档案管理教案 第八章 档案检索

第八章档案检索

案例：

××管理顾问公司的档案在积累了一定数量之后，由于只有案卷目录而没有其它形式的检索工具，在查找档案时经常出现速度慢甚至查找不到的问题。该公司的档案员小陈决定编制一些检索工具以解决查找档案的问题。那么，究竟编制什么种类的检索工具才能适应公司查档的需要呢？

经过分析以往查找档案的情况，小陈发现公司的领导和业务人员频繁查找的档案主要有客户资料、公司的发文和内部文件。于是他决定编制文号索引、客户索引和专题目录等几种检索工具，为查找档案提供途径。这几种检索工具编制完成投入使用之后，明显提高了查找档案的效率，小陈因此也得到领导的表扬。

简析：

档案检索工具是人们查找档案信息的导航系统。没有检索工具，无论是档案管理者，还是利用者，都难以顺利地从大量的档案中找到所需要的对象。同时，档案检索工具的种类很多，功能各有侧重，这就要求档案部门必须根据本单位的实际情况，对档案检索工具的种类和形式进行适当设计，以使编制出来的检索工具适用和有效。

第一节档案检索概述

一、档案检索的含义和一般过程：

“检索”一词，顾名思义为查找、寻取。“检”字，原是书的标签、题签，后又有察看、挑拣等意思；“索”字是指求取、搜寻的意思。档案检索则是指对档案信息进行加工和系统存储，并根据需要进行查找的工作，它是档案提供利用工作的基础和先前条件，是开发档案信息资源的必要条件。档案检索一词，可以有广义和狭义解释。广义的档案检索包括存储和查找两个过程。狭义的档案检索就是查找档案中有用信息的这一过程。以下所涉及的是广义的档案检索。

档案检索包括档案信息存储和信息查检两方面工作。档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的过程；档案信息查检是指利用检索工具或数据库搜取所需档案信息的过程。这两部分内容是密切联系，不可分割的，存储是查检的基础和前提，查检则是存储的目的。因此，对于检索问题需要把存储过程和查找过程作为一个整体来研究。

（一）档案存储过程的主要内容：

档案的存储包括两个环节：

1、著录标引。对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，有时还需要将反映该件（卷）档案主题的概念借助检索语言（分类表、主题词表等）转换成规范化的检索标识。对每件（卷）档案著录标引后形成的一条记录标为一个条目。

2、编制检索工具。对著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各种检索工具，或输入计算机，建立机读文档及数据库。

（二）查检阶段的主要内容：

查找阶段也包括两个环节：确定查找内容、查找。

1、确定查找内容。对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案的实质内容，形成概念。有时也需将这些概念借助检索语言转换成规范化的检索标识。在计算机检索中还应按实际需要把这些检索标识之间的逻辑关系表达出来，形成检索表达式。从确定提问主题到形成检索表达式的这一段工作称为编制检索策略。

2、查找。档案工作人员采用各种手段把表示利用者需求的检索标识或检索表达式与存储在检索工具或机读数据库中的检索标识进行相符性比较，将符合利用者要求的条目查找出来。

在手工检索中，相符性比较是由人工进行的；在机检过程中，则由计算机担负二者之间的匹配工作。

二、检索效率：

档案检索效率是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性程度，它是衡量档案检索系统以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标。档案检索效率通常采用检全率和检准率两个指标来衡量和表示。

检全率是指满足利用者要求的全面程度，即检出的有关档案与全部有关档案的百分比。与之相对应的漏检率，即未检出的有关档案与全部有关档案的百分比。 1）检全率=

全部有关档案检出的有关档案×100% 漏检率=全部有关档案

未检出的有关档案

×100%

请生回答：某一利用者要求查找有关税制改革方面的档案，档案馆保存的有关档案为120

件，而检索时检出102件。请问检全率？漏检率？

检全率=102÷120×100%=85%；漏检率=18÷120×100%=15%

检准率是指满足利用者要求的准确程度，即检出的有关档案与检出的全部档案的百分比。与之相对应的是误检率，即检出的不相关档案与检出的全部档案的百分比。 2）检准率=

检出的全部档案检出的有关档案×100% 误检率=检出的全部档案

检出的不相关档案

×100%

请生回答：某一利用者要求查找有关社会保障政策方面的档案，通过一次性检查，共检出

80件档案，经阅读发现其中60件是相关的档案。请问检准率？误检率？ 检准率=60÷80×100%=75%； 误检率=20÷80×100%=25% 三、档案检索语言：

档案检索语言是根据档案检索的需要而创制的人工语言，专门用于手工检索或计算机检索的档案信息检索系统，表达档案主题概念和检索课题概念。如果没有档案检索语言，档案信息就不可能进行有效的存储和查找，也不可能建立起比较完善的档案检索系统，在档案标引人员、档案检索人员、档案管理人员、档案用户、档案检索系统之间，就难以相互沟通和在档案信息需求上取得一致。

档案检索语言由词汇和语法组成，具有三个组成要素。第一，拥有一组系统的文字或符号，用来构成检索词汇要素，分类号和主题词就是它的检索词汇；第二，具有一定量的词汇，用来表达档案信息基本概念，分类表的类目、分类号与主题词就反映了基本概念，而《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》就是档案信息检索词典；第三，有一套语法规则，用以满足档案检索系统多元化检索的需求。

档案检索语言作为一种专门的人工语言，较之于自然语言，具有以下特点：能简明和比较专指地表达档案及检索课题的主题概念；词汇与概念一一对应，排除了多词一义、一词多义和词义含糊；能明确显示出概念之间的相互关系，便于将概念进行系统排列；方便检索时将档案标引用语进行相符性比较。

档案检索语言的作用是保证检索效率，提高查全率和查准率。它是档案信息存储与检索的桥梁，也是档案人员与档案用户之间沟通和满足档案信息需求的桥梁，检索语言质量的高低直接影响检索效率。

第二节 《中国档案分类法》和第三节《中国档案主题词表》不讲。

第四节 档案著录

一、档案著录的内容与作用：