电子文件管理暂行办法(中办 国办 厅字〔2009〕39号)

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电子文件 电子档案 OA三者之间的区别

电子文件 电子档案 OA三者之间的区别
电子文件的归档
“归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门 的过程。
《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002 对电子文件的归档与管理要求如下: (一)归档要求
2|Pa ge
电子文件、电子档案、OA 三者的区别
存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法 》国家档案局档发[2012]7 号
办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统
(一)办公自动化系统(OA) 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理
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电动化计算机应用系统,英文缩写 OA。
(一)电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形
成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》 GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39 号
(二)电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保
3、电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行,并应包括相 应的背景信息和元数据。
4、电子文件保管期限和密级的划分工作,参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限 的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一 致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。 (三)归档时间
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电子文件、电子档案、OA 三者的区别
电子文件、电子档案、OA 三者的区别
作者:薛馨枫
概念澄清
电子文件和电子档案是电子信息实体,而办公自动化(OA)是信息管理系统,这三个 概念不能放到一起比较。

电子文件管理20110317(钱毅)

电子文件管理20110317(钱毅)
发挥电子文件高效、便捷的优势,对有价值的电子文件提供分层 次、分类别共享应用。
安全保密。
按照国家有关法律法规和规范标准的要求,采取有效技术手段和 管理措施,确保电子文件信息安全。
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电子文件管理
2-3 管理模型
管理机构 生命周期模型 文件连续体模型 管理模式
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电子文件管理
管理机构
《办法》指出:
建立国家电子文件管理部际联系会议制度,由中共中 央办公厅牵头,国务院办公厅、国家发展和改革委员 会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家标 准化管理委员会等相关部门为成员单位,负责组织协 调全国电子文件管理工作
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电子文件管理
管理模型之一:信息生命周期管理( 管理模型之一:信息生命周期管理(ILM) )
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电子文件管理
附:电子签名法
电子签名 电子签名,是指数据电文中以电子形式所含、所附用 于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。 第三条 民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书, 当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。 当事人约定使用电子签名、数据电文的文书,不得仅因为 其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。 《电子认证服务管理办法》(2005) 《电子政务电子认证服务管理办法》(2009)
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电子文件管理
管理模式
集中保管模式 分布式保管模式 逻辑集中+物理分散
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电子文件管理
2-4 管理规范
法律 法规政策 标准规范 规章制度
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电子文件管理
我国现有与ERM相关度高的规范
《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T17678.1~2-1999 《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》 《电子文件归档与管理规范》 《电子公文传输管理办法》 《电子公文归档管理暂行办法》 《公务电子邮件归档与管理规则》 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》 《文书类电子文件元数据标准》 《电子文件长期保存格式需求》 《基于XML的电子文件封装格式》 ISO23081-1《文件元数据:原则》(等同采用) GB/T17679-1999 GB/T 18894-2002 国办函〔2003〕65号 国家档案局6号令2003 DA/T32-2005 DA/T 38-2008 DA/T 46—2009 DA/T 47—2009 DA/T 48—2009 报审稿2009

