财务软件使用手册

第二章通用财务管理系统通用财务管理系统软件是一套集成了帐务、报表、工资、固定资产等系统于一体的财务管理系统。

系统具有操作简单、功能实用强大、界面清新易懂、所见即所得的特点。

现有世纪七版、世纪八版、世纪九版、MP4版、会计宝贝共五个版本。

会计宝贝首创自编数据库，不需安装。

程序精悍灵巧，除了可以装在U盘移动使用外，还能支持局域网、远程网共享，功能齐全结构严谨，集十余年财务软件开发经验之大成，是革命性的新产品。

以下是各个版本的功能比较：一．系统初始化1.1 帐套管理启动本系统后，第一个出现的为“帐套管理”对话框。

运用该对话框上的功能按钮，实现打开帐套、新建帐套、备份帐套与删除帐套等管理操作。

1.1.1 打开帐套打开一个已经存在的帐套。

首先，在左边的列表框中，用鼠标选择一个帐套名称，再按右边的“打开帐套”功能按钮，系统出现操作员身份确认对话框，输入用户名与密码，然后按“确定”按钮。

帐套打开后，系统初始化相关内容，然后出现系统主界面，界面的左边显示八个主模块：期初、凭证、帐薄、报表、工资、固定资产、期末、系统维护及其他，单击其中的某一模块，在窗口右边显示其相关功能（简称功能窗口）。

1.1.2 新建帐套建立一个新的帐套，新建的帐套数量本系统没有限制。

第一步：输入帐套名称、用户单位名称，选择开帐日期。

凭证种类选择（世纪八版以上版本）：一种（记帐凭证）或三种（收款、付款、转帐凭证）。

如果要从其它帐套导入，选择“导入帐套”按钮。

第二步：输入记帐本位币符号与名称，选择各级科目的长度)。

会计科目的级数最多可达6级，但代码的总长度不超过15个字符。

第三步：输入系统管理员的名称与密码（提醒：记住密码），如果在“会计科目按新财务制度（2007年执行）预设”处打勾，新帐套的会计科目将自动按新会计制度设置。

如果以上三步均完成，选择“创建帐套”按钮。

导入帐套：选择一个已存在的帐套，输入该帐套的管理员名称与密码，然后选择“创建帐套”按钮。

1.1.3 帐套备份与恢复帐套数据要及时备份，避免由于病毒、硬盘损坏等原因造成数据丢失。

备份有两种方法：点击备份帐套按扭，系统弹出帐套备份与恢复窗口（如图2-1所示）。

在左边选择一个帐套，在右边选择驱动器与目录，然后按“数据备份”按钮即可。

帐套恢复：在右边选择存在备份文件的驱动器与目录，然后按“数据恢复”按钮。

启用系统自动备份：在左边选择一个帐套，然后点击“启用系统自动备份”按扭，弹出自动备份窗口，您根据自己的需要选择一个日期的备份，点击启用备份即可。

注意：系统自动产生该帐套最近5个不同日期有效操作的备份，如果该帐套被删除，则自动备份也一并被删除。

因此，删除帐套前一定要留几个有效备份，否则后果不堪设想。

图2-1 帐套备份与恢复MP4版安装在U盘或MP4里后会自动生成“FinData”文件夹，内装有帐套的数据文件“帐套名.wxh”和自动备份文件夹“backup”，用户做备份时可直接复制“FinData”文件夹，帐套的数据文件必须存放在“FinData”文件夹里，不可以随意更改文件夹的名称。

