外来文件处理单
外来文件控制程序
外来文件控制程序1.目的保证公司对外来文件的正确有效使用。
2.适用范围本程序适用于对外来文件的管理。
3.引用文件无4.定义外来文件是指由公司总部转发或国家党政机关下发的标准、规范、规定等文件。
5.职责5.1 现场办公室负责人负责外来文件送阅批示及制定选用的外来文件分发清单。
5.2 各部门负责人负责建议选用外来文件及已批准使用的外来文件在本部门的实行。
5.3 现场办公室资料员负责接收、登记外来文件,办理送批选用手续。
5.4 现场办公室资料员负责选用的外来文件的归档、保管及销毁等。
6.资格和培训执行本程序不需特别的资格或培训。
7.程序7.1 外来文件的接收现场办公室资料员接收外来文件时,填写《收文处理单》（见GFP5-4-F1）,然后送现场办公室负责人审阅。
7.2外来文件的下发、传阅7.2.1 现场办公室负责人审阅后，认为需要下发的，制定《外来文件使用及下发清单》（见GFP5-4-F2）交资料员，若无需下发，要求现场办公室资料员保存即可。
7.2.2 现场办公室资料员根据下发清单填写《外来文件使用通知单》（见GPP5-4-F3）,连同加盖“选用”标志的外来文件复印件一起送指定部门负责人。
7.2.3 各部门负责人签收外来文件后，组织部门相关员工传阅，并要求其填写《外来文件传阅单》（见GFP5-4-F4）。
7.2.4 各部门直接从党政机关接收的外来文件，须由资料员送往现场办公室登记，加盖“选用”标志后下发到使用部门。
7.3外来文件变更处理7.3.1部门负责人须及时掌握外来文件更新或修改情况。
7.3.2 现场办公室资料员接到更新或修改后的外来文件,按第7.1～7.2的规定办理。
7.3.3 更新的外来文件发放时，必须收回先前分发到各部门的原使用本，现场办公室资料员、各部门负责人均在下发清单回收栏上签字后，现场办公室资料员才将修改、更新本发至部门负责人。
7.4外来文件的归档保管、回收及销毁7.4.1 现场办公室资料员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案员归档保管，并填写《文件移交单》（见GFP5-3-F5）。
整理外来文件清单_SMS外来文件清单
SMS外来文件清单附件2化妆品生产许可工作规范•申请与受理第一条从事化妆品生产，应当具备以下条件：（一）有与生产的化妆品品种相适应的生产场地、环境条件、生产设施设备；（二）有与化妆品生产相适应的技术人员；（三）有对生产的化妆品进行质量检验的检验人员和检验设备；（四）有保证化妆品质量安全的管理制度；（五）符合国家产业政策的相关规定。
第二条化妆品生产许可类别以生产工艺和成品状态为主要划分依据，划分为：一般液态单元、膏霜乳液单元、粉单元、气雾剂及有机溶剂单元、蜡基单元、牙膏单元和其他单元，每个单元分若干类别（见附1）。
第三条申请领取《化妆品生产许可证》，应当向生产企业所在地的省、自治区、直辖市食品药品监督管理部门提出，并提交下列材料：（一）化妆品生产许可证申请表（附2）。
（二）厂区总平面图(包括厂区周围30米范围内环境卫生情况)及生产车间（含各功能车间布局）、检验部门、仓库的建筑平面图。
（三）生产设备配置图。
（四）工商营业执照复印件。
（五）生产场所合法使用的证明材料（如土地所有权证书、房产证书或租赁协议等）。
（六）法定代表人身份证明复印件。
（七）委托代理人办理的，须递交申请企业法定代表人、委托代理人身份证明复印件和签订的委托书。
（八）企业质量管理相关文件，至少应包括：质量安全责任人、人员管理、供应商遴选、物料管理（含进货查验记录、产品销售记录制度等）、设施设备管理、生产过程及质量控制（含不良反应监测报告制度、产品召回制度等）、产品检验及留样制度、质量安全事故处置等。
（九）工艺流程简述及简图（不同类别的产品需分别列出）；有工艺相同但类别不同的产品共线生产行为的，需提供确保产品安全的管理制度和风险分析报告。
（十）施工装修说明（包括装修材料、通风、消毒等设施）。
（十一）证明生产环境条件符合需求的检测报告，至少应包括：（1）生产用水卫生质量检测报告（检测指标及标准详见附3）；（2）车间空气细菌总数检测报告（检测指标及标准详见附3）；（3）生产车间和检验场所工作面混合照度的检测报告（检测指标及标准详见附3）。
关于进一步加强外来公文管理的通知