龙岩市政务数据汇聚技术规范

龙岩市政务数据汇聚技术规范

龙岩市政务数据汇聚共享平台建设和应用服务项目技术规范书龙岩市数字龙岩建设办公室2017年9月目录一、总则 (1)1.1概述 (1)1.2开发建设与服务内容 (1)1.3招标品目与服务清单 (1)1.3.1 应用软件系统品目 (2)1.3.2 系统软硬件品目 (3)1.3.3 硬件品目 (3)1.3.4 技术服务项目品目 (3)1.4报价要求 (3)1.5付款方式 (4)1.6验收方式 (5)1.7产权申明 (5)1.8遵循的技术标准 (5)1.9系统软硬件部署环境 (7)1.10安全与保密 (7)1.11关键技术与术语 (8)二、项目概述 (10)2.1项目背景 (10)2.2建设目标 (11)2.3建设和服务内容 (11)2.4建设原则 (13)2.5运行环境 (13)三、总体设计 (14)3.1总体架构 (14)3.2技术架构 (16)四、基础软件建设要求 (18)4.1大数据平台软件 (18)五、平台功能建设要求 (25)5.1功能结构 (25)5.2平台门户 (25)5.2.1 总量分析 (25)5.2.2 今日数据 (26)5.2.3 数据超市 (26)5.2.4 分类排行 (26)5.2.5 服务总线 (26)5.3数据服务 (26)5.3.1 数据查询 (26)5.3.2 服务管理 (27)5.4数据管理 (28)5.4.1 数据目录 (28)5.4.2 数据接入 (29)5.4.3 数据汇聚 (30)5.4.4 数据建档 (31)5.4.5 接口管理 (32)5.5数据工场 (33)5.5.1 模型库 (33)5.5.2 算法库 (33)5.5.3 数据加解密 (34)5.5.4 数据脱敏 (34)5.5.5 数据集成 (34)5.5.6 数据可视化 (34)5.6平台管理 (34)5.6.1 机构管理 (34)5.6.2 用户管理 (35)5.6.3 角色管理 (35)5.6.4 权限管理 (35)5.6.5 日志管理 (35)5.6.7 接入配置管理 (36)5.6.8 运行监控 (36)5.6.9 评价考核 (37)5.7我的工作 (38)5.8消息服务 (38)六、数据资源建设要求 (40)6.1数据资源中心总体架构 (40)6.2数据分区 (41)6.3数据组织分类 (41)6.3.1 部门业务数据库 (41)6.3.2 基础数据库 (41)6.3.3 主题数据库 (41)6.3.4 人口对象档案 (42)6.3.5 法人对象档案 (42)6.3.6 开放开发共享数据库 (42)七、数据共享交换要求 (43)7.1部署实施 (43)7.1.1 信息资产目录调查 (43)7.1.2 系统接入与数据处理 (43)7.1.3 数据共享服务 (43)7.2与省级平台数据共享要求 (43)7.2.2 目录通 (44)7.2.3 接口通 (44)7.2.4 数据通 (44)7.2.5 流程通 (45)7.3与外围系统数据交互要求 (45)7.3.2 市级部门业务系统的数据接入与共享 (45)7.3.3 主题共享 (45)7.3.4 业务协同 (45)7.3.5 平台门户 (46)7.4.1 数据采集 (46)7.4.2 数据推送 (47)八、典型应用服务要求 (48)8.1公共信用信息共享应用服务 (48)8.2企业信用(全省一张网)信息共享应用服务 (48)8.3网格化信息共享应用服务 (49)8.4网上办事信息共享应用服务 (49)8.5龙岩公共服务网信息共享应用服务 (49)8.6涉税信息共享应用服务 (50)8.7精准扶贫信息共享应用服务 (50)8.8“多规合一”基础信息共享应用服务 (50)九、安全体系建设要求 (52)9.1安全体系建设的目标要求 (52)9.2系统安全技术要求 (52)9.3网络与边界安全 (53)9.4主机系统安全 (54)9.5应用安全 (54)9.6数据安全 (56)十、平台软硬件配置 (57)10.1组网拓扑 (57)10.2物理服务器 (57)10.3云平台虚拟机 (58)10.4网络设备 (59)10.5安全系统设备 (59)10.6显示设备 (60)十一、项目实施管理要求 (61)11.1项目组织管理 (61)11.1.1 项目管理方法 (61)11.1.2 管理措施 (61)11.1.4 软件开发管理 (62)11.2工期与进度要求 (62)11.3质量管理 (64)11.4需求调研与分析 (64)11.5应用软件系统开发 (64)11.6应用与系统集成 (65)11.7运维服务质量要求 (65)11.8安装调试与部署 (66)11.9系统培训 (67)十二、持续开发和服务要求 (69)12.1持续完善平台功能,强化平台服务能力 (69)12.2持续改进服务措施,提升平台服务水平 (69)十三、运行维护、技术支持和保修服务要求 (70)13.1服务组织机构 (70)13.2服务响应 (70)13.3产品升级服务 (70)13.4软件开发、安装调试配合服务 (71)13.5售后服务的续保 (72)十四、标准规范建设要求 (73)14.1政务数据汇聚共享平台运行管理制度 (73)14.2数据管理和共享规范 (73)14.3数据接入规范 (73)14.4分析任务开发管理规范 (73)14.5分析模型开发管理规范 (74)14.6政务数据汇聚共享平台运维规范 (74)十五、原型系统演示 (75)15.1平台门户演示 (75)15.2部门数据资源中心管理演示 (75)15.3对接省平台获取回流数据目录 (75)15.4对接省平台实现数据回流 (76)15.5大数据平台管理能力 (76)15.6数据回流技术规范 (76)十六、技术文件及交付物 (77)十七、其他 (78)附件:福建省政务数据汇聚共享平台数据回流技术规范 (79)1.1.目的 (80)1.2.解释权 (80)1.3.规范性引用文件 (80)1.4.术语和定义 (80)3.1.接口约定 (82)3.2.身份认证接口 (83)3.3.目录获取接口 (84)3.4.数据获取接口 (85)3.5.公钥获取接口 (86)图3-1 龙岩市政务数据汇聚共享平台总体架构 (14)图3-2 平台技术架构 (17)图5-1 平台功能结构设计 (25)图6-1 数据资源中心总体架构 (40)图7-1 省市平台的关系 (44)图7-2 龙岩市政务数据汇聚共享平台与外围系统对接设计 (45)图10-1 龙岩市政务数据汇聚共享平台组网拓扑 (57)表4-1 大数据平台软件 (18)表4-2 大数据支撑软件 (19)表9-1 系统安全目标说明表 (52)表10-1 龙岩市政务数据汇聚共享平台物理服务器配置要求 (57)表10-2 龙岩市政务数据汇聚共享平台虚拟服务器配置要求 (58)表10-3 龙岩市政务数据汇聚共享平台群集交换机配置要求 (59)表10-4安全设备清单 (59)表11-1 项目工期进度安排表 (62)一、总则1.1.1 概述本文件是龙岩市数字龙岩建设办公室(以下简称买方)为拟建的“龙岩市政务数据汇聚共享平台建设和应用服务项目”(以下简称本项目)向提供项目开发、建设和提供服务的供应商(以下简称卖方)提出的整体技术与服务要求,作为双方合同签订的技术附件。

