档案培训PPT
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规范档案管理 服务企业发展
--安彩高科综合档案室
A
1
前言
档案及企业档案定义 档案管理的目的 档案管理原则 档案管理流程
A
2
档案定义
档案：国家机构、社会组织、企事业单位和个人在政治、经济、科技、文化等社
会实践活动中直接形成的具有使用价值的历史记录材料。 反映社会的科学技术、生产建设和各项工作活动、民俗活动的历史真实面貌。
中国古代有甲骨、金文、石刻、竹简等的档案。现代档案，按内容和性质，有文书 档案、科技档案、人事档案、会计档案和其他各类专门性档案；按形式，有文件、 电报、书信、手稿、报表、图纸、照片、影片、录音带、录像带等。
A
3
档案定义
企业档案：指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、 经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包 括文字、图表、音像等。
A
11
档案管理流程
1、党群工作文件
党务、组织、宣传、纪检与监察、工会工作、共青团工作及协会工作等。
2、行政管理方面
（1）行政事务：企业综合性行政事务，厂务会议，经理办公室工作，文秘工作，机要保密工作等。 （2）治安保卫：厂区安全保卫工作，消防工作记录，刑事案件审理，人防工作等。 （3）审计工作：年度审计报告，各专项审计工作等。
（9）信息化管理
A
14
档案管理流程
（一）收集----科技文件材料的形成
科技文件材料的含义： 科技文件材料是企业在科学研究、技术创新、生产、工程建设、设
计施工等科技活动过程中形成的具有保存价值、查考利用的文字、图纸、 图表、数据、声像、光盘等各种形式记载的历史记录。内容包括产品类、 科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类四类。
3、企业声像材料
企业在日常生活中，形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带、影片、图片、绘画以及有关的文字说 明等载体材料。
A
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档案管理流程
收集方法上 要注意
两点
A
21
档案管理流程
第一点是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料 收集起来；
第二点是注意年终收集，即年终要把本部门记录的、作了登记的全部文件材料收集起来。
3、经营管理方面
（1）资产投资经营 （2）经营决策 （3）计划统计 （4）物资管理
（5）财务管理
（6）产品销售 （7）企业管理 （8）经济纠纷
A
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档案管理流程
4、生产技术管理方面
（1）生产组织 （3）科技管理 （5）能源管理 （7）环境保护
（2）质量管理 （4）设备管理 （6）安全管理 （8）计量工作
A
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档案管理流程
3、基建技术文件材料
（1）可行性研究报告 （2）设计任务、委托设计合同、协议及有关文件 （3）初步设计、最终设计 （4）项目概算、预算和决算等 （5）施工过程中形成的技术材料（施工方案、设计变更单、施工记录、工程质量、交工验收报告等） （6）工程验收技术文件（工程验收总结报告、工程签订书、竣工图、照片等） （7）工厂新建、改建、扩建的全套技术文件
A
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档案管理流程
1、产品工艺文件材料
（1）产品技术参数、产品规格书、特定技术条件文件
（2）产品设计图纸
（3）生产工艺操作文件
（4）产品包装箱图纸、操作文件
（5）模具加工工艺操作，模具维修、保养、测量和整备说明书
（6）生产线计算机操作工艺文件
（7）产品检验和各种量规技术文件
（8）设备维修文件
A
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A
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档案管理流程
4、设备仪器类文件材料
（1）设备成套图纸
（2）安装、来自百度文库试、验收记录、总结报告等文件材料
（3）设备仪器操作规程、管理标准、条例等
（4）设备仪器订购协议、合同等
（5）引进设备仪器谈判记录、纪要等
（6）设备台账、历次修改补充的图纸、说明及更新、报废材料
（7）重大事故分析调查处理材料
（8）随机文件（装箱单、合格证、配件目录（图册）、使用说明书、维修手册、安装手册、操作规程、基础图、 安装图等）
A
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档案管理流程
（二）鉴定
档案员要重新审查其价值性 确定哪些材料有保存价值，应该归档 对不需归档的文件要进行剔除
（9）设备运行、检修记录，年检材料
A
19
档案管理流程
（一）收集----企业其他文件材料的形成 1、会计文件材料
企业会计工作产生的文件材料主要有：会计凭证、账薄、财务报表及其他财务核算材料。
2、企业干部职工档案材料
