展会业务流程
展会物流流程
展会物流服务的业务流程展会物流服务大致可分为9个环节:1、掌握客户信息即掌握需要物流服务的参展商信息,包括参展商名称、其预定展位情况、需要运输的展品/物品情况(规格、重量)、需要提供服务的内容等。
由于展会主办方掌握大量的客户信息,因此,在收集信息和提供服务的过程中,物流服务提供商需与展会主办方保持密切的沟通。
2、制定工作计划原则是服务工作启动时间应与展会销售工作启动时间同步。
工作计划按月安排,展会前45天按周安排,展会前10天按天安排。
计划一般为表格形式3、展开宣传推广建立网站、印制宣传手册,以便展商查询和了解信息。
同时,通过电话或登门方式拜访重要客户。
4、编制服务手册服务手册系合同要约性质,编写时态度必须认真,不可随意乱写,也无需空话套话。
服务手册起服务指南作用,旨在告知客户:我们做什么,怎么做,需要客户如何配合。
服务手册须载明服务项目、服务要求、服务收费标准等内容。
服务手册通常用以文字、表格和图示等方式表达。
编写服务手册应与展会主办方事先协调,以免产生不必要的矛盾。
服务手册可在展会主办方《展会服务手册》上登载。
服务手册提供时间一般在展会开幕前45天。
发送对象是所有参展商、展会主办方、展馆和展会其他服务提供方。
5、落实运输工具一是,根据客户需要,落实长途运输的工具;二是,根据展会特点和客户展品/物品装卸运输的需要,落实展会现场的运输工具。
6、落实仓储地点一是,长途运达的货品暂时存放地点;二是,货品在展会现场的存放地点;三是,货品包装物在展会现场的存放地点7、安排展会现场服务首先,要制定展会现场服务工作岗位职责分工表,以利工作人员各就其位,各负其责。
其次,要组织参与现场服务的人员尤其是临时外聘人员和实习生模拟演练服务环节,进行培训。
再次,要设计服务识别系统,包括现场服务人员的工作服、名片、胸卡;布置或搭建现场服务办公室、接待客户工作台;制备现场服务指引牌等。
第四,要准备展会现场服务所需的物品,包括对讲机、验钞机、饮水机、工作流转表、皮尺等。
外贸展会运营方案策划书3篇
外贸展会运营方案策划书3篇篇一外贸展会运营方案策划书一、引言二、展会目标1. 提高品牌知名度:通过展会展示企业形象和产品,提升品牌在国际市场的知名度和影响力。
2. 拓展客户资源:与潜在客户进行面对面的交流,建立业务联系,拓展客户群体。
3. 促进产品销售:展示企业最新产品和技术,促进产品销售和订单签订。
4. 了解市场动态:收集市场信息和竞争对手情况,为企业的市场策略调整提供依据。
三、展会基本信息1. 展会名称:[具体展会名称]2. 展会时间:[具体展会时间]3. 展会地点:[具体展会地点]4. 展会规模:预计参展企业[X]家,观众[X]人次。
四、展会筹备阶段1. 展会前期调研研究目标市场的行业趋势、市场需求和竞争情况。
分析往届展会的数据和经验,了解观众和参展商的需求和反馈。
确定展会的主题和定位,制定符合企业需求的参展策略。
2. 展位设计与搭建设计具有吸引力和专业性的展位布局,突出企业特色和产品优势。
选择合适的搭建材料和装饰,营造舒适、整洁的展示环境。
确保展位的功能性和便利性,方便观众参观和交流。
3. 展品准备筛选出适合展会展示的优质产品,确保展品的质量和新颖性。
对展品进行包装和展示设计,突出产品特点和卖点。
准备充足的产品资料、宣传册和样品,供观众索取和了解。
4. 人员培训对参展人员进行专业培训,包括产品知识、销售技巧、礼仪规范等。
培训内容要结合展会特点和目标,提高参展人员的综合素质和应对能力。
制定参展人员的工作分工和职责,确保展会期间各项工作的顺利开展。
5. 宣传推广制定全面的宣传推广方案,包括线上和线下渠道。
利用社交媒体、行业网站、展会官网等平台进行展会宣传和推广,吸引更多观众关注。
发送邀请函、邮件和短信给潜在客户和合作伙伴,邀请他们参加展会。
在目标市场进行户外广告、报纸广告、杂志广告等宣传活动,提高展会的知名度。
6. 合作伙伴与赞助商寻找合适的合作伙伴,如行业协会、媒体机构、专业机构等,共同推广展会。
展会服务流程与预算报价(最详尽的展会报价清单)
(一桌四椅/
套)
我司提供 我司提供 方案变化另行 报价
H-5
铝材门面-租用 演讲台 -租用 演讲台桌花 桁架-租用 喷画-每场轮换(以共7场计) 喷画-入口门面(活动列表) 投影仪-租用3天
3*6 3*5
编号
服务内容
会议大功率音箱-租用3天
备注
单价
规格
数量
服务费结算 额
展馆之结 其他制作之结算 算额 额
A-6
•
户内外广告发布费
• 汽球制作费(含管理费,审批发布 费)
如自行制作, 发布费为500
A-6
编号
服务内容
• 拱门制作费(含电费,审批发布费) • • • 所有现场灯布喷画包安装 所有现场珩架租赁费 广告审批方案设计
备注
如自行制作, 发布费为700
单价
规格
数量
服务费结算 额
展馆之结 其他制作之结算 算额 额
D-6
D-6 编号
服务内容
• 预计不能及时完成进度之企业,提醒 加班并登记申报 现场布置 管理 与维护 • 入口通道维护管理 接待大厅布置与登记处搭建管理 周边指引牌布置管理 仓储处设置与管理。
备注
单价
规格
数量
服务费结算 额
展馆之结 其他制作之结算 算额 额
押金
参展商自 负之结算 额
D-7
• • •
A-8
•
现场布置涉及到的文案与美工设计。
•
主办方办公室
• •
承建商办公室 现场及户外指引牌
编号
• •
服务内容
现场上网休息洽谈区 现场入口通道搭建一套