电子文件与电子档案管理讲解

电子文件与电子档案管理讲解
脱离数据库系统归档的数据表文件以Microsoft Office、 WPS Office以及北京市政府采购目录收录的其他正版软件 所生成的表格文件格式归档。
Page绘制的图表、线图等包括由点阵组成
的位图和由几何图形组成的矢量图。 常见的图形文件格式有:TIFF、GIFF、PNG、VSD、
3.电子文件的格式要求
各单位所采用的电子文件格式应尽量使用前面介绍过的适 宜归档的文件格式,确保其长期可读。对于使用专业软件产生 的专业格式的电子文件,应当注意连同专业软件一并收集。
4.元数据的记录
对于各类电子文件,均应在形成之初记录其产生时的硬件环境、操 作系统和数据库系统,以及电子文件制作和解读所依赖的软件环境和文 件格式等。这些记录的信息不仅需要包括硬件、软件的生产商名称、软 件名称、文件格式名称,还应标注它们的版本号。
使用文字处理软件生成的,由字、词、数字或符号表达 的文件。
常见的文本文件格式有:TXT、RTF、DOC、DOCX、 PDF、HTML、XML等。
适宜归档的文本文件格式:XML、RTF、TXT、PDF。 Microsoft Office、WPS Office以及北京市政府采购目录 收录的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接归档。
电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程,实质上是对电 子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。
需要强调的是,电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重 要的一个环节,元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全, 不可小视。
Page 10
一、电子文件概述(简)
(四)电子文件的类型和格式 1.文本文件
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二、电子文件管理的通用要点
(三)电子文件的形成与收集 电子文件在形成、办理与收集过程中,应当具备国家法

