礼貌原则下传达正面信息类商务信函的用词策略

摘要：本文主要从用词法角度出发，探讨如何更加有效地在传递正面信息商务英语信函中体现出礼貌的原则。通过人称代词的灵活运用，以及正面的，具体的，避免歧视性的特定词汇在商务信函中的使用，最大限度保存交流双方的面子，达到良好的沟通效果。

关键词：词法英文商务信函礼貌原则

一．简介

商务信函是商务交流的一种重要方式, 在商务活动中承担传递信息、建立合作关系、促进业务、加强交流的重要作用。商务英语信函属于目的性很强的应用文体. 信函中不同语言的使用能很大程度上影响交流双方最后目标的达成。因此，采用礼貌而得体的语言是商务英语信函写作的基本要求。具体从词的使用角度来说，应注意如下几种用词策略。

二．灵活运用人称代词

在商务英语信函中, 恰当使用人称代词可以表达礼貌和委婉的语气。在商务英语信函中体现礼貌原则的重要一点是“you- attitude”的使用, 也就是将自己置于对方的立场, 从对方的角度考虑问题, 并且在写作中能从具体的遣词用句上让对方感受到这种的态度。这一特点与leech 礼貌原则中始终把对方的利益放在首位是相通的。因此第二人称代词“you”和“your”在商务英语信函中的使用率明显高于其他代词。在传达好消息的信函中，遵循以下几条原则：1）多从对方的角度出发考虑

应着重体现为对方着想，将对方利益置于首位的态度。在积极信息类商务信函中，‘i’或(2) your cargo has been shipped by the end of april as requested.

2）多强调对方的利益

以上例句通过使用第二人称代词体现了为对方着想, 将对方利益置于首位的态度, 满足对方的面子需求。

三．使用积极的，正面的词语

词汇的意义是由概念意义和联想意义构成的。概念意义是词义的核心, 联想意义是词的感情色彩和文体意义。在商务英语信函中使用具有肯定、积极意义的词汇能够向对方传达高兴、愉悦、肯定的情感, 让对方体会到尊重, 容易令对方接受。积极意义的词语重点放在能为对方做什么，而不是不能做什么，对方的面子也得到保留。积极性的词语也利于双方最大可能的寻求一致，从而促使对方做出积极的反馈。

积极的词汇包含具有积极意义的词汇，如：thank, pleased, oblige, sincere, appreciate etc.如下例句：

对诸如please, sincere thanks, appreciated 这类积极性词汇的应用能显示出写作者对方利益和需求的关注，有利于从积极的角度上和对方寻求最大限度的利益一致。这样的句子比较容易给对方留下良好的印象，使其感觉到来自对方的尊重。也满足了正面面子的需求。

四．使用具体的词语

人们在表达和强调某种想法的时候经常会使用到比较具体的词汇。具体词汇的使用有助于更

清晰地传达意思。在传达正面信息的商务信函中使用具体的词汇能让对方更加准确理解写作者的意图，避免模棱两可的猜测和因此而可能产生的误会。试比较下面两个句子：

这两个句子均出现在表达祝贺类信函中。通过比较可以看出，例句（6）使用的词语‘promotion’比较模糊，没有说明具体的职位等信息。对方的面子没有得到最大程度的强调，反观例句（7），在给予对方面子方面则更加具有技巧性和有效性。词语chief executive officer的加入使得整个句子在表达祝贺和恭维的意思上显得更加直接和具体，感情表达上也更加诚恳。放大了对对方的夸赞，从而达到更好的交流效果。