公司合同档案管理办法

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公司合同档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有合同档案的管理，包括但不限于合同签订、履行、变更、解除、终止等过程中的各类合同档案。

第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家法律法规和公司规章制度进行合同档案管理。

（二）统一管理原则：实行集中统一管理，确保合同档案的完整性和连续性。

（三）安全保密原则：加强合同档案的保密工作，防止泄露公司商业秘密。

（四）高效利用原则：提高合同档案的检索和利用效率，为公司经营管理提供有力支持。

第二章组织机构与职责第四条公司设立合同档案管理领导小组，负责公司合同档案管理的总体规划和组织实施。

第五条合同档案管理领导小组的主要职责：（一）制定公司合同档案管理制度；（二）审批合同档案的归档、借阅、销毁等工作；（三）监督合同档案管理的执行情况；（四）组织开展合同档案管理的培训和考核。

第六条合同管理部门负责公司合同档案的具体管理工作，其主要职责：（一）建立健全合同档案管理制度；（二）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作；（三）对合同档案进行鉴定、整理和数字化处理；（四）定期对合同档案进行清查、统计和分析；（五）配合审计、司法等部门的调查取证工作。

第三章合同档案的收集与整理第七条合同档案的收集应包括以下内容：（一）合同文本；（二）合同签订、履行、变更、解除、终止等相关文件；（三）合同履行过程中的相关凭证、记录；（四）合同履行过程中产生的其他有关资料。

第八条合同档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理：根据合同类型、合同期限、合同履行情况等进行分类；（二）编号归档：对合同档案进行统一编号，并按照编号顺序归档；（三）目录编制：编制合同档案目录，包括合同编号、合同名称、合同签订日期、合同履行期限、合同金额、归档日期等信息；（四）归档要求：合同档案的归档应完整、准确、清晰。

合同档案管理规定

合同档案管理规定第一条总则1.1为加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《档案法》、《合同法》等有关法律法规的规定，制定本规定。

1.2本规定适用于公司内部所有合同档案的管理工作。

第二条合同档案的收集与整理2.1合同签订后，合同承办部门应当及时将合同文本及相关附件原件送交档案管理部门进行归档。

2.2档案管理部门应当对收集到的合同档案进行整理，按照合同的类型、签订时间、履行期限等因素进行分类，确保档案的完整性和可追溯性。

第三条合同档案的保管与保密3.1档案管理部门应当采取适当措施，确保合同档案的安全、保密，防止档案的遗失、损坏或泄露。

3.2合同档案的借阅、复制、销毁等操作，必须经过档案管理部门的审批，并严格遵循相关规定。

第四条合同档案的利用与销毁4.1合同档案的利用应当遵循公正、公平、公开的原则，确保证据的真实性和合法性。

4.2合同履行完毕后，档案管理部门应当根据档案保管期限的规定，对合同档案进行鉴定，对无需继续保管的档案进行销毁，销毁前应当进行登记、审批。

第五条合同档案的电子化管理5.1档案管理部门应当逐步推进合同档案的电子化管理，提高档案管理效率。

5.2电子合同档案的管理应当符合国家有关电子档案管理的相关规定，确保电子档案的真实性、完整性和可追溯性。

第六条合同档案的监督检查6.1公司应当定期对合同档案的管理情况进行监督检查，发现问题及时整改。

6.2档案管理部门应当配合相关部门的监督检查工作，如实提供合同档案管理的相关资料。

第七条法律责任7.1违反本规定的，按照公司相关制度进行处理，涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。

7.2因违反本规定导致公司遭受损失的，应当承担相应的赔偿责任。

第八条附则8.1本规定由公司董事会负责解释。

8.2本规定自发布之日起实施。

本规定旨在规范公司合同档案的管理工作，保障公司合法权益，维护公司经营秩序，特此规定。

一、五种特殊的应用场合及注意事项1.场景一：合同借阅当需要借阅合同档案时，得先跟档案管理部门打声招呼，填写申请表，经过审批后才能拿到合同档案。

合同档案管理方法(最新13篇)

合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。

二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。

三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。

以双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。

3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。

合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。

特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。

合同_资料_档案管理制度

第一章总则第一条为规范合同资料档案管理，确保合同资料的完整、准确、安全，提高合同资料的使用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同资料的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等环节。

