档案管理教案 第八章 档案检索
档案管理概论肖秋慧武汉大学出版社2009年8月第一版第八章
档案检索工具具有检索、报道、交流和管理馆藏的作用；
档案检索工具分类：
1.按照编制方式划分：目录、索引、指南；
2.按载体形式分：卡片式检索工具、书本式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具；
3.按内容范围分：综合性检索工具、专题性检索工具；
4.按功能分：馆藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具；
检索策略，是在弄清楚用户情报需求的前提下，选择检索途径、检索用词、构建检索表达式、明确检索步骤的科学安排；
档案检索效率用五个方面来衡量：全、准、快、便、省；
检全率和检准率是评价检索效率最常用的两个指标；
第四节
档案检索提问分析包括以下内容：
1.检索目的；
2.检索对象；
3.检索范围；
4.现有档案线索；
第八章档案信息组织与检索
档案信息组织与检索是对包含在档案中的信息进行描述和揭示，使之有序化和系统化；
第一节
档案著录，是对档案内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程；
档案内容特征：是指文件或案卷所论述的主题内容，档案形式特征，是指文件或案卷的时间、数量、责任者、文种、载体等有关内容；
1985年我国颁布了国家标准《档案著录规则》。。。.
2.对主题结构的分析（主题的因素以及这些主题因素在主题中的作用和相互关系）；
主题因素五种：
a.主体因素；b.通用因素；c.位置因素；d.时间因素；e.档案类型因素；
3.对主题因素间相互关系的分析；
主题因素之间的相互关系主要有几种：
a.限定关系；b.交叉关系；c.应用关系；d.影响关系；e.因果关系；f.比较关系；
通用复分表：
1.综合复分表：称纵论赋分表；
第八章___档案检索
第二节 《中国档案主题词表》
《中国档案主题词表》是由表达档案内 容主题的自然语言中优选出的语义相关、族 性相关的科学术语所组成的规范化词典。
一、《中国档案主题词表》的选词原则与选 词范围 （一）选词原则 （二）选词范围
二、《中国档案主题词表》的结构体例 （一）主表 （二）词族索引 （三）范畴索引 （四）附表——人名表、机构名表
第八章 档案检索
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节 第六节 第七节 档案检索概述 中国档案分类法》 《中国档案分类法》 中国档案主题词表》 《中国档案主题词表》 档案著录 档案标引 档案检索工具与目录中心 档案的计算机检索
本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目 上传于世界工厂 学堂中心精品下载 精品下载栏目
二、档案检索工具的种类 （一）按检索范围分 1.全宗范围 2.档案馆（室）范围 3.若干馆范围 4.专题范围
（二）按载体形式分 1.纸张式检索工具 2.缩微式检索工具 3.机读式检索工具
（三）按编制方式分 1.目录 2.索引 3.指南
（四）按排检方法分 检索工具按排检方式分为分类和主题 两大类。
第七节 档案的计算机检索
一、档案计算机检索的特点 （一）检索速度快 （二）检索点多，检出率高 （三）能满足多元检索需求，检索效果好 （四）利于实现资源共享 （五）服务方式灵活多样
二、计算机检索系统的基本结构 （一）硬件 （二）软件 （三）数据
三、计算机检索系统的流程 （一）档案信息的输入（存储） （二）档案信息的输出
一、档案标引方式 （一）标引工作按照工作方式分为人工标引和 机器标引 （二）标引工作按照检索体系区分为分类标引 和主题标引 （三）标引工作按提供检索标识的数量可分为 浅度标引和深度标引
《档案管理》课程教学大纲
武汉职业技术学院《档案管理》课程教学大纲课程英文名称：课程代码：080170课程负责人：制定（修订）单位：人文社科系中文教研室制定（修订）人：张文军审核人：张艳辉制定时间：二00三年八月一、课程简介与课程性质《档案管理》课程是高职文秘专业必修的一门专业课程。
本课程在介绍档案学若干基础理论的基础上，重点介绍档案管理的基本原理和方法。
学习这门课程，要在掌握基本概念、基本知识、基本原理的基础上，掌握档案管理的基本方法和技能。
二、课程教学目标通过本课程的学习，旨在帮助学生认识机关单位的文书、文书工作以及机关单位的档案工作的内容、程序，培养学生掌握从事文书和档案管理的技巧和方法，学习本课程，对以“办文”工作为三大任务之一的职业秘书，具有重要的作用。
三、课程适用的专业与年级本课程适用于文秘专业各方向，大学二年级开设。
四、课程总学时和总学分本课程课内学时数为36学时，2学分。
五、本课程与其他课程的联系和分工本课程既是对文秘基础课程的拓展，又是对应用写作课程的总结归纳。
因此，应在学完前两门课程之后开设，并在教学中注意知识上的交叉与衔接。
