文件编号规则
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云南方策科技有限公司
文件编号标准
一、目的
为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本标准。
二、适用范围
本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
三、总则
（一）凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本标准规定的要求接受管理。
（二）行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。（三）根据文件类型进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
四、文件编号规则
（一）编码元素使用规则
1、公司名称
公司全称为：云南方策科技有限公司
公司简称为：ACE
2、部门标识代码
部门标识代码统一使用英文简写，如下：
3、日期代号
格式： yyyymmdd
yyyy：用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。
mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如01表示1月。
dd：用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如20表示第20号。
例如： 20160120 表示（2016年01月20日）
4、流水号
统一采用两位阿拉伯数字编码，例如：“01”代表第一份文件。
5、版本编号
下面是对版本进行编号要遵守的标准：
起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.9，版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。
一旦版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0，版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
（二）文件分类编码规则
1、管理类文件
公司管理类文件的编号格式为：XX-DN-TT-dd-nn。
格式说明：公司简称-部门代号-文件类型-文件版本号-流水号。
XX:公司简称。
DN：大写英文字母，部门代号，如该管理文件是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用。
TT：文件类型，用大写中文字母简写表示, 如:
ZL：质量手册
XU：程序文件
LC：工作流程
BZ：工作标准
ZD：制度
dd：文件版本号。
nn：流水号。
（1）质量手册
格式：XX-ZL-1.0 如：ACE-ZL-1.0 含义：方策公司1.0版质量手册。
（2）程序文件
格式：XX-CX-1.0-nn 如：ACE-CX-1.0-001 含义：方策公司第1个程序文件，此文件版本号是1.0。
（3）工作流程
格式：XX-GM-LC-dd-nn 如：ACE-GM-LC-1.0-01 含义：总经办第1个工作流程，此流程文件版本号是1.0。
（4）工作标准
格式：XX-HR-BZ-dd-nn 如ACE-HR-BZ-1.0-01 含义：人事部第1个工作标准，此工作标准文件版本号是1.0。
（5）管理制度
格式：XX-ZD-dd-nn
如：ACE-ZD-1.0-01 含义：方策公司第1个管理制度，此管理制度文件版本号是1.0。
2、技术类文件
公司技术类文件的编号格式为：XX-DN-JS-TT-dd-nn。
格式说明：公司简称-部门代号-技术文件-文件类型-文件版本号-流水号XX:公司简称。
DN：大写英文字母，部门代号，指此技术文件出自哪个部门。
JS:技术文件简写。
TT：技术文件类型，采用大写中文字母简写表示。
dd：文件版本号。
nn：流水号。
如:ACE-TD-JS-SYSC-1.0-01 含义：方策公司技术部技术文件，其文件类型是使用手册，该手册的版本号是1.0，流水号是01号。
3、合同协议
合同协议的编号格式为：XX-DN-TT-yyyymmdd-nn。
格式说明：公司简称-部门代号-合同类型-签订合同年月日-流水号
XX:公司简称。
DN：大写英文字母，部门代号，指此合同协议出自哪个部门。
TT：合同类型，采用大写中文字母简写表示,如：
XS-销售合同CG-采购合同 HZ-合作协议
LD-劳动合同 JK-借款协议
yyyy：阿拉伯数字，签订合同的年份。
nn：合同流水号。
如：ACE-MD-XS-2016-01 含义：2016年方策公司市场部签订的第1份销售合同。
4、外来文件
外来文件的编号格式：XX-W-yyyymmdd-nn 。
格式说明：公司简称-外来-来文年月日-流水号。
XX:公司简称。
W:中文大写字母简写，表示外来。
yyyymmdd:年月日。
nn:流水号。
如：ACE-W-20160201-01,表示方策公司2016年2月1日第1份外来文件。
5、发文
1、对外发文：指公司发给公司外部的通知、公函等。
格式：XXyyyy（外）第nn号。
XX:公司简称。
yyyy：阿拉伯数字，发文的年份。
nn：流水号。
如：2016(外)第01号含义：方策公司2016年第1份外部发文.
2、对内发文：指公司发给公司内部的通知、公函等。
格式： XXyyyy（内）第nn号。