第三条本制度遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：公司合同资料实行集中统一管理，确保合同资料的完整性和准确性。

（二）分类管理原则：根据合同资料的性质、类别、用途等进行分类管理，便于查阅和利用。

（三）安全保密原则：对合同资料进行严格的安全保密管理，防止泄露公司商业秘密。

第二章合同资料的收集与整理第四条合同资料的收集范围：（一）公司签订的各类合同、协议、承诺书等法律文件；（二）公司内部形成的与合同相关的文件、函件、会议纪要等；（三）合同履行过程中的相关凭证、证明材料等。

第五条合同资料的整理要求：（一）对收集到的合同资料进行分类、编目、归档；（二）对合同资料进行编号，确保编号的唯一性；（三）对合同资料进行数字化处理，建立电子档案。

第三章合同资料的归档与保管第六条合同资料的归档：（一）合同资料收集完毕后，由归档人填写《合同资料归档登记表》；（二）归档人将合同资料提交给档案管理员，由档案管理员进行审核、归档；（三）档案管理员对归档的合同资料进行编号、登记，建立档案目录。

第七条合同资料的保管：（一）档案管理员负责合同资料的保管工作，确保合同资料的安全；（二）合同资料应存放在通风、干燥、防潮、防虫、防鼠的档案室；（三）档案管理员应定期检查合同资料，确保其完整、完好。

第四章合同资料的借阅与销毁第八条合同资料的借阅：（一）借阅人需填写《合同资料借阅登记表》，说明借阅目的、期限等；（二）档案管理员审核借阅申请，批准后办理借阅手续；（三）借阅人应妥善保管借阅的合同资料，按时归还。

第九条合同资料的销毁：（一）合同资料达到销毁条件时，由档案管理员提出销毁申请；（二）档案管理员将销毁申请提交给公司负责人审批；（三）经批准后，由档案管理员组织销毁合同资料，并做好销毁记录。

2024年合同档案管理办法

合同档案管理办法一、总则1.1 为加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。

1.2 本办法适用于公司内部各类合同档案的管理，包括合同签订、履行、变更、解除、终止等环节所形成的文件材料。

（1）及时性：合同档案应及时收集、整理、归档，确保档案的完整性；（2）准确性：合同档案应真实、准确地反映合同签订、履行等实际情况；（3）安全性：合同档案应妥善保管，防止丢失、损毁、篡改等情况发生；（4）保密性：合同档案涉及商业秘密和国家秘密的，应按照相关法律法规进行保密；（5）便捷性：合同档案应便于查询、利用，提高档案使用效率。

二、合同档案的收集与整理2.1 合同档案的收集（1）合同草案、修改稿、会签稿等；（2）合同谈判记录、会议纪要等；（3）合同签订依据，如招投标文件、中标通知书等；（4）合同评审意见、法律意见书等；（5）其他与合同签订有关的文件材料。

（1）合同履行过程中的往来函件、通知、报告等；（2）合同履行过程中的变更、解除、终止等文件材料；（3）合同履行过程中的验收、结算、支付等文件材料；（4）其他与合同履行有关的文件材料。

2.2 合同档案的整理2.2.1 合同承办部门应按照合同签订、履行等环节，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订。

（1）文件材料应按照时间顺序排列；（2）文件材料应按照重要程度、利用频率等因素进行分类；（3）文件材料应确保字迹清晰、完整，易于识别；（4）文件材料应采用统一规格的装订材料，便于查阅。

三、合同档案的归档与保管3.1 合同档案的归档3.1.1 合同承办部门应在合同履行完毕后，及时将合同档案归档。

（1）合同档案应按照合同类型、签订时间等因素进行分类；（2）合同档案应填写归档目录，包括合同名称、签订日期、合同编号等基本信息；（3）合同档案应按照编号顺序，依次装入档案盒，并在档案盒上标注合同名称、编号等；（4）合同档案归档后，应进行编号、编目，确保档案的有序性。

合同档案管理及档案利用管理制度

合同档案管理及档案利用管理制度第一章总则第一条为了加强合同档案的管理和利用，规范合同档案的收集、整理、归档和利用工作，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，结合公司的实际情况，制定本制度。