备注
设计免费赠送 设计免费赠送
单价
展览操作流程
展览操作流程(1)(1)展览操作基本程序3.1项目构思展览正式立项的基本构思过程,包括了立项的原因、理由、目的、以及展览项目展示内容、时间,城市等。
是展览立项之前的基本构思。
通常由展览专业策划人员,完成初期的构思过程,并通过文案进行描述。
3.2展览调研通过设计问卷、电话调查等方式,来验证构思方案的成立性,主要争对参展群体、观展群体的调研,来进行可行性的基本分析。
3.3创意开发通过一定时段的调研与专家论证,对原有的构思重新进行分析、评估。
部分创意内容,则要根据市场调研结果进行即使调整。
3.4规模设计对即将举办的展览活动,根据市场调研结果,进行规模设置。
3.5主题定位通常在进行初案沟通时,项目管理者、策划者应当与相关监督机构就展览项目的主题定位进行论证。
主题定位即展览项目展示的基本中心思想。
3.6形象标识形象标识是展览文化体现的重要组成部成。
通过形象与各类标识反映展览项目的中心思想与畅导理念。
3.7 CI 建设CI是企业识别系统,是保证企业在经营理念,行为模式,以及对外形象方面达到高度统一的有效工具。
而CI策划,也就是从建立CI体系,到执行CI的实施的企划方案,以及组织整个过程,就叫CI策划。
3. 8 VI设计VI:视觉识别VI:以标志、标准字、标准色为核心展开的完整的、系统的视觉表达体系。
将展览项目的理念、企业文化、服务内容、项目规范等抽象概念转换为具体符号,塑造出独特的展览项目形象。
VI系统:A.基本要素系统:如展览项目名称、展览项目标志、展览项目造型、标准字、标准色、象征图案、宣传口号等。
B.应用系统:产品造型、办公用品、企业环境、交通工具、服装服饰、展示道具等。
3.9初案汇总初案整理,又被称为展览关联元素设计。
是指策划人员通过市场调查与论证,认为此项目具有一定的可行性。
这时,就需要原构思的草案进行完善,使用形成展览项目的基本初案。
3.10汇报方案指策划工作小组,进行内部策划案汇报演说。
主要包括立项的调研结果,展览基础市场分析等进行汇报,以获得更多人的支持与配合。
陶博会计划流程
陶博会计划流程
1. 确定主题和目标
- 明确本次陶博会的主题、宗旨和预期成果。
- 设定参展商、观众和活动规模的目标。
2. 组建筹备委员会
- 成立由相关政府部门、陶瓷行业协会、企业代表等组成的筹备委员会。
- 确定委员会的职责分工,负责不同方面的工作。
3. 制定详细计划
- 确定陶博会的举办时间和地点。
- 拟定展览区域的规划和布局。
- 制定参展商招募、宣传推广、现场活动安排等具体计划。
4. 吸引参展商
- 通过多种渠道宣传,吸引国内外陶瓷企业、设计师和艺术家参展。
- 提供参展商申请指南,规范参展流程。
5. 宣传推广
- 设计会徽、主视觉和宣传语,塑造陶博会品牌形象。
- 通过各种媒体平台进行宣传,扩大影响力。
- 举办新闻发布会,吸引媒体关注。
6. 现场准备
- 根据规划布置展馆,搭建展位和基础设施。
- 安排志愿者,做好接待和引导工作。
- 策划开幕式、论坛、现场活动等环节。
7. 展会举办
- 维持展会现场秩序,确保安全有序进行。
- 组织观众参观、交流和采购活动。
- 举行颁奖典礼、评论家见面会等配套活动。
8. 总结和反馈
- 收集参展商和观众的反馈意见。
- 总结经验教训,为下一届陶博会做好准备。
通过精心筹备和周密安排,陶博会将成为展示陶瓷文化、促进行业交流和贸易往来的重要平台。
会展临展业务流程
会展、临展业务服务流程
运营中心
第一步:沟通需求及商务
1、获取主办或参展客户信息,索要主办或参展客户相关资料,了解客户相关需求等,明确设计图及项目交付时间、明确商务预算范围、明确展览设计方向;
2、沟通客户提供的主要资料信息:投标要求、技术参数、展商手册、展位平面图、主VI、资料网址、展示产品图片等基础设计资料。
第二步:展览设计方案
1、与设计师沟通并即时同客户进行设计交流。
2、签订意向设计协议付预付款。
需要投标的情况先行垫付设计费进行设计。
3、设计及策划展览方案向客户交付设计方案初稿及相关预算或进行竞标工
作、研究客户反馈意见并再次修改,确定方案及展览工程服务报价。
4、确定设计方案后出具展览施工图。
第三步:预算报价及签定合同
1、同客户确定展览工程价格,明确同客户的相配合要求。
2、签订正式工程服务合同并支付预付款项。
第四步:展览制作及搭建
1、完成展览工程制作及准备工作,完成主办、王场、展馆等各项手续。
2、做好展览制作期间的阶段验收及质量控制工作。
3、现场布属搭建,处理现场追加、变更项目、配合客户属品进场,交付客户使用。
第五步:交付使用及展期维护
1、展览综合调试验收,展览工程尾款手续。
2、展期现场维护、安排展会期间现场应急服务和增值服务。
第六步:展后撤场及结算流程
1、现场折除布展物料,配合客户展品保护离场。
2、场馆验收及清退押金等手续。
3、客户审计、结算、尾款支付。
展会执行方案策划书3篇
展会执行方案策划书3篇篇一展会执行方案策划书一、展会名称[展会名称]二、展会日期[开始日期]-[结束日期]三、展会地点[展会具体地点]四、展会目标1. 提升品牌知名度:通过展会向目标客户展示公司的产品和服务,提高品牌知名度和美誉度。
2. 拓展客户群体:吸引更多的潜在客户,拓展客户群体,增加业务机会。
3. 收集市场信息:了解行业动态和竞争对手情况,收集市场信息,为公司的战略规划提供参考。
4. 增强客户关系:与现有客户建立更紧密的联系,增强客户关系,提高客户满意度和忠诚度。
