办公自动化.ppt

4.2.2文档的基本编辑方法
在对文档进行编辑之前，需新建文档。
每次启动Word 2003都会建立一个新文档，并命名 为“文档1”。
单击“文件”菜单的“新建”命令。 单击“常用工具栏”上的“新建”按钮。
文档的基本编辑方法
文档输入 选定文本内容 编辑文档
文档输入
一、光标定位
二、定义 所谓办公自动化：是指通过先进技术的应用，将人们的部分 办公业务物化于人以外的各种设备，并由这些设备和办公人 员共同完成办公业务的人机信息系统。（办公自动化还可以 形象地理解为，办公人员运用现代科学技术，如通过局域网 或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传
统办公的面貌，实现无纸办公。）我们办公自动化主要 学习Office 2003版本主要包括3大项：
文档输入
六、打开文档 常用的两种方式： 单击“常用工具栏”中左边第二个按钮，
图标为一本打开的书。 单击“文件”菜单中的“打开”选项。
选定文本内容
为什么要选定文本呢？如何选定文本呢？
选定部分文本内容的 效果
选定文本内容
1.基本的选定方法
鼠标移到欲选取文本的开头，然后拖曳经过要选择 的内容，松开鼠标按钮。
可利用剪贴板来复制 选择“复制”按钮或命令，后“粘贴”。
编辑文档
我们编辑文档时，可能会出现误操 作，那么能不能返回到前面的状 态呢？
5. 撤销与重复
编辑文档
单击 “撤销”按钮（命令），使文本恢复原来的 状态。
单击“编辑”菜单中的“重复”项来恢复刚执行的 “撤销” 操作。
“常用工具栏”上有一个“恢复”按钮，其功能与
选择“重新开始编号”，可重新开始编 号；
选择“继续前一列表”，可继续前一列 表的编号
改数字编号为项目编号（见下页）
分栏
分栏需设置分几栏（栏数）、每栏的宽度 （栏宽）等信息。那么如何设置呢？
在“格式”菜单中选择“分栏”，打开 “分栏”对话框。
如何建立特殊的分栏效果？ 例如：单栏与多栏混排
输入计算范围
3.5.4 排序和数字计算
注
Sum(b2:c2)是指什么？
LEFT ABOVE 单元格:单元格 单元格, 单元格
标点必须是英文半角。
表格的排版和转换
标题行重复 表格和文字的转换 调整表格的大小 表格的复制和删除 自动套用表格格式 在表格之间加入间隙
调整表格的大小
编辑文档
我们对文档进行修改时，经常要移 动部分文字，甚至对部分相同文 字进行复制。
那么如何移动和复制文字呢？
3. 移动 直接移动
编辑文档
选定后，鼠标变成左上箭头才能移动。
利用剪贴板进行移动操作
选择“剪切”按钮或命令，后“粘贴”。
编辑文档
4. 复制
直接复制 在移动文本的同时按住Ctrl键即可。
编辑文档
1. 插入 只要将光标移动到想要插入字符的位置， 然后输入字符即可。
插入和改写的不同。
2. 删除
编辑文档
用BackSpace键或Delete键可逐个删除字符。 但如果要删除大量的文字，首先选定要删除的内容，
然后可以选择下述3种删除方法之一： (1) 按BackSpace键或Delete键。 (2) 单击“常用工具栏”上的“剪切”按钮。 (3) 单击“编辑”菜单中的“剪切”命令。
使用模板
使用模板创建新文件 创建模板 保存模板
使用模板
使用模板创建新文件
创建模板
使用模板
本节小结
1. 本节着重讲述了文档的排版方法，包括字 符的格式化、段落排版、项目符号和编号、 分栏、样式、模板等。
2. 文档中除了文本之外，还有什么特殊的格
式呢？ 表格
4.2.4 表格制作
光标移到欲选取文本的开头，然后同时按住Shift 键和光标来选择内容。
若要取消选定，在文本窗口的任意处单击鼠标或光 标移动键。
选定文本内容
2.利用选定区
在文本框的左侧有一向下 延伸的长条形的空白区域， 称为选定区。
选定区
选定文本内容
选定文本的常用技巧
编辑文档
插入 删除 移动 复制 撤销与重复 查找与替换
4.3.1 文档输入
我们经常看到一些非打印字符，例 如空格等，那如何知道到底有多 少个空格呢？
4.3.1 文档输入
四、非打印字符的显示 “常用工具栏”的右侧“显示/隐藏”
按钮是用于控制非打印字符是否可以显 示在屏幕上。
4.3.1 文档输入
我们编辑完文档后，必须保存。否 则文档将清空。
那么如何保存文档呢？ 保存之后可不可以修改名字或保存
建立等长栏
思考：我们常看到报刊、杂志上的长文档，
其文档格式是一致的。但是，现在对于相 同格式的文字和段落，我们仍然采用逐一 设置的方法，太繁琐。