六、教学方法《档案管理学》是一门实践性很强的课程，课程内容有相当一部分涉及到档案管理的具体方法和技能。
鉴于本课程具有较强的实践性和可操作性，在教学中要求注意：1、本课程具有较强的实践性和可操作性，在教学过程中要注意理论与实践相结合，切忌死记硬背教材内容。
教学中，应注意克服重理论而轻技能、轻实践的偏向；应在文书和档案管理规范的指导下，多开展公文的收发、传递和立卷、组卷实训。
力求在实践中加深理解，在实践中学会运用。
除按教学计划的要求在毕业前集中安排实践环节外，在授课学时内也应的不少于1/3实训教学环节，以加强实践训练，使理论联系实际，培养动手能力。
教学中可安排学生到机关单位的文书工作部门和档案工作部门参观、见习，对于有关文书和档案的处理程序的了解，有条件的还可以参与具体操作。
2、坚持启发式教学原则。
档案管理学之档案的检索工作课件
档案检索工作的基本原则
系统性原则
档案检索工作应遵循系统性原则，对档案信息进行分类、标引、 组织等系统化处理，以便于信息的提取和利用。
准确性原则
档案检索工作应遵循准确性原则，确保信息的准确性和完整性，避 免出现误检和漏检的情况。
高效性原则
档案检索工作应遵循高效性原则，采用科学的方法和手段，提高检 索效率，满足用户快速获取信息的需求。
详细描述
布尔逻辑检索技术利用了逻辑运算的原理，允许用户通过组合关键词来缩小或扩大检索范围。它能够满足用户更 加复杂和具
档案检索服务的类型与特点
主动型档案检索服务
主动向用户提供档案信息，如档案咨询 、档案编研成果等。特点在于主动性、 针对性强，能够满足用户个性化需求。
需求分析
在系统设计前，应对用户需求进行深入分 析，明确系统的功能需求、性能需求和安 全需求等。
功能模块设计
根据需求和架构设计结果，对系统的各个 功能模块进行详细设计，包括数据采集、 存储、索引、查询和输出等模块。
系统架构设计
根据需求分析结果，设计系统的整体架构 ，包括硬件架构和软件架构，明确各部分 的组成和相互关系。
运行的管理者和使用者，包括档案管理者、系统开发者等。
档案检索系统的类型
1 2 3
基于数据库的档案检索系统
这种系统以关系数据库为基础，通过设计数据库 表和字段来存储档案信息，利用数据库查询语言 进行检索。
基于知识库的档案检索系统
这种系统以知识库为基础，通过构建概念层次和 概念关系来存储档案信息，利用自然语言处理和 人工智能技术进行检索。
档案管理学之档案的检索工作课件
目录 CONTENTS
• 档案检索工作概述 • 档案检索系统 • 档案检索技术与方法 • 档案检索服务与利用 • 档案检索的未来发展
档案管理规定的档案检索与利用
档案管理规定的档案检索与利用档案是组织或个人在活动过程中产生的一切书面、照片、录音、录像等信息载体的集合，具有重要的历史、政治、经济、文化价值。
为了确保档案的顺利检索和有效利用，各个机构和组织都应该遵守档案管理规定，建立科学合理的档案检索与利用制度。
一、档案检索的原则档案检索是指通过一系列方法和手段，找到所需档案材料的过程。
为了确保档案的检索工作能够顺利进行，需要遵守以下原则：1. 存储有序性原则：按照一定的层级和规律，对档案进行分类、编号和归档，形成有序的存储体系，方便检索工作的进行。
2. 知识连贯性原则：档案的分类和编号应该与实际活动密切相关，能够反映实际情况和关联性，以确保不同档案之间的信息能够连接起来。
3. 检索有效性原则：档案检索应该既要满足检索的全面性，又要确保检索过程的高效性和准确性，能够快速找到所需档案材料。
4. 保密性原则：在档案检索的过程中，需要严格遵守保密制度，确保档案信息的安全性和隐私性。
二、档案检索的方法为了提高档案检索的效率和准确性，可以采用以下方法：1. 目录检索法：编制精确的目录，将档案按照一定的分类和编号规则进行归纳，通过查找目录中的关键词或关键信息，找到所需档案材料。
2. 索引检索法：根据档案的关键词和主题，编制索引，以便于快速定位所需档案。
3. 电子检索法：利用计算机数据库和信息技术手段，建立电子化的档案管理系统，对档案进行数字化处理和存储，提供多样化、智能化的检索功能。
4. 交叉检索法：通过将档案按照不同的分类标准进行交叉组合，形成多个检索维度，提高档案的检索范围和准确度。
三、档案利用的方式档案利用是指通过档案材料对特定问题进行研究、分析和评估的过程，可以采用以下方式进行：1. 学术研究利用：将档案作为重要的历史资料，用于学术研究、专题调查和学术论文的撰写，以促进学术交流和知识创新。
2. 决策咨询利用：将档案作为决策依据，为政府和企事业单位提供重要的决策参考和咨询服务，帮助决策者做出科学合理的决策。
档案管理实务项目八 档案检索工作
21
（2）数量及单位。数量为阿拉伯数字，单位 用档案物质形态的统计单位，如“页”、“卷”、 “册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。著 录时其前加“：”号。如“.—15页”、“.—唱片 ：3 （3）规格。 规格指档案载体的尺寸及型号等，著录时其前 加“：”号。如“.—缩微平片：2张：105 mm×148 mm”、“.—录像磁带：5盒：3/4英寸”
