合理安排工作

合理安排工作
在恰当的时刻
确定优先顺序
需要做出的决策 · 处理工作的顺序 · 每项工作所分配的时间 常见的错误 · 没有分清迫在眉睫的任务和重要任务的区别 · 一直做你想做的事——忙于“救火”却忘了“防火” 迫在眉睫的工作 · 并不是总有最高的回报率 · 得到的优先顺序通常高于重要的工作 · 通常是没有计划的 重要的工作 · 可以帮助你达到最终目标（见工作说明）
合理安排工作
出于恰当的原因
工作说明
对你的工作和期望你是否有清楚的认识？如果没有，那么，你 是如何知晓应该在什么事情上花费时间？ 工作说明能帮助你提高时间的利用率，其方式为： 集中精力于目标和优先考虑的事情之上 避免重复“投资”精力 工作说明： 工作说明： 在下列方面工作人员应与经理达成共识： ——什么是个人的工作 ——希望他们达到什么 ——在哪里或如何涉及其他工作 反映个人和他们工作变化的持续过程，从可以确定的目标出发
处理突发事件
· · 突发事件每时每刻都有可能发生，它将会影响你已计划去做的事情 每当你有事要做的时候，问一问： ——它符合下面矩阵中的哪一块？ ——对你计划要做的事有什么影响？ 重要性
低 高 以后再做
紧迫性
低
别做
高
请别人做
马上做，而且自己做
合理安排工作
以恰当的方式
如何确定优先顺序
· · · · · · 利用工作说明来协调优先顺序和各种目标 从截止日期算起，开始倒计时工作，确定达到成功的关键步骤 在它们限定的时间范围内，把它们转变成行动 计划应确定什么该做，由谁来做以及何时去做 发生变化时，不要完全推翻计划 制定计划是一项在我们人生旅途中常常要经历的智力过程；然而，不要 忽视那些许多制定计划的方法手段，从简单的列目录到写日记和电脑系 统 不要忘记计划通常是可以改变的；然而……
· · · · ·
合理安排工作
以恰当的方式
你会委托吗？
回答 1、你工作所花费的时间比周围的人更多吗？ 是□ 否 □ 2、你是否会花费工作时间来帮别人干他们自己可以干的事？ 是□ 否 □ 3、到工作截止期限，你是否有一堆未完成或是困难的工作？ 是□ 否 □ 4、你是否在细节上比在制订计划和监管上花费更多的时间？ 是□ 否 □ 5、当别人可以做得跟你一样出色时，你是否因为兴趣而埋头苦干呢？ 是□ 否 □ 6、你是否因为对他人的能力缺乏信心，而不愿让他们承担更多的责任？是□ 否 □
确定合理性
各项工作
· 与每一个关键部分都有关 · 是从每一个关键部分中形成的合理/行之有效的部分，如：
确定 新客户
调查研究 客户联系 客户访问
关键部分
巩固 新客户
客户访问 监控商务业绩 客户反馈
设置并 达到目标
销售目标 财务目标 监控销售业绩
招募培训 （新人）
内部招标 外部招标 介绍
各项工作
合理安排工作
合理安排工作
以恰当的方式
处理猴子
“接受猴子”一般意味着你面临一个问题。同时，你也在防止别人采取 主动，而是你自己在处理问题。 可以如下方式处理猴子： 1、当它们发生时就处理它们。（如果你能帮忙就说“是”，或者如果你 不能就说“不”） 2、别让它们超出你所能处理的范围。 3、以面对面或通过电话的方式帮忙（应避免避免备忘录或电子邮件的方式）。 4、仅用指定的方式帮忙：“来，看我这么做……” 5、约定下次：“试一试，不行再回来问我。”
小技巧：问你自己，在这种时候你应当避免做些什么。
合理安排工作
以恰当的方式
延误产生——应做些什么
· · · · · · 做些事（任何事）开个头，你将从中获得快感 如果是一项巨大的工程或计划，那就每天做一点 如果工作包含创造性，那就当你处于最佳状态时再做 如果是令人讨厌的工作（如：归档），当你状态最差时做 （工作）完成时犒劳一下自己 改掉拖延的习惯，问题初露苗头时更易解决
委托意味着给别人以自由和权力，用他们的方式完成工作，而且确信成功。
合理安排工作
以恰当的方式
怎样进行委托
