文件与资料管理程序(含流程图)
开工前各单位需办理准备的文件及资料流程图
开工前各单位需办理准备的文件及资料开工前业主应办理的文件及资料编制可研报告，取得发改委“立项批复””取得国土局“用地预审意见”取得环保局“环境评估审查意见”取得规委给发改委的“规划意见函复”取得规委给建委的“规划意见函复”取得建委的“选址意见通知书”取得发改委的“招投标方式通知书”委托招投标代理公司完成设计招投标，发出中标通知书，取得规委给的“设计招投标备案回执”取得规委的“规划意见通知书（选址）”完成方案设计，取得规委的“设计方案审查意见””完成初步设计及概预算编制，取得发改委的“初步设计及概预算审查意见”取得规委的“钉桩通知单”，委托测绘院钉桩，取得“钉桩成果通知书”取得规委的“用地规划许可证”取得建委的“征地计划通知书”取得国土局的“建设用地批准书”完成人防报批图纸设计，取得人防办的“人防设计审查意见”完成消防报批图纸设计，取得消防局的“消防设计审查意见” 完成园林报批图纸设计，取得园林局的“园林设计审查意见” 委托编制交通影响评估报告，取得交通委的“交通审查意见” 委托勘察院进行地质勘探或委托招投标代理公司完成设计招投标，发出中标通知书，取得建委给的“勘探招投标备案回执”取得“地质勘探报告”取得建委的“年度施工计划通知书”设计院完成规证报批图纸设计，取得规委的“工程规划许可证”与原土地方完成安置补偿工作，签定“安置补偿协议”完成水、电、气、暖、信、路等市政供源方案设计，取得市政 院的“市政供源方案” 取得园林局的“树木伐移许可证” 设计院完成全套施工图设计，取得审查机构的“施工图审查合格证书”取得国土局的“国有土地划拨决定书”取得建委的“拆迁许可证”及“渣土消纳许可证”委托招投标代理公司完成完成监理招投标手续，发出中标通知书，取得建委“中标监理公司及监理合同备案回执” 取得国土局的“国有土地使用证”开工前施工单位应提交的资料清单一、施工企业资质证书、营业执照及注册号(复印件)； 二、国家企业等级证书、信用等级证书 (复印件)； 三、施工企业安全资格审查认可证 (复印件)； 四、企业法人代码证书(复印件)； 五、质量体系认证证书(复印件)；六、工程预算书、工程中标价明细表 (复印件)； 七、工程项目经理、主任工程师及管理人员资格证书、上岗证 (复印件)； 八、经各部门负责人签认的施工组织设计(施工方案)；九、施工组织设计中开列的按进场的第一批施工机械设备的名称、规格、性能、型号、数量；十、水准点和坐标点的复核记录取得国土局的“国有土地划拨决定书”委托招投标代理公司完成完成施工招投标手续，发出中标通知书，取得建委“中标施工单位及施工合同备案回执”委托拆迁公司完成现场三通一平建委踏勘现场，取得“现场勘察合格通知书”资金到位，取得银行出具的“资金证明”完成节能监督登记手续，取得“节能备案回执”完成安全监督登记手续，取得“安监备案回执” 完成质量监督登记手续，取得“质监备案回执”至此完成本项目所有政府部门审批手续，进入现场施工阶段取得建委的“施工许可证”取得人防办的“人防施工图备案回执”十一、施工组织设计（必须经公司总工程师审批。
文件与资料控制程序及流程图
3.2程序文件：展现品质/环境管理体系各项作业流程之文件；
3.3指导文件：使用或操作之说明书或各项材料之规格书；
3.4表单：执行相关工作时所使用之空白表格；
3.5受控文件：受更改、分发、回收控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有
「受控文件」章；
3.5作废文件：文件经过修订或废止，不是最新有效版本文件，盖有「作废」章。
5.2.3表单之保存作业：所有第一次制订之表格经有关部门主管核实后，发电子档给文控中心，直接由文控中心统一保管，收集于表单正本资料夹中。
5.3文件分发、回收作业
5.3.1凡经颁布发行之文件由文控中心影印适当份数盖「受控文件」章，经文控编号后发行使用,并请使用部门文件管理人在《文件分发与回收记录表》分发记录栏中签收，文控中心建立“受控文件一览表”管理，文件正本反面盖「受控文件」章保存；
5.1.4文件生效日期依文件规定的生效日期为准，但规定的生效日期不可在文件发行日期之前，如文件无规定生效日期的依文件发行日期为生效日期。
5.1.5文件纲领：
品质手册、支持文件、表单依实际需求进行编写，程序文件原则上依下列项目内容编写：
1、目的
2、范围
3、定义
4、职责
5、程序
6、相关文件
7、相关表单
8、附件
6．相关文件
无
7．相关记录
7.1文件分发与回收记录
7.2受控文件一览表
7.3外来文件一览表
7.4文件申请单
7.5受控文件借阅登记表
8．附件
8.1相关印章
受控文件章作废文件章
外来文件章参考文件章
8.2文件控制流程图
文件控制流程图
IATF16949文件资料管理程序含表单
IATF16949文件资料管理程序含表单开始阅读文件资料管理程序1.0 目的规定公司的文件在受控状态下运行，确保质量管理体系文件在使用及流转过程中的有效性。
保证各使用场所获得适当且为最新版本文件，避免误用失效和作废的文件。
2.0 范围适用于本公司质量管理体系文件，包括适用外来技术和质量文件、电子文件的管理。
3.0 职责部门（个人）职责总经理1、负责质量手册的批准管理者代表1、负责质量手册的审核2、负责程序文件和管理类文件的批准品质部1、负责编制、会审、修订管理手册和程序文件2、负责管理手册、程序文件和管理类受控文件资料的发放、管理和协调作业3、编制和及时更新质量体系《受控文件清单》技术部1、负责技术类受控文件的编制、审核、批准2、负责技术类文件的发放、管制与协调作业3、负责外来技术文件的登记、发放。
