费用报销管理规定

费用报销的管理规定

为加强费用支出的管理，同时规范费用报销的行为，使各项费用的报销能够做到合理化、公平化，现将借支流程和具体支出的报销制度、流程明确如下：

一、借支管理规定：

1、借支费用需要凭借周总审批的报告或周总的授意，并截图作为凭证，按照批准的额度办理借款，在费用借支的一个星期内办理核销手续，核销时需要附有费用支出的凭证和周总签名的借支单作为报销的依据，据实报销。超出借支范围的，财务人员有权拒绝报销。

2、借支的原则：谁借支谁核销；前款不清，后款不借。不得代写借支单，不得跨越核销，若超过规定时间未交费用单即做预支工资处理从工资里面扣借支款，待收到费用单后再做费用报销处理。

3、对于外出办事用款、购买物品用款、突发事件用款、临时借款等费用需要借支的，需提前告知财务准备资金。

二、借支单填写和借支流程

1、借支人按规定填写借支单，姓名和制单人名字要一致，借支单填写不得涂改。

2、按实际填写的日期写，交单据给部门主管审核的日期出入不超过两天。例如1月1日填写，不超过1月3日就应该交单给部门主管审核了。

3、审批流程:部门主管审核—财务审核—周总签字—出纳打款。

三、报销管理

（一）报销单填写

必须按照费用报销单要求填写相关内容：

1、填写报销人的所属部门。

2、填写日期，按实际填写的日期写，交单据给第一手审核人日期出入不超过两天。例如1月1日填写，不超过1月3日就应该交单给财务审核了。

3、报销的用途，报销项目必须清晰准确具体，必要时请附上相关的报告、合同等复印件、费用清单说明。

4、报销的金额，具体的报销项目对应具体的金额填写。

5、金额的大写：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖。对应合计的小写数字在大写的相对应单位填写大写金额，其他未有金额的写零。

6、备注写清楚需要解释报销的内容，比如：报销人的账号费用归属；对应原借支；已借支金额、已垫付金额多少等其他相关内容

7、报销人，写上自己的名字。

8、交费用审核员审核费用的合理性和公平性

9、交至财务陈钊媚审核登记

10、谢海莹安排费用报销单周总签字

11、交刘露或者王婵打款

（二）关于报销类型情况说明：

1、车费报销：需要索取坐车发票，要在每张车票后面写清楚时间，具体行程路线，事件。规定业务员在试用期车费是实报实销，过了试用期不再给予费用报销，且车费的报销仅限公车、地铁和出差办事车费报销（外出办事费用需事先交周总审批通过方可报销）；其他员工车费报销也亦如此。

2、请车费报销：注意一定要附U8的发货单蓝单，在报销单上备注栏注明发货单号、司机姓名、电话、什么仓库、到什么区域。自发文后未见蓝单的运费不予报销。

3、业务费用报销：

（1）关于餐费的报销，一定需要请客前需要提前打报告，周总同意或有领导的授意，并有凭证截图。餐费价格需要合理，不宜过高，根据接待规格安排餐费，报销单备注栏需注明吃饭的目的、吃饭的时间、人数、具体哪些人，并附上吃饭发票。关于业务招待费用需事先征得批准，否则财务有权拒绝报销，自行承担费用。

（2）关于项目的费用申请，要附项目的合同，费用预算，预计项目进行到什么步骤需要什么费用，预计整个项目可带来的收益。

（3）关于材料费报销，需提供购材料名片，同类产品店铺两张以上，最好有对比的询价清单。报销时要附材料清单。

（4）关于活动费用报销，活动当天需要在微信群或者QQ群报告、凭借活动照片作为依据，活动材料费用需要提供明细单据和收据，审单员进行审核合理给予报销。

（5）广告制作费报销：报销时提供照片和所制作广告的样式，附上广告公司的收据复印件和广告制作明细表（若不是找固定的广告公司制作，需要对比询价两家以上广告公司，并交报价清单于费用审核员交周总审批后方可报销）（6）对于其他业务费用的报销公司给予每个业务员每月元，超过部分，需自行承担。

4、车辆油费、维修保养费、过桥费报销：对于车辆油费的充值，需要在充

值油费之前写明上一次的送货的时间、行程路线、事由、里程数。用车人员每次加油都要拿“加油交易小票”回来核销。车辆维修保养，要向办公室行政人员报告，告知保养项目、使用配件、材料，维修后将维修发票、维修清单交由费用审核办理报销事宜。若维修费用超过元，经批准后方可进行，否则不予以报销。过桥费亦需要凭借发票进行报销。

5、租金费用报销：对于每月的租金都要及时填写报销单，在规定时间内通知财务打款，避免产生滞纳金。

6、出差费用报销：实行“据实报销”办法。出示报告说明费用，交通费、餐费、住宿费凭正式发票据实报销，费用超过报销标准由员工自行承担。交通费详见车费报销细则

7、行政杂费报销：

（1）关于文具费用报销，需要提供明细清单，财务对实物进行盘点后可报销。

（2）关于办公费用报销

（3）关于快递费用报销：

8、其他杂费报销：

垫资购买，要有报告或申请单，否则不给予报销

（三）报销费用标准：超出标准，自行承担

（四）报销的时限要求：

1、当月的费用全部在日之前处理完毕。

2、不允许跨月报销费用，超过1个月才办理费用报销，财务有权拒绝报销。

（五）报销审批付款流程：

部门财务或者费用审核员符嘉（审核）- 陈钊媚（审核登记）- 谢海莹（安排周总签字）—周总（签字）—刘露或王婵（打款）

审核费用要确保费用金额真实、合理公平即是否存在这笔费用、这笔费用金额是否能控，是否符合工作性质要求，是否符合预算，审核签字，对于虚报的报销有权拒绝。周总审核过的费用不通过给予退回。财务对于费用报销单是否周总签字，要查看付款时间急迫性，是否有借支，是否从报销款中扣回相关借款，是否有同项目的请款或者报销。对审批手续不齐全的给予退回。所有的报销凭证尽量索要发票，如果只能开收据的需要有收费处的盖章。发票、原始凭证用胶水分类整齐粘贴报销单后面。