· · · · · · · · · · · 把可以委托的事做成一个列表 选择有能力的、愿意做的、对它们感兴趣的人 解释进行委托的原因和希望达到的目标 放开权力，保留责任 让员工自由安排；你确定最后期限 把工作负责到底 需要时帮忙，而不是像间谍那样监视他人 尽早投入时间进行解释/教练；这到最后是有用的 需要已完成的工作；不要接受问题，但要接受解决问题的建议 总是相信他们可以完成得很好 记住——聪明人从失识中吸取教训
· ·
小技巧：养成使用它们的习惯；它们非常有启迪作用。
合理安排工作
以恰当的方式
把握控制权
时间管理需要你更多地把握你一天的时间（甚至是你的一生）。 然而，在你的工作时间里，许多事情你无法控制，例如： 客户需求 他人要求的会见 度假 事故 紧急事件 故障 疾病 天气 交通 天意 你还剩多少时间去做本职工作，时间充足吗？
· · · · · ·
小技巧：在你停止工作之前（你已在心理上做好准备），为了以后的日子，养成列”必做“表的习惯。
合理安排工作
以恰当的方式
工作日记制度
· 大多数成功的人士都有一套管理时间的系统方法
一旦写工作日记成为一种时尚趋势，就不应应弃。它们确实有实际的益 处，诸如： · 一种记录 ——你计划要做的事 ——你已完成的事 · 一个信息和参考的来源 · 一条把握生命和行动的途径 · 一个对健忘者的提示
如果你对每一项的回答都是“是”，那么注意下面的忠告。
合理安排工作
以恰当的方式
什么样的情况下可以委托
是： √ 日常事务以及次要的决定 √ 为了达到一连串的成就而完成工作 √ 别人可以完成得更好或成本更低的工作 否： × 工作中的主要责任 × 没有指导或前例的任务 × 确实是该你做的、却是令人厌恶的任务
小技巧：看看“必做”列表，挑最难的事先作——之后你会觉得前景一片光明。
小技巧：永远别说：“我来，你别管了。”
合理安排工作
以恰当的方式
学会委托
在那些不得不以更少的资源达到更多的目标的日子里，人们常常容易 忽视委托的技巧。 为何要委托？ · 给你更多的时间去做重要的工作 · 栽培和激励员工 · 因为别人也许比你更能胜任 什么会阻止你这样做： 不能或不愿放手 不想；喜欢造成一种过度操劳的印象 害怕；别人会犯错或脱颖而出 喜欢做这工作；喜欢使双手“沾满污垢” 消耗时间；自己做通常更简单
不要沉缅于那些关于什么一定要做，但对达到目标毫无帮助的所谓工作经验。
合理安排工作
出于恰当的原因
工作意图
问问你自己——我的工作目的是什么？ 还有：我该如何达到目的？ 范例： 最终目的
通过在某个有利可图的领域内发展现存的和新的业务来盈利。
尽量用一个简短的句子来概括它。
合理安排工作
出于恰当的原因
确定关键部分
出于恰当的原因
工作说明——总结
最终目的 通过在某个有利可图的领域内发展现存的和新的业务来盈利
关键部分
确定 新客户
调查研究 客户联系 客户访问
巩固 新客户
客户访问 监控商务业绩 客户反馈
设置并 达到目标
销售目标 财务目标 监控销售业绩
招募培训 （新人）
内部招标 外部招标 介绍
各项工作
小技巧：利用工作说明来设置目标和安排优先顺序。
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以恰当的方式
估计时间
这也许是最难做好的。 为什么？ 我们常常要到干这件工作时，才知道它要费多少时间 因为有这样那样的事而使工作中断（见第136-139页，处理它们的方法） 那些我们信赖的人，会使我们中断工作 时间被其他人控制，如：顾客、老板等 所以，试一试下列方法： 你的估计要有现实性（以往的经验告诉了你什么？） 充分考虑到别处会发生的事 定计划时按部就班，然后问自己哪里可能出错
关键部分就是主要部分，在这里我们可以集中时间和精力以达到所有 的目的。问问你自己——我可以把自己的工作分成哪几个部分？ 如：人员管理、财政、项目、计划、调查研究、训练、消费者等等。
关键部分
确定 新客户
巩固 新客户
设置并 达到目标
招募培训 （新人）
目标是使八个关键部分最大化。
合理安排工作
出于恰当的原因
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以恰当的方式
时间记录
