郝老师Access视频教程 第二章讲义

第二章：数据库和表

课堂练习（1）建立表

一、建立表（表名：入学新生）：首选建立表结构，即定义字段，然后输入记录。下图是建立表结构的示意图：

1、各字段的，字段属性要求如下：

（1）姓名字段设置为“必填字段”

（2）性别字段大小为1，默认值为“男”，有效规则为“男或女”有效文本设为“必须填写男或女”，设置查阅向导为组合框。

（3）入学成绩字段的有效性则设为“成绩在500分以上”

（4）学费字段的默认值2000，标题属性设为“一年学费”

2、设置姓名为主关键字段

3、在“党员否”前增加一个“民族”字段

4、将“出生日期”字段调到学费字段后面。

第一节：Access数据库的创建

使用Access进行数据管理和应用第一步是创建Access数据库，其操作结果就是生成一个扩展名为.MDB的数据库文件。

数据库的创建一般要经过：分析建立数据库的目的、确定数据中的表、确定表中的字段、确定主关键字以及确定表之间的关系等步骤。

（1）分析建立数据库的目的

（2）确定数据库中的表：a、每一个表应该只包含关于一个主题的信息。b、表中不应该包含重复信息，并且信息不应该在表之间复制。

（3）确定表中字段：在Access中，字段的命名规则是：a、字段名长度为1-64字符。b、字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符。c、字段名不能包含句号、感叹号、方括号和单引号

（4）确定主关键字：Access不允许在主关键字字段中存入重复值和空值。

（5）确定表之间的关系

一、创建数据库

两种方式：第一种是先创建一个空数据库，然后向其中添加表等相关对象。第二种：使用数据库向导，利用系统提供的模板进行一次操作完成数据库。

创建数据--打开数据库—关闭数据库

二、查看数据库属性

数据库属性分为5类：常规、摘要、统计、内容、自定义

第二节：建立表

表是数据库中最基本的对象，它是数据库的核心。数据库中的数据都是存储在表中。

一、建立表结构

1、access中创建表的三种方式：

通过输入数据创建表(即在数据表视图中创建表)、使用表设计器创建表(即在设计视图中创建表)、使用向导创建表三种方式。

2、表设计视图的基本结构：

表的设计视图分为上下两部分。上半部分是字段输入区，从左至右分别为字段选定器、字段名称列、数据类型列和说明列。下半部分是字段属性区，以设置字段的相应属性值。

此外项中，字段选定器是用来选择某一字段的，而其余四项是作来输入相应信息的，字段名称列、数据类型列、字段属性区必须填入或选择相应的值，但说明列可填可不填。

3、数据表视图与设计视图的区别：

表是由表结构和表内容两部分构成的。数据表视图对应于表的内容，而设计视图对应于表的结构。这是一般人的认识。

数据表视图除能操纵表的内容外，还能操纵表的结构。例如在创建表的方式中，就可以使用数据表来创建表。在数据表视图中，可以增加字段、删除字段、修改字段名称，但是不能修改字的数据类型与属性值。Access能根据用户输入的数据而自动选择适当的数据类型，字段属性都设置为相应的默认值。要修改字段的数据类型或属性值，必须在设计视图中进行。

4、表工具栏

视图切换保存升序降序

（一）Access数据类型

Access常用数据类型有：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、查阅向导。

（1）文本数据类型：文本型字段的主要字段属性为“字段大小”，应当为文本型字段指定其字段大小，字段大小从1到255，文本型字段最多为可以存放 255 个字符，默认值为50。

（2）备注数据类型：保存长度较长的文本及数字，例如备注或说明。最长64000字符数。

（3）数字数据类型：用于数学计算的数值数据，其数据类型为数字型。如长度、重量、人数等。数字型字段属性是字段大小，ACCESS为了提高存储效率和运行速度，把数字型按大小进行细分，数字型大小分为

字节、整型、长整型、单精度型以及双精度型等类型，默认大小为长整型。

（4）日期/时间数据类型：对于日期和时间的处理，ACCESS提供了日期/时间型，把两者合二为一，其存储空间为8个字节。可以表示从 100 到 9999 年的日期与时间值，超出此范围不能表示。

（5）货币数据类型：货币值。使用货币数据类型可以避免计算时四舍五入引起的计算误差。精确度为小数点左方 15 位数及右方 4 位数。

（6）自动编号数据类型：当向表中添加一条新记录时，由Access 自动产生的一个唯一的顺序号存入该字段，这个顺序号的产生方式有两种，一是递增，每次加1，第一条记录的自动编号字段的值为1，以后增加

记录，依次为1、2、3、4、…、。另一种产生方式为随机数，每增加一条记录产生一个随机长整型数。

（7）是/否数据类型：对于二值型的字段其数据类型采用是/否型，其默认值“是”，用对号表示是，用空白表示“否”。

（8）OLE对象数据类型：其他使用 OLE 协议程序创建的对象（例如 Microsoft Word 文档、Microsoft Excel 电子表格、图像、声音或其他二进制数据），可以将这些对象链接或嵌入 Microsoft Access 表中。必

须在窗体或报表中使用结合对象框来显示 OLE 对象。

（9）超级连接数据类型：保存超级链接的字段。超级链接可以是某个文件路径（ UNC）或网页地址（URL）。

（10）查阅向导数据类型：创建字段，该字段将允许使用组合框来选择另一个表或一个列表中的值。从数据类型列表中选择此选项，将打开向导以进行定义。

总结：

对于某一具体数据而言，可以使用的数据类型可能有多种，例如对话号码可以使用数字型，也可以使用文本型，但只有一种是最合适的。主要考虑以下几个方面：

◆字段中可以使用什么类型的值

◆需要多少存储空间来保存字段的值

◆是否需要对数据进行计算（主要区分用数字，还是文本、备注）

◆是否需要建立排序或索引（备注、超级链接及OLE对象型字段不能使用排序和索引）

◆是否需要进行排序（数字、文本排序有区别）

◆是否需要在查询或报表中对记录进行分组（备注、超链接及OLE对象型字段不能用于分组记录）

（二）、字段属性

◆字段大小：字段的大小取值范围。

◆格式：不改变输入样式，只改变显示效果。

◆标题：为字段的标题，在数据表视图中显示。

◆默认值：在新记录中自动显示。

◆有效规则：对相关字段的值进行相关限制。

◆有效文本：有效规则的提示信息。

◆输入掩码：是为数据提供一个模板。可确保数据输入表时的具有正确的格式。