第二条合同档案是公司合同管理的重要成果，是公司经济活动的重要记录，是维护公司合法权益的重要依据。

合同档案管理应当遵循真实性、完整性、及时性、保密性的原则。

第三条本制度适用于公司所有合同档案的管理和利用工作。

第四条公司应当设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档和利用工作。

第二章合同档案的收集与整理第五条合同档案的收集工作应当从合同签订开始，持续到合同履行结束。

第六条合同档案收集的内容包括：合同文本及附件、合同履行过程中的重要文件、合同纠纷处理文件、合同归档申请表、合同归档清单等。

第七条合同档案的整理工作应当根据档案的内容、形式和特点，进行分类、排序、编号、装订、装盒等工作。

第八条合同档案管理部门应当建立合同档案目录，方便对合同档案的查询和利用。

第三章合同档案的归档与保管第九条合同档案的归档工作应当在合同履行结束后的一定期限内完成。

第十条合同档案应当归档到合同档案管理部门，由合同档案管理部门进行统一保管。

管制度，确保合同档案的安全、保密和完整。

第四章合同档案的利用第十二条合同档案的利用工作应当遵循保密、合法、及时、准确的原则。

第十三条合同档案管理部门应当建立合同档案查询制度，提供查询、借阅、复制等服务。

第十四条利用合同档案应当进行登记，记录利用档案的人员、时间、用途和结果等信息。

第十五条合同档案管理部门应当对利用合同档案的结果进行跟踪和反馈，及时发现和纠正利用合同档案中的问题。

第五章合同档案的销毁第十六条合同档案的销毁工作应当根据合同档案的保存期限和保密要求进行。

毁制度，对销毁合同档案的人员、时间、地点、方式等进行记录。

第六章法律责任第十八条违反本制度的，应当依法承担相应的法律责任。

第十九条合同档案管理部门有权对违反本制度的行为进行制止和处理。

公司合同档案管理制度

公司合同档案管理制度一、背景介绍为了规范公司合同档案的管理，确保公司合同的安全、完整和可追溯，提高公司的管理效率和风险防范能力，制定以下公司合同档案管理制度。

二、管理目标和原则1.目标：建立合理有效的合同档案管理体系，保证合同档案的完整性、可追溯性和安全性。

2.原则：-合同档案管理遵循法律法规和公司规章制度的要求。

-统一管理，明确责任，确保合同档案的真实、准确、安全。

-合同档案管理部门要与业务部门密切合作，共同推进合同档案管理工作。

三、档案管理流程1.合同建档-合同签订时，由签约双方归档员负责立即建档，并将合同信息录入档案管理系统。

-归档员应确保合同文件的完整性和准确性，包括合同正本、副本、附件等。

-归档员将合同案卷编号，并填写档案的基本信息，如合同名称、合同类型、签订日期等。

2.合同存档-合同归档员将合同正本存入密封的档案柜中，确保安全和防火防水。

-合同副本和其他附件可按合同案卷编号进行编号，存入档案柜或档案库中。

-合同归档员应定期检查档案柜和档案库的环境，确保合同档案的安全性和保存环境。

3.合同查询和借阅-公司内部人员可以通过档案管理系统查询合同档案的基本信息。

-需要借阅合同档案的人员需填写借阅申请单，并经过相关部门的批准。

-借阅期限原则上不超过30天，超期需重新申请并经过批准。

-归还合同档案后，档案管理员应进行目录修整和查验，确保合同的完整性。

4.合同档案归档和销毁-合同档案的归档和销毁应符合公司和法律法规的规定。

-归档员负责按照合同档案管理制度的要求进行合同档案的归档和销毁。

-合同销毁前，应经过法务部门确认，按照一定的程序进行销毁，并填写销毁记录。

四、责任和权限1.公司合同档案管理部门负责制定和执行合同档案管理制度，指导并监督各部门的合同档案管理工作。

2.业务部门负责合同档案的交付及相关信息的录入，并配合合同档案管理部门进行查询和借阅工作。

3.合同归档员负责合同档案的建档、存档、归档和销毁工作，并保证合同档案的保密性和安全性。

合同等档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司合同等档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类合同、协议、项目文件、技术文件等档案的管理。