各部门1、负责本部门质量体系三、四级文件及记录表格的编制、审核2、所有已生效的文件在本部门得以贯彻执行，并管理本部门的文件3、编制并及时更新本部门《受控文件清单》4.0 程序4.1公司受控文件结构规定4.1.1第一级：质量手册（包含质量目标、过程绩效指标、质量方针）。
将公司质量管理目标与质量保证体系整合，说明做哪些工作来确保质量运行符合TS16949 要求，用字母“A”表示类别。
4.1.2第二级：详述如何进行及完成质量手册内所表达的各类程序文件，用字母“B”表示类别。
4.1.3第三级：各类管理制度，规范等，用字母加数字“C1”表示类别，加工图、工程图纸、作业指导书、质量检验标准、包装作业指导书、QC工程表、工程变更通知书等各类作业文件、标准，用字母“C2”表示类别。
4.1.4第四级：表单、记录。
为验证质量体系有效运作，而对各个事项持续不断加以记录，用字母“QR”表示。
4.1.5受控文件：分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制的文件，以保证文件始终反映现行要求。
4.1.6非受控文件：分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求的文件。
实验室文件和资料控制程序(含表格)(参照模板)
文件和资料的控制程序1．目的：对与本实验室质量管理体系相关文件进行控制，确保各相关场所得到有效版本，并确保组织质量管理体系相关文件得到正确的使用。
2．范围：适用于与质量管理体系相关文件和资料的控制。
3．职责：3．1主任负责批准发布质量手册（含质量方针及质量目标）；3．2技术负责审核质量手册（含质量方针及质量目标）；3．3技术负责人审核质量管理室分程序文件，质量负责人负责审核管理部分程序文件；3．4各部门负责本部门相关文件的编制、使用和保管；3．5质量管理室总体负责组织质量体系相关文件的制订、编号、保管等管理工作和定期评审。
4．程序：4．1文件分类4．1．1第一级文件：质量手册（含质量方针、质量目标）。
4．1．2第二级文件：程序文件。
4．1．3第三级文件：作业指导书及各类检测标准、规范，与质量管理体系相关的外来文件，各种质量记录、技术记录文件。
4．2文件编号4．2．1质量手册编号：GYDS-QM-××（××表示版次，手册中各章以章节号区分），例如：GYDS-QM-01表示组织质量手册第一版。
4．2．2程序文件编号：GYDS-QP-××（××表示顺序号），例如：GYDS-QP-05表示组织编制的第5个程序文件。
4．2．3作业指导书、规范、制度编号：GYDS-QI类型-×××（×××为顺序号）。
4．2．4各程序文件后所附质量记录的编号：GYDS-QR-×××（×××为顺序号）。
其它质量记录可不编号,而以其名称作为标识.4.3 文件的制定与审批4.3.1质量负责组织编写《质量手册》，技术负责审核，实验室主任批准。
4.3.2质量负责组织编写和审核管理类程序文件，实验室主任批准。
4.3.3技术负责组织化学分析室编写和审核技术类程序文件，实验室主任批准。
ISO9001文件控制程序(含流程图)
文件控制程序（ISO9001-2015）1.0目的确保管理体系在组织内能够有效落实，对管理体系所要求的文件予以控制；通过相关文件的编号、版本、类别、分发、回收、修订和批准等活动进行规划，防止作废的文件非预期使用，保持现场操作中的文件版本是最新、最有效。
2.0范围本程序适用于本公司的文件（包括外来文件）的控制。
3.0定义与术语3.1文件：信息及其承载媒体；3.2顾客图面资料：指顾客提供的产品组装图、部品表、包装资料、说明书、及各种标签。
4.0职责4.1总经理负责质量手册批准，副总经理负责质量手册审核及程序文件的批准；4.2管理者代表负责制订质量手册及三级文件的批准；4.3文控中心负责公司体系文件、外来文件的登录、发放、回收、作废；4.4各部门负责程序文件、工作文件、表单的编制、使用及保存、外来文件的收集；4.5文控中心责接收顾客图面资料及登记并转交给开发部进行转化；4.6工程部负责技术文件的审批、控制、发放、回收、作废；5.0作业流程5.1文件的分类a.受控文件:凡质量管理体系运行的部门（含提供认证机构）、场所、班次，使用的文件均为受控文件，包括：质量体系文件：如质量手册、程序文件和其它质量文件（表格、报告等）。
管理文件：如制度等。
技术、支持性文件：如工程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。
外来文件：国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。
b.非受控文件凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件，如行政任命、事务性通知等。
因评审、考察等用的，向上级机关或顾客提供的质量体系文件，均为非受控文件。
“非受控”文件，更改不通知，作废不回收。
