商务秘书理论与实务课本内容总结

第一章商务秘书概述

一. 商务秘书分类 (考)

按智能特长划分: a. 参谋型秘书b. 办事型秘书c. 公关型秘书d. 技术型秘书f. 秀才型秘书 g. 综合型秘书

二. 商务秘书专项业务与工作方法： a. 商务秘书协调方法b. 商务秘书督促检查方法

c. 商务秘书信息沟通方法

d. 商务秘书公文撰拟方法

e. 商务秘书工作进程调度方案:

1. ABC分类处理方法

2. 集中办理与分段进行相结合的方法

3. 统筹计划法

f. 商务秘书工作时间调度方法： 1. 计划使用时间方法2. 弹性管理工作时间方法3. 反馈控制工作时间方法4. 合理使用零碎时用方法

g. 商务秘书工作手段现代化

三. 商务秘书的职业道德与作风修养（P15）： 1. 忠于职守，服从领导，自觉履行各项职责 2. 埋头苦干，任劳任怨 3. 谦虚谨慎，办事公道，热情服务 4. 遵纪守法，廉洁奉公，公正无私 5. 恪守信用，严守机密6. 实事求是，勇于创新

第二章：商务秘书工作实务

一．信息的存储(P32)

含义：信息的存储就是对信息材料的科学积累。归根结底，信息存储就是“存在”与“组织”两个方面。

无论怎样存储信息，均应符合以下要求: 1. 便于查找、提取和利用 2. 利于机要信息的保密 3. 要设专人负责信息材料的管理

二. 会议及其作用(P33)

会议的含义：一般指聚会议事或商讨问题的行为和过程。会议是管理工作和领导活动的一项经常性的方、方法，也是古今中外社会活动中的一种经常的社会活动形式。

会议的作用：会议对于发扬民主，交流思想，通达情况，协调意见、行为，促进团结，进行决策，贯彻政策，加快工作节奏，加速问题的解决，实现集中统一领导，具有重要作用。

会议活动中商务秘书的职责与任务：P34

三. 会议程序: 1. 会议的准备阶段 2. 会议的进行阶段

3. 会议形成意见的传达，催办阶段

四. 会议预案制定

内容一般涉及如下方面： 1. 会名 2. 确定会期 3. 会场 4. 出席范围 5. 会议票证

6. 会议筹备班子的职责分工

7. 会议议程

五. 公文处理工作的原则和要求 (P48)

A. 公文处理工作的基本原则：公文处理必须准确、及时、安全、保密，集中统一管理，实事求是，严格遵循行文单位要求和公文处理规定。

B. 公文处理工作的具体要求：1. 公文处理必须准确而周密，确保质量

2. 公文处理必须迅速而及时，注重时效

3. 公文处理必须做到安全可靠，切实保密

4. 公文处理工作必须加强集中统一管理

5. 公文处理工作必须实事求是，遵规守纪

6. 精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义六．公文写作的基本规程：1. 领导交代发文意图

2. 确定发文的主旨和应当使用的文种

3. 收集和选择所需的材料

4. 拟写提纲，安排结构

5. 落笔起草，拟写正文

6. 修改润色，确定初稿

七．秘书工作中涉及的保密事项：1. 文件保密 2. 会议保密

3. 新闻报道和出版的保密

4 . 涉外工作的保密

5. 领导工作的保密

6. 各种信息资料的保密

7. 文书档案的保密

8. 电子计算机保密

9. 电讯设备和通讯保密

八．安排领导活动的原则（P64）：1. 适当分担，各就其宜

2. 需要为准，尽量压缩

3. 社会活动，年长及德高望重者宜多按拍

4. 业务活动，第一线领导宜多安排

5. 自愿为主，商谈为辅

6. 原则性与灵活性相结合

九．安排领导活动的方法：1. 制定详细的活动计划

2. 在有关部门间搞好协调

3. 需要时察看现场

十．仪式活动的安排（应注意）：1. 有主办方主持，拟定出席人员名单

2. 正式发出请柬，邀请有关客人出席

3. 必要时向出席者印发仪式程序安排

4. 仪式开始要有简短的讲话和剪彩

5. 安排参观介绍

6. 最后可举行简单的招待酒会

十一．节庆活动的安排：1. 活动方式要灵活，注重细节创新

2. 重在营造气氛，突出象征意义

3. 户外活动要慎重选择场地，仔细查看现场

4. 重大活动可请当地主要或有关领导人出席

5. 讲话要简短精彩，防止连篇套话

6. 精心组织，注意安全，防止意外

7. 必要时请当地有关媒体，配合宣传

8. 崇尚节俭

十二．纪念活动的安排：1. 分清各有关单位或部门的任务和职责

2. 在上面基础上，制定完整的活动计划，并将经筹备组领导审定的活动安排印发各领导和有关部门

3. 活动工作人员分组开展工作

4. 及时检查督促，协调各方

5. 及时向活动筹备组或指挥部及其负责人汇报工作进展情况，对于发现的问题提出初步的处理意见，请领导定夺

6. 协助做好活动的总结工作

7. 提供活动纪要或报告的草稿，供活动的领导机构审定

十三．庆功祝捷活动的安排: 1. 选择合适的会场，会场布置要能突出相应的气氛

2. 代表要广泛，人员要坐满

3. 主席台上人要多一些相关各主要领导要尽量出席

4. 发奖时要播放音乐，烘托热烈氛围

5. 视情况需要，可安排献花活动

6. 必要时请新闻媒体配合

第三章商务文书

一．简报的种类：1. 工作简报2. 会议简报3. 动态简报

第五章企业管理基础

一. 决策，是指组织或个人为了实现某种目标而对未来一定时期内有关活动的方向、内容及方式的选择或调整过程。

影响决策的因素分析：1.环境2.过去决策

3.决策者对风险的态度

4.组织文化

5.时间

第六章市场营销战略

一．市场是潜在的或现实的顾客的需求总和，由人口、购买愿望和购买力三大要素构成。二．目标市场覆盖战略：1.无差异营销覆盖战略

2.差异性营销覆盖战略

3.集中性营销覆盖战略

差异性营销覆盖战略，指企业决定以几个细分市场为目标，为每个目标市场分别设计产品及营销方案。

优点：差异营销往往能带来比无差异营销更大的总销售额。

劣势：差异性营销会增加贸易成本，改进一种产品以满足不同细分市场的需求通常会导致额外的调研、设计或特殊加工等费用。对不同的细分市场分别采用不同的市场计划需要额外的市场调研、预算、销售分析，促销策划和销售渠道管理。同时，为打入不同的细分市场而作的不同的广告也会增加促销费用。

四．事件营销：（P218）