第三条合同等档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：公司设立档案管理部门，负责合同等档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

（二）真实性原则：档案内容应真实反映公司业务活动情况，不得篡改、伪造。

（三）完整性原则：确保档案的完整无缺，防止遗失、损毁。

（四）安全性原则：加强档案保密，确保档案安全。

第二章职责分工第四条档案管理部门职责：（一）制定档案管理制度，并组织实施。

（二）负责合同等档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

（三）负责档案的保密工作，确保档案安全。

（四）对各部门的档案管理工作进行监督、检查。

第五条各部门职责：（一）按照规定及时、准确地将合同等档案报送档案管理部门。

（二）协助档案管理部门进行档案的整理、归档和保管。

（三）按照规定使用档案，不得擅自涂改、损毁或泄露档案内容。

第三章收集与整理第六条合同等档案的收集范围：（一）公司签订的各类合同、协议。

（二）公司内部各部门形成的各类项目文件、技术文件等。

（三）其他具有保存价值的档案资料。

第七条合同等档案的整理要求：（一）按照档案类型、项目、时间等进行分类。

（二）对档案资料进行编号、编制目录。

（三）确保档案资料完整、准确。

第四章归档与保管第八条合同等档案的归档：（一）档案管理部门在收到合同等档案后，应及时进行审核、整理、归档。

（二）归档时，应确保档案的完整、准确、安全。

第九条合同等档案的保管：（一）档案管理部门应按照规定设置档案库房，确保档案安全。

（二）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施。

（三）档案管理人员应定期对档案进行检查、清理，确保档案安全。

第五章利用与销毁第十条合同等档案的利用：（一）档案管理部门应根据公司业务需求，提供档案查询、复制等服务。

合同档案管理制度细则

一、总则1. 为了规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本细则。

2. 本细则适用于公司内部所有合同档案的管理工作。

二、合同档案的分类与编号1. 合同档案分为以下类别：采购合同、销售合同、技术服务合同、产品合作合同、测试协议、联盟协议、市场营销合同、财务合同等。

2. 合同档案按照合同类别、年份、项目性质等进行分类编号，确保档案的有序存放。

三、合同档案的收集与整理1. 合同档案的收集应遵循真实性、完整性、及时性的原则。

2. 合同档案的整理应包括以下内容：（1）合同签订、履行过程中的相关协议、单证、函电等文件；（2）合同履行过程中的变更、补充协议、通知等文件；（3）合同履行过程中的验收、付款、索赔等相关文件；（4）合同履行过程中的其他有关文件。

3. 合同档案的整理应按照档案分类编号，逐份登记归档。

四、合同档案的保管与使用1. 合同档案的保管应遵循以下原则：（1）防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防高温等安全措施；（2）专人负责保管，确保档案的完整和安全；（3）档案库房应具备必要的设施，如档案柜、温湿度控制设备等。

2. 合同档案的使用应遵循以下规定：（1）查阅合同档案应办理借阅手续，经相关部门负责人签字同意后方可查阅；（2）查阅合同档案应遵守保密规定，不得泄露公司商业秘密；（3）查阅合同档案应保持档案的整洁和完整，不得擅自涂改、销毁或损坏档案。

五、合同档案的统计与报告1. 合同管理组应定期对合同档案进行统计，编制合同档案统计清单。

2. 合同管理组应向公司领导汇报合同档案管理情况，包括档案数量、类别、保管状况等。

六、合同档案的销毁1. 合同档案的销毁应遵循以下规定：（1）合同档案的销毁应经公司领导批准，并报相关部门备案；（2）销毁合同档案前，应核对档案内容，确保档案的完整性；（3）销毁合同档案时，应采取有效措施，确保档案的保密性。

2. 合同档案的销毁应在专人监督下进行，销毁后的残渣应妥善处理。

合同档案管理制度

合同档案管理制度合同档案管理制度1档案管理制度【1】一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。

各主管部门经理应积极配合与支持。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的`分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。

秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。

总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4、档案借阅者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

公司合同档案管理制度

一、总则第一条为了规范公司合同档案的管理，确保合同档案的真实性、完整性和安全性，维护公司合法权益，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同的签订、执行、归档和保管工作。