c.文件层次分灰a.一阶文件：质量手册；b.二阶文件：程序文件；c.三阶文件：检验标准、技术标准、作业指导书、设备操保保养规程、日常管理制度、管理办法等；d.四阶文件：记录表单；5.2文件编号a.由文件起草人到文控中心申请文件编号；b.文件编号要求：b1.一阶文件编号要求(1)□□□□—01—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如质量手册b2.二阶文件编号要求(1)□□□□—02—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程b3.三阶文件编号要求(1)□□□□—03—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程b4.四阶文件（表单记录）编号要求二阶文件表单记录编号要求(1)□□□□—□□；①二阶文件编号②表单的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程表单三阶文件表单记录编号要求(1)□□□□—□□；①三阶文件编号②表单的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程表单4.2.5文件版本要求当文件更改时文件版本按照001、002、003……规律更新c.部门代码部门代码部门代码总经办01 资材部06管理部02 资材部/采购课0601 管理部/稽核课0201 资材部/物料课0602管理部/品管课0202 生产部07管理部/业务0203 生产部/生管0701 工程部03 生产部/一课0702 工程部/LED课0301 生产部/二课0703 总务部05 生产部/三课0705财务部08 生产部/五课0706内贸部09d.外来文件编号直接引用外来文件的编号。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1 目的对本公司质量管理体系文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保体系运行过程中所使用文件的正确性、统一性和有效性。
2 范围适用于本公司质量管理体系中所有的内/外部文件和资料，包括系统文件、技术文件、表单记录、相关资料的管理和控制。
本程序规定的文件类型不包括公司制定的行政管理类文件（如规章制度、管理规定等），但这些文件可以参考本程序的要求进行管理和控制。
3 职责3.1技术科：对公司内所有受控文件发放、回收、销毁及原稿保存等事项负总责；3.2质检科：对公司内所有表单记录的收集、分类归档、销毁和保存等事项负总责；3.3各部门：负责各部门内部相关文件的编制、使用和管理，详见表1。
4 定义4.1 按管理方式按文件管理方式，可分为“受控文件”和“非受控文件”。
4.1.1受控文件：文件的编制、发放使用、修改、作废等都受到控制的文件，文件的持有者会随时收到该文件的更改信息。
受控文件应有名称、版本号、修改状态、受控标志等。
如：手册、程序文件、管理办法、制度、法规、标准、规范、作业指导书、图纸、流程图、工艺加工卡等。
4.1.2非受控文件：文件发放后不控制其使用、修改、作废、处置的文件，文件的持有者不会收到该文件的更改信息, 非受控文件应有名称、编号等标志。
如：一般的计划、通知、日常记录表单（╳╳登记表、╳╳记录表等）、清单、宣传资料等。
4.2 按类型(内容或来源)按类型可分为“外来文件”、“系统文件”、“技术文件”、“表单记录”、“资料”等，见下表1。
表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理系统文件 方针、目标 总经理 高层管理 总经理质检科质检科 手册文件 质检科 高层管理 总经理程序文件 责任部门责任部门负责人总经理相关文件 责任部门责任部门负责人总经理技术文件 产品设计文件 技术科技术/质量负责人总经理技术科技术科 产品工艺文件 技术科技术/质量负责人总经理作业指导书 技术科生产/质量负责人总经理产品规范 技术科 技术负责人 总经理检验标准、规范 技术科生产/质量负责人总经理品质标准文件 质检科（采用）质检科负责人 / / 技术科表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理外来文件 客户提供设计文件技术科（采用）技术科负责人 / 供应商提供资料 供应科（采用）供应科负责人 / 法律/法规资料劳资财务科（采用）劳资财务科负责人/相关记录表单 责任部门 责任部门负责人/质检科质检科资料 责任部门 责任部门负责人/责任部门4.2.1外来文件：指取自外部的法规、规范或标准等，被本公司需要用来在质量管理体系运行中引用的文件。
文件资料管理程序 (whale)
编写：文件号：审核：版本/修改：A/1批准：页次：1/51.0目的本程序规定了与质量管理体系运行有关的任何媒体形式的所有文件和资料的控制要求及方法，确保各工作场所使用有效版本的文件。
2.0范围本程序适用于我公司质量管理体系运行有关的所有文件和资料的控制，也适用于顾客提供的图样或规范等外来文件的控制。
3.0定义狭义文件是指书面文件；广义文件是指书面文件、电脑软件、光盘（磁盘）、样品等。
本公司所指为广义文件。
4.0职责4.1质量部文控文员(DCC)负责受控文件的登记、发放(范围确定)、回收和组织外来技术文件的评审工作的汇总；4.2 质量部质量系统工程师(QSE)负责协调相关部门对QMS文件的编制，修改；5.0程序5.1 文件的编制和审批(如上描述)5.2 文件的编号及标识5.2.1文件的编制准则：a）质量手册（一级文件）b）程序文件（二级文件）c）管理办法、制度、规范、规程等（三级文件）d）技术文件和相关资料（包括外来文件和资料）（四级文件）e）与管理体系有关的记录表单5.2.1.1质量手册、程序文件、各部门编制的管理办法、制度、规范、规程，以及技术部编制的、外来的技术文件和相关资料，由质量部按如下要求对其进行编号，并建立《文件清单》。