关于进一步加强外来公文管理的通知公司直属各单位：为进一步加强公司外来公文管理，提高工作效率，现将外来文件管理相关事宜通知如下：一、外来公文的处理一般包括登记、注办、传递、签收、承办、催办、清理、立卷、归档等程序，外来公文处理统一由公司办公室负责。
二、上级部门的来文、重要函件、资料等均应交公司办编号登记，以防漏登、压误。
各相关部门需使用文件的，经公司办公室批准可复印使用。
三、所收公文由公司办公室部长负责签注。
对需要公司领导阅示的公文，应填写《文件处理单》，根据其内容和领导的分工，注明主送领导。
公司级领导填写意见时，应对需要办理的公文，要注明主办和协办单位；对有时限要求的公文，要注明办结时间。
呈送至公司领导阅批的文书，因领导不在位而无法阅读时，应按是否急办，必要时电话请示汇报，由文件承办部室先行收回该文件待领导返回后再补呈阅手续。
四、文书人员要按照领导批办的意见，及时、准确地传送文件，一般应在当天内处理完毕，急件要随到随处理。
五、凡登记在册的文件在传递交接时，要履行签收手续，签收字迹要清晰、易识，要写姓名和收到时间，一般件注收到月、日，急件注收到时。
六、阅文速度要快。
送公司领导阅示的文件，一般应在当天阅毕；送各职能部门传阅的文件，一般应在两天内阅毕；急件随到随阅，严防压误。
坚持按规定级别阅文。
文件一般不得带回家或携带出入公共场所，秘密文件必须注意保密。
借阅文件必须办理借阅登记手续。
七、负责承办的部门要按照批办意见和文件要求，指定承办人在规定时限内办理。
承办事项涉及其它部门的，承办部门要主动与有关部门协商办理。
办理完毕后，应注明办理情况，送公司办公室归档备查。
若确定承办部门不当，或因情况特殊不能在规定时间内办完，须及时报告公司办公室。
八、凡上级机关交办的文件或其它需办理的重要文件，由公司办公室负责检查、督办。
凡因不负责任、办事拖拉、互相推诿而延误办理时限的，追究承办部门及承办人责任。
外来文件管理要求(分类管理)
纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子档标准在电脑中建立文件夹分类保存。可按产品类型进行分类保存。
三、标准的内部传递与评审：
1.标准管理员对产品相关标准按产品的属性进行分类，并将分类后的标准按责任部门进行分发。产品标准的分发对象为研发部各相关的开发部门。
2.研发部各开发部收到产品标准后，先熟悉和理解标准的要求，根据标准的重要程度、重要变化点以及是否有跨部门协作等方面，决定是否召开针对产品标准的应对（评审）会议，并形成会议纪要。
研发部
一、获取与登记：
研发部助理负责公司技术类图书、文献等资料的登记工作，当接收到该类文件后，将文件名、版本、购入日期等信息记录在《外来文件清单》中。
二、文件的保存：
研发部助理将技术类图书、文献等资料，按资料分类陈列到研发部小图书室的文件架上。
三、文件的借阅登记：
当文件被借阅时，借阅人需将借阅人姓名、借阅文件、借阅时间、计划归还日期等信息登记到《文件借阅记录表》中，研发部助理确认后发放需要的文件给借阅人，并跟进借出的文件归还情况。
外来文件管理要求
1、外来文件定义
取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图纸、规定等，被本公司用作质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国家国际标准，以及客户、供应商提供的标准、规范等文件，外来文件不属于本公司编写，但需要执行的文件。
2、外来文件的分类与管理
项目
举例
管理部门
外来文件管理要求
(1)法律法规、政府发文
1.国家、地方政府法律法规文件
2.政府公文通知、相关批复
行政部
人力资源部
财务部
一、接收和登记：
外来文件收到后，按文件名称、接收日期、发文日期或版本信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。当文件有更新时，应及时更新清单。
行政文件管理办法
文件管理制度□总则第一条为使公司的制度、文件管理工作规范化、科学化，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏，便于文件的检索、存档，特制定本办法。
第二条适用于重庆佳秀商贸有限公司和重庆艾斯特建材有限公司所有制度和文件的处理。
第三条行政办公室是公司制度梳理、文件审核的归口管理部门，负责公司制度、文件发放的审核、较稿、正式下发、归档及销毁处理。