第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案管理必须符合国家法律法规和公司内部规章制度。

（二）真实性原则：合同档案内容必须真实、准确、完整。

（三）安全性原则：确保合同档案的安全，防止泄露、损毁、丢失。

（四）有效性原则：提高合同档案的利用率，为公司的经营决策提供有力支持。

二、合同档案的归档范围第四条本制度规定的合同档案归档范围包括：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，如销售合同、采购合同、租赁合同、委托合同等。

（二）公司内部管理制度、业务流程、操作规程等涉及合同签订、履行、变更、解除等方面的文件。

（三）合同签订、履行、变更、解除过程中产生的相关凭证、证明材料。

（四）合同纠纷解决过程中的相关文件、证据材料。

三、合同档案的归档程序第五条合同档案的归档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应及时将合同文本及相关文件提交给档案管理部门。

（二）档案管理部门对提交的合同档案进行审核，确认符合归档要求后，予以归档。

（三）归档的合同档案应按照档案分类标准进行分类、编目、编号。

（四）档案管理部门对归档的合同档案进行登记、统计、归档目录编制等工作。

四、合同档案的保管与使用第六条合同档案的保管与使用应遵循以下规定：（一）合同档案应按照档案分类标准进行分类、编目、编号，确保档案的有序管理。

（二）档案管理部门负责合同档案的保管工作，确保档案的完整、安全。

（三）合同档案的借阅、复制、使用等，需经档案管理部门批准。

（四）合同档案的借阅、复制、使用等，需按照相关规定进行登记、统计。

五、合同档案的销毁第七条合同档案的销毁应遵循以下规定：（一）合同档案的销毁需经公司领导批准。

（二）销毁合同档案前，需对档案进行核实，确保无遗漏。

（三）销毁合同档案时，需采取安全措施，防止档案损毁、丢失。

合同存档管理规定有哪些(多条款详尽版)

合同存档管理规定一、总则1.1为加强公司合同的管理，规范合同存档工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《合同法》及相关法律法规，制定本规定。

1.2本规定适用于公司所有合同档案的存档、保管、借阅、销毁等管理工作。

1.3本规定所称合同档案，是指公司在合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料。

二、合同档案的归档2.1合同签订后，合同承办部门应当在合同生效之日起30日内将合同正本、副本及相关附件等资料提交给档案管理部门归档。

2.2合同承办部门提交的合同档案资料应当真实、完整、准确，不得涂改、伪造、损坏或丢失。

2.3档案管理部门应当对合同承办部门提交的合同档案资料进行审核，确保资料齐全、符合归档要求。

2.4档案管理部门应当按照规定的分类标准，对合同档案进行分类、编号、登记，并编制合同档案目录。

2.5档案管理部门应当将归档的合同档案资料按照规定的保管期限进行保管。

三、合同档案的保管3.1合同档案的保管期限分为永久、长期、短期三种，具体期限按照国家和公司的规定执行。

3.2档案管理部门应当采取防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘等措施，确保合同档案的安全。

3.3档案管理部门应当定期对合同档案进行清点、检查，发现丢失、损坏、涂改等情况，应当及时报告并采取措施予以补救。

3.4档案管理部门应当建立健全合同档案的借阅、复制、销毁等管理制度，确保合同档案的合理使用和安全管理。

四、合同档案的借阅4.1公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应当向档案管理部门提出书面申请，说明借阅理由和用途，经批准后方可借阅。

4.2借阅合同档案的人员应当妥善保管档案资料，不得涂改、损坏、丢失或泄露档案内容。

4.3借阅合同档案的人员应当在规定的期限内归还档案资料，确需延期的，应当办理延期手续。

五、合同档案的销毁5.1合同档案达到保管期限的，档案管理部门应当按照规定程序进行销毁。

5.2销毁合同档案应当由档案管理部门负责，并应当有合同承办部门和相关人员的监督。

合同档案管理办法(租赁合同)