各部门需严格执行文件的编号申请、受控登记、统一发放等。
编写：文件号：审核：版本/修改：A/1批准：页次：2/5一级文件：质量手册：CP- ISO/TS-2006CP---企业名称；ISO/TS---质量手册；2006---年份。
二级文件：程序文件：CP-QP -XX-1CP---企业名称；QP---程序文件；XX---ISO标准章节号；1-流水号.三级文件：管理办法、制度、规范、规程等：CP–QE-01；CP-QE-RS-01四级文件：技术文件、工艺文件等：JS-BM-LB01JS---部门简称；BM---文件类型，LB01---客户代码(客户代码在《客户名录》5.2.2文件的标识以印章来表示受控状态a）管理文件/技术文件发放给公司职能部门或供方，外协图样及外来法律、法规、技术资料−−“受控文件”。
施工单位项目部工程资料管理内容及流程图
施工单位项目部工程资料管理内容及流程图
01
需要管理的文件及资料
02
文件及资料管理的原则及基本要求
（2）文件信息管理原则
（3）文件信息管理原则
工程资料是工程建设和工程竣工交付使用的必备条件，也是对工程进行检查、验收、管理、使用、维护的依据。
工程资料的形成与工程质量有着密不可分的关系。
在工程资料的组织协调管理工作中，总承包将严格遵照按照XX市建委、监督站、XX市城市档案馆的规定以及国标系列工程质量检验评定标准的要求进行。
（4）资料管理基本要求
工程资料应随施工进度及时整理，按专业系统归类，认真进行填写，做到字迹清楚，项目齐全，记录准确、真实，且无未了事项。
具体措施如下：加强对各分包单位资料员的培训，明确资料管理的职责。
落实资料管理的办法，总承包定期对分包资料进行检查。
03
资料保密
（1）保密原则
04
文件及资料管理的流程（1）文件管理流程
A、总承包内部文件发文管理
承包内部文件发文流程B、与业主、监理往来文件收发管理
向业主发文管理流程
C、与业主、监理往来文件收发管理
向监理发文管理流程
业主、监理来文管理流程D、与分包单位往来文件收发管理
总承包项目经理部向分包单位
发文流程
总承包各职能部门向分包单位发文流程。
行政部档案管理流程、制度、图表，建议收藏
⾏政部档案管理流程、制度、图表，建议收藏阅读导航→01 档案管理⼯作流程02 档案管理制度03 档案管理图表⾏政部档案管理⼯作流程1 档案借阅管理流程档案借阅管理流程图档案借阅管理流程关键点说明表档案管理⼯作流程图档案管理⼯作流程关键点说明表3 档案销毁管理流程档案销毁管理流程图档案销毁管理流程关键点说明表档案管理制度1 公司档案管理制度公司档案管理制度第1章总则第1条⽬的为加强本公司⽂书⽴卷⼯作，规范公司档案管理，特制定本制度。
第2条适⽤范围本公司在⽣产经营活动中形成的各种有保存价值的⽂字材料，均应按规定进⾏管理。
第3条管理部门1．⽂书结案后，原稿由⾏政部部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。
如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经⽂书管理部门主管同意后妥善保存，⽂书管理部门以影本归档。
2．各分公司档案分类⽬录及编号原则，由公司办公事务部门统⼀制定。
第2章档案管理第4条⽂件点收⽂件结案移送归档时，应根据如下原则进⾏点收。
1．检查⽂件的⽂本及附件是否完整，如有短缺，应⽴即追查归⼊。
2．⽂件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。
3．⽂件的处理⼿续必须完备，如有遗漏，应⽴即退回经办部门科室。
4．与本案⽆关的⽂件或不应随案归档的⽂件，应⽴即退回经办部门。
5．有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将⽂件归档处理。
第5条⽂件整理点收⽂件后，应对⽂件按照以下⽅式进⾏整理。
1．中⽂直写⽂件以右⽅装订为原则，中⽂横写或外⽂⽂件则以左⽅装订为原则。
2．右⽅装订⽂件及其附件均应对准右上⾓，左⽅装订则对准左上⾓、理齐钉牢。
3．⽂件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划⼀。
第6条档案分类1．档案分类应视其内容、部门组织、业务项⽬等因素，按部门]⼤类、⼩类三级分类。
先以部门区分，然后依案件性质分为若⼲⼤类，再在同类中依序分为若⼲⼩类。
2．档案分类应⼒求切合实⽤。
MP-42-01文件、资料管理程序(01)分解
F、行距：采单倍行距。
G、程序文件格式及章节编号：
1、目的（说明该程序的控制目的、控制要求）
2、范围（明确该程序所规定的内容和所涉及的控制范围）
3、定义（若需要，应给出与该程序有关的术语和定义）
4、职责（规定实施该程序的主管部门/人员的职责和各相关部门/人员的职责）
4.1
4.2
5、程序
5.1
5.2
C、材料不再使用，相关的控制文件、应急准备与响应文件等无参考价值；
D、其他不适用且无参考价值的相关文件。
5.5.2文件、资料废止时由原制订部门开出[文件补发/废止申请单]会签文管室，由文管室负责回收废止文件并盖“文件废止章”。
5.5.3废止文件只需保留原件，其复印件由文管室进行不定期销毁，废止文件原件/废止资料保存3年后，由文管室统一进行销毁，废止文件/资料电子档由文管室进行标示永久保留。
