公务电子邮件归档与管理规则
船务公司邮箱管理制度
船务公司邮箱管理制度一、总则本制度旨在规范船务公司内部及与客户、供应商等外部联系的电子邮件使用和管理，确保邮件交流的安全、高效、专业。
二、邮箱账户管理1. 公司将为每位员工配置唯一的工作邮箱，用于处理所有正式的业务往来。
2. 员工应妥善保管个人邮箱账户信息，不得泄露给他人。
3. 员工离职后，公司将收回其邮箱账户，并清除所有个人数据。
三、邮件使用规范1. 发送邮件时，必须填写准确的收件人地址，避免误发。
2. 邮件主题应简洁明了，能够反映邮件的核心内容。
3. 邮件要清晰、准确，避免使用模糊不清的表述。
4. 对于机密或敏感信息，应使用加密或在确保安全的前提下进行发送。
四、邮件保存与归档1. 所有工作相关邮件必须保存在公司服务器上，以便日后查询和审计。
2. 根据法律法规和公司政策，对特定类型的邮件进行长期保存或立即删除。
3. 定期对邮箱进行清理，删除无关的垃圾邮件，确保邮箱的有效运行。
五、附件管理1. 发送附件时，应确保文件无病毒，且大小适中，不影响邮件的正常发送和接收。
2. 对于大型文件，应使用公司认可的云存储服务进行分享，而非直接作为邮件附件发送。
六、安全与隐私保护1. 禁止在工作邮箱中打开来历不明的邮件或附件，以防病毒感染和信息泄露。
2. 定期更新邮箱密码，使用强密码策略，增加账户安全性。
3. 对于可疑的钓鱼邮件，应及时报告给IT部门进行处理。
七、违规处理违反本邮箱管理制度的员工，将根据情节轻重，给予相应的警告或处罚。
严重违规可能导致劳动合同的解除。
八、附则本制度自发布之日起生效，由IT部门负责解释和更新。
如有变动，将及时通知全体员工。
机关邮件管理制度
机关邮件管理制度一、总则为了规范机关邮件管理工作，提高工作效率和保障信息安全，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于机关及其所属单位的所有工作人员在日常工作中的邮件管理。
三、规范邮件发送1.邮件主题应该明确，简洁，并与邮件内容相符。
2.在正式邮件中，应使用规范的称呼和语言，不得出现不文明用语或者粗鄙语言。
3.发送邮件应注意遵守机关的相关规定及保密要求。
四、邮件接收和处理1.所有工作人员应定期查收邮件，及时处理邮件。
2.对于重要邮件，应立即回复或处理，并做好记录。
3.对于一般询问邮件，应在24小时内予以回复。
4.邮件内容涉及重要内容或机密信息的，应及时报告上级领导，并妥善保管。
五、邮件保存和归档1.对于邮件内容重要的邮件，应进行保存，并按照规定的归档要求进行归档。
2.邮件的保存时间应按照相关规定进行，超过时限的邮件要进行及时删除或者销毁。
六、邮件安全保密1.对于涉及机密或重要信息的邮件，应采取加密传输方式进行发送，防止信息泄露。
2.严禁私自将机关邮件内容外传或者复制到私人邮箱中。
七、监督和考核1.机关应当建立邮件管理的监督机制，对邮件管理工作进行定期检查和考核。
2.邮件管理工作不到位的单位和个人将会受到相应的处理。
八、违反规定的处理对于违反邮件管理规定的行为，机关应予以相应的处理，并通报全体工作人员，并纳入个人考核范围。
九、其他本制度如有变动，应进行适时修订，并及时通知全体工作人员。
以上制度自发布之日起生效。
机关领导部门日期：年月日机关名称：[示范]机关办公室[示范]XX年X月XX日[示范]制度编号：XXXX-XXX-XXXX。
公司公共邮箱使用管理制度
公司公共邮箱使用管理制度
一、总则
1. 本制度适用于公司所有使用公共邮箱的员工。
2. 公共邮箱的使用应遵循合法、合规、合理的原则，保障公司利益和员工个人信息安全。
3. 信息技术部门负责公共邮箱系统的维护和管理，定期进行数据备份和安全检查。
二、邮箱账户管理
1. 公司将为每个部门设立专用的公共邮箱账户，并由部门负责人指定专人负责管理。
2. 部门负责人需对邮箱账户的使用者进行登记备案，并定期更新。
3. 员工离职或调岗时，应立即回收其使用的公共邮箱账户，并修改密码。
三、使用规范
1. 员工应使用公司提供的公共邮箱进行工作相关的邮件往来，不得用于私人事务。
2. 发送邮件时应确保内容准确无误，语言文明，遵守商业机密和隐私保护规定。
3. 禁止发送含有病毒、广告、色情、暴力等违法违规内容的邮件。
4. 对于接收到的不明邮件，应谨慎处理，避免泄露敏感信息。
四、信息安全
1. 员工应妥善保管个人邮箱账号和密码，不得泄露给他人。
2. 定期更换邮箱密码，推荐使用复杂性高的密码组合。
3. 遇到可疑邮件或系统异常，应立即报告信息技术部门处理。
五、归档与审计
1. 重要业务往来邮件应按照公司文件管理规定进行归档保存。
2. 信息技术部门有权对公共邮箱进行监督检查，确保使用合规。
3. 对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重采取相应的纪律处分。
六、附则
1. 本制度自发布之日起实施，由信息技术部门负责解释。
2. 如有特殊情况需要临时调整邮箱使用规定的，应报请公司管理层批准后执行。
公司电子邮箱文件管理制度
公司电子邮箱文件管理制度一、目的与原则本制度旨在明确公司电子邮箱的管理规则和使用准则，以提升工作效率，保障信息安全，维护公司形象。
我们遵循公正客观、重点突出的原则，确保每一位员工都能在明确的框架内高效使用电子邮箱。
二、邮箱账户管理1. 公司将为每位正式员工配置专属的工作邮箱，员工需妥善保管个人账号和密码，不得泄露给他人。
2. 邮箱账户应按照职位和部门进行分类管理，由信息技术部门负责日常维护和技术支持。
3. 员工离职后，其邮箱账户应由直接上级或人力资源部门及时注销，以确保信息安全。
三、邮件发送规范1. 工作邮件应保持专业、简洁，语言文明。
避免使用带有歧视、侮辱性或不适当的语言。
2. 邮件主题应明确具体，能够让收件人一目了然地了解邮件内容的核心。
3. 对于涉及多个部门的邮件，应明确主送和抄送对象，避免造成信息混乱。
4. 发送附件时，应确保文件无病毒，且大小适中，不影响邮件接收的速度。
四、邮件接收与回复1. 员工应定期检查工作邮箱，确保及时接收和处理邮件。
2. 对收到的邮件应及时回复，紧急邮件应在2小时内给予答复，非紧急邮件应在24小时内回复。
3. 若邮件内容超出个人处理范围，应及时转交给相关部门或上报给上级领导。
五、邮件存档与保密1. 重要邮件应归档保存，以便日后查阅。
2. 对于含有敏感信息的邮件，应采取加密措施，防止信息泄露。
3. 未经授权，员工不得随意转发、复制或打印包含公司机密的邮件。
六、违规处理违反本制度的员工，将根据情节轻重，由公司给予相应的纪律处分，严重者可能面临解雇。
七、制度的修订与更新随着技术的发展和管理需求的变化，本制度将不定期进行修订和更新，以适应新的工作环境。
八、总结通过上述规范的实施，我们期望建立一个高效、安全、有序的电子邮箱管理体系，为公司的稳健运营和长远发展提供有力支持。
企业邮件归档管理制度范本
企业邮件归档管理制度范本一、目的和意义为了加强企业邮件的管理，确保邮件的及时、准确、完整地传达给收件人，提高工作效率，防止邮件丢失、泄露等重要信息，特制定本制度。
本制度规定了企业邮件的发送、接收、归档、查询和销毁等方面的管理要求，旨在建立一套科学、规范、安全的邮件管理体系。
二、适用范围本制度适用于企业内部所有邮件通信，包括内部邮件和外部邮件。