职工档案是指企业劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关个人经 历、政治思想、业务技术水平、工作表现及工作变动等情况的文件材料。主要分为：干部档案、工人档案、离 退休职工档案、死亡职工档案四大部分。
A
12
档案管理流程
（4）人事管理：干部管理、工人招聘、录用、调配工作，企业劳务工作等。
（5）文化教育与医疗卫生：职工教育、培训计划；卫生监督与管理，职工防病治病，计划生育工作等。
（6）后勤福利：职工生活福利，食堂，商店，职工住房、第三产业等。
（7）外事活动：企业涉外活动，包括出国审批材料、外事接待计划等。
A
4
档案定义
档案与文件的区别
档案由文件转化而来，文件办理完毕，经过鉴定、整理、归档后形 成档案。
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
A
5
档案管理目的
管理和技术经验的积累 历史记录和依据 安全保密 方便查阅，有效利用
A
6
档案管理原则
收集齐全 分类合理 立卷科学 归档及时 保管安全 使用方便
A
7
档案管理流程
主要环节
收
鉴
分
归
保
利
集
定
类
档
管
用
A
8
档案管理流程
（一）收集
必须是办理完毕的或 工程竣工的材料 有参考利用价值的资料
A
收集 哪一类
9
档案管理流程
（一）收集----范围
1 企业管理文件材料 2 企业科技文件材料 3 企业其他文件材料
A
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档案管理流程
（一）收集----企业管理性文件材料的形成
企业管理性文件主要是指企业在研发、生产、服务、经营和管理 过程中形成的具有查考利用价值的各种门类和载体的记录，包含党群工 作、行政管理、经营管理、生产技术管理方面文件材料。
档案管理流程
2、科研类文件材料
（1）发明创造项目的全部科技文件材料 （2）重要科技成果项目的全部科技文件 （3）重要技术革新、技术改革项目的全部科技文件 （4）科研、生产及基建等科学管理总结、论文等方面的技术文件 （5）研究过程中收集的资料集阶段性研究文件 （6）出国实习人员带回的技术文件和撰写的实习报告 （7）各种技术交流会议具有保存价值的材料
--安彩高科综合档案室
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前言
档案及企业档案定义 档案管理的目的 档案管理原则 档案管理流程
A
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档案定义
档案：国家机构、社会组织、企事业单位和个人在政治、经济、科技、文化等社
会实践活动中直接形成的具有使用价值的历史记录材料。 反映社会的科学技术、生产建设和各项工作活动、民俗活动的历史真实面貌。
中国古代有甲骨、金文、石刻、竹简等的档案。现代档案，按内容和性质，有文书 档案、科技档案、人事档案、会计档案和其他各类专门性档案；按形式，有文件、 电报、书信、手稿、报表、图纸、照片、影片、录音带、录像带等。
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档案定义
企业档案：指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、 经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包 括文字、图表、音像等。
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档案管理流程
1、党群工作文件
党务、组织、宣传、纪检与监察、工会工作、共青团工作及协会工作等。
2、行政管理方面
（1）行政事务：企业综合性行政事务，厂务会议，经理办公室工作，文秘工作，机要保密工作等。 （2）治安保卫：厂区安全保卫工作，消防工作记录，刑事案件审理，人防工作等。 （3）审计工作：年度审计报告，各专项审计工作等。
（9）信息化管理
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档案管理流程
（一）收集----科技文件材料的形成
科技文件材料的含义： 科技文件材料是企业在科学研究、技术创新、生产、工程建设、设
计施工等科技活动过程中形成的具有保存价值、查考利用的文字、图纸、 图表、数据、声像、光盘等各种形式记载的历史记录。内容包括产品类、 科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类四类。
3、企业声像材料
企业在日常生活中，形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带、影片、图片、绘画以及有关的文字说 明等载体材料。
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档案管理流程
收集方法上 要注意
两点
A
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档案管理流程
第一点是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料 收集起来；
第二点是注意年终收集，即年终要把本部门记录的、作了登记的全部文件材料收集起来。
3、经营管理方面
（1）资产投资经营 （2）经营决策 （3）计划统计 （4）物资管理
（5）财务管理
（6）产品销售 （7）企业管理 （8）经济纠纷
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档案管理流程