合同档案管理办法（租赁合同）一、目的和依据二、适用范围本办法适用于公司所有涉及租赁合同的管理工作。

三、档案管理职责及权限1. 档案管理职责•负责租赁合同的登记、分类、归档和保管工作；•确保租赁合同的安全、完整和可检索性；•根据需要提供合同的复印件或扫描件。

2. 档案管理权限•档案管理员具有对合同档案进行管理的权限；•其他员工如有检索合同档案的需要，需向档案管理员提出申请。

四、档案管理流程1. 合同登记•档案管理员根据合同的签订情况，将合同信息登记到档案管理系统中；•合同信息包括合同编号、签订日期、签订地点、合同期限等重要信息。

2. 合同分类归档•根据合同的性质和类别，将合同归入相应的文件夹中；•不同的合同类别使用不同的文件夹进行分类，方便合同的检索和管理。

3. 合同保管•档案管理员负责合同的保管工作；•合同需放置在密封、防潮、防火的柜子中，确保合同的安全性；•合同柜的钥匙由档案管理员保管，保证合同的机密性。

4. 档案检索•根据员工的需求，档案管理员负责提供相应的合同复印件或扫描件；•档案管理员可通过档案管理系统进行合同信息的检索。

五、档案管理注意事项•合同一旦签订完毕，立即进行登记和归档，确保合同档案的完整性；•合同的保管期限为合同期限结束后2年，过期合同可进行销毁处理；•档案管理员需定期检查合同柜的密封性和防火性，确保合同的安全；•档案管理员需对档案管理系统进行定期备份，确保合同信息不会丢失。

六、附则本办法自发布之日起生效，并适用于公司所有的租赁合同档案管理工作。

对于个别情况的处理，将由公司进行具体决定。

合同档案管理办法(公司合同)

合同档案管理办法（公司合同）一、引言为了规范公司合同档案的管理，确保合同的有效性、完整性和安全性，提高合同管理的效率和便捷性，制定本合同档案管理办法。

二、适用范围本合同档案管理办法适用于公司合同档案的管理和保存工作。

三、档案管理责任和权限1. 公司合同的管理责任由合同管理部门负责，合同管理部门应当成立专门的档案管理小组，负责合同档案管理的具体工作。

2. 档案管理小组的主要职责包括对公司合同的档案进行登记、分类、编码确保公司合同档案的安全性和保密性定期对公司合同档案进行盘点和整理提供合同档案的查询和提取服务审核合同档案的借阅申请，并监督借阅行为的合规性。

3. 档案管理小组的权限范围包括登记、修改、调整合同档案信息控制合同档案的借阅权限审核借阅申请，决定是否批准借阅确保合同档案的备份和存储安全。

四、档案管理流程1. 合同档案的登记对新签订的合同，合同管理部门应当及时进行登记，并为合同分配唯一编码。

登记信息包括合同名称、签订日期、合同方、合同金额等重要合同信息。

登记信息应当及时更新和维护，确保合同档案信息的准确性和完整性。

2. 合同档案的分类和归档合同档案应当按照合同类型、合同编号等标准进行分类，并采取电子档案管理和实物档案管理相结合的方式进行归档。

实物档案采用封存的方式进行保管，确保档案的完整性和安全性。

电子档案采用专业的档案管理系统进行存储和管理，确保档案的易查找和易检索。

3. 合同档案的借阅借阅合同档案需要填写借阅申请表，并注明借阅目的和借阅日期。

借阅申请应由相关部门负责人或经授权人员签字审批。

合同档案的借阅期限一般不超过30天，若需要延长借阅时间，需重新提交申请并说明理由。

借阅合同档案归还后，合同管理部门应及时核对档案数量和完整性。

4. 合同档案的保存期限根据相关法律法规和公司规定，不同类型的合同档案有不同的保存期限。

合同管理部门应按照规定的保存期限对合同档案进行归档和保存。

合同归档期限到期后，可以根据需要进行续期保存或进行销毁处理。

合同档案管理方法(实用4篇)

合同档案管理方法（实用4篇）随着法律法规不断完善，人们越发重视合同，合同的类型越来越多，它也是减少和防止发生争议的重要措施。

那么大家知道正规的合同书怎么写吗？下面是牛牛范文的小编为您带来的4篇合同档案管理方法，我们不妨阅读一下，看看是否能有一点抛砖引玉的作用。

合同档案管理制度篇一一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。

二、各类档案的组卷要准确。

卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。

三、档案整理。

按规定制定统一的档案分类编号方案。

案卷的排列、编号符合规定要求。

四、文件的整理。

鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。

对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。

五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。

六、库房管理。

库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。

七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密合同档案管理制度篇二一、总则集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。

