EPC项目采购管理过程中需注意问题

浅谈EPC项目采购管理过程中需注意问题摘要：结合笔者参与的国内epc项目，浅谈采购管理过程中需注意的问题。

关键词：采购管理；采买；催交；检验；运输；现场协调

中图分类号：f284 文献标识码：a 文章编号：1001-828x（2012）11-00-03

所述epc总承包项目，采购工作范围包括总承包合同范围内设备、材料采购的供货商选择、采买、监造、质量控制、检验、包装、运输、承保、支付和相关服务及管理活动，以及业主采购范围内设备的催交、检验、运输等采购管理服务工作。

本项目的采购工作从epc合同签订后开始进行设备材料的询价，到最终完成现场采购协调服务工作，历时21个月。下面结合项目经历，浅谈epc项目采购工作中，采买、催交、检验、运输相关环节以及现场协调等需注意的问题。

一、采买需注意问题

1.请购文件的接收

设计向采购提出设备材料请购及相关技术文件。在接收请购文件后，根据项目归档要求，做好请购文件台账管理，以避免因短期内接收请购文件较多，而错定、多订或漏订某些设备材料的合同。

2.询价

编制完整的询价文件，与请购文件一并发与项目已经审定好的合格供应商，同时做好询价台账。询价发出后，应及时与供应商联

系，确认其是否收到询价，无论其是否参与报价，都应在规定期限内返回报价确认回执。若有供应商放弃报价，致使参与报价的供应商数量不满足项目或公司相关规定，应及时汇报采购经理，决定是否增补其他供应商，并尽快发出询价，同时督促所有参与报价的供应商，在报价截止日期前按时寄送技术跟商务分开的密封报价。供应商在报价过程中，若反馈有问题或疑问，商务方面由采购直接进行答复；若为技术方面，由相关设计负责人进行答复，如果设计的答复涉及到请购文件的变更，应及时书面通知给采购，采购负责将变更内容通知给所有参与报价供应商。

3.报价文件的接收与传递

及时查收并整理供应商的报价文件，并做好台账记录。在收齐报价文件后，根据项目或公司相关规定进行开标，且做好开标记录。采购将技术报价文件，通过项目的内部文件流程，传递给相关设计人员进行技术评审。设计人员应及时将技术评审结果反馈给采购，采购通知满足技术要求的供应商与设计人员沟通，进行技术澄清，最终签署技术协议。

4.商务谈判和合同签订

采买工程师依据技术评审、商务评审及综合评审的结果，确定供应商，进行商务谈判，最终签订采购合同。采购合同是买卖双方共同遵守的准则，是双方履行权利和义务的依据。采购合同中应对以下事项进行详细规定：

①对合同标的物的供货范围做出明确的规定。材料的供货范围

比较容易确定，但数量及计量方法需要有明确规定，应适当考虑现场安装损耗量；设备的供货范围相对比较复杂，必要时，可以附图加以说明，注明某区域内的所有设备材料及相关配件均在的合同供货范围内。

②合同必须对产品名称、品种、型号及规格的相关参数进行明确规定。

③合同必须对设备材料的设计、制造和检验的标准进行明确规定，必要时还需列出设备的现场安装验收标准。同时，合同项下设备与其他设备、管道连接的法兰标准也必须明确，避免现场安装时不配套。本项目采购的空压机、冷冻水加热器等就出现该问题，造成设备到现场后无法立即安装管道，需协调供应商更换配套的法兰，从而耽误现场施工进度。

④合同应明确产品价格，包括总价和分项报价清单。总报价中注明设备名称、数量、单位、单价、总价、运费、包装费、商检费、现场服务费用、备品备件费用等。分项报价清单中尽可能对设备各组成部件、外购件等列出详细的分项价格。合同中的分项价格是非常重要的，一方面通过分项价格可以判断合同总价是否合理；另一方面分项报价是为了作为后期在合同执行过程中，增加或减少部分设备或部件，或因为运输损坏而进行补充采购等签订增补合同的依据。

⑤合同中对结算方式、开户银行、账户名称、账号、税号、结算币种等信息必须进行明确规定，以方便合同价款支付。对合同的

预付款，必须以供应商提交履约保证金和/或设备基础、电气仪表等设备条件的资料为前提。通过实践证明，用付款方式约束供应商在合同签订后尽快提交设计所需的相关资料，是最有效的方法之一。

⑥合同中必须明确不同种类设备的包装、运输要求。运输途中的损坏一般来说不容易确认相关方的责任，且设备损坏部分的补充采购对整个项目的进度有严重影响。由于项目采购的设备材料种类、数量繁多，同时每个合同下设备材料可能会分批发运，所以设备的唛头及装箱清单对现场设备交接及开箱检验工作极为重要。

⑦合同中必须明确设备的交货时间、地点，复杂设备在合同中附上设备制造进度表，以便在合同执行过程中对供应商设备制造进度进行监督和检查。

⑧合同中必须对设备材料应提交的相关资料进行明确规定。

⑨合同中必须明确规定重要外购件的品牌，防止供应商交货与投标时不一致，而影响产品质量。在本项目业主采购的消防泵组的备品备件中发生过该情况，合同中规定轴承品位为skf，但供应商提供的备件轴承却为其他国产品牌，不能被业主接受。

二、催交需注意问题

实践证明，供应商往往不能按订货合同规定的时间交货，检验和运输过程中也可能出现各种问题，不能保证货物按期运抵施工现场。催交工作就显得十分重要。其核心在于防患于未然，要及时发现供货进度方面已出现的或潜在的问题，及时预警和报告，督促供

应商采取必要的补救措施，或采取有效的财务控制等手段，努力防止进度拖延或费用超支。

催交工作的基本程序：

检查供应商是否接到合同；供应商开工会；制定催交计划；催促供应商提交图纸和技术资料；检查供应商主要原材料的采购进展情况；检查供应商主要外协件和配套辅机的采购进展情况；检查设备材料的制造、组装、试验、检验和装运的准备情况。

合同签订后，要督促供应商即刻开始执行合同。

必要时，在合同签订之后应召开供应商开工会，会议主要讨论供应商对合同的实施方案，包括执行合同的组织机构及设备的设计、制造和检验计划等。明确合同执行的负责人非常重要，在催交过程中，应经常与其保持联系，了解合同的详细进展情况。本项目业主采购的14个包设备，在合同签订后都召开了设备开工会，明确了合同执行过程中的催交内容，要求厂家按时提供图纸等技术资料以及进度报告，这些都与进度款密切挂钩，较好地保证供应商能按时按要求完成；同时，开工会上还讨论检验相关事项，尤其是业主及总包方需见证的试验项的初步检验时间必须明确，在催交过程中要把握该类见证节点。

在设备设计阶段，应催促供应商及时返回前期确认图纸和设计条件等资料，供设计人员审查确认，并将审查意见及时返回给供应商，督促其修改。催交人员需将供应商提交的各版次图纸做好明确记录。在设备制造阶段，应了解原材料的采购进展情况以及外协件