国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法(科工技【2015】931号)解读

国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法(科工技【2015】931号)解读

《国家档案局 国家计委 关于发布〈国家重点建 设项目档案管理登记办 法〉的通知》(档发字 [1997]15号) 掌握国家重点建设项目 档案工作情况,加强监 督和指导
国家档案局 国家发改委发 布《重大建设项目档案验 收办法》(档发[2006]2号) 强化了档案验收在建设项 目竣工验收的地位,明确 了档案验收的基本要求、 组织主体、申请条件、验 收的形式、验收的依据等
国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法
(科工计〔2015〕931号)
政策解读
目的
1. 了解政策修订、编制、调整、出台过程;理解政策制定的背景、初衷和要解决的 问题,以更好地贯彻和执行《办法》;
2. 了解本单位/部门/个人在项目档案工作中的责任和权利,以处理好单位、部门、 岗位之间的关系;
3. 明确本单位/部门/个人在军工固定资产投资项目档案管理工作中的工作定位、工 作内容、工作要求,以更好地开展项目管理和项目档案管理工作。
2、2009年,中共中央办公厅、国务院办公厅印发《电子文件管理暂行办法》 (厅字〔2009〕39号)等。 如:对保障档案信息安全,加强档案信息化,加强档案数字化,规范电子文件 管理业务标准等方面,提出了新要求。
必要性
二、国防科技工业管理新要求 1、国防科工局不断加强项目管理要求,印发了《国防科技工业固定资产投资项目 管理规定》(科工计〔2013〕1017号),对项目档案管理的要求也应随之加强, 更需要项目档案管理与项目管理工作 同步发展、同步提高。
必要性
三、项目档案管理中现存一些尚待解决的问题 1、各单位对项目档案的重视程度不足; 2、项目档案人员岗位设置不够;围绕项目档案管理工作的各方面人员综合技能培 训有待加强;项目档案管理工作交流有待深入; 4、项目档案的信息化水平普遍不高; 5、项目档案管理的规范性有待加强;

电子文件

电子文件

电子文件一、电子文件概念以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件(《档案工作基本术语》(DA/T1-2000 2.13))指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件(《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002 3.1)) 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

(《电子文件管理暂行办法》) 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

电子文件由内容、结构、背景组成。

(GB/T 18894修订)二、电子文件的种类(按信息存在形式分类)1、文本文件(T)是指使用文字处理软件生成的,由字、词、数字和符号表达的文件。

(文本文件是通过特定的编辑软件生成的,存储内容由ASCII标准代码和GB2312、GB18030等标准汉字代码构成。

用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用,纯文本文件不包含格式代码,在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。

)2、图像文件(I)是指使用数字设备采集或制作的画面,如用扫描仪扫描的各种原件画面,用数字相机拍摄的照片等。

纸质文件、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件。

3、图形文件(G)是指根据一定算法绘制的图表、曲线图,包括几何图形和把物理量用图标表示的图形等。

计算机辅助设计(CAD)或绘图中产生的文件,如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。

4、影像文件(V)是指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面,如数字影视片、动画片等。

视频捕获设备可将模拟影像转换成数字影像。

5、声音文件(A)是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。

天津市电子公文归档管理办法[修改版]

天津市电子公文归档管理办法[修改版]

第一篇:天津市电子公文归档管理办法天津市电子公文归档管理办法第一条为加强和规范机关政务活动中形成的电子公文归档管理工作,根据国家《电子文件管理暂行办法》(厅字〔2009〕39号)以及天津市有关电子文件管理的规定,制定本办法。

第二条本办法适用于本市各级机关、团体、事业单位从事政务及其相关活动产生的电子公文归档管理。

企业单位及其它社会组织可参照本办法执行。

第三条本办法所称电子公文,是指在电子政务活动中产生并依赖各办公自动化系统处理后形成的具有参考、利用价值和规范格式的电子数据。

其它电子文件可参照本办法执行。

第四条电子公文归档与管理工作,应遵循电子公文真实、完整、有效、安全的原则,做到电子政务活动中产生的有价值的电子公文必须归档和归档的电子公文必须规范,确保电子公文安全管理。

第五条市、区县档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则,负责对本级国家机关、团体、事业单位产生的电子公文归档管理实行监督指导。