17
（2）并列题名。并列题名是以第二种语言文 字书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题 名与正题名一并著录，并列题名前加“=” （3）副题名及说明题名文字。副题名是解释 或从属于正题名的另一题名。副题名一般照原文著 录，其前加“：”号。说明题名文字是指在题名前 后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时 说明题名文字照原文著录，其前加“：”号。如“
18
（4）文件编号。文件编号是文件制发过程 中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号， 包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范
（5）责任者。责任者只有一个时，照原文 著录，其前加“/” （6）附件。附件是指文件正文后的附加材 料，只著录附件题名，其前冠以“+”号。文件正 文有多个附件时，应逐一著录各附件题名，各附 件题名前均冠以“+”
4
检索语言和符号,是检索工作中存贮档案形式
也称标引语言，它是根据检索的需要而编制的 一种专门语言；与自然语言不同，它是一种人工语
(1)实体符号 (2)容具符号 (3)标识符号
5
任务二 档案著录是指在编制档案目录时，对档案内容 和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 二、《档案著录规则》 档案的著录项目是指用以揭示档案内容和形式 特征所需要的记录事项。《档案著录规则》中规定
15
著录用文字必须规范化。汉字应使用规范化的 简化汉字。外文与少数民族文字应依照其文字规则 书写。文件编号项、时间项、载体形态项、排检与 编号项中的数字应使用阿拉伯数字。图形及符号应 照录，无法照录的可改为其他形式的相应内容，并 加“〔〕”号。
电子课件-《文书与档案管理基础知识(第二版)》-A42-9687 第八章 档案检索
1--05
B060202
10-3-25-30
5-15
关于创新集团成立人力资源部的决定：创人字 〔2012〕1号/人力资源与个人发展部+创新集团 人力资源部职责及权限.—正本：决定.—内部：永 久.—20070412.—1页：210mmX297mm
决定成立创新集团人力资源部，同时任命韩××为 创新集团综合办主任兼人力资源部经理，并规定 了创新集团人力资源部职责及权限集团
教学难点：
熟悉和掌握检索工具的编制方法。
一、档案检索工具的职能
档案检索工具具有存储和检索两大职能。 存储，即将档案文件有关特征著录下来，按照一
定顺序加以排列或进行客观地描述，以二次文献 或三次文献的形式将档案信息集中起来。 检索，即向利用者提供查找档案的线索，供利用 者了解和查找档案时使用。 档案信息存储是检索的基础与前提，查检是信息 存储的应用与反馈。
1. 馆藏性档案检索工具的编制
馆藏性档案检索工具有案卷目录、案卷文件目录和全宗目录。 （1）案卷目录。是将一个全宗内同类和相关文件按时间、按问题
组合成卷，然后拟定案卷标题，以标题为单位，将该全宗内所 有案卷标题按时间顺序排列组合而成。案卷目录是档案馆（室） 最基本，也是最常见的一种检索工具。 ■顺序号、案卷号。 ■提名（案卷标题）。 ■起止年月日（年度）。即案卷内文件所属的年份，应填写案卷 内最早的文件日期和最迟的文件日期。 ■册数。 ■保管期限。 ■备注。
三、衡量检索工具的标准
1.查全率和漏检率 ： 查全率=检出的相关档案数量/全部相关档案数量×100% 漏检率=未检出的相关档案数量/全部相关档案数量×100%
2. 查准率和误检率 查准率=检出的相关档案数量/检出的全部结果数量×100% 误检率=检出的无关档案数量/检出的全部结果数量×100%
第2526课时项目四(档案检索)
1.了解挡案计算机检索的特点。 2.了解档案著录工作的含义与内容，档案标引工作的含义 与规则。 3.掌握常用档案检索工具的功能和编制方法。 4.知道档案著录格式和著录符号，档案标引的步骤和方法， 档案检索工具体系的构成。 5.掌握常用检索工具的结构和编制方法，会用有关知识对 文件进行著录，会编制常用的档案检索工具。
1.档案部门应以“档案信息化”、“利用网络化”为 导向，提供检索工具，构筑信息平台。 2.工具的价值在于改进服务；重要的是使用工具的智 慧。
知识点一 档案著录与标引 知识点二 档案检索工具 知识点三 档案的计算机检索
知识点一 档案著录与标引
平时的学习和经验，是我们在危急关头最有力的支柱。
——林肯
图9-10 文件的形成时间应注意的问题
一、档案著录工作
（五）著录项目细则
