公文处理之发文办理程序

发文办理程序
公文制发又叫发文办理，是公文处理工作的三大环节之一，它是指以本机关名义制发公文的过程，发文办理程序由拟稿、审核、签发；核发、缮印、校对；用印、登记、分发等环节组成。

拟稿
1、拟稿：公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。

公文承办人员在机关工作中一般都是文秘人员，秘书人员在拟稿的时候必须忠实领导人的发文意图，如有偏离，在签发的时候仍然可以修改。

领导叫交拟的三种方式
要点式，领导只是简交代发文要点，不作过多解释。

这个时候要有信息意识，对实际情况要有深入的了解，较强的工作能力，不懂就问，尽量避免多次修改。

细目式。

领导详细交代发文意图。

有的领导对起草的文件已经有了比较熟悉的思路和间接，发文意图交代的较为详细，拟稿人员应该毫无遗漏的把领导的意见记录下来。

转述式。

发文意图是通过他人转述的。

比如领导先向办公室主任交代发文意图，办公室主任又交代。

公文拟稿必须注意的问题：
①公文拟稿要符合党和国家的方针、政策、法律、法规及有关规定。

②拟写的文稿要达到如下要求：情况要确实，观点要明确，条理要清楚，文字要精练，直书不曲、字词规范、书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短。

要将领导人比较原则性的意见转化为具体的意见；分散的意见转化为集中的意见；含糊不清的意见转化为清晰的意见。

③文稿中的人名、地名、数字、引文要准确，日期应写具体的年、月、日。

④在文件拟稿中，如要引用某份公文，应当先引标题，后引发文字号。

⑤在文件拟稿中，涉及计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位。

⑥拟写文稿，在使用简称时，应先用全称，并加以注明。

公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

审核
是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。

文稿审查的作用：
更好地发挥公文的作用
保证文稿不偏离领导机关或领导人的发文意图
可以减轻领导人的审阅负担
审核人及其组织形式
公文的审核要做到“六查”：
①查是否需要行文，以什么名义行文。

②查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关和部门已有的规定是否矛盾。

③查要求和措施是否明确具体，切实可行。

④查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。

目前没有切实把好关的主要有几个问题：
(1)涉及几个部门的问题，主办单位事先末征询有关部门意见，就直接向上行文，甚至径直多头分送机关主要负责人。

(2)本来由几个部门经过协商就可解决的问题，有的部门却不主动与有关单位联系，商量如何解决，而是各自从本部门的角度考虑，分别向上级机关行文要求给予批准；有些理应由主管部门处理的问题，有关单位配合不够，意见为一，经致造成互相扯皮，最后将矛盾上交。

(3)有些下行文件，涉及其他部门或地区的问题末协商一致就向下发出了，结果使下级单位在工作中实际上难以执行，也给发文机关造成了工作上的被动。

⑤查文字表述是否正确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。

⑥查公文格式是否符合规定。

公文格式的审核主要包括：
(1)查文种的使用是否恰当。

(2)查公文标题是否能正确体现文件内容；
(3)查公文格式安排是否得当。

3、签发：是指机关领导人对文稿的最后审批。

Q需要注意的几个问题：
①机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。

②以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。

③签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。

④文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。

⑤几个相关或部门的联合发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。

二、核发、缮印与校对
1、核发：是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。

Q核发的内容与要求：
①文稿是否按规定程序报请有关领导人审批，审批手续是否完备，及审批意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等。

②文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否正确、恰当，标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定。

③编排发文字号。

④对需要标明密级、紧急程度有公文进行标注。

⑤确定分送单位和印制份数。

2、缮印：是指对已签发的公文定稿进行印制。

Q缮印公文要注意的问题：
①缮印公文要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及掉换层次、段落。

②缮印公文要做到：文字准确无误，设计美观大方，页面整洁清晰，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。

③缮印公文不要出现末页无正文的现象。

Q 正式的公文，还须在最后一页的底部标明印制单位和印发日期、份数，以此为封底。

④缮印公文要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。

保密公文要有专人负责或送指定的印制厂印制。

⑤公文缮印要建立登记制度，
3、校对：指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消耗除书写、排字上的错误。

—校对要确保文字准确、格式规范、杜绝差错。

Q公文校对的两种方法：
①由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；
②另一种方法是完全由承办人员负责校对。

Q校对公文必须注意以下几点：
①公文的校对必须以原稿为准。

②校对的方法原则上应当实行双人对制。

一般公文应做到“一校一读”，重要公文应坚持“两校一读”。

③校对中发现的错字、漏字等，须以醒目的色笔和统一的校对符号标明，在付印校样上改的字或符号必须牵出版芯，不要在原错字上加字或减字。

④校对完毕后，应对文件的格式、文头文尾等处的附加标记、签发手续等作全面的复查，查对无误后，校对人在校样上签字，然后付印。

三、用印、登记与封发
1、用印：是指在印好的文件上加盖机关印章。

Q公文用印要注意几个问题：
①公文用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印。

②公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。

③两个以上的机关或部门的联合下发公文，各机关部门都要加盖印章。

④公文用印一定要与制发公文的机关、部门或单位相一致。

⑤公文用印要核实份数，超过份数的不能盖印。

2、发文登记：一切发出的文件，均应进行登记。

Q发文登记的作用：便于对文件进行管理和查找。

Q 发文登记一般采用薄册式形式。

①内收发的发文登记簿。

②内收发对外收发的送文登记簿。

③外收发的发文登记簿。

3、封发：是指对准备发出的文件进行分装和发送。

Q 封发文件应注意几点
①文件分装之前，先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分装。

②收文机关的邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。

字迹要清楚、工整。

机关的名称要写全称或者通用的简称。

③发文如系密件、急件、亲启件，凡文稿上没有注明的，须分别注明，并在封套加盖密件戳、急件戳、写明亲启。

④文件装封后，应及时发送，发送的方式可按文件的性质分别采用邮递、机要交通传递和专人传递。

“三密”文件应由机要通信部门或指定专人传递。

邮寄重要文件应有回执单，通讯员送递的，应有收件人签收。

⑤会议发放的文件，凡允许与会人员带回的，也要履行签字手续，燕应向与会人员所在单位发出“会议文件目录”或者“会议文件通知单”，以加强对会议文件的管理。