第四条总经理负责公司制度、重要文件的审批。
□管理办法第五条文件的分类1、公司文件总体上分为外来文件和内部文件两大类。
2、外来文件包括国家机关、行业部门等下发的文件，其编号执行外来文件原编号。
3、内部文件包括以公司对各部门和对外发放的各类文件。
具体可分为公司各类公文以及规章制度。
第六条公文的分类公文主要包括:决定、指示、报告、通知、通报、请示、批复、函，会议纪要。
决定—适用于对重要事项或者重大行动作出部署，安排，奖励有关部门及员工，变更或撤消部门的决定事项。
通知—适用于转发或传达上级单位要求下属部门需要知悉或者执行的事项。
通报—适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。
报告—适用于各部门向上级汇报工作，反映情况，答复询问。
请示—适用于向上级单位请求指示，批准有关事项。
意见—适用于对重要问题提出见解和处理办法。
函—适用于不具隶属关系的同级单位之间商洽工作，询问或答复问题。
会议纪要—适用于记载，传达会议情况或议定情况。
第七条公文格式公文一般由秘密等级和保密期限，紧急程度，发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
1、涉及企业秘密的公文应当标明密级和保密期限。
2、紧急公文应当根据程度分别标明“特急”，“急件”。
3、公文标题应当准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。
一般应当标明发文机关，一般不用标点符号。
4、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范简称。
如：如向全公司发文一般简称为：公司各部门。
文件流转管理办法
文件管理办法第一章总则第一条为制度化，规范化公司文件管理，特制定本办法。
第二章文件流传细则第二条分类本部制发文件：本公司内部文件和对外业务文件外来文件：公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要）、电报、传真等等第三条收文本公司与外界往来的文件，由办公室①统一登记、收文。
内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。
第四条发文以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司办公室登记签发。
以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。
第五条分文1. 外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。
2. 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。
第六条会签1. 需多部门或多人会签处理的文件应附上报告等文件处理单②。
2. 各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。
3. 文件收文后，再依"文件处理单"内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送办公室或文件发出部门。
②文件处理单：报告、合同正式文本确认表等各种流转处理单。
第三章重要文件的审核、执行第七条审核、批示涉及公司总体协调或应由公司总裁审核的文件，由办公室汇总签办意见，呈总裁或交其他被授权者做最终的审核、批示。
第八条执行经总经理或有关人员的批示后，正本留办公室归档存查，由办公室将文件复印一份送执行单位处理并督促执行。
第四章撰写文件格式第九条公司实行按国家标准和公司标准统一的文件规范格式。
第十条对已经统一的文件类（以附件形式下发），要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。
公司外来文件传阅处理单
收文部门：总经办（收）字2021009号时间：2021年9月13日
文件名称及文号
浙江省公安厅关于印发《浙江省保安服务企业信用评价管理办法（试行）》的通知浙公通字【2021】45号
总经办意见
请领导阅批。
公司领导批示
签字：日期：
阅文意见：
阅文人签名：日期：
阅文意见：
阅文人签名：日期：