三、邮件发送和接收1. 企业应采用正规的邮件服务提供商，确保邮件系统的稳定性和安全性。
2. 企业应设立专门的邮件管理团队，负责邮件服务器的维护、管理和监督。
3. 企业内部员工应使用企业提供的邮件账号进行邮件通信，禁止使用个人邮件账号处理企业事务。
4. 邮件发送和接收应遵循企业内部通讯录规定的收件人范围，禁止向无关人员发送邮件。
5. 邮件发送前应进行必要的检查，确保邮件内容合法、合规，不得含有违法、违规、不良信息。
四、邮件归档1. 企业应建立邮件归档系统，对所有发送和接收的邮件进行归档管理。
2. 邮件归档应包括邮件的标题、发件人、收件人、发送时间、邮件内容摘要等信息。
3. 邮件归档系统应具备全文搜索功能，便于查询和检索邮件。
4. 企业应设立专门的邮件归档管理团队，负责邮件归档系统的维护和管理。
5. 邮件归档应按照邮件的类型、主题、时间等要素进行分类，便于管理和查询。
6. 企业应对归档邮件进行定期备份，确保邮件数据的安全性和完整性。
五、邮件查询和销毁1. 企业内部员工应按照职责和权限查询邮件归档系统中的邮件。
2. 邮件查询应遵循企业内部规定，不得擅自查询与工作无关的邮件。
3. 企业应建立邮件销毁制度，对过时、无用的邮件进行销毁。
4. 邮件销毁应经过审批程序，由邮件归档管理团队负责实施。
5. 邮件销毁应确保邮件数据的不可恢复性，防止邮件泄露和滥用。
六、违规处理1. 对违反本制度的邮件发送和接收行为，企业应进行调查和处理，对相关责任人进行追究。
2. 对违反本制度的邮件归档、查询和销毁行为，企业应进行调查和处理，对相关责任人进行追究。
公务电子邮件归档管理规则DA∕T 32-2021
公务电子邮件归档管理规则1范围本文件确立了公务电子邮件的形成㊁收集㊁整理㊁归档的程序与规则㊂本文件适用于机关㊁团体㊁企业事业单位㊁其他组织(以下简称单位)及个人公务活动中形成的电子邮件归档工作㊂2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款㊂其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件㊂G B/T18894电子文件归档与电子档案管理规范G B/T32397中文电子邮件地址邮件头格式技术要求G B/T37002信息安全技术电子邮件系统安全技术要求D A/T22归档文件整理规则D A/T46文书类电子文件元数据方案D A/T70文书类电子档案检测一般要求3术语和定义下列术语和定义适用于本文件㊂3.1电子邮件e l e c t r o n i c m a i l由电子计算机生成㊁处理,并通过电子邮件系统经由通信网络发送和接收的电子信息㊂3.2公务电子邮件o f f i c i a l e l e c t r o n i c m a i l单位或个人在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件㊂3.3公务电子邮件系统o f f i c i a l e l e c t r o n i c m a i l s y s t e m用于产生㊁传送㊁接收㊁阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统㊂3.4E M L格式文件E M L f o r m a t f i l e内容编码采用M I M E格式(多用途互联网邮件扩展M u l t i p u r p o s e I n t e r n e t M a i l E x t e n s i o n s),遵循R F C822及其后续扩展,一般由邮件头和邮件体两部分组成,可保留电子邮件原有的H T M L格式和标题的多用途互联网邮件扩展格式文件㊂4管理原则4.1单位应制定公务电子邮件归档管理制度,配备必要的技术措施,确保公务电子邮件及时归档,并保证公务电子邮件档案的真实性㊁完整性㊁可用性和安全性㊂4.2公务电子邮件的收集㊁鉴定㊁整理㊁归档㊁保管㊁移交等环节应纳入单位电子文件归档和电子档案管理程序及相关人员的岗位责任,实行全过程管理与监控㊂4.3应明确规定公务电子邮件归档的时间㊁范围㊁技术环境㊁相关软件㊁版本㊁数据类型㊁格式㊁被操作数据㊁检测数据等要求,保证归档公务电子邮件的质量㊂4.4公务电子邮件形成㊁收集㊁整理㊁保存等关键业务过程应按照D A/T46形成元数据,形成的元数据与公务电子邮件同捕获㊁同归档㊂5管理职责5.1产生和接收公务电子邮件的部门和人员负责公务电子邮件的收集㊁鉴定㊁整理,并定期移交档案部门㊂5.2档案部门负责制定公务电子邮件归档的制度,对公务电子邮件归档工作进行业务监督和指导;接收归档公务电子邮件,负责公务电子邮件档案的保管㊁鉴定㊁统计㊁利用及处置㊂5.3信息技术部门负责公务电子邮件系统接口及相关公务电子邮件基础设施的建设㊁运维工作㊂5.4安全保密部门负责公务电子邮件归档管理过程的安全保密管理㊂6系统建设要求6.1公务电子邮件系统建设与运行要求6.1.1公务电子邮件系统的建设,应符合G B/T37002中有关电子邮件系统信息安全要求,包括公务电子邮件系统的技术安全要求㊁管理安全要求和运行安全要求㊂6.1.2公务电子邮件系统形成的邮件地址㊁邮件头格式应符合G B/T32397中有关编码㊁格式㊁语法等要求㊂6.1.3公务电子邮件系统应能输出规范的E M L格式文件或其他包含完整的原始邮件信息的可归档格式文件,或具有归档电子邮件的接口,接口功能符合归档要求,接口输出数据应包含完整的原始邮件信息㊂6.1.4公务电子邮件系统或其备份系统能按D A/T46的要求,形成元数据㊂6.2电子档案管理系统要求6.2.1具有接收(含批量)公务电子邮件归档的功能接口,并能正确解析㊁验证E M L格式文件或其他归档信息包文件,形成归档电子文件及其元数据㊂6.2.2支持按照D A/T70的要求进行真实性㊁完整性㊁可用性㊁安全性检测㊂6.2.3其他功能符合国家有关电子档案管理系统功能要求㊂7公务电子邮件归档范围及保管期限7.1单位应结合业务实际确定公务电子邮件归档范围和划定具体保管期限㊂公务电子邮件保管期限定为永久㊁定期两种,定期分为30年㊁10年㊂7.2归档的公务电子邮件,归档后应在原电子邮件系统中保留至少1年㊂7.3不属于归档范围的公务电子邮件数据,也应在原电子邮件系统中保留至少1年㊂8公务电子邮件的形成8.1公务电子邮件标题应简明扼要,能反映发送邮件内容等㊂8.2公务电子邮件内容应尽可能在正文中体现㊂对于无法在正文中表示的内容,可采用邮件附件的方式随电子邮件正文一起发送㊂8.3公务电子邮件附件应使用与邮件标题具有相关性的名称,格式应尽可能符合电子档案存储格式要求,原则上不得对附件加密㊂如不符合电子档案存储格式要求的应进行转换,如无法转换为符合电子档案存储要求格式的,应在邮件附件中加挂能阅读和处理该附件的软件㊂8.4公务电子邮件落款应与邮件撰写人账号保持一致,发送日期与实际相符㊂8.5公务电子邮件元数据应符合D A/T46的规定,时间元素值应尽可能精确至秒,对于涉及多时区的事务,应保留时区信息㊂9公务电子邮件归档收集9.1发送公务电子邮件的,无论是单发还是群发邮件,均由发件人提交归档;接收外部电子邮件的,应在收件人范围内指定责任人提交归档㊂9.2移交归档责任人定期或实时将办理完毕的公务电子邮件及其元数据以E M