活动策划与执行培训PPT课件
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场地 搭建/声光 租车/礼仪/演出 摄影摄像 其他
团队构成和时间表——项目推进表
■项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3 ） -项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容
-物料清单：列举已有物料及需要准备的物料 -人员分工：列出每个子项目负责人
■必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？
■活动（专访）结束后 -汇集活动摄影摄像资料 -挑选图片或整理速录文字，确认后上传网络 -统计媒体对视频资料的数量 -准备活动总结报告和报账材料。 -费用的结算
前期准备——预算
先确定预算，再 确定计划是稳妥
的方法
确定必须成本 运费、接待费用 场地施工和装饰布置费用 工作人员费用
纳入非必须成本 表演和娱乐 主持人等
其他
前期准备——构思
■摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复 三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充：
-场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地 -重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 -其他不可控因素
■预定的检查时间通报:
-向所有成员报告每日工作的完成情况 -使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么? -应付意外情况、赢得补救机会
项目推进表的分解——正确制定并运用子目标
所有子目标的完成将自然导致总目标的完成 与所有成员逐个讨论总目标 明确每个成员的工作及在总体任务中的位置 为每个成员限定目标要求及资源 使每个成员了解子目标,但同时知道总目标 每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利 运用子目标来限定责任和要求
★每个环节可能出现问题的地方 ★每个环节所需用到的物料 ★每个环节是否可以再优化 ★每个环节是否给人惊喜 ■在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？ ■在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？
团队构成和时间表——团队
确定你的工作团队 项目负责人 参与部门 项目所必须的人员配备
Leabharlann Baidu
确定你的供应商 供应商列表和对应联系人：
媒体接待基础文件
■媒体接待基础文件 -邀请媒体名单 -新闻夹内容 -航班时刻表（接、送车辆安排） -住房登记表 -媒介分工（活动现场位置） -接待物料 -专访安排
其他事项
■活动付款明细表 供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期
■现场指挥文件——根据确定流程 -音响（上场音乐/出车音乐）、灯光配合 -摄影摄像预定位置和要求 -重要环节时的前后衔接、人员补位 -现场提问时的媒介人员位置 -主持人台本
■明确活动基本要素利于活动掌控
-参与人员的工作指导，提升工作效率
-新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）
■相互关系的确认 -部门之间的配合和各自负责人； -哪些事情可以同时进行； -完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以
使你找到最好的方法；
■检查点可为我们提供补救的机会 -定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检
场地选择注意的问题
■档期 ■布展时间 ■活动结束场地清扫 ■场地可容纳人数 ■场地使用手续 ■场地用电的问题 保证点容量的充足 ■场地卫生间位置 ■贵宾和工作人员休息的地方 ■场地物料和车辆的停放
来宾接待
■当来宾抵达接待区时： -确保第一时间看到接待人员和接待指示牌 -预估每批来宾人数，保障足够的接待人力 -如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住 房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交 酒店总台 -在接待区预备休息区 -如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄 存处，并有专人管理，预备存衣牌
可能出错的就一定会出错！
团队构成和时间表——工作说明书
■活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等） ■活动物料汇总 ■部门工作（接待）流程和要求 ■活动现场具体分工（人员位置和要求） ■文案准备
-新闻稿 -主持人台本 -领导讲话稿 -重要领导的现场文件夹内容资料 ■通讯录
工作说明书主要目的—确定活动基本要素/相互关系及检查点
判断二： 在活动中体现什么内容
确定你的目标--意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路
判断三： 抛弃一切非目标必须的
华丽想法
判断四： 不做无法改变事实的努力
前期准备——确立目标的程序
定位准确 定义清楚 确定资源
项目的目的 反复讨论达成一致 尽快让项目组成员参与讨论 如何衡量项目效果? 怎样使项目效果可量化评估? 公布项目的评估标准 列出所需资源 检查已有资源 寻求可调用资源
活动策划与执行培训
总纲
1
活动策划执行流程
2
执行与执行力
说在前面的话 前期准备
团队组成和时间表
核
活动场地
心
内
车辆安排
容
来宾接待（记者）
现场布置
后勤工作
媒体接待基础文件
目的和程序 预算 构思
团队组成 项目推进表 工作说明书
选择要求 场地情况
停车场 接待用车 特殊嘉宾
前期准备——目的
判断一： 采取何种方式
查项目进展，并对意外情况作出补救。
THANK YOU
SUCCESS
2019/7/30
场地选择——列出要求
■需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 ■来宾人数：测算最小面积要求 ■活动内容：活动所摆放的特殊物品，设施顶高的要求。活动能否造成场地的破坏。 ■周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 ■气候条件：防风、防雨、防寒、防暑、日落时间 ■费用限制：能够用于场地租赁的最高限额
■突发情况处理： -因交通原因突然导致来宾人数剧增
现场布置注意问题
■场地入口 ■入口是否需要铺设红地毯 ■是否有明确方向指示和指示牌 ■摄影摄像设备的摆放位置
现场布置
■搭建施工 -保证施工期间的用电及保安 -保证施工用料的摆放位置 -检查施工单位用料摆放是否合理 -搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间 -务必进行最大负荷电量测试 -施工完毕后应清理一切施工痕迹 -确保用电线路安全隐秘
现场布置
■舞台布置 -保障上场及下场通道畅通 -后台有方便快捷且安全的物品存放处 -来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动 可能 -舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视 线 -确保来宾无法进入后台
后勤安排