5. 载体类型与形态项 （1）载体类型。载体类型有甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、 胶卷、磁带、磁盘、光盘等。 （2）数量及单位。数量用阿拉伯数字著录，单位用档案物质形态的统计 单位进行著录，如“卷”、“页”、“张”、“册”、“盒”等，前面加 “：”号。 （3）规格。规格是指档案载体的型号、尺寸等，著录时前面加“：”号。
2-13-18-3 36-21
12-011-15
关于批转《××市环境保护实施办法》的通知：×环字［1998］ 16号／××县环保局＋××市环境保护实施办法：通知．—内部： 长期．—19981112.—4页：260mm×184mm
（提要略）
环境保护办法
文件级著录卡片
一、档案著录工作
（五）著录项目细则
分类号
档案馆（）
代号
档号
缩微号
正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者
档 案 管 理 学
档案管理学第一章、档案概论一、档案的定义和属性1、档案的定义（1）档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
（2）档案与文件的关系：文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。
（3）档案定义的基本含义：①档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的②档案是保存备查的文件③档案内容的记录方式和载体是多种多样的④档案是原始的历史记录（4）文件形成档案的条件：①办理完毕的文件才能成为档案②对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的现行文件，才有必要作为档案保存。
③按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。
∙档案的知识属性和信息属性（1）档案是储存和传播知识的一种形式，是一种重要的信息资源。
（2）档案信息具有原始性和回溯性特点。
二、档案的作用及其规律1、档案的一般作用档案在行政管理、生产建设、政治斗争、科学研究、宣传教育和维护国家、集体、个人权益方面的作用。
2、档案的基本价值档案的基本价值可以概括为凭证价值和参考价值。
对档案真实性和可靠性要加以辩证的理解。
3、档案发挥作用的规律档案作用的时效律和扩展律；档案机密性递减律和社会性递增律；档案行政作用的弱化律和科学作用强化律；档案发挥作用的程度取决于档案利用实践、社会发展水平、社会档案意识和档案管理水平等方面的条件。
第二章、档案工作概论一、档案工作的内容和性质1、档案工作的内容档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用服务、统计工作。
∙档案工作的性质和意义档案工作是一项管理性的科学性的工作；档案工作是一项服务性的条件性的工作；档案工作是一项政治性的工作。
二、我国档案工作的基本原则1、统一领导、分级集中的管理国家全部档案统一领导、分级集中的管理国家全部档案，是档案工作的组织原则和管理体制。
档案管理学之档案的检索工作
档案管理学之档案的检索工作档案管理学是一门涉及管理、保管和利用档案的学科，其核心是对档案进行有效的管理和利用。
在档案管理学中，档案的检索工作是至关重要的一环，它涉及到如何迅速、准确地找到所需的档案信息，以满足用户的需求。
档案检索的概念和意义档案检索是指根据一定的检索要求，通过检索系统或手段从大量档案信息中准确、快速地找到目标信息的过程。
档案检索的主要目的是方便用户获取所需信息，提高信息利用效率，保证信息的准确性和完整性。
在档案管理中，档案检索是档案管理工作的重要环节，也是实现档案管理目标的重要手段。
档案检索的方法1. 手工检索手工检索是最基本的检索方法，通常通过查阅目录、索引等手段，直接在纸质档案中找到所需信息。
这种检索方法简单直接，适用于档案量较小的情况，但效率较低，容易出现遗漏或错误。
2. 电子检索电子检索是一种利用计算机或其他电子设备进行档案检索的方法。
通过建立电子档案库和检索系统，用户可以通过关键词、日期、属性等方式快速、准确地找到目标信息。
电子检索具有检索速度快、准确性高、信息容量大等优点，是目前档案检索中使用较多的方法。
3. 智能检索智能检索是利用信息检索技术和人工智能技术对档案信息进行智能化检索的方法。
通过自然语言处理、数据挖掘等技术，智能检索系统能够理解用户的查询意图，提供更加精准的检索结果。
智能检索在提高检索效率和准确性方面具有显著优势，是档案检索领域的研究热点。
档案检索的流程档案检索的流程通常包括以下几个步骤：1.确定检索需求：明确用户的检索目的，确定检索范围和检索要求。
2.确定检索策略：根据检索需求选择合适的检索方法和关键词，制定检索策略。