L格式文件或其他格式,通过接口或离线方式提交电子档案管理系统,电子档案管理系统解析出电子邮件的正文㊁附件及元数据信息归档㊂采用定期归档的应于次年6月30日前完成上一年度的所有电子邮件提交归档工作㊂9.3同一主题有多件公务电子邮件需归档时,应按往来记录逐封归档,并保持其关联关系㊂9.4公务电子邮件提交电子档案管理系统应按照D A/T70的要求进行检测㊂公务电子邮件源格式符合归档要求的直接采用源格式归档㊂源格式不符合归档要求的应转换为符合归档要求的格式㊂不同的公务电子邮件,根据其所属档案的类别要求确定归档格式,推荐如下:版式文件格式采用O F D,不具备O F D条件用P D F㊁P D F/A格式㊂公务电子邮件正文以版式文件格式归档,附件可以版式文件㊁R T F㊁W P S㊁D O C X㊁J P G㊁T I F㊁P N G等通用格式;或将公务电子邮件及其附件按顺序合并转换为一个版式文件㊂若附件是独立文件,格式如下:Ә二维矢量文件以S V G㊁S W F㊁WM F㊁E M F㊁E P S㊁D X F等格式归档;Ә三维矢量文件应转换为S T E P格式归档;Ә数据库文件以E T㊁X L S㊁D B F㊁X M L等格式归档,或将应归档数据库数据转换为版式文件归档;Ә录音类电子文件以WA V㊁M P3等格式归档;Ә录像类电子文件以M P G㊁M P4㊁F L V㊁A V I等格式归档;Ә网页㊁社交媒体类电子文件按相关规定要求格式归档;Ә其他专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档,无法转换的应将能读取该邮件特殊格式文件的软件一并归档㊂9.5公务电子邮件归档时应完整捕获元数据㊂公务电子邮件元数据与D A/T46部分元数据对照关系见附录A,其他元数据捕获按照D A/T46的要求进行㊂10公务电子邮件归档整理10.1归档公务电子邮件应按照所制定的保管期限表划分保管期限㊂10.2归档公务电子邮件以事由或单次发出(接收)电子邮件为一件;正文㊁附件为一件;转发电子邮件与被转发电子邮件为一件;一次发出或收到的报表㊁名册㊁图册等一册(本)为一件;同一事件一次收到与发出一般独立成件,也可合并为一件㊂归档公务电子邮件排序时,正文在前,附件在后;转发电子邮件在前,被转发电子邮件在后;收到与发出的电子邮件作为一件时,发出的电子邮件在前,收到的电子邮件在后㊂10.3公务电子邮件可以独立形成电子邮件档案门类,也可以根据其内容归入相应门类㊂形成独立门类的电子邮件按 年度 机构(问题) 保管期限 或 年度 保管期限 机构(问题) 分类,分类法应在本单位档案分类方案中体现㊂归入相应门类的电子邮件按相应门类档案整理要求分类㊂10.4公务电子邮件分类后应在最低一级类目内,按时间结合事由进行排列㊂同一事由电子邮件,按邮件形成先后顺序排列㊂归档公务电子邮件应编制档号,独立门类电子邮件档案档号格式为:全宗号 档案门类代码㊃年度 保管期限代码 机构(问题)代码 件号或全宗号 档案门类代码㊃年度 机构(问题)代码 保管期限代码 件号,具体按照D A/T22的要求㊂完成档号编制的电子邮件应依据档号顺序自动生成电子档案目录,按本单位归档电子文件整理要求增加电子文件目录封面,并将目录转换为适合长期保存的版式文件㊂10.5归入相应门类的电子邮件应与其所属门类其他电子文件一同整理,整理方法按G B/T18894或单位制定的相应门类电子文件归档要求㊂11公务电子邮件档案的移交和接收11.1完成归档整理的公务电子邮件应在次年6月30日前,向档案部门移交㊂11.2移交内容包括公务电子邮件(含附件)㊁元数据㊂11.3对接收到的公务电子邮件应及时进行检测,检测方法和项目符合D A/T70的规定㊂经检测合格的方能接收,检测不合格的应退回重新整理,待合格后方可接收㊂附录A(资料性)公务电子邮件元数据与D A/T46部分元数据对照表表A.1给出了公务电子邮件元数据与D A/T46部分元数据的对照表㊂表A.1公务电子邮件元数据与D A/T46部分元数据对照表元数据编号元数据名称电子邮件信息M7电子文件号电子邮件系统产生的唯一标识电子文件的一组代码M32责任者电子邮件发件人(含邮件地址)M36主送电子邮件收件人(含邮件地址)M37抄送电子邮件抄送人/密送人(含邮件地址)M22题名电子邮件标题M33日期电子邮件发送时间/接收时间(含时区)M35紧急程度电子邮件紧急程度M38密级电子邮件密级M39保密期限电子邮件保密期限M48计算机文件名电子邮件正文及附件的计算机文件名M50文档创建程序电子邮件责任者提供的非通用格式阅读软件M51信息系统描述电子邮件责任者邮件系统名称及版本号M6立档单位名称电子邮件归档机构。
《公务电子邮件归档与管理规则》的内容及存在问题分析
《公务电子邮件归档与管理规则》的内容及存在问题分析作者：王梦瑶王英玮来源：《北京档案》2018年第07期公务电子邮件是各种公务活动得以顺利开展的重要办事工具，也是业务工作思想、数据和信息得以有效沟通的手段之一。
公务电子邮件作为一种电子文件的具体存在形式，若想使其“四性”（真实性、完整性、可读性、安全性）得到有效维护，必须根据全程管理思想进行全生命周期的管控。
为此，应为公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等项业务活动，提供规范化程序与管理规则，并为公务电子邮件的归档与电子档案管理创造有利条件。
档案行业标准DA/T32-2005《公务电子邮件归档与管理规则》（以下简称DA/T 32）正是为了适应这种实践性要求而制定和发布实施的。
该标准是由深圳市档案局提出并起草，由国家档案局于2005年4月30日发布，同年9月1日开始正式实施。
一、T32的体例与内容构成T32共分9章，包括57条条款，其中一级条款9条、二级条款35条、三级条款13条。
主要内容包括正文和附录两大部分。
正文部分主要规定了T32使用的范围、规范性引用文件、术语定义、总则及公务电子邮件从生成到归档保管各环节的具体规则。
附录包括五个：《公务电子邮件收发文登记表》《公务电子邮件存储格式》《公务电子邮件存储载体》《公务电子邮件移交登记表》和《公务电子邮件移交检验登记表》。
标准的附录包括资料性附录和规范性附录，资料性附录是对理解和使用标准起辅助作用的附加信息，而规范性附录则是与标准正文具有同等效力的组成部分。
T32的附录均为规范性附录，是为了减少正文篇幅而置于文后，与标准文本本身具有同等效力。
二、T32的主要特点（一）注重与其他标准的整体协调性公务电子邮件作为公务活动中广泛应用的一种电子文件的形式，对其管理需要参照电子文件管理规范，其归档和管理也需要遵循档案的管理规则。
因此，T32和相关标准之间保持了良好的整体协调性。
它和《电子文件归档与电子档案管理规范》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《归档文件整理规则》及《档案著录规则》等标准在内容和要求方面保持了整体协调性。
公司电子邮箱及电子邮件系统管理办法
XX有限公司电子邮箱及电子邮件系统管理办法第一章总则第一条为规范公司电子邮箱的使用和管理，保障公司电子邮件系统安全高效运行，根据《网络安全法》和《互联网电子邮件服务管理办法》等有关法律法规，结合公司实际，制定本办法。
第二条电子邮件系统由公司统一建设、管理和运维，为在职教职工、在校学生和各单位（以下简称“用户”）免费提供互联网电子邮件服务，电子邮箱后缀为XX.XX.XX。