五、展会内容1. 展示公司产品和服务:通过展台、展示架、宣传资料等方式展示公司的产品和服务,让客户更直观地了解公司的实力和优势。
2. 举办技术研讨会和培训课程:邀请行业专家和技术人员举办技术研讨会和培训课程,分享最新的技术趋势和应用案例,提高客户的技术水平和应用能力。
3. 设立洽谈区:设置洽谈区,为客户提供与公司业务人员面对面交流的机会,促进业务合作和洽谈。
4. 举办抽奖活动:设置抽奖环节,吸引客户参与,增加展会的趣味性和互动性。
六、展会筹备1. 确定展会主题和目标:根据公司的战略规划和市场需求,确定展会的主题和目标。
2. 选择展会地点和时间:根据展会主题和目标,选择合适的展会地点和时间,确保展会能够吸引足够的目标客户。
3. 设计展台和宣传资料:设计展台和宣传资料,突出公司的品牌形象和产品特色,吸引客户的注意力。
4. 邀请客户和合作伙伴:通过邮件、电话、短信等方式邀请潜在客户和合作伙伴参加展会,并发送邀请函和确认函。
5. 安排展会工作人员:安排展会工作人员,包括展台接待员、技术支持人员、业务洽谈人员等,确保展会的顺利进行。
6. 制定预算和费用:制定展会的预算和费用计划,包括展台搭建、宣传资料制作、人员费用、交通费用等。
7. 制定展会流程和时间表:制定展会的流程和时间表,包括开幕式、技术研讨会、洽谈区开放时间等,确保展会的有序进行。
举办一个展会的流程
外贸展会注意事项要把展会搞好,分三步骤,第一步、展会前的准备第二步:展会上的执行第三步:展会后的跟踪,如果这三步每个环节都做好了的话,没有客人是不可能的,下面就和大家分享一下我的这三步是如何进行的第一步:展会前的准备1、邀请函:A、告诉客人你们的位置,展位的时间这一步非常重要,如果你能把你的老客户都约到你的展位上,只要你有新产品,基本上有新订单是很容易的事情。
对于那些在你们这里订单量不是很大的客户,最好的方法就是多介绍品种给他做,这样订单量也就自然上去了。
B、给客人的邀请信,除了告诉你们的展位号和新样品的新信息外,最好还是能附上你们的装修图给客这样的话能方便客人找你。
因为展馆如果大的话,客人一下就转晕了,有些展位没有写展位好是比较难找的,如果有装修图的话,就很方便了。
在这里提醒大家,展位号最好显示在比较明显的地方,这样对客人来说方便很多。
我自己经常去客人展位上拜访的时候,发现很难找,因为大多数自己装修的展位都没有展位号,我觉得这点可以改善。
C、注意约见客人的时间,基本上可以半小时约一个,对于那些事先有很多内容要谈的客户,而且谈话内容估计比较艰难的客人可以预算一个小时。
D、约客人的时候,要考虑如果约的是大客人,尤其是一个国家和地区,或者互相是竞争对手的,千万不要约的时间很近,这样职能对自己没有好处。
大客人通常都希望竞争对手越少越好,而且经常会要求公司进行产品的市场保护。
所以要小心,千万不能在一个客户面前提及同一地区和国家的大客户。
E、以上做好了还有最后一个环节,就是要客人在展会期间的手机号,或者是酒店号码,这样的话即使他没有来的话,如果忘记了,你都可以及时提醒他,F、关于约会时间上其实也有一定的讲究,就是那些非常重要的客人最好约在最前面,因为万一他没来的话,你可以打电话给他,不至于束手无策2、展台装修:A、装修简洁大方就好。
颜色要和产品有对比度,很重要。
B、但是灯光的效果很重要,灯光可以烘托出产品的质感,如果没有选对,反而降低产品质感,所以要稍微研究一下,选择一个对比度好的灯光来展示产品,灯光一定要够亮,但是又不能太热,如果太热的话,一个可能会破坏产品,另外就是太热了会另客人很烦躁,影响谈判C、有个能隔音的房间也很重要,那些大客户就可以在这里谈,来一个收拾一个。
展览公司管理制度
展览公司管理制度一、总则展览公司管理制度是为了规范公司内部管理、提高公司运作效率和服务质量,保障公司持续稳定发展而制定的行为准则。
展览公司全体员工应遵守和执行本管理制度。
二、组织架构1. 展览公司实行总经理负责制,总经理对公司全面负责。
2. 公司设立营销部、策划部、客服部、财务部、人力资源部等职能部门,各部门负责相应工作。
3. 各部门之间应积极合作,协同推动公司目标的实现。
三、员工管理1. 公司员工应遵守公司规章制度,服从公司管理。
2. 公司员工应保守公司商业秘密,不得泄露公司内部信息。
3. 公司员工应遵守工作纪律,按时完成工作任务。
四、业务流程1. 展览策划:策划部按照客户需求和市场情况,制定展览计划和方案。
2. 展览组织:营销部负责展会招展工作,客服部负责客户接待和服务。
3. 展览执行:各部门合作,确保展览活动圆满成功。
4. 展后服务:财务部跟进合同款项,客服部进行客户满意度调查。
五、财务管理1. 公司实行严格的财务管理制度,保障资金安全和正常运转。
2. 财务部应及时编制财务报表,为公司经营提供数据支持。
3. 公司员工应遵守节约用水、用电等资源的管理规定,提高公司的经济效益。
六、绩效考核1. 公司实行绩效考核制度,对员工的工作表现进行评定。
2. 绩效考核结果作为晋升、加薪或惩罚的依据。
3. 绩效考核应公平、公正,避免主观主观因素的影响。
七、制度执行1. 公司各部门应全面贯彻执行公司管理制度,确保制度的有效实施。
2. 对于不遵守公司制度的行为,公司将给予批评教育或相应处罚。
八、违纪处理1. 对于违反公司制度的行为,公司将按照公司规定给予相应处理。
2. 严重违反公司制度的员工将受到辞退或法律追究的处理。
九、附则1. 本管理制度自颁布之日起生效。