阅文意见：
阅文人签名：日期：
阅文意见：
阅文人签名：日期：
阅文意见：
阅文人签名：日期：
阅文意见：ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
阅文人签名：日期：
处理结果：
签名：日期：
说明：请阅文人自收文之日起（不含）三天之内将此单阅文意见填毕送达总经办。
浅谈高校外来文件的处理及归档
浅谈高校外来文件的处理及归档高校办公室每天都会收到许多外来文件。
外来文件就是从高校外部来的文件，不是自己编写的文件。
高校外来文件主要包括：传真，电子邮件，高校各个部门参加相关会议、活动带回来的文件，教育部、高校所属的部委、高校所在地的市委、市政府、市教委下发的文件及其他一些相关部门邮寄过来的文件。
本文所指的外来文件是公开的文件，不包括密件。
任何组织的有序运转都离不开公文的运行，公文处理流转是高校办公室的日常工作之一。
高校办公室是外来文件的归口管理部门，并负责对有用的外来文件进行处理和归档。
外来文件中的大部分文件来自于上级机关，上级对下级的指示和通知，对高校的各项工作具有指导作用。
以我校为例，我校隶属于中国民航局，几乎每天都会收到一些传真，民航局邮寄过来的文件，教育部、天津市教委的文件也不少，因此快速处理外来文件非常必要。
一、传统的外来文件处理存在的问题1.传统外来文件的处理流程传统的外来文件的处理流程为：外来文件筛选—外来文件登记—校办主任拟办—校领导批办—相关职能处室承办—外来文件分发—文件归档—整理立卷—提供借阅。
每天面对许多的外来文件，文秘人员首先需要对外来文件及时进行筛选确认，哪些文件有用，哪些文件无用（其中包括一些广告、推销的信函及传真），这样可以节省时间，提高效率，避免做无用功。
针对需要处理的文件，进行登记编号，然后进行外来文件的流转。
2.传统的外来文件处理存在的利弊（1）传统的外来文件处理方式的优点外来文件，按照不同的来文机关，分类登记在外来文登记簿上，查阅便捷，领导的批示一目了然，文件的去向也一清二楚。
领导批阅文件时，纸质载体也比较便于阅览。
（2）传统的外来文件处理方式的缺点虽然传统外来文件处理方式的优点明显，但是已经跟不上办公自动化的步伐了。
因为这些优点,在校园网办公系统中处理外来文件,也能轻易做到。
传统外来文件流转需要人工，而人工流转文件的缺点同样明显。
一是文件流转速度慢,工作效率不高。
外来文件管理流程
外来文件管理流程1.文件接收外来文件可以通过电子邮件、传真、快递或者直接交接等方式进入组织。
在接收文件之前，一般需要有专门的人员负责接收文件，并检查文件的完整性和准确性。
对于电子邮件或传真等电子文件，需要进行病毒扫描以确保安全。
2.文件审核接收到的文件需要经过审核，以确定文件的内容和目的是否与组织的业务相关。
审核时需要注意文件的真实性和有效性，以防止收到虚假或过期文件。
审核通过的文件可以继续进行后续处理，不符合要求的文件则需要被拒绝或者退回给发送方。
3.文件分发审核通过的文件需要及时分发给相关的人员或部门进行处理。
分发方式可以是电子的或纸质的，具体根据文件的性质和组织的需求来决定。
在文件分发过程中，要确保文件的机密性和安全性，避免文件被未经授权的人员访问或泄露。
4.文件存储接收到的文件需要进行存储以备查阅。
存储方式可以是电子存储或者实物存储，根据文件的类别和重要性来选择合适的方式。
电子存储可以利用网络硬盘、服务器或者文件管理系统进行，对于重要文件可以进行备份以确保数据的安全。
5.文件归档对于长久存储的文件，需要进行归档管理。
归档可以是按照时间、类别、项目或其他标准来进行分类。
归档后的文件需要标明归档的时间、归档的位置以及归档的责任人，以便于日后的查阅和检索。
6.文件检索当需要查找一些特定文件时，可以通过文件管理系统或者手动检索的方式来进行。
文件管理系统可以按照关键词、文件名或其他属性来进行检索，手动检索则需要按照存档位置和归档标记来查找。
无论采用何种方式，都需要确保文件的检索准确快捷。
7.文件销毁对于已经过时或无效的文件，需要进行销毁处理。
销毁方式可以是纸质文件的碎纸机销毁或者电子文件的删除操作。
销毁前需要确认文件的无效性，并由负责人签字确认销毁操作。
外来文件管理流程需要保持清晰的文档流转路径和明确的责任分工，遵循相关的规章制度和安全要求。
通过规范的外来文件管理流程，可以提高文件管理的效率，保证文件的安全性和可追溯性，从而提升组织的管理水平和工作效能。