5.4.4修订后文件须重新会签核准。
5.4.5文件签核完后，所有制订发行的文件一经文管室发行，制订部门必须将其电子档发送到文管室及公司文件备份服务器上进行存档。
5.5文件、资料的废止
5.5.1文件、资料的废止时机：
A、不再继续生产某一型号产；
D、有成效的制程或品质改善措施应转化到作业规范；
E、管理系统建立的需要。
5.3.2文件的撰写
A、文件模板：手册、程序文件、作业指导书使用标准模板编写；表单由各使用部门制订适用格式，但所有体系受控表单须在左下角注明表单编号及版本号。
B、纸张大小：手册、程序文件统一使用A4纸张，纵向排列；作业指导类文件及表单优先采用此标准，但可依实际需要采用A3或A5纸，纵向或横向排列。
6、流程图（略）
7、相关/支持性文件
7.1《记录管理程序》
001文件与资料管理程序OK
1.目的:使品质系统所有文件与资料得以管制，以确保各相关部门能够及时获得正确有效的文件与资料。
2.范围:与本公司品质系统相关的公司内外提供的相关文件与资料均适用。
3.权责:3.1内部文件与资料制订、废止与收发管制权责表：3.2外来文件与资料，若为客户提供之承认书、图纸与相关技术资料由工程课长审核，且于工程课保存（除图纸外），其它资料由管理代表审核，由文管中心保存。
3.3文件审核过程中发现问题，如有手改现象，由审核人在手改处签名确认。
4.定义:4.1一阶文件：品质手册，说明品质系统原则与管理重点之系统指导文件。
4.2二阶文件：程序文件，供管理者控管跨部门作业流程之文件。
4.3三阶文件：作业规范，规范作业者行为工作标准或指导书。
4.4四阶文件：品质记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书。
4.5外来文件：外来标准、法规及有关的技术资料。
5.作业内容:5.1作业流程图(如附件一)。
5.2文件制作规范：本规定限于二阶文件适用。
5.2.1封面制作规范：封面必须包括(见附件二)。
5.2.1.1中英文厂名：至一制品实业有限公司Mind Well Design Mfr. Ltd；5.2.1.2文件名称：一、二阶文件名称；5.2.1.3文件编号：详见文件编号规则(5.5)；5.2.1.4制订单位：见5.5.2部门代码中单位名称；5.2.1.5版本／次：详见5.6相关内容；5.2.1.6总页数：详见5.6相关内容；5.2.1.7制订日期：制作文件的时间；5.2.1.8发行日期：以所盖文件发行章的日期为准；5.2.1.9核准、审核及制订人签名：核准、审核人必须签名或盖章作实。
5.2.2内页制作规范：必须包括(见附件三)：5.2.2.1厂名：必须注明，位于外框最左上角，使用黑体20号粗体字。
5.2.2.2文件名称：位于正文及厂名之间左端，使用黑体22号粗体字。
5.2.2.3文件编号，版本/次及页次位于正文及厂名之间右端，使用黑体14号字。
文件与资料管理程序
广州金鹏集团有限公司企业标准Q/JP92.105.002.023文件与资料管理程序2004年12月8日发布 2004年12月8日实施金鹏集团企业管理部发布文件与资料管理程序文件与资料管理程序1.目的为规范公司的工作流程，使公司所有部门都能及时地获得有效的最新文件，提高办事的效率，确保本公司文件与资料能迅速、准确地流通。
2.范围本程序适用于质量管理体系的运行中有关质量活动的文件的控制和管理。
3.权责4定义4.1文件与资料：本程序的文件与资料是指和质量体系相关的文件和资料。
4.2质量手册：质量手册是系统文件的一部分，提纲掣领地说明公司质量系统的规定要项，并勾划出公司质量系统的概况。
4.3程序文件：程序文件是执行质量系统运作的流程步骤，它将国际标准条文的精神与公司的实际作业情况相结合并加以规定。
4.4作业指导书：每一质量程序文件规定的流程步骤均可合理地执行，但必要时，也可视其复杂程度，将某些流程、步骤的细节规定，例如作业指导书、检验规范等。
4.5表单：表单是为了有效地记录程序文件所规定的关键作业，或作业指导书的执行参数，并考虑执行权责的设定，所建立的供使用的明确格式。
4.6外来文件：凡外部所提供的文件资料，如：图面、标准、技术资料等。
5作业内容5.1文件的制订、修改、作废与文件的分发5.1.1文件的制订、修改、作废操作见流程图（一）；当组织结构和产品进行大的调整或质量管理体系版本升级时，各部门文件修改较大，企业管理部将对体系文件重新进行策划，管理者代表审批后，各部门将按批准后的计划进行文件修改不填写《文件修改、制订、作废申请单》。
5.1.2文件的分发、回收操作见流程图（二）；5.1.3质量方针、目标的制订、修改：5.1.3.1公司质量方针、目标的制订见《质量手册》；5.1.3.2各部门将公司的质量目标分解后，填写在《质量目标管理表》上，报管理者代表审查，主管副总裁批准；5.1.3.3当部门质量目标需要修改时，由责任人填写《文件修改、制订、作废申请单》，报管理者代表审查，主管副总裁批准。
文件与资料管理程序
（例如：操作指引、检验标准）
4.4.第四阶文件(指使用表单)：
用于记录各项活动的经过、结果或证据。(例如：检查表、检验报告、培训记录等)。
4.5.外来文件：非本公司制定的，且用于执行和参考的标准或资料。
5.内容：
5.1文件制订、修订、废止管理
5.1.1.3.1文件编号依【文件编号管理指引】规定办理。
5.1.1.3.2所有文件应有统一封面（附件一）。
5.1.1.3.3文件格式标准详见附件.