2. 公司保留对管理制度的修改权利,并需经公司高层领导批准。
以上即为展览公司管理制度,希望全体员工严格遵守,并共同努力,为公司的发展贡献力量。
展会活动策划方案(16篇)
展会活动策划方案(16篇)展会活动策划方案(精选16篇)展会活动策划方案篇1一、活动背景:时光飞逝,弹指之间。
大一时光的一段记忆,转眼已经是一年前的旧事,光阴是有故事的,在春天的花开夏天的风以及冬天的落阳的时节,让我们拿起画笔,弹起岁月的吉他,将青春的脆弱与忧伤当作琴弦,轻轻拨动。
二、活动目的:记录曾经的欢笑,展现班级风貌,展现我班同学的风采与集体魅力。
三、活动名称工商101照片展四、活动主题:五、活动时间20__年9月24日六、活动地点南区雕塑广场七、活动对象江西农业大学全体人员八、活动内容:展示在20__至20__学年度里,我班自行组织的主要班级活动照片和暑假同学生活照并加上相应简介和注释。
九、活动流程:1、活动前期准备阶段:班长主持召开班委会议,讨论照片展摆放形式,个人负责的板块设计和具体的分工情况。
2、活动举行阶段(9月24日8:00至18:00):(1)活动当天早上7点至8点在南区雕塑广场摆放物品和活动设施及摆设照片。
(2)活动举行期间由班委安排人手看护,并对前来观看的同学做介绍,介绍照片内容等。
3、活动结束阶段:活动结束后各班委及同学留下收拾地方,打扫卫生。
附:活动当天天气状况不定,需做好一切防范准备工作。
十、活动预期效果:1、起到了宣传本班及我院的效果。
2、展现了我经贸学院学生的风采。
3、帮助同学建立积极向上的学习生活态度。
展会活动策划方案篇2一、活动名称:美丽回忆—阳光假期之毕业“游”二、活动时间地点:20__年12月1日、2日二饭校道三、活动背景:大学生已成为旅游市场的又一中坚力量。
大学生出游,一是因为脱离上大学之前的封闭式教育,离开父母严加管教的视线下获得难得的自由而出游猎奇,二是因为在出游增长见识的同时能以影像设备在心中留下美好的回忆,见证自己的成长。
现我校毕业游热潮刚过,很多班级已经进行了毕业游。
他们根据同学们的大多数意见,到共同的目的地,与同窗四年的同学共聚正式踏入社会前无忧无虑的欢乐时光。
展览业务的操作流程图
一个展览业务的操作流程一.接洽阶段获取参展客户信息上门拜访客户取得客户参展相关资料明确展览设计图交付日期二.设计阶段与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价研究客户反馈意见并再次修改交付最后定稿之设计图及工程报价三.签约阶段同客户确定工程价格明确同客户的相互配合要求签定合同四.制作阶段根据部门工作单完成制作及准备工作安排客户到工厂实地察看制作及准备情况完成主办、主场、展馆等各项手续五.现场施工阶段现场展位搭建处理现场追加、变更项目配合客户展品进场客户验收六.展会期间及撤场阶段安排展会期间现场应急服务和增值服务配合客户展品离场现场拆除七.后续跟踪服务展会的后续总结报告为客户提供行业会展信息和分析邀请客户参观公司其他服务案例一.项目接洽阶段1.获取参展客户信息:以下一些渠道是有可能帮助获得最初步的客户信息的。
上届展览会的会刊——一般比较成熟和已经固定的展会,行业中的主要厂商基本上会继续参展,所以上届会刊是很好的渠道。
会刊资料往往登载有平面图(可以看出是否展位属于特装,一般面积在36平米以上是需要特别布置的)、展商的联系方式和简介(有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面)。
会刊资料可以配合现场实景照片进行比较,重要展会进行拍摄存档(数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅)。
展会专设网站——比较有规模的展会基本上建有专门的网页,一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾,有些不仅会列出上届的展商,为显示其展会效益,网上也上传一些布置得挺美观的展位照片。
行业资讯媒体——行业资讯媒体比较熟悉其行业的展会和厂商,有些专门的采访类栏目,类似展会快报的性质,里面有参展商市场宣传方面的负责人信息。
正在服务客户的参展商手册和平面图——如果在每次展会上有已经在服务的客户参展,最好能够通过他们获得展位平面图(在为新客户服务时也要尽可能获得所有展商的平面图),上面是最新的参展商,该届展会的特装客户可以一目了然。
展会流程与准备(全面完整版)
展会流程与准备(全面完整版) (可以直接使用,可编辑全面完整版资料,欢迎下载)展会流程与准备目录一.展前准备1. 确认展会信息及预算费用2. 展位选择与布置3. 展品选择4. 参展人员确认与分工5. 携带物品与资料6. 邀请客户参展二.展会接待1. 接待注意事项2. 收集客户信息三.展后跟进与分析总结1. 客户资料整理与分配2. 联系跟进客户3. 总结与效果分析一.展前准备1. 确认展会信息及预算费用了解展会的承办单位,举办时间与地点,影响力,往期效果与反馈,最好选择效果比较好影响力比较大的展会。
同时与展会代理商了解参展价格及参加展会的相关费用,并做好展会预算. 如展台设计费, 差旅费,广告费, 宣传赠品费等。
2. 展位选择与布置1)选择出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段2)避免死角,长排中段,有墙柱障碍等展位。
3)对人流方向进行预测,以决定最佳的展台展示方向。