有没有可以复制格式或者其他使文档格式 保持一致的方法呢？
样式
样式
样式：是系统或用户并保存的一系列排版
格式。
分类：
从应用范围来说： 段落样式和字符样式
缩进设置：拖动水平标尺 用“段落”对话框（见下页）
项目符号和编号
什么是项目符号？什么是编号？
项目符号
编号
自动编号
单击“格式工具栏”中的“编号”按钮， 这时光标处出现“1.”数字编号，回车换 行时，会自动出现“2.”数字编号
如果想删除某一条内容，编号会自动重新 排列
改变编号顺序
选择需要编辑的文字内容，在“格式” 菜单中，选择“项目符号和编号”，选 择标签“编号”的对话框：
格式化表格
1.边框与底纹
边框设置（菜单方法、工具栏按钮方法）
注：更改线 型时，操作 顺序。
2.居中
表格居中 表格中文字水平居中 表格中文字垂直居中
排序和数字计算
1.表格的排序
单击“表格和边框”/” 降序”按钮 或者 “升序”按钮
将光标定在表格中， 点击菜单表格的“排 序”，弹出“排序” 对话框
1.Word 2003的启动
常规启动 单击 “开始”|“程序” | “Microsoft Word”
快捷启动 双击桌面上的Word快捷方式图标
通过已有文档进入Word 2003
2.Word 2003的退出
① 单击标题栏右侧的“关闭”按钮。 ② 单击标题栏左侧的“W”图标，在随之打
开的快捷菜单中，单击关闭。 ③ 双击标题栏左侧的“W”图标。 ④ 单击“文件”菜单中的“退出”命令。 ⑤ 按组合键Alt+F4。
文字处理软件Word
电子表格软件Excel
幻灯片制作软件PowerPoint
4.2 文字处理基础
Word2003基本操作 文档的基本编辑方法 文档的排版 表格的制作 图文混排 页面排版与打印文档
4.2.1Word 2003 基本操作
Word 2003有哪些基本操作呢？ Word 2003启动 Word 2003退出 Word 2003窗口基本组成
从定义形式来说： 自定义样式和预定义样式
查看和显示样式
包括字符格式 和段落格式
思考：有一些特殊的文档，例如：邀请函、
课程表等，它们内容的主体都是类似的。 我们有没有简单的方法，只需输入不同内
容，不用反复输入文字和编排格式呢？
模板
使用模板
模板：是一种特殊文档，它具有预先设置
好的、最终文档的外观框架。它可以包含： 同一类型文档中相同的文本和图形。
4.2.3 文档的排版
字符的格式化 段落排版 项目符号和编号 分栏 样式 使用模板
字符格式化是什么呢？
上标 着重号
斜体
下划线
字符的格式：指字符的字体、大小、
粗细和各种表现形式。 字符的格式化可通过下列方式：
工具栏按钮 字体、字号、字型
“字体”对话框（如下页所示）
“撤销”按钮正好相反，它可以恢复被撤销的一步 或任意步的操作。
编辑文档
我们编辑文档时，想在一篇长文档中 查找某段文字，或者想用新输入的一 段文字代替文档中已有的且出现在多 处的特定文字，怎么办呢？
编辑文档
6. 查找与替换
在一篇长文档中查找某段文字，或者想用新输入 的一段文字代替文档中已有的且出现在多处的特 定文字，可以使用 “查找与替换”功能 。
表格的建立 表格的编辑 表格的格式化 排序和数字计算 表格的排版和转换
表格的建立
创建表格 1. 工具栏按钮的方法-直接插入表格
① 单击“常用工具栏”的“插入表格”按钮 ② 按住鼠标左键并拖动到所需表格的行列格数 ③ 松开左键，这时窗口中会出现带虚线框的表
格
2.菜单的方法-按行列定制表格
2.表格的求和
列的求和：把光标定位到需要求和的“列”的下
面的单元格，单击“表格和边框”工具栏上的 “自动求和”按钮
行的求和：先把光标定位到需要求和的“行”的
右边单元格中，单击“自动求和”按钮
3.表格的计算
答案放哪呢？ 什么操作？+ - * / 哪些数进行计算呢？
光标定位到显示答案的 单元格
表格”菜单中的“公 式”对话框
③ 用Ctrl+空格键在英文和系统首选中文输 入法之间进行切换。
3.3.1 文档输入
“输入法”状态栏
中文输入法名称
中/英文标点
英文/中文输入方式
半角/全角状态
4.3.1 文档输入
全半角有什么不同呢？ 软键盘有什么作用呢？ 除了软件盘可输入特殊符号外，还
有什么方法呢？
4.3.1 文档输入
三、输入特殊符号
办公自动化 ——文字处理基础
4.1 办公自动化软件概述
一、概述 Office是Microsoft公司开发的一套现代办公套装