未经批准，各单位不得自行单独建设电子邮件系统。
第三条电子邮箱是通过公司电子邮件系统为用户提供的用于工作与学习交流的电子信息空间。
电子邮箱分为个人邮箱和公务邮箱，个人邮箱是指分配给在职职工使用的电子邮箱；公务邮箱是指经单位申请，分配给单位用于处理公司公务的电子邮箱，公务邮箱命名规则为单位汉语拼音首字母组合。
第四条电子邮箱仅提供给公司在职职工及各单位使用，不接受公司外部人员或单位申请，职工离职后，其个人邮箱保留一年。
电子邮箱所有权属于XX有限公司，电子邮箱用户拥有使用权。
第二章组织机构和职责第五条公司网络安全与信息化办公室（以下简称“网信办”）的职责：（一）负责电子邮件系统的规划、建设、管理和运维。
（二）负责为电子邮箱用户提供开通、终止、咨询及异常处理等服务。
（三）负责电子邮箱使用的监督、检查和安全防护。
第六条公司内部各部门、各单位负责本单位范围内电子邮箱使用的监督检查，及时纠正未正确使用公司电子邮箱的情况。
第七条电子邮箱用户应严格遵守相关法律法规及本办法规定，自觉维护电子邮箱安全。
第三章电子邮箱的开通和终止第八条个人邮箱开通。
网信办负责为在职职工开通个人邮箱。
第九条公务邮箱开通。
单位申请，明确责任人和使用人，公务邮箱的责任人和使用人必须为公司在岗在编职工。
第十条电子邮箱终止与注销。
电子邮箱终止后，所有功能停止服务，用户信息及电子邮件数据继续保存六个月，六个月后，电子邮箱注销，用户信息及电子邮件数据删除。
第四章电子邮箱使用管理第十一条办公用邮箱一律使用公司邮件系统的邮箱（后缀为XX.XX.XX），禁止将公共邮箱或免费邮箱用于办公，已用于办公的公共或免费邮箱需更换为公司邮件系统的邮箱。
国家档案局办公室关于征求《公务电子邮件归档管理规则》等档案行业标准项目意见的通知
国家档案局办公室关于征求《公务电子邮件归档管理规则》等档案行业标准项目意见的通知
文章属性
•【公布机关】国家档案局
•【公布日期】2020.05.07
•【分类】征求意见稿
正文
国家档案局办公室关于征求《公务电子邮件归档管理规
则》等
档案行业标准项目意见的通知
各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，中央军委办公厅保密和档案局，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国人民大学档案学院：现将《公务电子邮件归档管理规则》《产品数据管理（PDM）系统电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案存储用可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范》等3项档案行业标准项目征求意见稿和《绿色档案馆建筑评价标准》（DA/T76-2019）修改单征求意见稿及其说明公布在国家档案局网站
（）上。
请组织相关人员认真研究，提出修改意见，并于2020年6月8日前以电子邮件形式反馈我局政策法规研究司法规督查处。
逾期不回复的，视为无意见。
联系电话：************
电子邮箱：*****************.cn
1.公务电子邮件归档管理规则（征求意见稿）
2.产品数据管理（PDM）系统电子文件归档与电子档案管理规范（征求意见稿）
3.电子档案存储用可录类光盘CDR DVDR技术要求和应用规范（征求意见稿）
4.《绿色档案馆建筑评价标准》修改单征求意见稿及说明
国家档案局办公室
2020年5月7日。
单位公务邮箱 管理制度
单位公务邮箱管理制度第一章总则第一条为规范单位公务邮箱使用管理，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有使用单位邮箱的工作人员。
第三条单位公务邮箱是指用于工作和公务事务的电子邮箱，包括单位的域名邮件地址。
第四条单位公务邮箱是单位重要的信息资源，对工作人员的工作和信息沟通具有重要意义，应当妥善管理。
第五条工作人员应当严格遵守本制度的规定，做到使用单位公务邮箱符合规范。
第二章公务邮箱设置和权限管理第六条单位公务邮箱由单位信息技术管理部门负责统一设置和管理。
第七条工作人员在单位公务邮箱中有相应的使用权限，包括阅读、发送、删除等操作。
第八条离职或调职的工作人员应及时将单位公务邮箱相关资料备份并告知信息技术管理部门，由信息技术管理部门取消其邮箱权限。
第九条工作人员应当妥善保管邮箱账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。
第十条工作人员离开工作岗位时，应将工作相关邮件存档并告知接替工作的人员。
第三章公务邮箱使用规范第十一条工作人员应当在工作时间内使用单位公务邮箱，不得进行非工作相关的邮件往来。
第十二条工作人员应当尽量避免使用单位公务邮箱发送和接收涉密信息，如确需发送涉密信息，应当按照单位相关规定进行处理。
第十三条工作人员不得向单位公务邮箱中发送带有病毒或含有非法信息的邮件。
第十四条工作人员在收发邮件时应当注意文明用语，不得发送不当内容，不得进行群发邮件。
第十五条工作人员在处理工作邮件时应当及时回复，并密切关注邮箱中的重要信息。
第十六条工作人员在使用单位公务邮箱时应当遵守相关法律法规和单位规定，不得利用邮箱从事违法活动。
第四章公务邮箱安全管理第十七条单位公务邮箱应当定期进行安全检查和维护，确保邮箱系统的正常运行。
第十八条工作人员应当妥善保管邮箱账号和密码，不得将密码告知他人或在公共场所登录邮箱。
第十九条单位公务邮箱系统应当安装防火墙、杀毒软件等安全系统，及时更新防护措施，防止病毒和恶意攻击。
公司公共邮箱管理制度
公司公共邮箱管理制度一、总则1. 本制度旨在规范公司公共邮箱的使用和管理，确保邮件交流的有效性、安全性及可追溯性。
2. 公司公共邮箱仅限于处理公司内部或与外部单位的正式业务往来，不得用于私人事务。
3. 所有使用公司公共邮箱的员工必须遵守本制度规定，对于违反规定的行为将视情节严重程度给予相应的处理。
二、账户管理1. 公司公共邮箱的创建、分配由行政部门负责，并记录在案。
2. 员工离职或调岗时，相关部门应及时收回其公共邮箱账号，并修改密码。
三、使用规范1. 发送邮件时应使用明确的主题，并在邮件中简洁、明了地阐述事宜。
2. 严禁发送含有病毒、恶意软件、垃圾邮件等危害公司信息安全的内容。
3. 对于涉及商业机密或敏感信息的邮件，应采取加密措施，并避免在不安全的网络环境下操作。
4. 接收到的可疑邮件，如钓鱼邮件、诈骗邮件等，应立即上报给信息技术部门。
四、附件管理1. 发送附件时需确保文件安全无害，不得夹带可执行文件（如.exe、.at等）。
2. 对于大型附件，建议使用公司认可的云存储服务进行分享，以减少邮件系统的负担。
五、存档备份1. 重要邮件应按照公司档案管理规定进行存档备份。
2. 行政部门应定期对公共邮箱中的邮件进行归档检查，确保重要信息的不丢失。
六、安全管理1. 员工应妥善保管自己的邮箱账号和密码，不得泄露给他人。
2. 行政部门应定期更换公共邮箱的默认密码，并通知相关员工更新密码。
3. 信息技术部门应定期对公共邮箱进行安全检查，及时发现并解决潜在的安全问题。
七、违规处理1. 对于违反公共邮箱管理制度的员工，根据违规行为的严重程度，给予警告、罚款或其他纪律处分。