4)了解附近展位的厂商信息和展示方式,并作出必要的设计调整。
3. 展品选择1)公司主打产品。
2)具有技术代表性的产品。
3)较具有竞争优势,能吸引客户的产品。
4.参展人员确认与分工根据公司的规定来确认参加展会的人员。
参展人员需要提前了解展览必要常识(当地风俗礼节、展会性质、目标客户锁定等),行为规范和礼仪,职责分配和合作沟通,活动时间表产品知识及常规问题的统一回答,确认各项展前工作任务安排与落实。
此外,还需要加强学习产品知识及行业知识,了解每一款产品的特性及卖点,加强业务谈判技巧及灵活性。
5. 携带物品与资料展示样品,空白PI(合同),报价单,证书,产品画册,宣传海报及易拉宝,参展人员名片,名片收集箱,电脑,本子,笔,订书机,计算器,透明胶,咖啡茶水,小礼物。
6. 邀请客户参展在公司各网站上展示展位信息,可通过邮件,,和Skype, WhatsApp, Viber, Line, Wechat 等在线聊天工具发送邀请函对新老客户进行邀请到展位。
会展策划流程
会展策划的内容和基本流程一、会展策划的内容会展策划行为离不开市场,策划者必须以市场为导向,利用各种宣传、广告手段,营造商业氛围,形成市场声势,并利用各种关系和途径,建立起庞大的展览营销网络,进行广泛的市场推广和招展,最终令目标客户纷纷前来报名参展。
在整个策划活动中,以专业的展览服务,赢得买家和卖家的支持与信赖十分重要。
会展策划会展的效果评价与测定计划、实施、评估,是现代经营管理的三个步骤。
会展的效果评价与测定是全面验证会展策划实施情况必不可少的工作。
当整个会展策划、实施工作结束后,会展人员应及时进行评估,总结经验,寻找问题,并写出评估测定工作总结报告,为以后会展工作准备可借鉴的历史参考文献,不断提高会展策划的水平。
会展评估工作一般可分为以下两个方面:一是对展览环境、对展览筹办工作及展览后台工作的评估,这一部分工作在展览会结束时完成;二是对展台工作及展览前台工作进行评估,这一部分比较复杂,先在展览会结束时针对展台工作进行评估,然后在展览的后续工作过程中,跟踪评估。
二、会展策划的基本流程会展策划的基本流程。
1.成立策划小组会展策划工作需要集合各方面的人士进行集体决策,因此,首先要成立一个会展策划小组,具体负责会展策划工作。
一般而言,会展策划小组应由以下几种人组成。
人才。
一般由总经理、副总经理或业务部经理、创作业务主管。
又叫总监、策划部经理等人担任。
在会展公司里,业务主管(贸易展示会经理)具有特殊地位,他是沟通会展公司与展会服务承包商、参展商的中介,一方面,他代表会展公司与展会服务承包商、参展商等洽谈业务;另一方面,他又代表展会服务承包商、参展商等监督会展公司一切活动的开展。
策划人员。
一般由策划部的正副主管和业务骨干来承担,主要负责编拟会展计划。
文案撰写人员。
专门负责撰写各种会展文案,包括会展常用文书、会展业务社交文书、会展业务专用文书、会展业务推介文书、会展业务事务文书、会展业务合同协议文书、会展业务法律文书等。
展会接待客户方案及流程
展会接待客户方案及流程展会接待客户方案及流程方案:展会接待客户需要提前进行充分准备,制定完善的接待方案和流程,以确保客户在展会期间得到最大的关注和服务,以便更好地促进业务的发展。
接下来是一个展会接待客户的方案,希望能对您有所帮助。
一、接待前准备1. 确认客户的需求和来访时间,预留好展位、讨论区等资源。
2. 分配专责人员,安排好工作任务,明确各自职责和工作协作方式。
3. 提前准备好展位展示资料、产品手册、业务资料等,以便给客户展示和解释。
二、接待流程1. 安排专人进行客户接待,起到双重效果,一是增强客户对公司的印象,二是方便客户获取展位咨询。
2. 主动去迎接客户,并热情握手、问好,引导客户进入展位。
3. 向客户介绍展品、展位布局以及公司的产品、文化、历史等概况。
4. 简单分析业务环境及产品的市场竞争优势,并解答客户疑问。
5. 了解客户意向及需求,积极推介公司的产品、解决方案和服务,并提供个性化的咨询。
6. 如果有特别需求或要求,及时向高级管理层汇报,确保客户的要求得以满足。
7. 向客户派发公司介绍资料和名片,并邀请客户到公司总部或花园进行深入的商务沟通和交流。
三、接待后跟进1. 及时记录与客户的关键时刻和询价交流,通过电话、邮件或其他传媒方式与客户保持联系。
2. 确认客户提出的问题和要求,并向各部门及时转达,做好相关的售前售后工作。
3. 对于感兴趣的潜在客户,积极追踪,为其提供更加完善的解决方案,并与其建立长期的合作关系。
以上是展会接待客户的方案及流程,希望能对您有所帮助。
展会接待客户需要积极沟通,全方位的定位对于公司品牌和形象的提升起到了至关重要的作用。
展览会活动策划方案(精选5篇)
展览会活动策划方案(精选5篇)展览会活动策划方案篇1第一部分展览会前的准备工作展览会的策划过程是一个综合而又复杂的过程,并不是简单的等价交换。
它是为卖家和买家提供一定的环境和场所,促使交易达成的过程。
评价一场展览会的策划,而是要涉及到众多行业和部门的,因此我们在策划展览会的时候要充分考虑到各方面的因素。
一、首先要了解展览要涉及到哪些部门,并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门,为展览会的成功举办而铺路从上述图中我们可以看到展览业促进了相关行业的发展,同时主动权又完全掌握在展览的组织策划者手中。
作为一名有着丰富展览经验的组织者来说,必须要充分的考虑到这些因素,才能使展览会达到圆满的目的。