5.1.1.4版本之制订：第一次制订为版本〝A0〞
5.1.1.5轻微修订（字面上修改、个别条款修改和增删等非系统修改）时，提升数字版本，如：由“A0”提升为“A1”）
5.5.4各类发行文件未加盖〝受控文件副本〞者视为无效文件。
5.5.5接受文件单位，应在[文件签收记录表]签名确认。
5.5.6由于部门扩增等原因，文件需要申请补发时，须填写[文件增/补申请单]向文控中心提出申请。发放后须在[文件签收记录表]上备注原因。
5.5.7暂行文件由责任单位制定，经文控中心盖“暂行：”（上填写终止日期）盖发行，有效期限一个月，若超过有效期限，文件仍有需求时，请发行单位以[内部联络单]形式通知文控和相关部门，若不再需求，则由发行单位通知文控收回，作废。
b)质量手册作废后正本保存二年，程序文件作废后正本保存二年，作业指导文件与表格作废后正本保存一年。
c)技术性文件（如设计图纸）作废后正本保存二年；
5.7.3发行文件其作废、销毁作业，由文控中心以碎纸机销毁或在正面打╳当回收纸使用，并在[文件回收记录表]中备注销毁。
5.8文件档案记录/保存管理：
5.8.1各类别文件保管：
QP001-A 文件与资料管理程序
文件类别：程序书页次： 1 / 7 版次：A文件名称：文件与资料管理程序文件编号：QP001一、目的：为确保所有与品质系统有关之文件、资料及图解，均能随时随地保持其适用性与有效性，且安全地、有系统地被管制与使用，以避免文件的流失及过期文件的误用。
二、范围：凡与本公司品质系统有关的内、外部各项文件资料、图解皆适用。
三、定义：3.1品质系统文件：凡被用于指导、叙述或索引各类业务或活动被执行、运作方式之资料。
本品质系统文件含质量手册、程序书、标准书、规范、表单。
3.2品质资料：凡与品质系统有关之合约、图解、国家或国际标准等资料均属之。
3.3管制文件：需随时保持最新版之资料，具有制订、修订之纪录，修订后须重新分发，过时与废止之资料须由文件管制中心依规定回收并销毁。
3.4非管制文件：凡不属上述之管制文件与资料者3.5质量手册：为本公司实施品质制度、落实质量方针最基本的参考资料。
3.6程序书：质量手册中管理重点所引用之下一阶文件的内容说明，让使用者对于各项管理作业的权责、流程有所了解并遵循之。
3.7标准书：程序书中作业内容所引用之下一阶文件的内容说明，要求使用者对于各项实际操作上的步骤、工作细节、注意事项作业。
3.8规范：程序书中作业内容所引用之下一阶文件，要求使用者对于各产品的作业方法、规格、包装方式、判定标准、注意事项等有检验参考的依据。
3.9表单：品质系统中各项因程序书、标准书所衍生之各种表单。
文件类别：程序书页次： 3 / 7 版次：A 文件名称：文件与资料管理程序文件编号：QP0015.2作业说明：5.2.1品质系统文件：5.2.1.1品质系统编号原则：a.质量手册：QM001b.程序书：□ P □□□流水编号部门别其中□□□表示程序书流水编号。
c.标准书、作业指导书及作业办法：□□□□□流水编号文件类别部门别部门别：S:销售部 L:资材部 Q:品质部 C:生产部F:财务部 H:管理部 P:采购 R:工程文件类别：R：作业办法 S：作业指导书 I：检验基准书其中□□□表示标准书、指导书及作业办法流水编号。
文件与资料管理程序资料
6．3．3工程文件（工艺流程图、作业指导书、工程图纸）由部门负责人核准；其它三阶文件由部门负责人批准。
6．4文件编号及版本管制：
6．4．1文件编号及版本由文管中心依文件编码规则进行管制，工程类文件则按【LCM开发文件图档存放管理规则】进行编号管制。
6．2制定新文件
6．2．1制定文件或资料时，须以规定的格式编写文件或资料。规定书写格式
的目的是为了控制文件或资料内容的统一，避免遗漏。
6．2．2程序文件的书写格式，依照《文件书写格式规定》书写。其它参照此规
定书写。
6．3审批文件：新制订的文件，须依以下规定进行审核与批准。
6．3．1一阶文件由管理者代表编制，总经理核准。
4．1．3三阶文件：作业指导书，包括使用手册、技术文件、作业标准、检验规范、环境作业指导书、办法等。
4．1．4四阶文件：表单格式，例如:校正记录﹑测试／报告﹑保养记录﹑训练记录等。
4．1．5外来文件：客户资料、供应商资料与外来标准。
4．2文件：
规范工作要求（标准）或规范工作进行时的权责与步骤的文件，如：品质手册、
□ＰＭＣ□业务部□仓库部□行政部□采购部
□财务部□ＩＱＣ□ＩＰＱＣ□ＯＱＣ
文件与资料管理程序
编号：
JLS-QP-01
日期：
2007.03.28
版本：
1
页数：
第2页 共9页
1．目的：
对文件的使用方式加以规范，进行协调统一的管制，使品质系统能正确有效的运作。
2．范围：