1.1.4 删除帐套删除已经存在的帐套。

在左边的帐套列表框中，用鼠标选择一个帐套名，按右边的“删除帐套”按钮（注：只有该帐套的系统管理员才能删除该帐套）。

删除帐套后，与该帐套相关的日志、自动备份等，也一并被删除。

因此，在确认删除帐套前，一定要慎重，为了保险起见，最好留几套手工备份。

1.2 会计科目系统科目在旧会计制度的基础上加入了2007年1月1日开始实行的新会计制度，用户在新建帐套的时候可以自行选择。

会计科目是对会计具体核算内容的分类，它是帐务处理的重要基础。

第一次使用本系统时，一定要设置好会计科目。

一般情况下，系统在使用前，应将科目设置完毕，使用过程中最好少作修改。

在单击期初的“会计科目”后，系统出现如图2-2所示的科目设置对话框。

该对话框左边，列出了已经存在的科目，通过右边的功能按钮，可以进行增加科目、修改科目、删除科目、导出科目等工作。

图2-2 会计科目设置对话框1.2.1增加同级科目单击会计科目对话框右边的“增加同级科目”按钮，系统出现科目定义对话框，如图2-3所示。

在该对话框内，输入科目代码、名称，选择余额方向，选择辅助核算项目，选择帐簿格式。

图2-3 科目定义对话框在辅助核算项目选择中，有结算、商品、往来单位、外币、项目、部门、员工、现金流量（世纪八版以上版本）八个复选框。

如果是银行存款等科目，需要录入结算方式与结算号的，选择“结算”；如果是原材料、产成品等需要核算数量的科目，选择“商品”（商品汇总表与明细表要体现出来必须选择该项）；如果是需要核算外币的科目，选择“外币”（外币金额明细帐要体现出来必须选择该项）；对于应收、应付等需要对往来单位进行核算的，选择“往来单位”（往来帐汇总表与明细表要体现出来必须选择该项）；需要对项目进行核算的，选择“项目”（项目汇总表与明细表要体现出来必须选择该项）；需要对部门进行核算的，选择“部门”（部门汇总表与明细表要体现出来必须选择该项）；需要对员工进行核算的，选择“员工”（员工汇总表与明细表要体现出来必须选择该项）；需要对现金流量进行核算的，选择“现金流量”（现金流量表要体现出来必须选择该项）。

这些辅助核算项目的具体内容在凭证录入时输入。

对于帐簿格式，系统默认的有几种，如总帐、现金日记帐、银行存款日记帐、数量金额明细帐、外币金额明细帐等，这些格式不需要指定。

只有多栏式明细帐，需要在科目定义中设置。

对多栏帐的约定为：该科目下须设有多个明细科目，每一个明细科目作为多栏帐的某一栏（具体内容参看帐簿章节）。

1.2.2 增加下级科目单击会计科目对话框右边的“增加下级科目”按钮，系统出现科目定义对话框，输入科目代码、名称，选择余额方向，选择辅助核算项目，选择帐簿格式，确定后，所定义科目作为选定科目的下级科目加入科目表中。