否则其中一环没有考虑到,都要付出很大的代价。
因此要求策划者本着以上实际出发,真正意义上策划一场全面而又深度的展会。
二、项目经理制目前大多数展览公司实行的是项目经理制,即项目经理从展览会的组织确定到招展,及最后展出期间所遇到的问题的负责制。
它要求(如图1)所示一样必须要全面的掌握工作才能作为一个合格的舵手。
项目经理策划会议的前期工作市场调研:市场调研对于策划者来说,尤其第一届展览会的策划特别重要。
对于首届展览会的开展具有以下缺陷:1、没有成功召开的经验和现有模式。
2、没有创造出品牌3、没有与顾客建立稳定的关系及没有稳定的顾客群4、不了解行业市场的发展动态要求项目经理1、具有敏锐的市场调查能力和超前的市场知识,曾经有一个会展界同行说:“当别人已经占领了山头,我们没有必要去抢这个山头,我们可以另开辟路。
占领别人没有发现的山头”。
这是一个最直接的形象比喻。
策划者在策划展览本身要有这种创新意识,即对周围和未来的事业的关心与思考。
京某展览中心,在策划中国第一届零售业的展会成为我们的展会的成功典型,我们可以作为思考。
项目经理在准备策划这个展会时,不仅提前到实地考察,而且收集了大量的相关信息,确定未几年中国发展趋势,而成功的策划了这届展览,并取得了展会的延续性。
展会流程
展会流程展会前:一. 展会摊位确定有2种方式:1.参观完展会后,现场预定展会摊位(这种方式比较少,如美国OFC)2.通过第三方代理(非展览会主办机构)预定(一般是从A,B,C代理商提供的服务,随团套餐,费用等多方比较)--- 建议:选服务比较好,签证等手续办理高效,人员接送及时的商务团二. 了解展会各种信息:1.参展的时间,地点,展区分布等。
2.确定参展公司名单及展会摊位分布平面图了解参展公司的各种信息(可以从第三方代理和展会官网了解)三. 具体摊位选择:1. 是否接近东西南北门的主通道,十字路口,尽量选择人流量居多的位置2. 是否有竞争对手---- 对于国内同行,我们要尽量避开;对于国外大型品牌,我们要尽量靠近。
四.展会摊位的细节有:1. 摊位的面积:3m * 3m (标准摊位) ; 3m * 4m ; 64 平米(特装展位)室内一般的标准国际摊位为:3m*3m,提供的标准配置一般包括:一桌两椅两射灯(或日光灯),一个220V5A的插座,一个纸篓。
三面围板(2.45*95)。
--- 要了解接待台,立柜,围板等具体尺寸,方便贴海报进行宣传,如展具不够可向主场搭建商提前预订或现场租赁(现场租赁比较贵)。
2. 如何摆放和设计展具,可以和第三方确定,如到现场不满意,可自己调整。
五.展会人员及携带物品的确定:1.确定参展人数及每个人的任务分配(如:样品及宣传册的管理,费用的报销等),责任到人。
2.确定样品,宣传册的数量,重量以保证不会超重,阿联酋航空,托运最多30公斤,手提最多10公斤。
其他一般是托运23公斤,手提8公斤(办理登记时如行李超出规定的重量,尺寸要补交钱)六.如何去参加参会:1. 必须确定有港澳通行证,护照等,并确保证件的有效期,签证等手续可提供各种证件资料,交由第三方代理代办2. 确定时间(提前X天准备过去),航班等3. 提前到达展会后,先确定展位及布置,如有不当可作出相应调整,不是特别重要的物品可放在现场。
参展流程方案策划书3篇
参展流程方案策划书3篇篇一参展流程方案策划书一、展会主题[展会具体名称]二、展会目的1. 推广公司品牌和产品,提高品牌知名度和市场占有率。
2. 展示公司最新技术和产品,增强客户对公司的了解和信任。
3. 与潜在客户建立联系,收集客户信息,拓展销售渠道。
4. 了解行业最新动态和趋势,掌握市场竞争情况。
三、参展时间和地点1. 时间:[具体日期]2. 地点:[展会地址]四、参展人员1. 负责人:[姓名]2. 组员:[其他参展人员]五、展品准备1. 筛选展品,确保展品具有代表性和吸引力。
2. 确定展品的展示方式,如陈列、演示等。
3. 准备展品的宣传资料,如手册、海报等。
4. 确保展品的质量和安全性。
六、展位设计与布置1. 设计展位布局,突出公司品牌形象和产品特色。
2. 选择合适的展示设备和道具,如展板、展台、音响等。
3. 进行展位装饰,营造舒适、专业的氛围。
4. 确保展位的空间利用合理,方便参观者浏览和交流。
七、宣传与推广1. 制定宣传计划,包括线上和线下宣传渠道。
2. 制作宣传资料,如海报、手册、视频等。
3. 利用社交媒体、行业媒体等进行宣传推广。
4. 邀请潜在客户和合作伙伴参加展会。
八、活动策划1. 安排产品演示和技术讲解活动。
2. 举办主题演讲和研讨会,分享行业观点和经验。
3. 组织互动活动,如抽奖、问答等,增加参观者的参与度。
4. 与其他参展商进行合作活动,共同推广。
九、客户接待1. 制定客户接待流程和标准。
2. 安排接待人员,负责客户的引导和接待工作。
3. 准备客户礼品和资料,提高客户满意度。
4. 对客户信息进行登记和分析,跟进潜在客户。
十、参展预算1. 展位费用:[X]元2. 展品运输费用:[X]元3. 宣传推广费用:[X]元4. 人员费用:[X]元5. 其他费用:[X]元总预算:[X]元十一、注意事项1. 提前了解展会规定和注意事项,遵守相关规定。
2. 确保参展人员的安全和健康。
十二、效果评估1. 制定评估指标,如参观人数、客户意向度等。