外来资料的管理办法
外来资料的管理办法一、目的为了规范外来资料，充分利用外来资料，使其发挥最大的潜在价值，加强公司外来资料的管理，特制订本办法。
二、适用范围（一）、本办法适用于公司及各部门收到的外来资料，包括外来文件、产品样本、杂志、书籍、宣传单、书信、信函等资料。
（二）、私信不适用本办法。
三、管理办法（一）、有具体署名个人的资料，涉及公司事项的，交人事行政部留存；涉及本部门事项的，本部门留存。
如申请需要办理的，经总经理签字同意后办理，办理完毕资料归口归档。
（二）、署名部门的资料，归口部门处理、存档。
如涉及其他部门的，要复印分发到相关部门。
没有分发的，一经发现，对其部门主管要严肃处理。
（三）、署名公司的资料，一律交总经理室处理、归档。
（四）、产品样本、设备样本和电机杂志等资料按信息共享原则，有技术部、采供部、市场部、品管部、人事行政部、财务部、制造部等相关部门传阅后，按以下规定归档。
（每个部门借阅2天，并办理交接手续）。
（五）、产品样本、资料由市场部保存。
（六）、设备样本、资料由制造部保存、归档。
（七）、电机杂志由技术部负责保存、归档。
（八）、其它资料由人事行政部负责保存、归档。
（九）、由人事行政部确定外来资料，如确认对公司现在和将来均无利用价值的，可以不建档。
（十）、外来资料如被确认对公司现在无利用价值，但将来有利用价值的，应交由人事行政部统一建档。
（十一）、有价值的外来资料各部门原则保存一年，12月30日之前送到人事行政部存档。
（十二）、有利用价值的外来资料要妥善保存，不得遗失。
（十三）、超过保存期的外来资料，无利用价值的，交人事行政部统一销毁。
医院外来文件处理程序
医院外来文件处理程序
1、文件、资料应在收文当天，使用专用登记本进行登记。
2、登记后，应及时送院长办公室主任（副主任）阅签。
然后按照签拟办意见，分送有关领导阅示。
传文要迅速，急件急送，不积压、不拖延，紧急文件应在226小时内催办完毕。
领导批阅
后的文件，根据领导批示，送有关人员传阅或送有关科室，并及时向有关领导汇报办理情况。
3、规定限期办理的文件，承办人应及时办理，负责公文处理人员应做到心中有数，主动催办，如期完成。
4、传阅和承办后，按文件内容分类整理归档，应保证文件完整无损、查阅方便，于第二年六月底以前移交综合档案室。
5、处理人员必须严格遵守保密制度。
行政公文管理制度
行政公文管理规定及实施办法为使公司（以下简称公司）文件管理规定更加规范化、程序化、标准化、精细化，使各项工作有章可循，结合公司目前的实际情况，依据控股公司的管理规定特制定本规定。
一、关于公文格式的规定（一）适用范围公司机关各部室发放的正式文件、通知及公告。
（二）引用标准《国家行政机关公文格式》中华人民共和国国家（GB/t9704-1999）。
（三）公文用纸规格公文用纸采用A4型纸，尺寸为210mm×297mm。
（四）公文中图文的颜色未作特殊说明，公文中图文的颜色均为黑色。
（五）排版规格与制版要求1.正文用3号仿宋体，页边距设置为上2.5cm、下2.25cm、左右各2.25cm。
2.版面干净，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
（六）公文中各要素标识规则1.各要素定义(1)版心：通过页面设置实现的公文所有内容所在区域。
(2)眉首：置于公文首页红色反线以上部分（即文件头）。
(3)公文主题：置于红色反线以下至主题词之间的部分。
(4)版记：置于主题词以下的部分。
(5)反线：与版心同宽的下划线。
2.眉首(1)如需标识秘密等级、紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行。
(2)发文机关标识（文件头）:由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成，用红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。
一般下级机关（公司）的文头字号不应大于上级机关（公司）的字号。
(3)发文字号：由发文机关代字(部门代号)、年份和序号组成。
用3号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下印一条与版心同宽的红色反线。