3.进行检索操作：按照检索策略进行检索操作，找到符合要求的档案信息。
4.评价和整理检索结果：评价检索结果的准确性和完整性，整理并输出检索结果。
5.结果反馈和优化：根据检索结果的反馈对检索策略进行调整和优化，提高检索效率和准确性。
档案检索的技术与挑战在信息化时代，随着信息量的爆炸式增长和信息形式的多样化，档案检索面临着新的挑战和机遇。
档案管理规定的档案检索与利用指南
档案管理规定的档案检索与利用指南档案是组织、个人在日常工作和生活中产生的一系列文件和记录的集合，具有重要的历史、法律和价值意义。
为了保证档案的有效管理，档案检索与利用是至关重要的环节。
本文将介绍档案管理规定的档案检索与利用的指南。
一、档案分类与编目档案应根据内容、形式、时间等要素进行分类，并编制目录或索引，以便查找；档案还应根据名称、日期、事件等信息进行编目，确保档案的有序管理。
二、档案的存储与保管档案应妥善存储，保证安全性和可访问性。
存储环境要保持整洁、干燥、通风，避免受潮、霉变等损害，同时应防火、防盗，并采取合适的防护措施，如放置防尘套或封装档案盒。
三、档案检索的方法1. 直接检索：按照分类编目的方法，通过查阅目录或索引，直接找到所需档案。
2. 间接检索：通过书写检索单、填写检索表格等方式，向档案管理人员提出请求，由其负责查找并提供相关档案。
四、档案利用的步骤1. 档案审查：在利用档案前，必须进行审查，核实档案的完整性、准确性和适用性。
2. 档案复制：根据需要，可以将档案进行复制，确保原件的安全，并方便多人共同利用同一份档案。
3. 档案解读：对于较为复杂或难以理解的档案，需要进行解读，明确其含义和价值，以便更好地利用档案内容。
4. 档案应用：根据档案提供的信息和数据，进行相应的应用，如进行研究、起草文件、证实事实等。
五、档案利用的注意事项1. 保密性：在档案利用过程中，必须严格遵守保密要求，禁止泄露档案中的敏感信息。
2. 档案保护：在利用档案时，应当爱护、保护好档案，避免造成损坏或遗失。
3. 责任追究：对于恶意损坏、篡改档案或以不正当手段获取档案等行为，应追究相应的责任。
六、档案利用的效益1. 揭示历史真相：通过档案的检索和利用，可以揭示历史事件的真相，推动社会的发展和进步。
2. 促进科研与教育：档案作为重要的历史和学术资源，对于科研和教育具有重要的支持作用。
3. 公民权利保障：档案的利用能够帮助公民维护自己的权益，并为法律和司法提供证据支持。
第八章 档案的检索
8.4 档案标引
8.4.1 含义
是指在档案著录中，对档案内容进行分析和 选择，并赋予其规范化检索标识的过程。 其中赋予主题词的过程为主题标引，赋予分 类号的过程为分类标引。
8.4.2 分类标引
8.4.2.1 分类标引的依据 《中国档案分类法》是进行档案分类标引的 基本依据。 8.4.2.2 程序和方法 1、熟悉《中国档案分类法》和《档案分类标 引规则》等规范化文件。 2、深入分析文件或案卷的主题内容。分类标 引的结果应能充分揭示档案主题内容。 3、将文件或案卷归入恰当的类目，给予恰当 的分类号。 4、认真审核校对标引结果。
对已升、已降、解密文件，应著录新密级，公开级、国 内级可不著录。密级前加“. －”
2、保管期限* 分永久、定期（30年、10年）。其前加 “：”，若已改，应著录新的保管期限。
8.3.3.4 时间项 分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加 “. －”。 1、时间项一律用8位阿拉伯数字。历史纪年照原文著 录外，还需附公元纪年，加“（）”标注。 2、没有形成时间的，应据内容、形式特征考证出时 间著录，并加“〔〕” 3、文件时间不完整的，仍注原时间，不清楚部分以 “口”补之，将考证出的时间附后，并加“〔〕”。 4、考证不出时间的，著录为“. －口口口口口口口 口”，也可注首问世间、审核时间、印发时间，但应在 附注项中说明。 5、起止时间注法：用“—”连接。
8.3.3.6 附注和提要项 1、附注* 此项著录需要解释和补充的内容。依各项目 顺序著录。每一条附注均以“—”分隔。 2、提要* 对文件和案卷内容的简介，应反映主要内容 和重要数据。附注后另起一段写，一般不超过 200字。
8.3.3.7 排检与编号项 1、分类号 依据《中国档案分类法》和GB15418—1994 的有关规定著录。 2、档案馆代号* 依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》 的代码著录。 3、档号 档号中各号之间以“—”相隔。
项目六 档案的检索 PPT课件
四、档案检索语言
2 分类语言
1987年出版《中国档案分类法》第一版。
1996年出版第二版。 《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档