本公司品质系统运作中，和产品的生产、服务等有关的文件，以及外来文件（客户资料、供应商资料及外来标准）均须依本程序的规定管理，文件与资料可以用文书或电子媒体方式呈现或储存。
文件和记录控制程序-带流程图
1 目的
对质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保公司各部门能得到和使用最新版本的文件和资料，保证受控文件的有效性，防止作废文件的非预期使用。
2 范围
适用于本公司所选定的与质量管理体系要求有关的所有文件和资料的控制，包括质量手册、程序文件、三级文件、表单等。
3 定义
4 职责
4.1总经理：负责公司质量手册、程序文件及人事行政管理类三层文件的批准。
4.2 各职能部门：负责职责范围内三级文件的编制、审批、接收、归档、使用；负责本部门质量记录格式的编制、修订；负责职责范围内外来文件的收集、评审；负责收集、整理本部门的质量记录。
4.3 质量部：负责质量手册、程序文件的编制及审核，负责组织程序文件评审。
4.4人事行政部：负责质量记录的保存；负责除财务类相关文件记录外的所有
公司运行文件记录的管理（存档、受控、上传、发放、回收、销毁等）；负责文件管理平台的日常维护、监管。
4.5 各部门负责人：负责本部门编制的质量记录格式和三层文件的审批。
5 过程乌龟图
6 过程流程图及内容
7相关文件
7.1《质量体系文件编制指导书》
7.2《资料管理规定》
8记录
9过程指标
9.1文件下发及回收及时率=更新文件数/下发（回收）数*100%。
001文件资料管理程序
文 件 编 号
ZS/QP01— 2006 A/0
第 4 页 共4页
柳州正盛科技有限公司
文 件 版 本 页 数
文件名称
文件资料管理程序
发 布 日 期
2006 年 12 月 15 日
5.12.1 各部门指定人员按月收集本部门的质量记录，分类按日期顺序整理装订成册。 5.12.2 所有质量记录封面应醒目的标明记录名称、整理时间及保存期限。 5.13 质量记录的归档 5.13.1 质量记录原则上由各质量活动的管理部门负责归档。 5.13.2 建立台帐，标明每册编号、名称、页数和保管期限；对硬拷贝或电子媒体应有台帐,所有记 录应便于存取与检索。 5.13.3 质量记录应有适宜的保管设备（档案盒、柜等）和适宜的环境，做好防虫蛀、防火、防潮， 防变质和丢失。 5.14 质量记录管理 5.14.1 质量记录原件一律不外借，因工作需要查阅质量记录，经保管部门同意，可在保管部门查 阅，需长期借阅，由资料员提供复印件，并经办理借阅手续。 5.14.2 顾客和承包方须查阅或索取质量记录时，若合约有规定，在双方同意的时间内提供其评估 使用。 5.15 质量记录的保存 5.15.1 生产批准、工装记录、采购订单及其修改单的保存时间为零件(或零件系列)在现场生产和 服务中规定的有效期再加一个日历年。 5.15.2 质量运行状态记录(如控制图,检验和试验结果)及一般质量记录保存期为两年。 5.15.3 质量审核记录和管理评审记录保存期为三年。 5.15.4 具有安全特性/安全件质量记录期限为十年。 5.15.5 重要的或利用价值高的为长期或永久保存。 5.15.6 其它质量记录的保存期限按质量记录清单要求保存。 5.16 质量记录的处理 每年末各部门对质量记录进行一次清查，对过期的质量记录填写“文件/记录申请单”，经 部门领导审核签名认可后，即可销毁。 6.相关文件 6.相关文件 6.1《技术资料管理办法》 7.相关记录 7.相关记录
文控中心文件管理流程图
OK
文控分发文件编
文件增补、修改
文件编写 NG
文件审
OK 文控登录文
文件台账
复印/存原件
加盖“受控 分发
确认发放份数
旧版回收，签 旧版标识/保留
一.文件之增补、修改、废止. ※ 文件使用部门需要对本部门之文件进行
增加、修改、废止，须填写《文件增补、修改 、废止申请单》，交督导 室进行初审，以确 定是否进行增补、修改、废止，经初审同意增 补、修改，督导室将给使用部门一个受控编 号，及文件版本号。文件废止，文控员将下发 的文件回收处理。 二.文件编写.
批准：
审核：
编制：
深圳山源电器有限公司
Shenzhen Shan Yuan Electronic CO., Ltd
三階 文 件
文件编制及发放流程图
文件受控章
版本
1.0
文件编号：SY-DTD/GR-4202
修訂日期：2007-12-20 生效日期：
共 1 页第 1 页
流程图
文件管理流程说明及其它要求
文件需求
文件增补、修 NG
2.现场不得使有无受控章、无文件编号、 无版本号之文件，文控员定期进行抽查，以确 保现场使用文件100%最新版本。
3.督导室将组织文件使用部门进行定期文 件评审，对文件中不足，或者错误进行修改。
4.内部部门之间沟通类、行政管理等四阶 文件不用在文控中心受控。如：通知、通告 等...