(4)签发人：签发人一般在上行文件中标识。
签发人就是签发文件的人，签发人一般为单位的正职、公司法定代表人或者主要领导授权人。
签发人的位置应标识在发文字号的右侧，并且右空1格；“签发人”用3号仿宋体，签发人姓名用3号楷体。
总经办工作标准
(3)与酒店同行保持良好的关系，及时了解行业信息；
(1每日检查项目
督导岗位：总经理、总经理助理
督导部门：总经理办公室
说
明
(1)代表总经理对各部门规章制度的执行情况进行监督；
(2)代表总经理对酒店值班经理在岗情况进行检查；
(3)对质检部工作进行督导；
《外来文件处理单》
办公区域
9：00—18：00
(1)检查酒店办公环境是否整洁卫生，办公人员仪容仪表是否符合规定；
(2)检查办公区域的安全情况，消除安全隐患；
(3)夜值经理值班记录填写情况。
《部门经理巡检表》
4.2考核：每月度部门经理绩效考核及年度经营收入业绩挂钩考核
总经办工作标准
1、范围
本标准规定了总办主任岗位的责任与权限、工作内容及要求、岗位(任职)资格、检查与考核内容、附录表格。
本标准适用于总办主任岗位
2、责任与权限
岗位名称：总经办
所属部门：后勤保障部
隶属：总经理助理
指挥到：文员
班次：行政班
工作时间：8：3 0—2 0：00
工作职责：
在总经理助理的直接领导下，全面负责总经理办公室的日常管理工作；协调酒店内、外方面的关系，协助总经理助理监督、检查各部门对各项规章制度的执行情况，督导总经理办公室各项决议的落实，做好酒店文件收发、存档及酒店印章的管理。
(4)整理酒店对外的文件及统计资料；
(5)管理酒店印章和介绍信；
(6)做好各部门的行文登记、传递、记录、归档等工作；
(7)控制总经理办公室费用的支出；
(8)指导部门员工制定工作计划并监督执行；
(9)督导审核劳资人员制作的月度工资、奖金发放明细表，并督导其做好当月社保费计算缴纳工作；
外来文件管理要求(分类管理)
四、文件与清单的更新
销售部助理接收到顾客提供的文件资料后，应更新《外来文件清单》，同时还需确认是否已有该文件的旧版，如果已有旧版文件，还应替换成新版文件。
(5)技术类图书、文献等
与产品设计、技术相关的图书，杂志等
三、信息发布：
管理部门评估法律法规、政府发文通知的重要指示，特别对有变动的要求进行摘录，发布在OA上，适当时，可组织相关部门进行培训学习。
(2)产品标准（非本公司编制）
有关产品的国家/国际/行业标准和规范
品质部
一、获取与登记：
品质部标准管理员在产品标准网站、行业网站上搜集与产品相关的标准，或在标准发行机构购买标准，并将标准文件按文件名、编号、发布日期、版本等信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。
四、产品标准与清单的更新
产品标准管理员应定期对产品的相关标准的版本进行核查，保持产品标准的最新状态，及时更新最新版本的标准及清单。
(3)量具校准与产品测试类标准
1.量具校准国家标准
2.产品测试国家/国际标准
3.量具说明书/使用说明书等
品质部
一、获取与登记：
品质部量具管理员在相关标准网站上搜集与量具校准、产品测试有关的标准，或在标准发行机构购买纸质标准，并将标准文件的文件名、编号、发布日期、版本等信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。
二、标准的保存：
纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子文档在电脑中建立文件夹分类保存。可按量具种类、测试标准类型进行分类保存。
三、标准与清单的更新
量具校准员应定期对产品的相关标准的版本进行核查，保持产品标准的最新状态，及时更新最新版本的标准及外来文件清单。
集团公文管理办法
集团公文管理办法第一条目的为完善集团内部管理体系，规范公文管理，使集团各类公文处理有章可循，高效运作，保障集团内部信息上行下达的通畅、有序，保证各单位各项事务及时、有效开展，结合集团实际，特制定本办法。
第二条公文定义公文是指企业与政府职能部门、相关单位间传送的文件，以及企业内部各单位相互传送的各类文件。
第三条管理职责1.集团总裁办负责外部来文和内部各单位上报文件的接收、流转签批、发文及相关拟文工作。
2.集团行政后勤部负责文件归档、存档、查阅、借阅工作。
3.子公司总经办、工厂综合办全面负责本单位文件的收、发、存及传阅工作。