2. 如因个人行为导致公司利益受损，应依法追究相应的法律责任。
八、附则1. 本制度自发布之日起实施，由行政部门负责解释。
2. 如有与国家法律法规相抵触之处，以国家法律法规为准。
单位公务邮箱_管理制度
第一章总则第一条为加强单位公务邮箱的管理，提高工作效率，确保信息安全，根据国家有关法律法规和上级部门的要求，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于单位内部所有公务邮箱的使用和管理。
第三条单位公务邮箱是单位对外联系、交流的重要渠道，必须严格遵守国家法律法规、单位规章制度和本制度。
第二章公务邮箱的申请与分配第四条单位公务邮箱的申请由各部门负责人提出，经单位信息化管理部门审核批准后，由信息化管理部门负责分配。
第五条申请公务邮箱的人员应当具备以下条件：（一）单位正式工作人员；（二）有明确的职责和工作需要；（三）遵守国家法律法规和单位规章制度。
第六条信息化管理部门在分配公务邮箱时，应确保邮箱名称简洁、易记，并遵循以下原则：（一）以部门名称或个人姓名为基础命名；（二）不得使用与单位形象不符的邮箱名称；（三）不得使用容易引起误解的邮箱名称。
第三章公务邮箱的使用与管理第七条单位公务邮箱仅限工作使用，不得用于私人事务。
第八条使用公务邮箱的人员应遵守以下规定：（一）保护邮箱密码，不得泄露给他人；（二）不得随意转发、传播涉密、违规、违法信息；（三）不得利用公务邮箱进行赌博、炒股等非法活动；（四）不得在公务邮箱中存储与工作无关的文件、资料；（五）不得随意删除、修改他人邮件。
第九条单位信息化管理部门负责公务邮箱的日常维护和管理，包括：（一）定期检查邮箱安全，发现异常情况及时处理；（二）定期清理邮箱垃圾邮件，确保邮箱正常运行；（三）对公务邮箱进行备份，防止数据丢失；（四）对公务邮箱使用情况进行监督，确保邮箱使用规范。
第四章公务邮箱的撤销与变更第十条公务邮箱使用期满或人员离职时，由使用人提出撤销申请，信息化管理部门负责办理撤销手续。
第十一条公务邮箱使用人因工作需要变更邮箱名称或邮箱地址时，应向信息化管理部门提出申请，经批准后方可变更。
第五章罚则第十二条违反本制度，有下列行为之一的，由单位视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降级、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）泄露单位秘密；（二）滥用公务邮箱，从事非法活动；（三）违反邮箱使用规定，造成不良后果。
公司电子文件归档及管理规定
公司电子文件归档及管理规定公司电子文件归档及管理规定[找文章到☆大☆秘☆书☆网()一站在手，写作无忧!]第一条为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，特制订本暂行办法。
第二条电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。
第三条档案室对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。
第四条凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须归档。
电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。
第五条电子文件一般应在办理完毕后，即时向单位档案部门归档。
第六条电子文件物理归档的基本要求：办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档；电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上，；经过过程中的情况随时记录在相应的文件中；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限；第七条电子文件归档时，《电子文件登记表》、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
第八条电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。
第九条电子文件在无纸化办公过程中，应采取安全措施，保证不会非正常改动。
第十条各电子文件形成单位应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量，安全的专用存储器，存放处理完毕应当归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完整与安全。
第十一条归档电子文件移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交接收检验登记表》，检验表一式两份，一份随电子文件移交给档案馆，一份由电子文件形成单位保存。
第十二条电子文件的检验应包括以下项目：载体有无划痕、是否清洁等；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整；第十三条档案室按照检验要求对进馆电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位重新制作。
公司邮件管理规则制度范本
公司邮件管理规则制度范本一、总则为确保公司内部邮件系统的正常运行，提高工作效率，规范邮件使用行为，维护公司信息安全，特制定本邮件管理规则。
本规则适用于公司全体员工，对外交流邮件应遵循本规则，并承担相应的法律责任。
二、邮件账号管理1. 公司为员工提供工作邮箱，用于内部沟通和外部交流。
员工需按照公司规定申请邮箱，并妥善保管邮箱账号和密码。
2. 员工邮箱账号的命名规则为公司部门简称+姓名，如“财务部+张三”。
3. 员工离职时，应及时向IT部门报告，由IT部门负责关闭邮箱账号，防止离职员工泄露公司机密。
三、邮件发送与接收1. 员工发送邮件时，应明确邮件主题，内容应简洁明了，符合实际情况。
2. 邮件正文应采用正式的语言，避免使用口语化、非正式的表达。
如遇特殊情况，需附上相关文件或资料。
3. 发送涉及公司机密的邮件时，应加密传输，并确保收件人可靠。
4. 收到邮件后，员工应尽快查看邮件内容，并根据邮件要求进行处理。
如遇疑问，应及时与发送方沟通。
5. 员工不得利用公司邮箱发送垃圾邮件、广告邮件或其他无关工作内容的邮件。
四、邮件存储与归档1. 员工应根据工作需求，对重要邮件进行分类存储，便于日后查找。
2. 涉及公司机密的邮件，应按照公司保密规定进行归档，确保信息安全。
3. 员工邮箱的存储空间有限，应定期清理无关紧要的邮件，以保证邮箱的正常运行。
五、邮件安全与保密1. 员工应定期更改邮箱密码，确保密码的复杂度和安全性。
2. 避免在公共场合使用邮箱账号，防止泄露个人信息。
3. 员工应遵守国家有关保密法律、法规，不得泄露公司机密信息。
如发现邮箱账号泄露或被恶意使用，应及时报告IT部门处理。
六、违规处理1. 违反本邮件管理规则的员工，公司将根据实际情况给予警告、罚款等处罚。
2. 严重违反邮件管理规则，造成公司损失或声誉受损的，公司将依法追究法律责任。
七、附则1. 本邮件管理规则的解释权归公司所有。
2. 本邮件管理规则自发布之日起实施，如有未尽事宜，公司将适时予以补充。
