采购部门的组织设置-2要点

4、为采购部门配备资源

人员； 通讯工具； 应用软件。
案例：九州通的采购岗位设置
组织结构与人员配置——总部
采购副总
采购总监 部
高级经理
长
集团采购中心 主任
湖北采购中心主任
采购管理中心主任
医院品种采购中心 主任
集团采购 组组长
集团协议 组组长
针剂 采购 组组 长
片剂 采购 组组 长
水剂 采购 组组 长

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分散采购的优点：
– 更好地满足各地个性化的需求； – 更快地对需求作出反应； – 保持同供应商的密切联系； – 便于对采购活动进行控制。

分散采购适用的主体：
– 子公司、分厂、车间； – 离主厂区或集团供应基地较远，其本地供应成本低于集 中采购成本的情况； – 异国、异地供应的情况。

集中/分散采购：在总部设置中央采购部， 分部也设有采购部门，它综合考虑了集 中采购和分散采购的优点。

2、影响采购组织设置的因素
1）采购与供应职能的重要性
影响管理层对采购职能的认识与期望；取决于 下列方面对公司的重要性： – 产品创新与设计 – 对市场变化做出快速反应的支持 – 避免生产停顿 – 质量保证 – 促使成本降低 – 各种项目需要获得的装备、服务与供应品 – 采购支出占总营业额的百分比 – 供应风险水平。
降低成本，规范过程，稳定关系

但是：集中采购可能对客户需求的变化 反应较缓慢，过分的集权化可能导致采 购管理效率低下。
集中采购适用的主体 – 集团范围实施的采购活动； – 跨国公司的采购； – 连锁经营、特许经营企业的采购； – OEM厂商的采购。


集中采购的适用范围
– 大宗物品、批量物品、价值高或总价多的物品； – 关键零部件、原材料或其他战略资源； – 共性要求的物品，如办公用品； – 定期采购的物品； – 地理位置的分布； – 降低成本的潜力； – 专业技能的要求 – 价格浮动的影响。如金属、油品、纸品、橡胶、大米等 对政治、经济环境非常敏感，宜于集中采购。
2、岗位设置 首席采购官（CPO:Chief Purchasing Officer）: 采购经理、采购主管、采购副总裁、物 料经理、物料主管、物料副总裁、…
A根据产品种类设置岗位
B根据业务分工设置岗位
C 综合考虑种类和分工
还有其他划分方法：比如按照地域、按照经营习惯…… 自学：商品采购的职责划分
集中采购和分散采购谁哪个好？
3）与其他部门的关系
• 采购部门与生产、产品设计、营销、财务 等部门有密切的关系。
责任！ 义务！
3、采购与供应部门的组织模式

• 采购职能从属其他部门，向部门经理汇 报。

设置单一采购部门，并直接向总经理汇 报工作。

设置独立的采购部门体系，并向副总经 理汇报工作。
选择集中采购应遵循的原则 – 有利于资源的综合配置 – 有利于减少层次，加速周转，简化手续； – 有利于节约物品，提高综合利用率； – 有利于加强管理，提高经济效益。

哪些企业是通过集中采购取得竞争优势？
分散采购
分散采购：由使用者（企业下属个单位如子公 司、分厂、分店等）自行管理采购工作，它是 集中采购的完善与补充。 • 基本特点： – 批量小、价值低或开支小； – 过程短、手续简、决策层次低； – 问题反馈快，方便灵活； – ……
中成 药采 购组 组长
非药 采购 组组 长
进口 合资 采购 组组 长
调拨 组组 长
价格管理 组组长
库存管理 组组长
返利管理 组组长
集团 采购 岗
集团 协议 岗
总代 理采 购岗
针 剂 采 购 岗
片 剂 采 购 岗
采购与供应部门的组织设置

Step1 Step2 Step3 Step4
采购与供应部门的设置 采购与供应部门的岗位设置 采购团队的建设 采购控制
Step1采购与供应部门的设置
1、要思考的问题 应该做什么？（部门职责） 应该建在什么地方？（在组织结构中的位置） 内部应该如何构建？ 要考虑哪些因素？ 需要哪些资源？ ……


怎样提高采购与供应职能的形象？
– 与管理者沟通他的重要性，并且强调部门为降低 成本能够做些什么； – 积极宣传良好的供应商能够对组织产生的影响； – 展示无效率的供应链或低水平服务将导致的机会 成本和销售损失； – 招募高素质的员工；
……
2）集权化决策还是分权决策

集中采购与分散采购 集中采购：企业在核心管理层建立专门 的采购管理机构，统一组织企业所需物 品的采购业务。它具有较大的采购部门、 更复杂的结构，采购活动由专家管理。
集中采购的优点：
– 合并需求，获得规模经济，提高买方地位； – 有利于降低采购成本（获得折扣、降低运费）； – 较容易实现物料的标准化； – 减少管理上的重复设置，统一采购规范； – 集中采购责任重大，多采用公开招标、集体决策的方式， 可以对采购活动进行更有效的控制； – 更有效的库存控制和材料利用； – 简化供应商的联系； – 易于稳定本企业同供应商之间的关系； – 更利于专业分工和专业技能的发展。

集中采购设置模式，即总部设置采购部。
最常见：集中与分散模式

集中与分散相结合的采购设置模式，即 总部设置中央采购部，分部设置采购部。
中央采购部的职责：



– 制定采购政策、流程与控制系统、标准； – 人员的招聘与培训； – 采购法律事务； – 协调常用项目的采购； – 协调重要设备的采购； – 集团库存的协调； – 审查采购部门绩效。
集中与分散相结合的采购模式适用于： – 多分厂/多事业部组织内的采购部门设置 – 联合大型企业内的采购部门设置

案例：大型超市商品采购的模式
案例：沃尔玛的采购模式
Step2 采购部门的岗位设置
1、专业分工 采购和谈判：根据需求确定采购计划、评价、 选择和确定供应商，商务谈判，确定合同条款。 跟踪和催货：负责采购合同的实施，并监督供 应商对合同的执行情况。 行政管理：处理正式采购文件、日常文书工作、 采购数据处理与分析、采购资料管理等。 采购研究：收集、分析采购市场信息，对价格 和供应商进行预测，参与采购决策，开发供应 商绩效评价体系等。