· · · · · 时间记录可以帮助确定： 你估计时间的现实性如何 你是否允许别人占用你的时间 令你分心的事从何而来 一天中哪些时间你在工作，何时你是在浪费时间 完成工作需花费多长时间 此外，你经常做的记录会使你有更好的时间意识。 利用时间记录来确定你需要在哪里更改计划以及如何更改 不要尽力去隐瞒那些无所事事的时间，如：休息
合理安排工作
以恰当的方式
工作日记制度
许多行之有效的工作日记制度，一般都包括以下部分： ——把袖珍日记去芜存精，主要包括约定记录 ——形成的一套时间管理系统，通常包括一系列管理方案的技巧 ——掌上电子记事本 ——分析和计划时间的软件包
注意 不管你怎么用，记住它的目标是管理时间——不要让它限制你的生 活！记住，你仍然需要这本书以外的技能。
·
如果疏于计划 计划就会失败
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以恰当的方式
如何去自我组织
· 给自己制定一个一周工作安排 ——给主要工作预留充足的时间 ——一份涵盖全面的图表，使你可以根据需要改变工作安排（以消除那 些无所事事的日子） 把它们制成一份日常“必做”列表——把任务分成“紧急的”和“重要 的”，并给它们确定俦顺序 必须是现实的——一天中你只能做这么多 一天中时时对照列表 问“为什么是我，别人也可以这么做吗？” 把相关工作结合在一起以集中精力 每天做关键的工作——以回报率而不是以紧迫性为准
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合理安排工作
以恰当的方式
小心猴子
一个人不管多忙，被他人奉承而为他人做事还是很容易的。通常这些 事与你的工作毫无瓜葛。（也许你对这些事感兴趣，或是你满足于被人呼 来唤去！） 每当我们对这些请求说“是”的时候，我们就收集了另一只“猴子”， 也就 是，一个由别人引起的问题。（谁为谁工作？） 此外，“猴子们”会吃光我们的空余时间；在做完本职工作后所剩余 的 时间。
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合理安排工作
在恰当的时刻
帕累托（80/20定律）
20%的成果 80%的有效时间 80%的成果 20%的有效时间 这就是说： · 你所做的20%的事情产生80%的成效 · 你所花费时间的80%只有20%的效果 在合理安排工作中运用帕累托定律。
小技巧：精力集中在高回报的工作上。
合理安排工作
在恰当的时刻
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小技巧：千万不要低估做事花费的时间。
合理安排工作
以恰当的方式
时间记录
你如何知道工作所需的时间，或者你 的时间在何处流逝？试试作时间记录的方 法，它是一条你在给定的时间内完成工作 的记录。 在一定的时间段，譬如15分钟或一整 天，记录下所有你在做的工作——不管完 成与否。用它来分析谁或什么会打扰你， 一天中你可以控制多少时间，你所做的有 多少与计划不相符。
合理安排工作
以恰当的方式
你是否耽搁了？
你是否有把工作推后的习惯？这将会导致： 烦人的事或日常工作使你感到不再有挑战性 需要打的电话和需要做的决定变得越来越难 你将对新的工作或计划感到无处下手 硬着头皮面对使你生活变得困难的人或事
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你知道这些工作必须做，同时任由自己不时地推迟一些工作，惊人的 时间、精力和创造力在这种过程中被消耗掉了。
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合理安排工作
以恰当的方式
把握控制权
你所能控制的时间通常取决于： 你的工作 如何你的工作是给客户提供服务，那么你的日子里将会充满各种琐事 你 如果你想与每一个人做朋友，那么你不得不为此耗尽时间（见第44~47页的猴子） 如果你确实想把握人生： ——完成时间记录的训练 ——学会说“不” ——开始处理各种琐事 ——学会疏减压力