某食品公司采购控制程序(doc 8页)

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采购控制程序

编审

1.0 目的

本程序描述涉及到采购活动的各级人员的职

责、采购准备、采购过程以及对供应商、外包

方的评审的主要内容。

2.0 适用范围

本程序适用于本公司所有与质量有关的原材料

的采购和外包过程。

3.0 职责

3.1 副厂长负责原材料的采购和供应商的评审工作；3.2 经理负责对供应商的审核和外包方的评审工作；3.3 经理负责采购计划的下达；

3.4 董事长负责对供应商和外包方的批准；

3.5 董事长对采购计划的批准。

4.0 工作程序

4.1 采购计划

4.2.1 采购计划编制及审批

经理根据销售合同的需求制定采购计划，经董事长批

准后下达副厂长予以采购。

4.2.2采购计划审批应确保满足如下要求：

（1）对于物资的采购计划中，所选择的供方均为合格供方；

（2）任何采购计划中要求的规格和质量要求，必须符合国家标准和行业规范；

（3）采购计划中的时间、价格、数量、批次进度等其他要求已经确定并估计供方能够满足；

（4）决定是否需要签订采购合同，以及合同中应该规定的质量保证的要求。

4.3 供方及外包方的评价和选择

4.3.1 评价准则

4.3.1.1评价和选择原材料供方的一般准则包括：

a．准时交货，按期提供所需的原材料材料；

b．样品确认，所提供产品的样本或实物得到生产科的确认；

c．产品符合，持续保持良好合格水平；

d．服务满意，有良好的售后服务并得到公司满意评价；

e．价格合理，能够有计划的持续改进成本；

f．应变能力，反应及时且能满足某些紧急和特别的要求和变化；。

4.3.1.2 评价和选择报关、运输服务、仓储服务外包方的一般准则包括：

a、服务满意，有良好的售后服务体制并得到公司满

意评价；

b、价格合理，能够有计划的持续改进成本；

c、应变能力，反应及时且能满足某些紧急和特别的

要求和变化；

d、组织机构，有完善的组织机构和质量管理体系；

e、设施设备，设施设备能符合运输、仓储的条件；

4.3.2 评价的方式包括有：

4.3.2.1现场评价：对供方的质量保证能力进行现场的审核

评价。运输、仓储服务供方选择时，必须进行现场

评价。

4.3.2.2文件评价：依据有关信息和资料以及公司对外包方

以往评价记录资料，对其服务和适应性进行评价。

4.3.2.3样品评价：对供方提供的产品、样品的符合性进行

评价，此为原材料供方选择时必须采用的强制方式。

4.3.3 评价和选择过程

4.3.3.1原材料供方初次和年度评价与选择

（1）副厂长在《供方评价表》中，明确评价该供方的方式和能力要求，并组织实施。在初次评价时，

必须提供样品，使用《样品评价报告》经过检验、

使用验证合格后，方能作为合格供方推荐对象。

（2）对样品进行确认所有供方，由生产科负责确认并出具样品确认意见和证据。

（3）对所有供方都需要进行资料评价，由副厂长负责收集供方的相关资料，并评议。

（4）当按照评价计划，评价活动完成之后，副厂长将各种评价方式的结论综合在《供方评价表》中，

只要是样品确认或现场评价不合格，则取消本次

供方资格。评价结论为合格的，由副厂长推荐注

册。

（5）副厂长将供方推荐注册名单，提交董事长审定批准。

（6）每年对供方进行一次综合评价，由副厂长事先制定计划，确定需要评价的供方名单、评价方式，

参加评价的部门和人员等，其他评价和选择程序

同上。

4.3.3.2报关、运输、仓储服务外包方初次和年度评价与选择

（1）经理在《供方评价表》中明确对报关、运输、

仓储服务供方的要求；

（2）初次评价时，必须进行外包方现场评价；评价完成后，将评价结论填写在《供方评价表》中，

决定是否推荐为合格外包方。

（3）将合格的外包方推荐注册，交董事长审批；

（4）经理对批准合格的供方进行服务过程的跟踪评价，记录其服务业绩。

（5）每年对外包方进行一次综合评价，由经理事先制定计划，确定需要评价的供方名单、评价方

式，参加评价的部门和人员等，其他评价和选择

程序同上。

4.3.4 副厂长负责原材料供方评价记录及档案归档管理，

并保存好评价资料和记录；经理负责服务供方的档

案管理。

4.4 采购信息控制

采购信息中对供方的要求，一般以采购计划、订单、

技术资料、标书等文件形式来规定，内容有：

a.质量要求和过程要求：型号、规格等技术要求，

服务要求；

b.验证接收准则，包括检验规则、到供方处验证、

委外机构验证的安排；

c.其他要求，如交货期、价格和服务等要求。

4.5 采购的实施

4.5.1与供方沟通，发出订购要求，按照采购计划的要求，确定相关的订购单。

4.5.2采购计划的改进，应对供方的供货情况进行检查和评

价。当达不到合格供方评价准则要求的，需要采取《纠

正措施控制程序》进行改进。

4.6 采购原材料、服务的验证和检验。

4.6.1采购原材料的检验，由生产科负责。

4.6.2凡经验证、检验、试验为不合格品的物资，严格按《不合格品控制程序》执行，并

作好标识和记录。

4.6.4经理对服务外包方进行管理，并通过记录和客户的反馈，验证服务的结果。

4.7 采购资料的管理

各部门对采购文件中的质量要求等技术文件，按《文

件控制程序》进行控制，有关的记录按《质量记录控

制程序》执行。

4.8 例外采购（临时采购）

当采购需求无法能够在《合格供方一览表》中选择

供方时，可以例外采购，采购员应及时在《采购计

划》中说明理由，并经经理批准后实施采购。

5.0 相关文件

5.1 《不合格品控制程序》

5.2 《文件控制程序》