文秘工作与档案管理

浅谈文秘工作与档案管理

［摘要］文秘工作和档案管理是密切相关、相辅相成的，如何让文秘工作与档案管理工作相互间更好地衔接，是现代文秘工作中不能回避的问题。

［关键词］文秘工作；档案管理；文档一体化

文秘工作与档案管理有着密切的联系，文秘工作是档案管理的前期工作，可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能

回避的问题。公文是档案的前身，当其处在传递、承办和执行过程中，具有现行效用，但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。

环境卫生管理处是基层事业单位，由于受人员、编制的限制，文秘人员即是办公室人员，同时还兼任档案管理人员，在基层事业单位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促进档案管理工作进行探讨和分析。

１文秘工作与档案管理工作的联系

文秘工作与档案管理工作两者是密不可分的有机整体，公文是档案的前身，档案是公文的延续，两者有着同一性，又有着特殊性。

①两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。公文记录的是现实的活动，档案保存的是历史活动记录，且有着基本相同的物质

载体。②两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源公文材料，公文是分散的“档案”，档案是集中保存的“公文”。③两者互为因果。公文是档案的前身，档案是公文的归结，有了公文才有了档案，没有公文就没有档案。

文秘人员是党政机关和企事业单位必设的工作人员。文秘工作不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用。同时，就一般情况而言，中小机关、基层企事业单位的文秘人员又是档案管理人员。文书档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文秘人员和文档管理工作人员的自身素质。高质量的文书档案是建立在规范处理公文的基础之上的，它们既有联系，又各自独立。

２文秘人员的素质，是提高档案质量的关键

（１）文秘人员必须要有较高的政治思想理论素质。贯彻执行党和国家的各项方针政策，遵守各项法律法规，讲道德，守纪律，具有奉献精神。由于文书档案工作具有较强的机密性，因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质，文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。

（２）科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同单位的文书工作，文秘人员必须具备相应的文化水平，掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识，如领导学、管理学、信息电脑等知识。这就要求文秘人员必须具备相应的计算机信息技术，这样才能对档案信息进行电子化、数字化的有效

控制与管理，迅速接收信息，安全保护信息，准确提供信息，最大化运用信息，更好地服务于文书档案工作。

（3）文秘档案人员还应具备文秘档案专业素养。文书档案管理工作是十分细致复杂的工作，一份档案从文件资料的收集、鉴别、分类、管理、组卷、到卷宗编制目录、入库摆放等要经过十多道工序。文秘人员进行文书档案管理工作，需要一种高度负责的精神，工作坚持高标准、严格化和规范化。这种客观事实，要求文秘工作人员不仅要思想敏捷、作风扎实、笔头过硬，而且要求他们具有文书档案和其他档案工作的业务知识和操作技能，成为优秀的档案管理者。

３完善公文材料，做好归档收集工作

在日常工作中，很多文秘人员都兼任档案管理工作，这对提高档案质量具有一定的优势，可以对形成档案的公文进行科学地评估归类，文秘部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手。①档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰，而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉重新装订后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程

序，进一步归整，以备平时查阅。②档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

４提高档案现代化管理水平，实现文档一体化

所谓文档一体化，就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。合格的文秘人员同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者。因此我们要强化系统思维意识，要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务，更要对历史负责。文档一体化的实现，使所有进入计算机的文档信息均可以实现网上自由查询，通过网络进行广泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被获取，同时将工作成果迅速反馈给相关部门。甚至可以不受空间限制，并实现文件，图像，声音的多媒体处理、综合利用以及异地查询等，共享档案信息资源。

目前多数机关事业单位查阅档案采用的是人工检索，先确定自己要查找的文件年代或类别，然后调出该年度或类别的内目进行查

找，非常繁琐，费时费力、效率很低，但如果实现文档一体化，就可以采用计算机检索，只需要把利用者提供的文件责任或标题或文号或形成时间或主题词等信息输入计算机，计算机就能迅速将符合要求的文件调出。在进行文件整理时，可以利用计算机直接查询，甚至将所需文件内容直接打印出来。

具体操作方法是：调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，“随办随归”，从而使归档文件整理变成一项日常工作。同时，应尽量以公文处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文秘人员的工作实际，免除档案管理环节中再做大量的重复的数据准备工作。如输入案卷目录并重新组织文件目录等，节省档案员的时间，推动文档一体化的最终实现。

５加强文秘、档案管理人员的业务技术培训

由于广大基层单位的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高，对文书档案工作不重视，认为文秘人员只是抄抄写写、跑跑颠颠，无足轻重，文书档案管理工作只是收收发发、装装订订，无须专业，更有少数领导受社会不良风气影响，把文秘、文档人员视为自己的亲信、随从，来去以符合自己的口味为标准。其次，是不关心对他们的培训教育，专业水平得不到提高。

为此，针对文字秘书和文书档案管理的重要性以及在实际工作中