案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。 中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区
表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。 主表如： CA 323 摄影 3231 新闻 3232 人像 3233 建筑 ……
其公式为：
检准率=检出的有关档案/检出的全部档案×100% 误检率=检出的不相关档案/检出的全部档案
×100% 或：误检率=（1—检准率）×100%
有关档案
检出档案
A
未检出档案
C
检全率 A 100% AC
无关档案
B D
检准率 A 100% A B
例
在一次检索中，共检出档案100篇，经过专家判定， 其中与提问相关的为60篇，其余的40篇为误检档案， 那么；另外，后来发现，检索系统中还有90篇相关文 献由于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这次检 索的查全率和查准率。
概念转化——查表
分类标引实例 建设部关于加强城市规划工作的通知
主题分析：单主题
为单元主题，直接归入相应类别即可。 标引结果：R122
新洲县委、县政府关于1985年保卫工作，机要工作的 规划
又如： K 财政、金融 KB 金融 1 金融管理 13 利率管理 1311 人民币利率 13111 差别利率
四、档案检索语言
3 主题语言
1989年8月出版了《中国档案主题词表》试行本。
1995年11月正式出版。 《中国档案主题词表》主要由主表及词族索引、范畴索引、首笔画检字表和附表组成。
档案管理规定的档案检索与查询方法
档案管理规定的档案检索与查询方法档案管理规定的档案检索与查询方法是确保档案能够被快速、准确地找到和利用的重要环节。
有效的检索与查询方法能够提高档案管理的效率和质量，确保相关信息的及时共享和利用。
本文将介绍几种常见的档案检索与查询方法。
一、手工检索方法手工检索方法是传统的档案检索方式，它依赖于人工的辅助工具和参考指南。
下面是几种常见的手工检索方法：1. 目录检索法：目录是一种系统化的将档案按照一定规则组织、分类和排序的清单。
通过目录，用户可以快速地找到所需的档案。
目录检索法对于档案目录的编制和维护要求较高，但在有限的资源下仍然是一种有效的检索方法。
2. 索引检索法：索引是根据档案的内容、特点和属性编制的索引表，通过关键词或主题的索引，可以迅速定位到具体的档案。
索引检索法对于索引的编制和查询的标准化要求较高，但能够提供更精确的检索结果。
3. 卡片检索法：卡片是档案管理中常用的辅助工具，通过将档案信息整理成卡片的形式，可以方便地进行检索和查询。
卡片检索法对于卡片的编制和整理有一定的技巧和规范，但能够提供较高的查询效率。
手工检索方法虽然需要较多的人力和时间成本，但在某些特定场景下仍然具有一定的实用性和必要性。
二、电子检索方法随着信息技术的发展和应用，电子检索方法在档案管理中得到了广泛的应用。
电子检索方法通过计算机和相关软件来实现对档案的检索和查询。
下面是几种常见的电子检索方法：1. 关键词检索：在电子档案系统中，用户可以通过关键词来检索和查询相关档案。
关键词检索方法通常能够提供快速和准确的检索结果，但需要对档案进行合理的关键词标注和索引。
2. 全文检索：全文检索是一种基于文本内容的检索方法，通过对档案全文进行索引和查询，用户可以在档案系统中搜索到含有特定关键词或短语的档案。
全文检索方法能够更全面地查询相关档案，但需要对大量数据进行索引和存储。
3. 数据库检索：数据库是一种专门用于存储和管理档案信息的电子化工具。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
第八章档案检索案例：××管理顾问公司的档案在积累了一定数量之后，由于只有案卷目录而没有其它形式的检索工具，在查找档案时经常出现速度慢甚至查找不到的问题。
该公司的档案员小陈决定编制一些检索工具以解决查找档案的问题。
那么，究竟编制什么种类的检索工具才能适应公司查档的需要呢？经过分析以往查找档案的情况，小陈发现公司的领导和业务人员频繁查找的档案主要有客户资料、公司的发文和内部文件。
于是他决定编制文号索引、客户索引和专题目录等几种检索工具，为查找档案提供途径。
这几种检索工具编制完成投入使用之后，明显提高了查找档案的效率，小陈因此也得到领导的表扬。
简析：档案检索工具是人们查找档案信息的导航系统。
没有检索工具，无论是档案管理者，还是利用者，都难以顺利地从大量的档案中找到所需要的对象。
同时，档案检索工具的种类很多，功能各有侧重，这就要求档案部门必须根据本单位的实际情况，对档案检索工具的种类和形式进行适当设计，以使编制出来的检索工具适用和有效。
第一节档案检索概述一、档案检索的含义和一般过程：“检索”一词，顾名思义为查找、寻取。
“检”字，原是书的标签、题签，后又有察看、挑拣等意思；“索”字是指求取、搜寻的意思。
