秘书学培训课件(PPT84页)

第二种：是指某一类职业人员或某一 级职务人员的办公场所。如：教师、 护士、厂长、院长办公室等。
第三种：指党、政府机关、企事业单 位内的综合办事机构。如：中共中央 办公厅、三星公司办公室等。
第四种：指某种专门的独立的工作机 构。如国务院台湾事务办公室等。
办公室环境管理的原则
方便 →舒适 →和谐统一 →安全。
仪、幻灯机、录音机、录像机、照相机、
计算器、计时器等。
6. 其他用品
一些装饰用品、挂图、旗帜、标志、
标语等。
◇办公用品管理的原则
建立完善的管理制度 保证工作的需要 讲求节约，物尽其用 及时更新装备，提高工作水平
第二节 通讯工作
电话作为现代通讯工具，在组织的管 理工作中发挥着日益重要的作用。秘书每 天通过电话进行大量的对内、对外联络工 作，可见电话是组织展示工作效率、社会 形象的一个窗口。在电话工作中，人们彼 此不能谋面，看不到对方的表情、举动， 只能通过电话里的声音去揣测对方的心理、 态度，也就是说，秘书电话应答的声音或 方式是对方能够直接感受到的全部信息， 处理好每一个电话，应在电话里
包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。
◇办公室的保健与安全环境管理
1.保健
＊定期健康检查
＊灌输卫生知识。
＊采取疾病预防
＊保持环境整洁。
＊推行健康运动
＊举办康乐活动。
2.安全管理
＊ 防盗 ＊ 防火
＊ 防止意外伤亡
◇办公用品管理
1.文具
笔、墨、尺、订书机、广告色、油彩、粉 笔、
胶水（带）、信封、邮票等。
拨打电话一定要礼貌热情，语气清晰和婉 （您好、谢谢、再见。）
语言要简洁明了 保密
2.拨打电话的技巧 （1）理清自己的思路 （2）立即表明自己的身份 （3）确定对方是否具有合适的通话时间 （4）表明自己打电话的目的 （5）给对方足够的时间作出反应 （6）避免与旁人交谈 （7）设想对方要问的问题 （8）不要占用对方过长时间 （9）拨错号码应道歉 （10）适时结束通话
②开放式布局。
就是将一个大工作间“切分”成多个相 对独立的工作单元，把组织内部各职能部门 的所有工作人员按照工作程序安排在各工作 单元中开展工作。
办公环境管理 （2）办公环境布置 ① 布置要点 ◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件； ◇ 合理安排座位； ◇力求整齐、清洁。
如果电话是打给上司的，应先了解对方的身份、意图， 然后决定是否转给上司；或者先请对方稍等，将外线 电话闭音。用内线电话请示上司后再作处理。
射入。 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。
计算机等办公自动化设备，应有其独立的空 间，既要方便使用又不影响别人工作。
◇办公室的空气环境管理
1.温度
最舒适并有益于健康的工作温度是1520℃。
2.湿度
最适宜的湿度为40%-60%。
3.空气流通
每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。
4.空气的净化
2.小工具
清洁工具、修理工具、制画工具、宣传工 具、
各种刀具（裁纸刀、切纸刀）等。
3.纸张
信纸、复印纸、打印纸、复写纸、
蜡纸，各种规格的白纸、包装纸、装饰纸
等。
4.常用耗材
计算机的磁盘、打印机的色带、墨
盒、油墨，复印机的墨粉，录音带、录像
带、胶卷、电池等。
5.小型电器设备
电脑、MP3、MP4、移动硬盘、投影
想想看
办公室的七大效率杀手有哪些？
1.空气杀手； 2.光线杀手；
3；
7.职能杀手。
见书108——110
办公室的布局与布置
（1）布局
①封闭式布局。
封闭式布局是一种较为传统的办公室布局， 是把组织内部各职能部门独立安排在一个个 小房间内，组成一个个小办公室。
◆接听电话的程序和要求 电话铃响两遍以后，四五遍以内就应接听。 接听电话时：“您好！我是……，请讲。” 秘书应养成一手摘机，一手拿笔，随时准
备记录的习惯。 电话记录应记清对方单位、姓名、回电号码、
内容要点、来电时间（准确到几点几分），最 后是接话人签名。 重要内容要复述一遍，让对方核实无误。 若对方接连讲话，接听人应“嗯嗯” 作答。
表现出良好的职业规范和高超的电话技巧。
一 、电话接打
打电话前应做好准备，重要电话应列出提纲， 人名、地名、时间、数据要核实无误，必需的 资料应放在手边。
打电话前应考虑对方上班时间，尽量找合适的 时间打电话。国外电话要考虑时差。
打电话前应熟悉一下对方的号码，或在电话簿、 名片上做记号，以免看错、拨错。
②布置的原则 采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增 进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入 口处。
主管的工作区域位于部属座位之后方， 以便于控制和监督。
全体职员的座位应面对同一方向布置。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 应保持公共空间和私人空间的独立。 桌与桌之间应留有一米左右的距离。 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧
第六章
日常工作（上）
第一节 办公室管理
良好的办公环境是工作的兴奋剂，也是看一 个秘书个人素养高低的重要方面，拖沓而又 懒惰的秘书永远也不会得到领导青睐的。
办公室的含义
——办公室是一个常用而普通的名词，却有 着多种含义：
第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教 学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、 实验室等等。
接打电话的技巧 1.接听电话的技巧 ◆要仔细倾听对方的讲话。 ◆避免在电话中争论或有不佳的情绪反应。 ◆对方声音不清晰时，应该善意提醒。 ◆转接电话， 要分清情况，恰当处理。 ◆如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重
复关键部分，力求准确无误。 谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断 电话。（谁打出电话谁先挂断原则）
应在14秒内连续、准确拨完号码，
号码之间间隔不能超过3秒。
拨通电话后应先问好，接着自报家门、姓名 或工号，要请谁接电话等，说话应吐音清晰，音 量适中，速度不紧不慢。
重要内容提请对方记录，记完再请对方复述核实。
如果要求的通话人不在或不便接电话，简单 事项可请接听人记下转告，或者请转告对方回电 或另约时间再打。