为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。

各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。

企业内部合同归档管理办法

企业内部合同归档管理办法1. 引言企业内部合同是企业日常业务中必不可少的一部分。

合同记录和归档管理的规范与否直接关系到企业合同管理的高效性和安全性。

因此，制定一套科学合理的合同归档管理办法对于企业的正常运营至关重要。

2. 合同归档管理流程2.1 合同登记任何一份合同在正式归档之前，首先必须进行登记。

登记内容应包括合同编号、合同名称、签订日期、合同主体等基本信息。

合同登记表需要有专门的人负责，以保证登记信息的准确性和及时性。

2.2 合同归档合同归档是指将已登记的合同存储到指定的合同档案库中。

档案库应当设置合适的标签和分类，便于查找和管理。

每份合同都应有唯一的档案编号，以防止档案管理过程中的混淆和误操作。

合同归档前，应对合同进行分类整理，确保每份合同都能被准确归档。

对于较为重要的合同，可以设立红头文件夹或者专门的保险柜进行存储，以加强安全措施。

2.3 合同检索与借阅合同归档并不意味着合同不能被查阅。

合同档案库中的合同应当建立相应的索引和目录，以方便用户快速检索和借阅合同。

对于需要借阅合同的人员，应进行身份核实，确保借阅合同的合法性和安全性。

合同借阅应按照一定流程进行，包括填写借阅申请、审核、批准、记录等环节。

借阅期限原则上不超过7个工作日，超期需要及时申请延期。

借阅结束后，借阅人需要按时归还合同，并填写归还记录。

2.4 合同销毁合同归档管理并不仅限于合同的存档，合同生命周期结束后，也需要对合同进行恰当的销毁。

特定合同的销毁应经过授权，并遵循文件销毁的相关法律法规和公司的内部规定。

3. 合同归档管理的建议3.1 建立合同管理制度企业应建立完善的合同管理制度，明确各环节的责任和流程，并定期评估和改进。

制度包括合同登记、归档、检索、借阅和销毁等方面的规定，为合同归档管理提供明确的指导。

3.2 使用合同管理软件采用合同管理软件可以提高合同管理的效率和准确性。

合同管理软件可以提供自动化的合同归档和检索功能，并可以对合同进行版本控制和权限管理。

公司合同归档管理制度

第一章总则第一条为加强公司合同管理，确保合同档案的完整性和安全性，提高合同信息查询的便捷性，根据《中华人民共和国合同法》及公司相关规章制度，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、合作合同等。

第三条本制度旨在规范合同归档流程，确保合同档案的及时、准确、完整归档，为公司的经营管理提供有效支持。

第二章归档范围与要求第四条归档范围：1. 公司以法人名义签订的所有合同；2. 公司内部部门、分支机构、子公司等以公司名义签订的合同；3. 公司对外提供担保、保证的合同；4. 其他需要归档的合同。

第五条归档要求：1. 合同归档前，应确保合同内容完整、签字盖章齐全；2. 合同归档时，应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类、排列；3. 合同归档资料应包括合同文本、附件、相关证明材料等；4. 合同归档资料应真实、准确、完整，不得篡改、伪造。

第三章归档流程第六条合同签订后，签订人应及时将合同文本及相关资料报送至合同管理部门。

第七条合同管理部门收到合同后，应进行以下工作：1. 核实合同内容、签字盖章等是否符合要求；2. 对合同进行分类、排列，编制归档目录；3. 对合同进行扫描或复印，确保电子档案的完整性和安全性；4. 将合同及相关资料归档至档案柜或电子档案系统。

第八条合同归档后，合同管理部门应定期对合同档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。

第四章查询与借阅第九条合同档案的查询与借阅，应按照以下程序进行：1. 申请人填写《合同档案查询申请表》；2. 合同管理部门核实申请人身份及查询目的；3. 合同管理部门提供查询或借阅服务。

第五章管理与监督第十条合同管理部门负责合同档案的管理工作，包括归档、查询、借阅、保管等。

第十一条合同管理部门应建立健全合同档案管理制度，定期对合同档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。