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一.接洽阶段获取参展客户信息上门拜访客户取得客户参展相关资料明确设计图交付日期二.设计阶段与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价研究客户反馈意见并再次修改交付最后定稿之设计图及工程报价三.签约阶段同客户确定工程价格明确同客户的相互配合要求签定合同四.制作阶段根据部门工作单完成制作及准备工作安排客户到工厂实地察看制作及准备情况完成主办、主场、展馆等各项手续五.现场施工阶段现场展位搭建处理现场追加、变更项目配合客户展品进场客户验收六.展会期间及撤场阶段安排展会期间现场应急服务和增值服务配合客户展品离场现场拆除七.后续跟踪服务展会的后续总结报告为客户提供行业会展信息和分析邀请客户参观公司其他服务案例一.项目接洽阶段1.获取参展客户信息:以下一些渠道是有可能帮助获得最初步的客户信息的。
市场部将在前期对国内的主要会展信息列出一个比较详细的表格(按照行业和区域进行分类,并根据特装比例对其展览装饰服务需要进行初步的划定),业务部门可以根据各自的优势和以往资源,有侧重地选择哪个展会开展业务。
上届展览会的会刊——一般比较成熟和已经固定的展会,行业中的主要厂商基本上会继续参展,所以上届会刊是很好的渠道。
会刊资料往往登载有平面图(可以看出是否展位属于特装,一般面积在36平米以上是需要特别布置的)、展商的联系方式和简介(有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面)。
会刊资料可以配合现场实景照片进行比较,今后市场部将对重要展会的所有特装展位进行拍摄存档(数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅)。
展会专设网站——比较有规模的展会基本上建有专门的网页,一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾,有些不仅会列出上届的展商,为显示其展会效益,网上也上传一些布置得挺美观的展位照片。
行业资讯媒体——行业资讯媒体比较熟悉其行业的展会和厂商,有些专门的采访类栏目,类似展会快报的性质,里面有参展商市场宣传方面的负责人信息。
正在服务客户的参展商手册和平面图——如果在每次展会上有我们的客户参展,最好能够通过他们获得展位平面图(在为新客户服务时也要尽可能获得所有展商的平面图),上面是最新的参展商,该届展会的特装客户可以一目了然。
2.上门拜访客户:会展行业的业务特殊性在于它的客户是确定的,只是客户选择不同的供应商而已。
很多的客户会进行邀稿竞标,这些是我们可以进入的,有些供应商关系已经固定的客户我们可以以后通过机会再进入。
目前联智公司在会议整合上优势明显,有品牌知名度,但在展览上所做的市场宣传不多,没有很明显的优势,要向直接客户展开展览投标,就很需要前期主动联系。
很多时候,确实要参展的特装客户是需要展览服务的,可以进行登门拜访的。
通过对客户的交谈,详细了解客户的意图,明确客户希望展示的主题,偏爱色调,是否开辟洽谈区,需要媒介设备等。
有些客户会提供他们的公司介绍给我司,但即便有对方的公司介绍。
通过交流,我们可以得知其以往的展台情况,特别是为什么会放弃原有的合作关系,有哪些地方是不满意的。
有些客户通常邀请很多家比稿,但最后选中的方案是几个方案的集合,对于这种客户事先很难分辨。
也有个别客户已经有了搭建商,只是为了形式,或是为了通过比稿得到一份现成的设计图,最后自己另外找人做。
目前会展行业比较混乱,该种情况希望可以通过与客户交流能够提前得以发觉。
3.取得客户参展相关资料:如果得到客户的认可,同意我们为其展览提供策划设计,通常我们需要得到客户的以下资料——展馆平面图、展位面积、展商手册、客户公司介绍资料、客户公司全称、客户标准司标、客户标准字体、客户标准色标、参展产品名称规格和数量登、参展产品用电要求、重点参展产品、展位制作预算。
通常不管是何种情况,客户都会提供设计本身需要的资料,但对于我们来说,获得客户的费用运算是最关键的,在投标比稿中尤为重要。
有些客户会给一个大概的范围,但有些客户不愿透露,甚至本身也没有事先有预算。
我们可以收集该客户的以往同行业展位照进行比较,或者把一些展位图给客户参考选择,并告知其大致费用,请其选择参考。
客户一般会选择其风格和价格都比较接近的展台图。
(至于展位图的来源,业务经理可把原来的服务客户图文资料整理归类,市场部将在今后的资料收集工作中进一步完善。
)参展商手册和客户要求关系到设计师的方案是否能够达到入围中标,我们应该尽可能齐全地从客户那边获得。
展商手册涉及到了展馆的技术参数和规则要求等。
客户要求可从以下几个方面明确:展位结构、展位材质要求、色彩要求、设计重点、照明要求、展板数量、展位高度等。
4.明确设计图交付日期,制定工作计划:同客户明确首稿的交付时间和要求,会同设计师进行安排。
(目前公司展示设计人员有限,我们应该尽可能避免参与多家竞争的比稿中)。
对于大的项目,应该制定一份工作时间明细表,有需要可以提交给客户。
二.设计阶段1.向设计师转交客户设计要求并随时与客户进行展位设计的相关沟通交流为形成设计部的统一安排,业务人员应该把与客户在项目接洽中获得的客户设计要求和可能的需求风格,填写设计明细表,转交给设计部的负责人。
(今后设计人员充足,每人的风格和常用的手法不一,在不同行业的展示设计有不同的优势,有必要由设计负责人制定比较适合客户要求的设计师操作。
)在设计师出图中,业务人员应该保持同客户的随时联系,把握其可能的变化。