第六条电子公文的归档管理工作应统筹纳入本单位电子政务和档案信息化建设规划。

第七条电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性,归档前由电子公文形成部门负责,归档后由档案管理部门负责。

电子公文运行系统和档案管理系统均应有严格的技术保障措施,保存必要元数据,确保电子公文的真实、完整、有效和安全。

第八条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责电子公文归档工作,明确部门和人员职责,制定归档工作流程。

单位档案部门应参与和指导电子公文形成、办理、收集和归档各工作环节。

第九条基于电子公文管理系统形成、办理的电子公文,元数据要求和用法执行《天津市文书类电子文件元数据方案(试行)》(津档发〔2012〕15号)的有关规定;电子公文归档的数据组织结构执行《天津市文书类电子文件数据存储结构要求(试行)》(津档发〔2012〕15号)的有关规定。

第十条非电子公文管理系统形成的电子公文,要使用档案管理系统进行归档管理,元数据补充完整,形成规范的电子目录,电子目录字段至少包含档号(含组织机构代码、全宗号、保管期限、年度、机构/问题、盒号、件号)、题名、责任者、文号、页数、日期、保管期限、密级等信息;电子公文保证与纸质文件内容一致,进行版式转换,纸质档案进行数字化处理后,对照目录进行挂接;向综合档案馆移交时数据库结构参照《天津市文书档案电子目录数据库结构与交换格式》(DB12/T 118—2005)执行。

《机关档案管理规定》释义

《机关档案管理规定》释义
• 机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务 的,应当严格限定社会化服务范围,严格审核服务供方 的信息安全保障能力和业务资质,并接受档案行政管理 部门监督、指导和检查。(第十一条)
02 基础设施建设
2.1 房屋类型与面积
• 机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房 和档案库房,并根据工作需要设置展览用房、档案数字 化用房、服务器机房等。
1.2 体制机制
• 国家档案局
(机关、团体、企业、事业单位)
• 省级档案行政管理部门
(机关、团体、企业、事业单位)
• 市级档案行政管理部门
(机关、团体、企业、事业单位)
• 县级档案行政管理部门
(机关、团体、企业、事业单位)
主管全国档案事业, 统筹规划,组织协 调,统一制度。
监督、指导和检查。
主管省级行政区域 内的档案事业;
(消防系统)
• 档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体 类型的不同,可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压 细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门,配备 火灾自动报警设备。
(安防系统)
• 档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防 护栏等防护设施,可以选择设置智能门禁识别、红外报 警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。 整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监 控设备。
• 档案库房内不得设置其他用房和明火设施,不应设置除 消防以外的给水点,其他给水排水管道不应穿越库房。 档案库房的装具布置、门窗设置应当符合《档案馆建筑 设计规范》(JGJ 25)规定。
2.3 装具与承重
• 档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、 密集架、光盘柜、底图柜等档案装具,不得采用木质柜、 玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、 档案盒、装订用品等配备应当满足工作需要。

电子文件管理暂行办法

电子文件管理暂行办法

电子文件管理暂行办法(中办国办厅字〔2009〕39号)(2010-07-28)(中办国办厅字〔2009〕39号)第一章总则第一条为规范电子文件管理,确保电子文件的真实、完整、可用和安全,保存国家历史记录,促进信息资源开发利用,推动国家信息化健康发展,按照国家有关法律法规,制定本办法。

第二条本办法所称电子文件,是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律,坚持下列基本原则:(一)统一管理。

对电子文件管理工作实行统筹规划,统一管理制度,对具有保存价值的电子文件实行集中管理。

(二)全程管理。

对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理,确保电子文件始终处于受控状态。

(三)规范标准。

制定统一标准和规范,对电子文件实行规范化管理。

(四)便于利用。

发挥电子文件高效、便捷的优势,对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。

(五)安全保密。

按照国家有关法律法规和规范标准的要求,采取有效技术手段和管理措施,确保电子文件信息安全。

第二章电子文件管理机构及职责第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度,由中共中央办公厅牵头,国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位,负责组织协调全国电子文件管理工作。

国家电子文件管理部际联席会议的主要职责是:(一)负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作;(二)研究制定电子文件管理方针政策;(三)审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案;(四)组织起草相关标准;(五)研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。