4、生产技术管理方面
（1）生产组织 （3）科技管理 （5）能源管理 （7）环境保护
（2）质量管理 （4）设备管理 （6）安全管理 （8）计量工作
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档案管理流程
3、基建技术文件材料
（1）可行性研究报告 （2）设计任务、委托设计合同、协议及有关文件 （3）初步设计、最终设计 （4）项目概算、预算和决算等 （5）施工过程中形成的技术材料（施工方案、设计变更单、施工记录、工程质量、交工验收报告等） （6）工程验收技术文件（工程验收总结报告、工程签订书、竣工图、照片等） （7）工厂新建、改建、扩建的全套技术文件
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档案管理流程
1、产品工艺文件材料
（1）产品技术参数、产品规格书、特定技术条件文件
（2）产品设计图纸
（3）生产工艺操作文件
（4）产品包装箱图纸、操作文件
（5）模具加工工艺操作，模具维修、保养、测量和整备说明书
（6）生产线计算机操作工艺文件
（7）产品检验和各种量规技术文件
（8）设备维修文件
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档案管理流程
4、设备仪器类文件材料
（1）设备成套图纸
（2）安装、来自百度文库试、验收记录、总结报告等文件材料
（3）设备仪器操作规程、管理标准、条例等
（4）设备仪器订购协议、合同等
（5）引进设备仪器谈判记录、纪要等
（6）设备台账、历次修改补充的图纸、说明及更新、报废材料
（7）重大事故分析调查处理材料
（8）随机文件（装箱单、合格证、配件目录（图册）、使用说明书、维修手册、安装手册、操作规程、基础图、 安装图等）
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档案管理流程
（二）鉴定
档案员要重新审查其价值性 确定哪些材料有保存价值，应该归档 对不需归档的文件要进行剔除
（9）设备运行、检修记录，年检材料
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档案管理流程
（一）收集----企业其他文件材料的形成 1、会计文件材料
企业会计工作产生的文件材料主要有：会计凭证、账薄、财务报表及其他财务核算材料。
2、企业干部职工档案材料
职工档案是指企业劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关个人经 历、政治思想、业务技术水平、工作表现及工作变动等情况的文件材料。主要分为：干部档案、工人档案、离 退休职工档案、死亡职工档案四大部分。
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档案管理流程
（4）人事管理：干部管理、工人招聘、录用、调配工作，企业劳务工作等。
（5）文化教育与医疗卫生：职工教育、培训计划；卫生监督与管理，职工防病治病，计划生育工作等。
（6）后勤福利：职工生活福利，食堂，商店，职工住房、第三产业等。
（7）外事活动：企业涉外活动，包括出国审批材料、外事接待计划等。
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档案定义
档案与文件的区别
档案由文件转化而来，文件办理完毕，经过鉴定、整理、归档后形 成档案。
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
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档案管理目的
管理和技术经验的积累 历史记录和依据 安全保密 方便查阅，有效利用
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档案管理原则
收集齐全 分类合理 立卷科学 归档及时 保管安全 使用方便
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档案管理流程
主要环节
收
鉴
分
归
保
利
集
定
类
档
管
用
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档案管理流程
（一）收集
必须是办理完毕的或 工程竣工的材料 有参考利用价值的资料
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收集 哪一类
9
档案管理流程
（一）收集----范围
1 企业管理文件材料 2 企业科技文件材料 3 企业其他文件材料
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档案管理流程
（一）收集----企业管理性文件材料的形成
企业管理性文件主要是指企业在研发、生产、服务、经营和管理 过程中形成的具有查考利用价值的各种门类和载体的记录，包含党群工 作、行政管理、经营管理、生产技术管理方面文件材料。
档案管理流程
2、科研类文件材料
（1）发明创造项目的全部科技文件材料 （2）重要科技成果项目的全部科技文件 （3）重要技术革新、技术改革项目的全部科技文件 （4）科研、生产及基建等科学管理总结、论文等方面的技术文件 （5）研究过程中收集的资料集阶段性研究文件 （6）出国实习人员带回的技术文件和撰写的实习报告 （7）各种技术交流会议具有保存价值的材料