第四条集团常用公文1.请示：请上级指示和批准，要求答复的用请示。
2.报告：向上级汇报工作，反映情况，陈述意见等用报告。
3.批复：答复请示事项，用批复。
4.通知：传达上级的指示，要求下级办理或知道的事项；批转下级的公文或转发上级、同级、不相隶属单位的用通知。
5.决定、决议：对某些问题或者重大行动做出安排，用决定。
经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项用决议。
6.函：平行的或不相隶属的单位、部门之间互相商洽、协调工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题用函。
7.会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用会议纪要。
第五条公文格式公文格式一般包括：标题、主送部门、正文、附件、印章、发文时间、抄报单位、发文字号、主题词等。
1.公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文公司（部门）和公文种类。
2.向上级请示的公文，只写一个主送单位。
3.成文日期以负责人签发的日期为准，职能部门联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。
4.发文字号一般包括年号、单位代号、顺序号（红头文）。
5.公文如有附件，应当注明附件的名称、页数。
文字一律从左至右横写横排。
6.公文纸统一用A4纸，在左侧装订；其余行文，根据实际需要确定行文关系。
7.向集团报送的请示，应一文一事，仅主报集团，不要同时抄送其它单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)；向各部门的重要行文，可以抄报直接上级领导。
海事6月份外来文件
海事6月份外来文件
【原创实用版】
目录
1.文件概述
2.文件内容
3.文件处理建议
正文
海事 6 月份外来文件概述
本文档为海事部门在 6 月份收到的外来文件，包括了来自各个部门的报告、请示和通知等。
为了便于我部工作人员及时了解和处理这些文件，特此进行整理和概述。
海事 6 月份外来文件内容
1.关于加强船舶安全管理的报告
2.关于船舶污染物排放的请示
3.关于海员培训的通知
4.关于海上救援演习的报告
5.关于船舶检验的请示
6.关于海事法律法规宣传周活动的通知
海事 6 月份外来文件处理建议
1.对于报告类文件，相关职能部门应认真阅读，并对报告中提及的问题进行研究，提出解决方案。
2.对于请示类文件，领导应尽快审批，并给出明确的回复意见。
3.对于通知类文件，各部门应及时转发给相关人员，并督促执行。
总之，我部工作人员应对这些外来文件给予高度重视，认真处理，确保各项工作的顺利进行。
外来文件处理程序
外来文件处理程序在当今信息快速流通的时代，企业和组织常常会接收到来自外部的各种文件。
这些外来文件可能包含重要的信息、指令、合作意向或者其他对组织运作产生影响的内容。
因此，建立一套科学、规范、高效的外来文件处理程序至关重要。
外来文件的来源广泛，可能来自政府部门、合作伙伴、客户、行业协会等等。
其形式也多种多样，有纸质文件、电子邮件、传真，甚至是社交媒体上的信息。
为了确保对这些文件的有效处理，我们需要从接收环节开始就进行严格把控。
首先是文件的接收。
负责接收文件的人员应该对文件的来源、类型、紧急程度等进行初步判断。
对于纸质文件，要确保文件的完整性，检查是否有缺页、破损或者字迹不清的情况。
对于电子文件，要确认文件格式的兼容性以及是否携带病毒。
接收人员应及时记录接收时间和文件的基本信息，如文件名、文号、发送单位等。
在接收文件后，需要进行登记。
登记的内容应包括文件的编号、标题、接收日期、来源、紧急程度等。
这一环节就像是为每一份文件建立一个“身份档案”，方便后续的查询和跟踪。
通过建立详细的登记制度，可以有效地避免文件的遗漏和混淆。
接下来是文件的分类。
根据文件的内容和性质，可以将其分为不同的类别，如政策法规类、业务合作类、技术标准类等。
分类的目的是为了将文件准确地传递给相关的部门或人员进行处理，提高处理的效率和准确性。
文件分类完成后，就进入了传阅环节。
对于一些重要的文件，可能需要多个部门或人员共同审阅。
在传阅过程中，要明确传阅的顺序和时间要求，确保每一个需要了解文件内容的人都能及时得到信息。