如果有必要,应该把设计师介绍给客户,让双方可以有直接的联系。
对于需要亲自去考察测量的场地,可以由业务人员或者设计师安排去现场。
设计师应注意同工程施工人员保持联系,了解最新的展示材料,避免设计采用的材料陈旧或者有些设计无法实地施工。
2.向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价展台初稿定下以后,会同供应商得到成本价,制作明晰的报价单。
一般展台设计的报价有一个比较细分的顺序,既是为了方便具体列项也有助与让客户明了并乐于接受,往往按照设计图从天到地或者从外到里按顺序罗列,防止漏掉项目。
在报价中要对材料、颜色、形状及尺寸进行尽可能完整的描述。
一份完整的报价就是一份详细的工单,便于把握施工成本核算及施工的准确性。
展览设计承建中,有一部分费用是可以由客户自己向展馆支付的,但往往实践中都是展览公司代交的,应在报价中凡代场馆收费的项目一定要注明,比如电箱申请、场地管理费等。
有些客户要求在提交设计图时同时附上设计说明,但有些要求比较简单,只要看到实际的效果图就可以;一些形成规模的企业比较注重形象宣传,尽管没有明确要求设计图附有说明,但从今后正规化考虑,应该提倡设计师写设计说明。
一般可以就展位风格、材质说明、展位功能、色彩说明、照明说明、设计重点等几个方面进行阐述。
交图时,如果能够安排设计师一起同客户见面的就好,可由设计师向客户说图,解释该方案的卖点和最大的与众不同。
3.研究客户反馈意见并进行再次修改客户如果是多家比稿的话,就会有一番筛选。
如果要求我们继续修改,那么应仔细了解其真实意图。
有些客户经过第一次接触后,即便是原来对展览陌生的要说出个一二来。
应仔细同其沟通。
如果客户要求重新以不同风格再次出图,应该综合具体情况。
4.交付最后定稿之设计图及工程报价三.签约阶段1.同客户确定工程价格在报价确定价格时,一定要保证所有的材料和特别要求公司是能够做到的。
否则一旦客户确认而现场无法达到要求的话,将造成不好影响。
2.明确同客户的相互配合要求展馆现场搭建的时间一般都比较紧张,只有2-3天的安排,这其中还有客户的展览产品需要布置,有时涉及到需要提前申报的事宜,应同客户协调好双方负责的范围。
3.签定合同四.制作阶段1.根据部门工作单完成制作及准备工作根据具体项目的需要,安排AV设备、木工结构制作、地毯供应商、美工制作等部分按照设计图的要求和客户的制定进行制作。
注意在制作过程中如果有变动,应及时同设计师联系,有需要业务人员应照会客户。
2.安排客户到工厂实地察看制作及准备情况一般客户确认最后的效果图后就只是等待到时进场,有些项目较大或者是客户特别注重的项目会在制作中进行监督,我们应做好安排其到公司或工厂间参观的准备。
3.完成主办、主场、展馆等各项手续有些项目应该是要于开展前向展馆或者主办方进行申报的,如果该部分工作是由我们来完成就要就定水、电、气与客户确认,并向主办方提供必要的材料,如电图等进行审批。
对于某些特殊用材如霓虹灯、高空气球等等还要进行特别的审批。
五.现场施工阶段1.现场展位搭建现场施工的好坏决定了项目设计是否得到了实现。
现在有很多的展览公司只注重设计不注重搭建,造成了客户的不满,这也是展览服务中经常有客户更换供应商的原因。
一般在搭建中客户也会在现场布置展品,此时最好具体负责该项目的业务服务人员能到现场陪同,有必要,设计师也可以到现场监督施工,并同客户即时交流。
尽管实际的效果不能马上体现,但是很多客户希望能得到这样的服务。
如果业务人员确实有原因不能在现场,应该把负责搭建布置的联系人介绍给客户。
2.处理现场追加、变更项目现场中经常会有一些设计中本身没有预料到的情况出现,而且客户也会临时提出一些要求。
如果是由于公司本身的原因造成的,应即时进行更改,如果是客户额外提出的,应保证首先满足其合理的要求,同时对追加的部分要求客户签收补充到总项目款项中。
3.配合客户展品进场实践中往往是先把展台结构布置好以后再安排展品入场的,现场的工作人员一定要注意为客户服务,配合其展品进场。
4.客户验收所有的搭建工作完成后,要进行展位的卫生清洁,该项工作主要能安排我们的工作完成好,直到客户验收完,确保次日的开幕。
(应注意有些时候自己展台搭建完成的较早,所有工作都结束后,大家都以为没事了,但隔壁展位的施工会造成展台卫生和展品摆放等受到影响)六.展会期间及撤场阶段1.安排展会期间现场应急服务和增值服务在开展期间,主要是客户的接待工作,但很多时候会需要对展台进行维护和临时配置东西。
业务负责人员和一二个工人应在现场进行应急服务。
从客户方来讲,他很是希望能够在展览期间有展览公司的人在场,并且最好是他熟悉的,能够有需要的时候随时可以得到解决。
客户在现场的工作人员应该有我们的现场服务人员的最直接的联系方法。
增值服务方面可以很广泛,有些业务人员在现场帮助客户做接待工作,外语水平好的可以充当翻译服务,甚至可以帮助客户发送资料、安排客户间见面等。
2.配合客户展品离场和现场拆除展览结束后,应首先配合客户把展品撤离现场,再进行展位的拆除,如果客户对有些材料需要再次使用的,应帮助其大包运输;如果是需要我们保存的,应主要拆装。
3.退回前期预付的相关费用完成工程后,应即时进行成本总结,向展馆或主办方退回事先预付的电箱申请、通讯押金等费用。
七.后续跟踪服务作好后续服务是赢得回头客的重要原因。
许多公司认为展会有些要间隔半年一年的才举办一次,展会结束了也就中顿了与客户的联系,从而忽略了对客户的关怀。