第五条国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。

第六条县以上党委、政府要结合实际,明确负责电子文件管理部门,承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。

【档案员培训资料】电子文件的收集、归档与电子档案的移交、接收课件

【档案员培训资料】电子文件的收集、归档与电子档案的移交、接收课件

(六)档案移交单位在向国家综合档案馆移交电子
档案之前,应当对电子档案数据的准确性、完整性、
可用性和安全性进行检验,合格后方可移交。

(七)国家综合档案馆应当建立电子档案接收平台,
进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存
储等工作。
五、电子档案的移交、接收

(八)电子档案接收的主要流程是:检验电子档案
3、应明确规定电子文件归档的时间、范围、
技术环境、相关软件、版本、数据类型、格 式、被操作数据、检测数据等要求,保证归 档电子文件的质量。
4、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他
载体形式的文件时,应在内容、相关说明及 描述上保持一致。
三、电子文件的归档
5、具有永久保存价值的文本或图形形式的电
背景信息context指描述生成电子文件的职能活动电子文件的作用办理过程结果上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息三电子文件的归档逻辑归档logicalfiling在线指在计算机网络上进行不改变原存储方式和位臵而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程物理归档physicalfiling介质指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上向档案部门移交的过程三电子文件的归档元数据metadata指描述电子文件数据属性的数据包括文件的格式编排结构硬件和软件环境文件处理软件字处理和图形工具软件字符集等数据迁移migration指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程三电子文件的归档电子文件归档电子文件1具有参考和利用价值2作为档案保存三电子文件的归档规范
况,有查考价值的电子文件及其电子版本的 定稿均应被保留。正式文件是纸质的,如果 保管部门已开始进行向计算机全文的转换工 作,则与正式文件定稿内容相同的电子文件 应当保留,否则可根据实际条件或需要,确 定是否保留。

沈阳电子档案管理暂行办法

沈阳电子档案管理暂行办法

沈阳市电子档案管理暂行办法第一章总则第一条为规范我市电子文件归档与电子档案管理工作,确保电子档案的真实、完整、可用和安全,根据《电子文件管理暂行办法》(厅字〔2009〕39号)、《国务院关于在线政务服务的若干规定》(国务院令第716号)、《电子档案移交与接收办法》(档发〔2012〕7号)和《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)等规定的要求,结合我市实际,制定本办法。

第二条本办法所称电子文件,是指机关、团体、企事业单位和其他组织(以下简称各单位)在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录,包括公文管理系统、公文传输系统、在线政务服务平台等(以下统称各业务系统)形成的信息记录。

本办法所称电子档案,是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

本办法所称元数据,是指描述电子文件和电子档案的内容、结构、背景及其管理过程的数据。

第三条本办法适用于我市各单位电子文件归档与电子档案管理工作,适用于我市一体化在线政务服务平台下政务服务事项的电子文件归档与电子档案管理工作。

纸质档案数字化副本(数字扫描件)的管理可参照本办法执行。

第四条各单位应当建立协调制度,明确管理职责,规范工作流程,落实保障措施,确保各业务系统形成的电子文件及时归档和科学管理,确保进馆范围的电子档案按时移交。

各单位文秘和业务部门负责电子文件的收集、处理和归档工作;各单位档案部门负责电子档案的管理和提供利用,以及将进馆范围的电子档案定期向同级国家综合档案馆移交;各单位信息化部门负责依据相关标准建设和完善各业务系统的电子文件归档功能,做好业务系统与电子档案管理系统的对接。

第五条各级档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件归档和电子档案管理工作进行监督和指导。

各级国家综合档案馆负责电子档案接收和电子档案管理,依法提供利用。

第六条各单位电子文件按照档案管理要求以电子形式归档后,除法律、行政法规另有规定外,电子文件不再以纸质形式归档。

中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《电子文件管理暂行办法》的通知

中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《电子文件管理暂行办法》的通知

中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《电子文件管理暂行办法》的通知文章属性•【制定机关】中共中央办公厅,国务院办公厅•【公布日期】2009.12.08•【文号】厅字〔2009〕39号•【施行日期】2009.12.08•【效力等级】办法•【时效性】现行有效•【主题分类】机关运行保障正文中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《电子文件管理暂行办法》的通知(2009年12月08日厅字〔2009〕39号)《电子文件管理暂行办法》已经党中央、国务院领导同志同意,现印发给你们,请遵照执行。