1.2.3 修改在会计科目对话框中，用鼠标选择某一科目，单击右边的“修改”按钮，系统出现科目定义对话框，修改相关内容。

1.2.4 删除在会计科目对话框中，用鼠标选择某一科目，单击右边的“删除”按钮，系统出现提示信息，确认是否删除，如果确认，系统将删除该科目。

如果要删除一个多级科目，删除必须从最下级科目开始。

对于系统已经使用的科目，不允许删除。

要想删除已经使用的会计科目，首先必须删除使用过该科目的凭证，然后清空垃圾箱即可。

1.2.5 导出导出会计科目。

该项功能是专门供通用进销存获取通用财务会计科目用的。

具体方法为：将会计科目以一个文件的形式导出至硬盘或软盘上，再打开通用进销存软件，导入这个会计科目文件。

1.3 辅助核算项目设置1.3.1 外币用来定义外币代码、名称、汇率。

外币设置窗口中，左上角有三个功能按钮：增加、删除、关闭。

如果要增加外币，单击左上角“增加”按钮，输入外币代码、外币名称、汇率，然后点击“确定”。

注：外币汇率只能精确到小数点后面一位。

如果要删除外币，单击左上角“删除”按钮。

如果外币在某一会计科目的辅助核算项目中被具体选定，并且该会计科目在凭证中使用过，则该外币不能被删除。

要想删除已经使用过的外币，首先必须删除使用过该外币的凭证，然后清空垃圾箱即可。

1.3.2 结算方式是指在与往来单位进行经济业务时发生的现金收付、支票收付等方式。

定义这些方式后，在录入凭证时，直接选取使用，不必重复录入。

1.3.3 部门设置用来设置部门。

它的左上角有三个功能按钮：增加、删除、关闭。

用来设置员工。

左上角有一排功能按钮，依次为：增加、修改、删除、筛选、排序、预览员工卡、打印员工卡、预览员工表、打印员工表、关闭等。

筛选：为了查找某些符合条件的内容，需要设置一定的条件，将符合条件的内容过滤出来。

点击筛选按钮后，出现如图2-4所示的筛选条件输入对话框。

设置条件时，先在左边字段列表中选择一个字段，选择一种条件关系，选择条件值，再按“与”或“或”按钮，所选条件即加入右边的条件列表中。

如图1-5中的条件为：员工编号是“001”或姓名是“李白石”。

在按确定按钮后，员工编号是001的员工与姓名是李白石的员工就被筛选出来了（祥看系统的条件设置帮助说明）。

排序：为了查询的方便，往往要对员工按一定的要求进行排序。

单击左上角的“排序”按钮，左上角出现排序选择方式，本系统提供了员工编号、姓名、性别、部门、职务与学历共六种排序条件，选择其中一种。

如果按降序排列，选择“降序”复选框，然后按“确定”按钮。

如果不选择“降序”复选框，则默认为升序。

图2-4 条件设置对话框1.3.5 往来单位设置用来设置往来单位。

左上角有一排功能按钮，依次为：增加、修改、删除、过滤、排序、预览、打印、关闭。

用来设置库存商品。

左上角有一排功能按钮，依次为：增加、修改、删除、筛选、排序、预览、打印、关闭。

1.3.7 项目设置用来设置项目。

有些情况下，需要对项目进行核算，以反映单位的收支情况，如果没有要求对项目进行核算，可以不进行该项设置。

1.3.8 选用打印模式在系统主界面上，通过文件菜单可以选择打印输出模式：彩色输出或黑白输出。

若“彩色打印”菜单前面打“√”，输出为彩色模式，否则为黑白模式。

注意：黑白打印机如果选彩色打印模式，输出的表格将没有内容。

1.4 期初数1.4.1 科目期初数据用来设置科目的期初数据。

录入窗口如图2-5所示，左上角有一排功能按钮，依次为：数据平衡性检查、存盘、预览、打印、剪切、复制、粘贴与关闭。

图2-5 科目期初数据在录入数据前，要将科目定义完毕，借贷方向要准确。

只有明细科目才允许录入数据，借方累计为本年借方累计额，贷方累计为本年贷方累计额。

对于有外币或数量核算要求的科目，要录入外币与数量辅助帐。

数据录入完毕后，首先要检查一下数据的平衡性，按左上角的“数据平衡性检查”按钮，若平衡，出现“期初数据平衡”的提示。

否则，出现“期初数据不平衡”的提示。

如果确保数据录入完毕，且已平衡后，按左上角的“存盘”按钮，系统再一次对数据的平衡性进行检查，若发现不平衡，重新检查输入数据，直到平衡后再存盘。

1.4.2 期初未达帐用来设置单位与银行的期初未达帐。

单位期初未达帐窗口左上角有一排功能按钮，依次为：单位与银行未达帐切换、增加、修改、删除、筛选、打印设置、打印、第一页、上一页、转到第几页、下一页、最后一页与关闭。

要录入单位期初未达帐，点击左上角的增加按钮，系统出现录入对话框，在该对话框内，录入银行已达、单位未达的帐，然后按“确定”按钮。

要修改单位期初未达帐，单击左上角的“修改”功能按钮，或在“单位期初未达帐”表中双击某一项，系统出现修改对话框，显示所选中的未达帐内容，修改后，按“确定”按钮。

要删除未达帐，首先用鼠标选择要删除的未达帐，单击左上角的“删除”按钮。