档案检索则是指对档案信息进行加工和系统存储，并根据需要进行查找的工作，它是档案提供利用工作的基础和先前条件，是开发档案信息资源的必要条件。
档案检索一词，可以有广义和狭义解释。
广义的档案检索包括存储和查找两个过程。
狭义的档案检索就是查找档案中有用信息的这一过程。
以下所涉及的是广义的档案检索。
档案检索包括档案信息存储和信息查检两方面工作。
档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的过程；档案信息查检是指利用检索工具或数据库搜取所需档案信息的过程。
这两部分内容是密切联系，不可分割的，存储是查检的基础和前提，查检则是存储的目的。
因此，对于检索问题需要把存储过程和查找过程作为一个整体来研究。
（一）档案存储过程的主要内容：档案的存储包括两个环节：1、著录标引。
对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，有时还需要将反映该件（卷）档案主题的概念借助检索语言（分类表、主题词表等）转换成规范化的检索标识。
对每件（卷）档案著录标引后形成的一条记录标为一个条目。
2、编制检索工具。
对著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各种检索工具，或输入计算机，建立机读文档及数据库。
（二）查检阶段的主要内容：查找阶段也包括两个环节：确定查找内容、查找。
1、确定查找内容。
对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案的实质内容，形成概念。
有时也需将这些概念借助检索语言转换成规范化的检索标识。
在计算机检索中还应按实际需要把这些检索标识之间的逻辑关系表达出来，形成检索表达式。
从确定提问主题到形成检索表达式的这一段工作称为编制检索策略。
2、查找。
档案工作人员采用各种手段把表示利用者需求的检索标识或检索表达式与存储在检索工具或机读数据库中的检索标识进行相符性比较，将符合利用者要求的条目查找出来。
在手工检索中，相符性比较是由人工进行的；在机检过程中，则由计算机担负二者之间的匹配工作。
二、检索效率：档案检索效率是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性程度，它是衡量档案检索系统以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标。
档案检索效率通常采用检全率和检准率两个指标来衡量和表示。
检全率是指满足利用者要求的全面程度，即检出的有关档案与全部有关档案的百分比。
与之相对应的漏检率，即未检出的有关档案与全部有关档案的百分比。
1）检全率=全部有关档案检出的有关档案×100% 漏检率=全部有关档案未检出的有关档案×100%请生回答：某一利用者要求查找有关税制改革方面的档案，档案馆保存的有关档案为120件，而检索时检出102件。
请问检全率？漏检率？检全率=102÷120×100%=85%；漏检率=18÷120×100%=15%检准率是指满足利用者要求的准确程度，即检出的有关档案与检出的全部档案的百分比。
与之相对应的是误检率，即检出的不相关档案与检出的全部档案的百分比。
2）检准率=检出的全部档案检出的有关档案×100% 误检率=检出的全部档案检出的不相关档案×100%请生回答：某一利用者要求查找有关社会保障政策方面的档案，通过一次性检查，共检出80件档案，经阅读发现其中60件是相关的档案。
请问检准率？误检率？ 检准率=60÷80×100%=75%； 误检率=20÷80×100%=25% 三、档案检索语言：档案检索语言是根据档案检索的需要而创制的人工语言，专门用于手工检索或计算机检索的档案信息检索系统，表达档案主题概念和检索课题概念。
如果没有档案检索语言，档案信息就不可能进行有效的存储和查找，也不可能建立起比较完善的档案检索系统，在档案标引人员、档案检索人员、档案管理人员、档案用户、档案检索系统之间，就难以相互沟通和在档案信息需求上取得一致。
档案检索语言由词汇和语法组成，具有三个组成要素。
第一，拥有一组系统的文字或符号，用来构成检索词汇要素，分类号和主题词就是它的检索词汇；第二，具有一定量的词汇，用来表达档案信息基本概念，分类表的类目、分类号与主题词就反映了基本概念，而《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》就是档案信息检索词典；第三，有一套语法规则，用以满足档案检索系统多元化检索的需求。
档案检索语言作为一种专门的人工语言，较之于自然语言，具有以下特点：能简明和比较专指地表达档案及检索课题的主题概念；词汇与概念一一对应，排除了多词一义、一词多义和词义含糊；能明确显示出概念之间的相互关系，便于将概念进行系统排列；方便检索时将档案标引用语进行相符性比较。
档案检索语言的作用是保证检索效率，提高查全率和查准率。