【免费下载】DAT 32 公务电子邮件归档与管理规则
国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电 子邮件。 3.3 公务电子邮件系统 electronic mail document system 用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。 3.4 电子文件管理系统 electronic records management system 为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处 置的计算机应用系统。 4 总则 4.1 公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
5.2 各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件，不得使用私人邮箱。 邮件一经发出，必须原样保存。应尽量避免公务邮箱用于私人活动。 5.3 涉密公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服务系统进行发送和接收，并对发送的邮件进 行加密处理，同时应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证。 5.4 在发送公务电子邮件时应使用真实身份，并根据电子邮件的密级和发送范围，确定是否应 进行加密和电子签名。不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字 方式。 5.5 各单位系统理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记 录，作为指导、监督归档的依据(公务电子邮件发文、收文登记表参见附录 A1，A2)。 公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。 5.6 使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件，如发现病毒，应立即通知系统 管理人员。 5.7 公务电子邮件收发日志应备份，脱机保存，定期移交档案部门。 6 公务电子邮件的鉴定与归档 6.1 鉴定归档责任归属 6.1.1 对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。 6.1.2 内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。 6.1.3 公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。个人邮箱内邮 件的鉴定，由邮箱拥有者负责。 6.2 鉴定内容 6.2.1 应根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。对于涉及公务但以 个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。 6.2.2 公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级 的有关规定执行。 6.2.3 各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。真实 性鉴定是指认定邮件是否当时当人收发的，检查公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传 输、迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致。完整性鉴定是指利用有效的技术手段，检查 公务电子邮件的内容信息、背景信息、结构信息等要素是否完备。有效性鉴定是指检测公务电 子邮件是否具备可理解性和可用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、 载体的兼容性等。
物业公司电子邮件管理办法(二)
物业公司电子邮件管理办法（二）一、前言本办法是为了保障物业公司的电子邮件安全，规范员工在处理电子邮件时的行为，加强对电子邮件的管理，防止信息泄露等安全问题的发生。
二、电子邮件的归档为了方便查阅和监管，物业公司应该对所有的邮件进行归档。
具体实现方式如下：1.邮件服务器应该定期进行备份，并保留历史备份至少一年。
2.管理员应该对所有员工的邮件进行备份，并建立不同的文件夹用于不同的邮件类型，比如收发邮件分别建立两个文件夹。
3.员工在处理完邮件后，应该将其归档到相应的文件夹中，以方便后续的查阅。
4.归档后的邮件应该进行分类标记，比如标记为重要、紧急、普通等。
5.归档的邮件应该进行定期清理，删除过期的邮件。
三、邮件转发的管理为了避免信息泄露，物业公司规定如下：1.员工不得未经许可将公司邮件转发给第三方。
2.员工在进行邮件转发时，应该对邮件内容进行审查，并确保转发的内容不涉及公司的机密信息。
3.若有需要，员工需要事先和上级领导或相关部门进行进行交流和授权。
4.在转发邮件时，员工应该同时将压缩包和附件解压并查看，确保无毒无害。
5.尽量在邮件标题中提醒收件人不要随意转发公司邮件。
四、内部邮件的保密措施由于内部邮件的特殊性，为了避免信息泄露，物业公司规定如下：1.员工不得未经许可将公司内部邮件转发给公司之外的人员。
2.内部邮件的内容应该谨慎，不涉及公司机密的内容可以在邮件中讨论。
3.对于涉及机密的内容，员工应该在邮件中设定密码并将密码单独发送给收件人。
4.员工在处理完内部邮件后，应该将其归档至专门的文件夹中，并设定权限，只有相关人员才能查阅内部邮件。
五、网络安全防护为了防止公司电子邮件系统被黑客攻击或病毒侵染，物业公司规定如下：1.架设完善的防病毒软件，并进行定期升级和检查，确保电子邮件系统无毒无害。
2.严格控制外部邮件的访问，仅允许员工使用公司邮箱发送和接收邮件。
3.加强员工的安全意识教育，提高他们对网络安全的保护意识，避免点击未知链接或下载未知附件等不安全行为。
公司电子邮件管理制度范文
公司电子邮件管理制度范文公司电子邮件管理制度第一章总则第一条为了规范公司电子邮件的使用行为，保障公司信息的安全和机密性，提高工作效率，便于沟通和交流，制订本管理制度。
第二条本管理制度适用于公司全体员工在工作中使用公司电子邮件的行为。
第二章管理原则第三条公司电子邮件的管理原则是：谨慎使用、明晰纪律、保密有序、节省资源、合理合法。
第四条公司电子邮件的使用要坚持正确思想指导，遵循国家法律法规和公司相关规定，不得用于传播违法、淫秽、暴力、迷信以及其他有损公司形象的信息。
第五条公司电子邮件使用的信息保密，任何员工不得随意泄露、传播、篡改、盗用公司机密信息，严禁向外部机构、个人提供未经授权的公司文件和信息。
第六条公司电子邮件的使用要合理节约，不得随意发送无关信息和图片，附件不得超过10M，避免电子邮件滥用造成资源浪费。
第七条员工使用公司电子邮件应保持沟通交流的礼貌与效率，不得侵犯他人合法权益，不得恶意辱骂、诽谤他人，不得捏造或传播虚假信息。