5.为了节约纸张资源， 部门之间沟通类四 阶文件可以通山源QQ、电话、EMAIL 等方式进 行。
※管理体系之一二阶文件编写将由公司指 定单位及指定人进行编写。
※管理体系之三阶文件（包括管理制度等 行政文件）的编写由主导部门进行编写，由督 导室进行审核算。
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3.2外部文件管理权责：
3.2.1接收：香港营业部、工程部、发货部；
3.2.2转换：工程部。
4.定义
4.1内部文件：依据公司内部活动行为特征或依据外来文件需要而产生的文件。
4.2外部文件：凡来自国际国家标准机构、国家法律、行政机构、客户等标准、法规、要求性文件等均为外来文件，此类文件将规范指导或影响公司行为活动。
5.15窗体文件发行时可不加盖“文件发行”章，以便各部门复印使用；改版时由各部门对照<文件总览表>之最新版本状态使用最新版本，原余留之旧版空白窗体自行作废。
5.16文件分发管理，各工作部门现场使用、保管情况于内部质量审查时均应进行审查。
5.17有关文件管理之窗体记录均应由文控中心依《质量记录管理程序》予以管理。
□□-□□-□-□□□-□□
文件版本01 ~ 99
文件流水序号001 ~999
文件类别
公司简称:XX部门代号
5.4.1部门代号：
总经理室－GM工程部－PE品管部－QC
生产部－PR采购部－PU仓管部－MC
发货部－DC人力资源部－MR
5.4.2文件类别：
系统文件－S程序文件－P指导文件－W
窗体文件－R外部文件－E
5.12作废或收回文件之处理：各部门收回之文件，其背面可回收利用，但仅可用于印刷使用之窗体，且应于该作废文字页面加盖“作废文件”章以示识别。
5.13原稿保存：所有文件原件均由文控中心予以保存，如有修改、废止，该文件原稿文控中心均应分开保存，并加盖“旧版文件”章以示识别。
5.14暂时发行：如因工作需要而需暂时发行文件时，文件可直接交文控中心加“暂时发行”章发行，发行时需注明有效期限，到期自行失效，无需回收。
1.目的
为有效地管理各项文件与数据，以便指导各项活动，特制定本程序。
2.范围
凡指导各项活动之内外部文件与数据，均属本程序管理范围。
3.权责
3.1内部文件管理权责：
3.1.1系统文件由管理代表拟定，副总经理核准发行；
3.1.2程序文件由各部门制定，经各部门讨论会签，由管理代表审查，副总经理核准发行；
3.1.3工程技术类作业指导书由工程部制定，主管审核发行；
5.4.3版本说明：文件之版本由01~99依次改版，初版为01，改版依此为02、03、04．．．；窗体版本直接于编号中予以体现，为最后两位码，其他文件则单独显示其版号码。
5.5所有文件均由文控中心登录于<文件总览表>以利管控。
5.6文件发行
5.6.1初次发行：文件初次发行，由文控中心依规定的分发范畴，复印相应份数后、加盖“文件发行”章后，分发各部门，分发时由文控中心于<文件分发回收记录表>上予以登记，并由文件接收部门签收；
5.Байду номын сангаас文件修改：
5.7.1文件如因现状发生变化或因系统改善而需进行修改时，针对修改之内容应提出<文件制定、修改、废止申请单>，注明修改内容，并经文件原文件审查核准部门负责人审查同意后，交文控中心变动版本，并依原文件的<文件分发回收记录表>收回原文件后，再按规定发行新版文件；
5.7.2发行新版本时，ISO文控中心应于<文件修改履历表>中说明修改情况，以标识前后修改之重点。
5.8文件废止：文件如因现实发生变化而失去其功效应予废止时，建议单位应提出<文件制定、修改、废止申请单>，注明废止原由，并经文件原审查核准负责人审查核准同意后，交文控中心依原文件之<文件分发回收记录表>收回原文件。
5.9文件修改、废止收回原发行文件时，文控中心应注意文件的完整性，如因知识积累或法规缘故而需保留时，应加盖“废止文件，仅供参考”章，回收情况应由文控中心于<文件分发回收记录表>予以记录。
6.相关文件
6.1内部质量审核管理程序
5.6.2.3文件损坏时：使用部门损坏时，由需求部门主管向副总经理申请核准，分发时由文控中心于原<文件分发回收记录表>上记录并收回损坏文件。
5.6.3对外发行：如有需要将公司文件对外发行时，应由相关对口部门填写<文件补发申请单>，经副总经理审核同意后，由文控中心于<文件分发回收记录表>上予以记录，由该对口部门代为签收，并于备注中注明发行对象，对外发行文件如属向外包加工商、供货商发行标准类文件，需盖“文件发行”章，更改时须回收再次发行；其他则应加盖“参考文件”章，变更版本时无需回收。
5.6.2文件补发：需求部门应填写<文件补发申请单>并依下述情形予以审批，交文控中心加盖“文件发行”章补发文件，补发同样应由文控中心于<文件分发回收记录表>上予以登记，并由文件接收部门签收：
5.6.2.1数量不足时：使用部门文件数量不足时，由需求部门主管向副总经理申请核准；
5.6.2.2文件遗失时：使用部门文件遗失时，由需求部门主管向副总经理申请核准，分发时由文控中心于原<文件分发回收记录表>上予以标记；
5.10文件总览表的发行：文控中心依公司文件类别制作<文件总览表>并发放各部门以供对照，文件如有增减、版本变动均应重新制作<文件总览表>并发放各部门。
5.11外部文件
5.11.1外部文件如需进行相应转换方可使用时，依内部文件之规定予以处理，同时原外部文件交文控中心保存，并登记于<文件总览表>；
5.11.2外部文件如可直接使用时，由接收部门填写<文件制定、修改、废止申请单>规定文件分发范围后，由该部门主管签署审查意见，交文控中心予以管理发行。
5.1文件与数据管理流程图(见附件一)；
5.2各部门因工作而需制定活动文件，或接收外来文件且须进行相应文件转换时，由相应权责部门产生相关文件。
5.3文件应依3.1规定之权责人员进行审查核准，如为程序文件,需各部门主管进行讨论、会签，审查、会签、核准之记录应体现在<文件制定、修改、废止申请单>中。
5.4制定部门应将核准文件连同<文件制定、修改、废止申请单>一并交文控中心，由其依据以下规则统一编号：
4.3系统文件：阐述系统活动总体政策，公司经营宗旨，并为此描述总体架构之纲领性文件。
4.4程序文件：规定某一要素活动实现的流程、活动时机与目的、担负管
理与实施之责的部门等指导性文件。
4.5指导书：为实现某项活动而详细描述其步骤、方法的文件。
4.6窗体：规定用于记录活动内容、状况或结果之文件。
5.作业内容