它是档案信息存储与检索的桥梁，也是档案人员与档案用户之间沟通和满足档案信息需求的桥梁，检索语言质量的高低直接影响检索效率。
第二节 《中国档案分类法》和第三节《中国档案主题词表》不讲。
第四节 档案著录一、档案著录的内容与作用：（一）档案著录的内容：所谓档案著录，是指在档案馆（室）编制档案目录等检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
所谓内容特征，就是指对档案主题的揭示，其中包括档案的分类号、主题词、摘要等。
所谓形式特征，是指档案的实体形式、文字表达形式等有关特征，包括档案的题名、责任者、形成时间、地点、档号、文种、载体等等。
档案著录的内容通常包括著录原则、著录项目、著录格式、标识符号、著录信息源、著录用文字、著录项目细则。
编制档案检索工具，一般应经过两个步骤。
首先按照档案著录规则，将文件或案卷的内容和形式特征记录下来，由若干著录项目组合为一个条目；其次，将众多的条目，按照一定的体系和方法排列起来，形成某种检索途径，这就是检索工具。
后者必须以前者为前提和基础。
从手工检索来说，其基本工具是档案目录。
档案目录，是按照一定的顺序排列，指出案卷或文件的内容和形式特征以及存址，供人们查找的名目，如案卷目录、卷内文件目录等。
档案目录本身是一个档案信息线索查寻体系，由许多档案条目组成。
档案条目是组成档案目录的基本单元，是对单份文件或案卷的内容或形式特征所做的一条记录。
而档案条目又是由著录项目组成。
通过实例来了解档案条目与著录项目之间的关系。
等各均为一个一个著录项目，他们共同构成一个档案条目。
按照一定的次序将条目编排成的有机体系就是档案目录。
此为卷内文件目录。
（二）档案著录工作的作用：档案著录工作的作用是多方面的，具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用，其中最主要的是检索。
著录的质量直接影响到档案检索工具的质量和效能。
无论何种档案检索工具，要具备良好的存储与查检功能，都必须以著录项目的详细具体、标引准确、格式与标识符号统一、文字简明为条件。
著录工作方面的任何疏忽或过分强调简化以及只注重外形特征的描述，都要影响检索工具的质量，降低其效能。
档案著录是一项细致而又繁重的工作。
正确地选择和记录文件或案卷的内容和形式特征，需要通过深入研究，分析文头、正文、文尾等各个部分才能做到，稍有遗漏和疏忽，就难以取得预期效果。
认真做好著录工作，对于建立和完善检索工具，提高检索工作水平，有着十分重要的意义。
二、档案著录的原则和要求：（二）档案著录规则为了保证档案著录方法的规范，我国制定并颁布了《档案著录规则》，主要内容包括：1、著录条目 P215 2、标识符号 P2163、著录格式 P217一般使用段落符号式的条目著录格式。
段落符号式，是指将著录条目分成若干段落，每5、著录项目细则 P219—221二、档案标引（一）含义 P221—222 标引的目的是提供检索途径。
（二）种类1、按工作方式分为人工标引（手工标引）和机器标引。
2、按检索体系分为分类标引和主题标引。
（三）档案分类标引1、含义给予文件或案卷以分类号标识的过程。
即给予每份文件或每个案卷一个分类号。
2、程序1）确定分类表目前，主要以《中国档案分类法》作为标准和依据。
《中国档案分类法》主要用于档案分类标引和组织档案分类目录，它适用于我国各个历史时期所形成的各类档案。
其体系结构包括如下几个部分：A、编制说明：是对分类法进行基本、全面的介绍。
它包括编制目的和适用范围、编制原则、基本类目的设置及次序安排的理由、对各种分类问题的处理方法、标记符号、注释以及分类法的管理等。
B、“中华人民共和国档案分类表”：适用于类分1949年10月1日中华人民共和国建立以后形成的档案，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。
C、“新民主主义档案分类表”：适用于类分中国共产党领导的新民主主义革命斗争时期形成的档案，由主表和辅助表（综合复分表）组成。
D、“民国档案分类表”：适用于类分1911年至1949年民国时期形成的档案，由主表和辅助表（综合复分表、民国时期世界各国和地区表、民国时期行政区划表、民国时期民族表）组成。
E、“清代档案分类表”：适用于类分清代档案，由主表和辅助表（清代档案综合复分表、清代时期世界各国和地区表、清代行政区划表）组成。
2）准确地分析档案内容分析档案内容，目的在于找出分类标引的依据，准确地把握档案的主题。
具体有以下几种方法：A、分析题名题名一般能概括反映出文件、案卷的中心内容；但也有不能正确揭示主题内容的，所以，它不是唯一依据。
B、细阅前言、内容提要、结论等以了解文件的主题、作者撰写该文的意图及这一文件与另一文件的关系，为标引提供依据性信息。
C、浏览正文通过上述方法仍把握不准文件的中心内容，应浏览正文，找出文件内容论述或涉及的中心问题。