第三章权限和责任第八条公司电子邮件系统设置管理员，统一负责公司电子邮件的管理和维护工作，管理员有权查看员工的电子邮件，但需遵守法律法规和政策规定。
第九条员工在使用公司电子邮件时，应严格遵守管理员的管理要求，按照规定使用公司邮箱和密码，不得以他人名义发送和接收电子邮件。
第十条员工对于个人的电子邮件的内容和附件负有保密责任，不得泄露公司或他人的机密信息，不得将个人邮件和公司邮件混合发送。
第十一条员工使用公司电子邮件不得干扰和破坏公司的正常工作秩序，不得利用公司电子邮件系统进行非工作活动。
第十二条员工离职或者调离公司时，应及时将个人存储在公司电子邮件系统中的文件和信息归档备份，不得将公司机密信息带离公司或者传给他人。
第四章违规处理第十三条对于违反本管理制度的员工，公司将依法依规进行处理，根据违规行为的性质和情节轻重，可以采取口头警告、书面警告、停职、解聘等措施。
第十四条对于泄露有关公司机密信息的员工，公司将追究其法律责任，并保留向有关部门报案的权利。
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公务电子归档与管理规则DA/T 32-20051围本标准规定了公务电子的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规化程序与管理规则。
本标准适用于公务电子的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。
国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子归档与管理适用本标准。
2规性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 18894–2002 电子文件归档与管理规GB/T 176781–1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T l76782–1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构DA/T l-2000档案工作基本术语DA/T 18-1999档案著录规则DA/T 22-2000归档文件整理规则国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法3术语和定义DA/T l-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
31电子 electronic mail由电子计算机生成、处理，并通过电子系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。
它包括信息文本本身及其附件。
电子可在一机构部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。
电子分为三种：公务电子、暂时性公务电子、私人电子。
32公务电子electronic mail document国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子系统传输的电子。
33公务电子系统electronic mail document system用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子的计算机应用系统。
34电子文件管理系统electronic records management system 为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。
4总则41公务电子自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
42公务电子的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
43应明确规定公务电子归档的时间、围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子的质量。
44归档公务电子同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在容、相关说明及描述上保持一致。
45公务电子的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。
46机构设置的公共(机构对个人开放的，设有许多文件夹，分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息，只有一定围的人员才能使用的)必须说明创建的目的或理由、使用者的围，向使用者阐述的使用方法和要求。
公共或共享必须明确相关责任人。
47系统管理员应设定工作站和电子账户的使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。
48各单位系统管理人员应为使用公务电子系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统，并确保工作人员在使用文件或查找信息时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。
病毒特征库应当定期更新。
5公务电子的撰写与传递51公务电子标题、正文容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。
标题撰写应符合主题或公务性质，以保证应用的时效性以及归档、检索利用质量。
52各单位应在公务电子系统的公务信箱中发送和接收公务电子，不得使用私人。
一经发出，必须原样保存。
应尽量避免公务用于私人活动。
53涉密公务电子应使用专网和专门的服务系统进行发送和接收，并对发送的进行加密处理，同时应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证。
54在发送公务电子时应使用真实身份，并根据电子的密级和发送围，确定是否应进行加密和电子签名。
不得在公务电子及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。
55各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子系统传送的所有电子收发记录，作为指导、监督归档的依据(公务电子发文、收文登记表参见附录A1，A2)。
公务电子收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。
56使用公务电子系统的工作人员不得开启可疑电子，如发现病毒，应立即通知系统管理人员。
57公务电子收发日志应备份，脱机保存，定期移交档案部门。
6公务电子的鉴定与归档61鉴定归档责任归属611对外发送的由发送者进行鉴定归档；接收到的外部，由接收者进行鉴定归档。
612部电子应由的发送者或讨论的发起者进行鉴定归档。
613公共文件夹或共享的由文件夹或的责任人进行鉴定归档。
个人的鉴定，由拥有者负责。
62鉴定容621应根据电子的容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。
