行政部采购管理制度

知识产权采购过程控制程序

目的

为加强行政部采购工作管理，规范行政采购行为，降低行政采购成本，提高行政采购质量与经济效益，特制定本管理制度。

适用范围

适用于公司所有对外物品（研发工具和材料、生产工具和材料、办公设备类固定资产及低值易耗品、校讯通设备、装修及改造、其他对外购买的产品或服务等）的采购。

职责

行政部

统筹负责制定并不断优化公司采购及供应商管理等相关管理规范及流程。

统筹负责实施、指导及监督采购及供应商管理的相关环节。

持续提升采购专业水平，满足公司业务发展，降低采购总成本（包含质量、价格、交付、售后等方面）。

采购需求部门

结合实际需求及市场状况，并与采购充分沟通后详细填写采购需求并发起申请。

根据不同物品的采购周期，提前发起采购申请，以确保能满足公司办公的需要。

技术或研发部门

负责新项目性采购物品的技术参数和规格的评估以及对相关技术参数和规格的确认。

财务管理部门

负责核对、监督采购价格及付款报销。

采购基本原则

采购应当遵循公开、公平、公正、廉洁、效益的原则。

采购人员要严格自律，加强法制观念，廉洁奉公、依法办事、自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金。

主动拓宽采购渠道，及时掌握市场信息，尽量减少中间环节，提高效益，使采购的物料及服务质优价廉。

增强服务意识，想方设法降低成本，保证所需物料及服务按时保质保量，品质不达标的包退、包换、包损失。

采购需求及计划申请

所有物品的采购都必须由需求部门提前发起采购计划，经审批后报备至行政部采购实施并进行集中采购，便于议价及降低采购成本。

常规性采购需求及计划管理

各单位日常已开展的工作或项目所需的物料、设备以及服务等物品的采购。

材料采购申请：由总经理（1000-3000的元需行政副总审批）审批后给到行政部实施采购。

办公设备类固定资产、低值易耗品、办公场地设计、装修及改造申请：由总经理（超过5000元需董事长审批）审批后给到行政部实施采购。

若需求单位有指定供应商或战略供应商，需事先报备至行政部采购或在采购需求流程中特别备注说明，指定供应商或战略供应商名录需经总经理审批。

需求单位必须评估所需采购物品的交货时限，并应事先与行政采购充分沟通；部分物品的采购周期应需将供应商送样、测试老化封存样品、行政采购开发供应商等环节计算在内。

需求单位需对需物品的规格描述准确、清楚（使用行业通用的规格描述），必要时组织技术、研发、行政等部门讨论，并承担因描述不当所产生的一切损失。

对于供应商提供的样品，在供应商允许的情况下，由需求部门负责封存后交予行政采购人员保存。

需求单位应做好保密工作，不应将初步论证的结果向供应商透露。

询价议价

通过货比三家模式进行操作。

货比三家，是将同一批产品（或服务），同时向多家供应商询价、招（邀）标或谈判，并结合质量、服务、价格、交货周期、结算方式、合作历史记录等因素进行综合评估，最后选择性价比高的供货商落实采购。

因某些产品、服务的特殊性或公司已指定供应商，须由总经理审核、可豁免货比三家手续。此类经豁免的产品或服务，纳入《指定供应商产品/服务清单》。该清单至少每年评估、重新审批一次，保管期限至少三年。

询价采购：除指定供应商或特殊情况下经总经理批准豁免货比三家外，对所有申购总金额大于3000元（含）且小于10万元的产品或服务采购，需采取询价采购方式，并留下书面的询价比价记录。对于申购总金额小于3000元的采购，暂不强制要求留下书面的询价比价记录。

申购审批环节确认为询价采购的，采购人员需在《合格供应商名册》中选择三家或以上供应商，通过询价、议价、比价（除研发阶段的小批量试产、打样允许口头询价外，其他需对方传真有盖章的报价单），填写《供应商比价表》供应商报价单作为附件，按审批权限进行审批。审批后的《供应商比价表》的扫描件在采购人员发起“采购合同盖章申请”时以附件形式上传。前述经审批的询价比价记录，需按日期予以编号、订装，保管期限至少三年。供应商提供报价产品（或服务）的规格与申购规格不同时，采购人员需要与申购部门确认。

采购人员可以根据市场价格变动频率，对需采购的常规产品或服务进行分类，并按类别设置询价比价记录的有效期限，由总经办主任审核，总经理签批后正式生效，抄送审计部门备案。在前述有效期限内，如有相同产品或服务的采购，可以直接复印前次《供应商比价表》，按审批权限进行审批并实施采购。

招（邀）标采购：除指定供应商或特殊情况下经公司总经理批准豁免货比三家外，对所有申购总金额大于10万元（含）的产品或服务采购，需采取招（邀）标采购方式确定供应商。

采取何种采购方式，由采购人员在申购审批环节按上述规定进行对应选择，并按审批权限进行审批。如因特殊情况（如采购需求时限紧急等），不能按上述指定方式采购，采购人员需在申购阶段注明原因，并按特别授权处理，即由正常审批权限的上一级领导进行审批。

供应商管理

行政部门统筹负责供应商的管理，定期进行供应商的评估。

供应商开发

采购人员负责供应商开发工作。

需求部门、技术部负责协同进行对供应商及其产品的鉴定和评价。

供应商选择标准

公司指定供应商筛选标准包含如下：

质量水平。包括：(1)物料来件的合格率；(2)质量保证体系；(3)样品质量；(4)对质量问题的处理。

交货能力。包括：(1)交货的及时性；(2)扩大供货的弹性；(3)样品的及时性；(4)增、减订货的批应能力。

价格水平。包括：(1)优惠程度；(2)消化涨价的能力；(3)成本下降空间。

技术能力。包括：(1)工艺技术的先进性；(2)后续研发能力；(3)产品设计能力；(4)技术问题的反应能力。

后援服务。包括：(1)零星订货保证；(2)配套售后服务能力。

公司实力。包括：(1)公司规模；（2）公司资质；（3）经营团队；(4)员工素质。

现有合作状况。包括：(1)合同履约率； (2)合作年限；(3)合作融洽关系。

供应商选择办法

对每类物料，由采购部经市场调研后，各提出3-6家候选供应商名单。

经对各候选供应商逐条对照标准打分，并计算出总分排序后决定取舍，提