第十二条公司应加强对合同档案管理工作的监督，对违反本制度的行为，将追究相关责任人的责任。

2024新版合同档案管理办法,标准版doc--多篇

2024新版合同档案管理办法，标准版doc目录一、前言二、合同档案管理办法1. 合同档案的定义2. 合同档案的分类3. 合同档案的归档4. 合同档案的保管5. 合同档案的利用6. 合同档案的销毁三、合同档案管理流程1. 合同签订阶段2. 合同履行阶段3. 合同变更阶段4. 合同终止阶段四、合同档案管理人员职责五、合同档案管理制度的修订与废止六、附则附件：1. 合同档案目录模板2. 合同档案归档清单模板3. 合同档案保管登记表模板4. 合同档案借阅登记表模板5. 合同档案销毁申请表模板2024新版合同档案管理办法一、前言为了加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本合同档案管理办法。

二、合同档案管理办法1. 合同档案的定义合同档案是指公司在合同签订、履行、变更、终止过程中产生的具有保存价值的各类文件、资料。

2. 合同档案的分类合同档案分为以下几类：（1）合同文本类：包括合同、附件、补充协议等；（2）合同审批类：包括合同审批表、会签单等；（3）合同履行类：包括合同履行过程中的往来函件、付款凭证、验收报告等；（4）合同变更类：包括合同变更协议、补充协议等；（5）合同终止类：包括合同解除协议、终止协议等。

3. 合同档案的归档合同签订后，合同经办人应按照合同档案目录模板整理合同档案，并在合同履行完毕后一个月内完成归档。

4. 合同档案的保管合同档案应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案安全。

合同档案的保管期限自合同履行完毕之日起计算，一般为五年。

5. 合同档案的利用合同档案的利用应遵循保密原则，确需借阅合同档案的，应填写合同档案借阅登记表，经批准后方可借阅。

6. 合同档案的销毁合同档案达到保管期限后，经审批可予以销毁。

销毁时，应填写合同档案销毁申请表，经批准后方可进行。

三、合同档案管理流程1. 合同签订阶段（1）合同经办人负责收集、整理合同签订过程中的各类文件、资料；（2）合同经办人按照合同档案目录模板整理合同档案；（3）合同经办人在合同签订后一个月内完成归档。

公司合同归档管理制度国家

第一章总则第一条为规范公司合同归档管理工作，确保合同资料的安全、完整和有效利用，提高合同管理水平，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同归档工作，包括但不限于各类合同、协议、章程等法律性文件。

第三条公司合同归档管理应遵循以下原则：（一）依法归档：严格按照法律法规和公司内部规定进行归档；（二）安全保密：确保归档资料的安全，防止泄露公司商业秘密；（三）完整有序：归档资料应完整、系统，便于查阅和利用；（四）责任到人：明确归档责任，确保归档工作落到实处。

第二章归档范围第四条公司合同归档范围包括：（一）公司对外签订的各类合同、协议、章程等法律性文件；（二）公司内部管理性合同，如劳动合同、租赁合同等；（三）公司参与招投标活动的相关文件；（四）公司对外合作、投资、融资等活动的相关文件；（五）其他需要归档的合同资料。

第三章归档程序第五条合同归档程序如下：（一）合同签订后，经办人应及时将合同原件及附件报送相关部门审核；（二）审核通过后，经办人将合同原件及附件报送档案管理部门；（三）档案管理部门对合同进行登记、编号、整理，并建立合同档案；（四）合同归档后，档案管理部门负责合同的保管、查阅和利用。

第四章归档要求第六条合同归档要求如下：（一）合同原件及附件应齐全，内容完整；（二）合同归档时应注明合同名称、签订日期、合同编号、合同金额、合同期限、对方当事人等信息；（三）合同归档应按照合同类别、签订日期、合同编号等进行分类、排序；（四）合同归档应使用标准档案盒、文件夹等，确保归档资料的整洁、有序。

第五章保管与利用第七条合同档案的保管应遵循以下规定：（一）档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案安全；（二）档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施；（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第八条合同档案的利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案应填写《合同档案查阅登记表》；（二）查阅人应遵守档案保管规定，不得随意翻阅、涂改、损毁档案；（三）查阅人应妥善保管查阅的档案，不得擅自复制、传播。