对于涉及公务但以个人名义收发的电子应视为公务电子。
622公务电子保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。
623各单位档案部门必须对需要归档的公务电子进行真实性、完整性、有效性鉴定。
真实性鉴定是指认定是否当时当人收发的，检查公务电子的容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致。
完整性鉴定是指利用有效的技术手段，检查公务电子的容信息、背景信息、结构信息等要素是否完备。
有效性鉴定是指检测公务电子是否具备可理解性和可用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。
63归档围631凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子均属归档围。
载有相同信息的纸质文件属于归档围的，则该份电子也应归档。
632公务电子归档时，应包括以下部分：a)发送人、接收人的具体情况(包括、职务、所属部门和公务电子)；b)发送、接收的时间；c)密级；d)的题名；e)正文、附件；f)收发日志；g)发送、接收的软件名和版本号。
64归档要求641办理完毕且具有保存价值的公务电子应及时从原有中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。
需归档的电子不可长期保存在公共。
642发送或接收具有保存价值的公务电子后应立即将电子打印成纸质文件，将打印输出存档到纸质文件管理系统中。
643采用物理归档的公务电子应采用或转换为本标准规定的标准格式(公务电子存储格式参见附录B)，如无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序一并归档。
644一般情况下电子和附件作为整体进行归档。
645经加密的公务电子应解密后明文归档。
7归档公务电子的整理71归档公务电子的整理按DA／T22–2000规定的要求进行。
72归档公务电子以件为单位整理。
同一全宗可按类别、保管期限、机构(问题)等进行分类整理，公务电子编号规则应与电子文件编号规则保持一致，有对应其他版本的，应通过档号建立两者之间的联系。
73将已整理好的公务电子按顺序存入规化载体(公务电子存储载体参见附录C)，不同保管期限的公务电子应分别存储在不同的载体上，务必保证电子的真实与完整。
74公务电子的著录参照国家有关规定进行。
存储公务电子的载体著录容包括：a)说明文件，对存储载体文件及软硬件环境进行描述。
b)类目表文件，说明载体文件分类信息。
c)著录文件，存放有关文件的目录信息。
d)公务电子夹，存放已归档的各种公务电子。
75存储公务电子的载体或包装盒上应贴有标签，标明以下信息：a)载体编号；b)立档单位名称；c)类别(或主题)；d)起止日期；e)转存日期；f)密级；g)文本(正本或备份)；h)操作环境(硬件或软件)；i)存储介质的生产日期；j)保管期限。
8公务电子的移交与接收81各单位文件管理人员应按时向档案保管部门移交已归档的公务电子，移交时应履行规定的程序，并做好移交登记(移交登记表参见附录D)，完全合格后方可移交。
登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。
82移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验结果分别由移交单位、接收单位填入《公务电子移交检验登记表》(参见附录E)。
登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。
83归档公务电子移交可以采用逻辑方式或物理方式。
涉密的公务电子采用物理方式移交。
84无论采用逻辑方式还是物理方式移交，对于需永久或长期保存的公务电子，均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交。
9公务电子的保管91档案保管部门应对各单位移交的公务电子制作备份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。
92归档公务电子的保管要求应符合GB／T18894–2002中9-4的相关规定。
93档案部门应定期对公务电子进行检查。
公务电子应当定期转移到适宜长期保存的介质上存储。
公务电子的删除和销毁应符合GB ／T18894–2002中98的相关规定。
附录A（规性附录）公务电子收发文登记表表A1公务电子发文登记表序号主题题名附件名发送者接收者抄送密送发送时间接收时间密级大小备注表A2公务电子收文登记表序号主题题名附件名发送者接收者转发抄送发送时间接收时间密级大小备注附录B（规性附录）公务电子存储格式数据类型推荐数据格式可参考的数据格式存储格式传输格式文本 PDF、XML、RTF DOC、WPS、PPT及其他字处理格式 TXT、XML PDF、XML图像、照片 FIFF、GIFB、PDF BMP、XBM、JPEG及其他格式 TIFF、JPEG、SVG JPEG、SVG格式，近期可采用GIFB、PDF格式音频 MP3、WAV WMA、AU格式、RAM/RM(RealAudio流式音频式)、MIDI/MODs MP3、WAV、WMA MP3、WAV、WMA、ASF、RM、RA视频 MPEG-2、MPEG-4、AVI Quick Time、RealVideoMPEG、AVI、SWVF MPEG、ASF、RM和RA数据库与光盘数据表 DBF、XML XLS、MDB、EXCEL DBF DBF图形 DXF、SVG、DWF DWG、DGN SVG、DWG、DWF DWF、SVG、DWG网页 HTML、XML SGML HTML附录C（规性附录）公务电子存储载体载体名称（介质）用途载体质量要求一次性写入磁带WORM 数据备份、脱机保存只读光盘CD-ROM 数据利用、备分、脱机保存缩微胶片存储珍贵档案一次性写入光盘CD-R 数据利用、备份发、脱机保存径为120mm、厚度为12mm(或更薄)一次性写入光盘DVD-R 数据存储、备份硬盘数据处理、交换、利用软磁盘、闪存盘数据处理、交换（不能作为长期存储介质）附录D（规性附录）公务电移交登记表公务电子移交登记表（首页）序号档号题名附件名密级载体类型保管期限备注公务电子移交登记表（续页）文件特征载体描述载体类型载体数量份数记录结构（物理、逻辑）记录类型□定长□可变长□其他记录总数总字节数记录字符、图形、音频、视频文件格式设备环境特征硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）软件环境（型号、版本等）操作系统数据库系统相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）制表审核填表人（签名）年月日审核人（签名）年月日附录E（规性附录）公务电子移交检验登记表检验项目单位名称移交单位：接收单位：载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检查填表人（签名）年月日年月日审核人（签名）年月日年月日单位（印章）年月日年月日中华人民国国家档案局2005-04-30发布2005-09-01实施。