理 特点:明确价值观，制定中、长、短期目标，将每天
破冰：寻找一个他
内容
已婚 打网球 爱喝酒 爱唱歌 爱看足球 喜欢读书 妻管严 工作狂 属猪的
签名
内容
去过黄山 戴眼镜
70-75年生 四月份生日 说三种方言
有兄弟 有姐妹 主管 属龙的
签名
3
课程内容安排
第一单元：学习时间管理原则 第二单元：合理规划工作时间 第三单元：提升个人效率
课程目标
• 认识时间管理与影响时间管理的因素 • 熟练使用时间管理的ABC分析及四象限法则 • 掌握工作时间规划的步骤及原则 • 认知目标管理的内容与重要性 • 熟练使用工具和技巧提高个人工作效率