电子文件管理暂行办法第一章总则第一条为规范电子文件管理,确保电子文件的真实、完整、可用和安全,保存国家历史记录,促进信息资源开发利用,推动国家信息化健康发展,按照国家有关法律法规,制定本办法。

第二条本办法所称电子文件,是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律,坚持下列基本原则:(一)统一管理。

对电子文件管理工作实行统筹规划,统一管理制度,对具有保存价值的电子文件实行集中管理。

(二)全程管理。

对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理,确保电子文件始终处于受控状态。

(三)规范标准。

制定统一标准和规范,对电子文件实行规范化管理。

(四)便于利用。

发挥电子文件高效、便捷的优势,对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。

(五)安全保密。

按照国家有关法律法规和规范标准的要求,采取有效技术手段和管理措施,确保电子文件信息安全。

第二章电子文件管理机构及职责第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度,由中共中央办公厅牵头,国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位,负责组织协调全国电子文件管理工作。

电子公文归档管理暂行办法(2018修改)-国家档案局令第14号

电子公文归档管理暂行办法(2018修改)-国家档案局令第14号

电子公文归档管理暂行办法(2018修改)正文:----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------电子公文归档管理暂行办法(2003年7月28日国家档案局令第6号公布根据2018年12月24日国家档案局令第14号《国家档案局关于修改<电子公文归档管理暂行办法>的决定》修改)第一条为了加强对电子公文的归档管理,有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》,制定本办法。

第二条本办法所称的电子公文,是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作,将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,移交前由形成部门负责,移交后由档案部门负责。

第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档。

电子公文归档应当符合电子文件归档和电子档案管理的要求。

第八条需要永久和长期保存的电子公文,应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

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电子文件管理暂行办法(中办国办厅字〔2009〕39号)
(2010-07-28)
(中办国办厅字〔2009〕39号)
第一章总则
第一条为规范电子文件管理,确保电子文件的真实、完整、可用和安全,保存国家历史记录,促进信息资源开发利用,推动国家信息化健康发展,按照国家有关法律法规,制定本办法。

第二条本办法所称电子文件,是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律,坚持下列基本原则:
(一)统一管理。

对电子文件管理工作实行统筹规划,统一管理制度,对具有保存价值的电子文件实行集中管理。

(二)全程管理。

对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理,确保电子文件始终处于受控状态。

(三)规范标准。

制定统一标准和规范,对电子文件实行规范化管理。

(四)便于利用。

发挥电子文件高效、便捷的优势,对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。

(五)安全保密。

按照国家有关法律法规和规范标准的要求,采取有效技术手段和管理措施,确保电子文件信息安全。

第二章电子文件管理机构及职责
第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度,由中共中央办公厅牵头,国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位,负责组织协调全国电子文件管理工作。

国家电子文件管理部际联席会议的主要职责是:
(一)负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作;
(二)研究制定电子文件管理方针政策;
(三)审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案;
(四)组织起草相关标准;
(五)研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。

第五条国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。

第六条县以上党委、政府要结合实际,明确负责电子文件管理部门,承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。

第七条各有关部门应当为电子文件管理提供必要的保障措施。

各级信息化行政管理部门应当将电子文件管理工作纳入信息化发展规划,为电子文件管理工作提供信息化保障。

各级发展改革、机构编制等部门负责为电子文件管理工作提供政策保障。

各级财政部门应当为电子文件管理工作提供资金保障。

第八条电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划,建立管理制度,明确管理职责,规范工作流程,落实保障措施。

各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理;档案部门负责归档
电子文件管理;信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持;保密部门负责涉密电子文件的保密监督
管理。

第九条各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电
子文件,并依法提供利用;有条件的应当根据国家灾害备份的要求,建立本机电子文件备份中心或者异地
备份库。