■安排专门工作人员负责用餐预订及送达 ■指定工作人员用车和司机 ■文件打印 ■资料装袋、运输和存放 ■物品领取登记 ■视频、图片资料
团队构成和时间表——项目推进表
■项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3 ） -项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容
-物料清单：列举已有物料及需要准备的物料 -人员分工：列出每个子项目负责人
■必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？
■活动（专访）结束后 -汇集活动摄影摄像资料 -挑选图片或整理速录文字，确认后上传网络 -统计媒体对视频资料的数量 -准备活动总结报告和报账材料。 -费用的结算
前期准备——预算
先确定预算，再 确定计划是稳妥
的方法
确定必须成本 运费、接待费用 场地施工和装饰布置费用 工作人员费用
纳入非必须成本 表演和娱乐 主持人等
其他
前期准备——构思
■摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复 三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充：
-场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地 -重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 -其他不可控因素
■预定的检查时间通报:
-向所有成员报告每日工作的完成情况 -使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么? -应付意外情况、赢得补救机会
项目推进表的分解——正确制定并运用子目标
所有子目标的完成将自然导致总目标的完成 与所有成员逐个讨论总目标 明确每个成员的工作及在总体任务中的位置 为每个成员限定目标要求及资源 使每个成员了解子目标,但同时知道总目标 每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利 运用子目标来限定责任和要求
★每个环节可能出现问题的地方 ★每个环节所需用到的物料 ★每个环节是否可以再优化 ★每个环节是否给人惊喜 ■在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？ ■在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？
团队构成和时间表——团队
确定你的工作团队 项目负责人 参与部门 项目所必须的人员配备
Leabharlann Baidu
确定你的供应商 供应商列表和对应联系人：
媒体接待基础文件
■媒体接待基础文件 -邀请媒体名单 -新闻夹内容 -航班时刻表（接、送车辆安排） -住房登记表 -媒介分工（活动现场位置） -接待物料 -专访安排
其他事项
■活动付款明细表 供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期
■现场指挥文件——根据确定流程 -音响（上场音乐/出车音乐）、灯光配合 -摄影摄像预定位置和要求 -重要环节时的前后衔接、人员补位 -现场提问时的媒介人员位置 -主持人台本
■明确活动基本要素利于活动掌控
-参与人员的工作指导，提升工作效率
-新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）
■相互关系的确认 -部门之间的配合和各自负责人； -哪些事情可以同时进行； -完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以
使你找到最好的方法；
■检查点可为我们提供补救的机会 -定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检
场地选择注意的问题
■档期 ■布展时间 ■活动结束场地清扫 ■场地可容纳人数 ■场地使用手续 ■场地用电的问题 保证点容量的充足 ■场地卫生间位置 ■贵宾和工作人员休息的地方 ■场地物料和车辆的停放
来宾接待
■当来宾抵达接待区时： -确保第一时间看到接待人员和接待指示牌 -预估每批来宾人数，保障足够的接待人力 -如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住 房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交 酒店总台 -在接待区预备休息区 -如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄 存处，并有专人管理，预备存衣牌
可能出错的就一定会出错！
团队构成和时间表——工作说明书
■活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等） ■活动物料汇总 ■部门工作（接待）流程和要求 ■活动现场具体分工（人员位置和要求） ■文案准备
-新闻稿 -主持人台本 -领导讲话稿 -重要领导的现场文件夹内容资料 ■通讯录
工作说明书主要目的—确定活动基本要素/相互关系及检查点
判断二： 在活动中体现什么内容
确定你的目标--意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路
判断三： 抛弃一切非目标必须的
华丽想法
判断四： 不做无法改变事实的努力
前期准备——确立目标的程序
定位准确 定义清楚 确定资源
项目的目的 反复讨论达成一致 尽快让项目组成员参与讨论 如何衡量项目效果? 怎样使项目效果可量化评估? 公布项目的评估标准 列出所需资源 检查已有资源 寻求可调用资源
活动策划与执行培训
总纲
1
活动策划执行流程
2
执行与执行力
说在前面的话 前期准备
团队组成和时间表
核
活动场地
心
内
车辆安排
容
来宾接待（记者）
现场布置
后勤工作
媒体接待基础文件
目的和程序 预算 构思
团队组成 项目推进表 工作说明书
选择要求 场地情况
停车场 接待用车 特殊嘉宾
前期准备——目的
判断一： 采取何种方式
查项目进展，并对意外情况作出补救。
THANK YOU
SUCCESS
2019/7/30
场地选择——列出要求
■需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 ■来宾人数：测算最小面积要求 ■活动内容：活动所摆放的特殊物品，设施顶高的要求。活动能否造成场地的破坏。 ■周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 ■气候条件：防风、防雨、防寒、防暑、日落时间 ■费用限制：能够用于场地租赁的最高限额
■突发情况处理： -因交通原因突然导致来宾人数剧增
现场布置注意问题
■场地入口 ■入口是否需要铺设红地毯 ■是否有明确方向指示和指示牌 ■摄影摄像设备的摆放位置
现场布置
■搭建施工 -保证施工期间的用电及保安 -保证施工用料的摆放位置 -检查施工单位用料摆放是否合理 -搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间 -务必进行最大负荷电量测试 -施工完毕后应清理一切施工痕迹 -确保用电线路安全隐秘
现场布置
■舞台布置 -保障上场及下场通道畅通 -后台有方便快捷且安全的物品存放处 -来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动 可能 -舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视 线 -确保来宾无法进入后台
后勤安排
■安排专门工作人员负责用餐预订及送达 ■指定工作人员用车和司机 ■文件打印 ■资料装袋、运输和存放 ■物品领取登记 ■视频、图片资料