同时，要做好传阅记录，包括传阅人的姓名、传阅时间等。
对于需要回复的外来文件，要根据文件的要求和组织的内部流程，及时组织起草回复意见。
回复意见的起草要准确、清晰、有条理，并且要经过相关部门和领导的审核。
审核通过后，按照规定的方式和渠道进行回复。
在整个处理过程中，文件的保管也是非常重要的一环。
要建立专门的文件保管库，按照分类和编号存放文件。
检验科质量管理文件SOP【范本模板】
ISO15189质量管理体系文件（第三册）科室管理文件文件编号：QP—GL-01-39第A版编制: 孙长义、秦望森审核：孙长义批准：孙长义生效日期：2006年8月8日河南省人民医院检验科河南省人民医院检验科管理文件科室管理文件编号：QP-GL—00版本：2006—A/0生效日期:20060808文件目录第 1页共 2 页科室管理文件编号：QP-GL-01版本：2006-A/0生效日期：20060808文件修订页第 1页共 1 页修订页科室管理文件编号：QP-GL-02 版本：2006—A/0 生效日期：20060808文件控制程序第 1页共 5 页目的:规定文件和资料编制、审批、发布、使用和更改的控制要求，保证质量体系运行的各个活动场所均使用相应文件的有效版本，并处于受控状态，确保质量体系正常运行.适用范围：适用于本科室质量体系运行中有关的所有文件和资料，包括相应的外来文件。
职责:1内部文件的编制、变更与修改权责2 技术负责人组织各专业组负责人不定期对标准操作规程进行有效性跟踪.3 科主任识别外来文件。
程序1 文件的编写（起草)、审核、批准1。
1 质量手册由质量主管编写，科主任审核，批准；1.2 程序文件由各专业组长或指定专人拟制，质量主管审核，科主任批准；1。
3 SOP文件由负责该项工作的专业人员拟制，技术负责人审核，科主任批准；1。
4 质量记录由技术负责人会同各专业组设计,专业组长审核,科主任批准;1。
5 质量计划由技术负责人组织拟制,科主任批准。
2 文件的分类及编号2.1 内部文件2。
1.1 质量手册和程序文件；2。
1.2 标准操作规程(SOP），包括分析仪器的SOP和分析项目SOP;2。
1。
3 质量控制文件；2.1。
4 其他类文件，包括规章制度、新项目新技术可行性报告、培训计划、管理方案等；2.1。
5 各种记录。
2。
2 内部文件控制流程2.3 内部文件基本要求内部文件统一使用A4纸张，正文用小四号或五号宋体字。
外来文接收通知
外来文接收通知公司直属各单位:为进一步加强公司外来公文管理，提高工作效率，现将外来文件管理相关事宜通知如下:一、外来公文的处理.-般包括登记、注办、传递、签收、承办、催办、清理、立卷、归档等程序，外来公文处理统一由公司办公室负贵。
二、上级部门的来文、重要函件、资料等均应交公司办编号登记，以防漏登、压误。
各相关部门需使用文件的，经公司办公室批准可复印使用。
三、所收公文由公司办公室部长负责签注。
对需要公司领导阅示的公文，应填写《文件处理单》，根据其内容和领导的分工，注明主送领导。
公司级领导填写意见时，应对需要办理的公文，要注明主办和协办单位;对有时限要求的公文，要注明办结时间。
呈送至公司领导阅批的文书，因领导不在位而无法阅读时，应按是否急办，必要时电话请示汇报，由文件承办部室先行收回该文件待领导返回后再补呈阅手续。
四、文书人员要按照领导批办的意见，及时、准确地传送文件，一般应在当天内处理完毕，急件要随到随处理。
五、凡登记在册的文件在传递交接时，要履行签收手续，签收字迹要清晰、易识，要写姓名和收到时间，一般件注收到月、日，急件注收到时。
六、阅文速度要快。
送公司领导阅示的文件，一般应在当天阅毕;送各职能部门传阅的文件，一般应在两天内阅毕;急件随到随阅，严防压误。
坚持按规定级别阅文。
文件一般不得带回家或携带出入公共场所，秘密文件必须注意保密。
借阅文件必须办理借阅登记手续。
七、负责承办的部门要按照批办意见和文件要求，指定承办人在规定时限内办理。
承办事项涉及其它部门的，承办部门要主动与有关部门协商办理。
办理完毕后，应注明办理情况，送公司办公室归档备查。
若确定承办部门不当，或因情况特殊不能在规定时间内办完，须及时报告公司办公室。
八凡上级机关交办的文件或其它需办理的重要文件，由公司办公室负责检查、督办。
凡因不负责任、办事拖拉、互相推诿而延误办理时限的，追究承办部门及承办人责任。