第三章电子文件的形成与办理
第十条电子文件形成单位在建立和完善信息系统时,应当组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求。

第十一条电子文件在形成和办理过程中,应当具备国家法律法规规定的原件形式,并符合下列要求:(一)能够有效表现所载内容并可供调取查用;
(二)能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠,未被非法更改;
(三)在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。

涉密电子文件的原件形式应当符合国家有关保密法律法规的规定。

第十二条电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式,确保能够长期有效读取。

第十三条电子文件形成单位应当对电子文件形成的过程稿及其相关信息的留存和安全保密等作出
明确规定。

第十四条在电子文件传输、交换时,应当遵循相关要求,对传输、交换过程予以记录。

第四章电子文件的归档与移交
第十五条电子文件形成单位应当根据国家有关规定明确电子文件归档范围和保管期限,并对具有保存价值的电子文件及时进行归档,由本单位档案部门负责管理。

第十六条电子文件归档应当符合下列要求:
(一)电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档,定期归档应当在第二年6月底前完成;
(二)归档电子文件的保管期限划分准确;
(三)电子文件及其元数据应当同时归档;
(四)电子文件归档时,应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测,并由相关责任人确认;
(五)电子文件应当以国家规定的标准存储格式进行归档,属于国家秘密的电子文件应当使用专用
保密存储介质存储,并按保密规定办理归档手续;
(六)具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件,应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档。

第十七条归档电子文件应当按照相关管理要求进行分类和整理。

第十八条属于国家综合档案馆接受范围的电子文件,应当按照规定时限向同级国家综合档案馆移交。

已建立电子文件备份中心的,应当按照其要求进行移交。

第五章电子文件的保管和利用
第十九条电子文件形成单位和各级国家综合档案馆应当配备电子文件管理、利用的设施设备。

第二十条电子文件保管应当符合下列要求:
(一)按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定建立电子文件管理系统和
信息内容安全保密防护体系,执行严格的安全保密管理制度;
(二)定期对电子文件的保管情况、可读取状况等进行测试、检查,发现问题及时处理;
(三)电子文件运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时,应当将其及时迁移、转换;
(四)电子文件应当实行备份制度;
(五)根据电子文件不同载体保管环境的要求,选择适宜的保管条件。

第二十一条反映电子文件保管、利用过程的相关信息应当记录和保存。

第二十二条加强电子文件利用基础设施建设,建立健全相关制度,采取有效措施促进信息资源共享,保证电子文件在规定时间、地域、机构、人员范围内得到方便快捷的利用。

第二十三条属于信息公开范围的电子文件的利用,应当按照国家有关规定执行;不属于信息公开范围的电子文件,按照国家有关档案、保密、信息安全、知识产权保护等方面法律法规的要求,可在规定范围内提供利用。

第二十四条应当为利用者提供真实、可靠的电子文件,并采取有效措施确保电子文件不受损害。

第二十五条电子文件的销毁应当履行有关审批手续;涉密电子文件的销毁应当按照国家保密法律法规的规定处理。

第六章奖励与惩处
第二十六条负责电子文件管理的部门和电子文件形成单位对在电子文件管理工作中取得突出成绩
的单位或者个人,应当给予表彰或者奖励。

第二十七条有下列情形之一的,由县级以上负责电子文件管理的部门责令限期整改;情节严重的,由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他责任人员按照有关规定给予相应的处分:(一)电子文件管理不符合真实、完整、可用和安全保密要求的;
(二)不按照规定移交或者接收电子文件的;
(三)不按照规定提供电子文件的;
(四)损毁、丢失、篡改、伪造电子文件的;
(五)擅自提供、复制、公布、销毁电子文件的;
(六)擅自出卖电子文件的;
(七)玩忽职守,造成电子文件损失的。

有前款第四、五、六、七项情形,涉嫌犯罪的,要依法追究其刑事责任。

第七章附则
第二十八条本办法所称元数据,是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。

第二十九条军队系统的电子文件管理参照本办法执行。

第三十条本办法由中共中央办公厅负责解释。

第三十一条本办法自印发之日起施行。

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