工作计划与时间管理培训
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工作计划与时间管理培训
如何提高工作效能
目录
一、行之有效的计划 二、计划的五大方法 三、第四代时间管理 四、时间管理的法则 五、个性与时间管理 六、角色与时间管理
1
一项调查，结果发现：
_____的人看不出来是在工作，而是在制造矛盾，无事必生非 =破坏性的做。 _____的人正在等待着什么 = 不想做。 _____的人正在为增加库存而工作 = “蛮做”、“盲做”、“糊做”。 _____的人由于没有对公司做出贡献 = 在做，而是负效劳动。 _____的人正在按照低效的标准或方法工作 = 想做，而不会做。 只有____的人属于正常范围，但绩效仍然不高 = 做不好，做事不到位。
12
1、有效目标的五个特征
_________
_______
________
目
标
________
______
13
目标要为人知道
让部门其他人都清楚地知道 公开承兑、督促自己达成目标
14
目标描述的公式：
_____________________
15
定性标准的写法
定性： 1）可以是特性：___________________ 2）可以是一种行为或一系列结果性运作：
2
（一）.有效的管理过程
_____
按照
管理
计划行事 工作过程
始终在做 正确的事
______
目标计划与过程管理是提高“有效性”的 两只手。要“两手抓，两手都要硬”。
3
有效的管理者
一个人的有效性，与他的智力、想象 力与知识之间，几乎没有太大的关系。智 力、想象力及知识，都是我们的重要的资 源，唯有“有效性”才能将这些资源转化 为成果 。
9
目标、计划、任务
目标、计划、任务 1、目标 2、计划 3、任务
10
目录
一、行之有效的计划 二、计划的五大方法 三、第四代时间管理 四、时间管理的法则 五、个性与时间管理 六、角色与时间管理
11
（一）.计划的“五步曲” 之一 ——设立目标
目标
• 计划的开始和归宿。 • 设立正确的目标是成功计划的前提。
质量/服务
合格产品的数量 错误的百分比 投诉的数量
17
计划的五要素
• _____________? • 达到什么程度(数量、质量、状态） • 怎么办 （方法、手段、成本要求）？ • 什么时候完成？ • 是否很好地完成？
18
（二）.计划的“五步曲”之二 ——工作策略
策略：为了实现目标谋求的方针/措施。
•选择那些电视台？ •上哪些电视节目时段？ •广告量多少？
20
制定工作策略的常用方法——SWOT分析
内部环境
S
Strength 优势
外部环境
O
策略
Opportunity
SO策略
机会
利用优势，抓住机
会
W Weakness 劣势
WO策略 利用机会，克服劣势
T
ST策略
WT策略
Threat 威 利用优势，避免威 克服劣势，避开威胁
胁
胁
21
（三）.计划的“五步曲” 之三 ——制定工作步骤
任务的展开： WBS方法——Work Breakdown Structure 工作分解结构方法
22
（四）.计划的“五步曲” 之四 ——落实到进度表
WBS方法——Work Breakdown Structure 工作分解结构方法 Gantt Chart甘特图——进度表
6
计划意味着……
在实际行动之前预先对应当追求的目标和应采取的行动方案作出选择和具 体安排。 • 计划是预测与构想，即预先进行的行动安排。 •计划是管理的首要职能。
计划可被定义为“决定目标及如何达成目标的一个程序”。它含有三个特 性：
•前瞻性的思考——思考及判断未来可能的状况。 •下决策——决定未来想要பைடு நூலகம்成的状况。 •目标导向——规划各个标的，以达成期望的状况。
7
计划是实现工作目标的支持系统，是描述使用 可以运用的资源达到预先设定的工作目标的方法。 有以下特点：
•目标集中于管理活动 •计划提供了系统的路线图 •计划是系统的 •工作计划将战略转移成日程表，使经理们承诺目标
8
2、制定计划的程序
计划从哪里开始？—— 计划的程序
a. 分析要达到的工作目标 b. 判断所处的工作环境 c. 找出影响目标实现的决定性因素 d. 分析所拥有的资源，如人、机、料、法、金钱等 e. 分析研究各种达到目标的可能方法与措施 f. 选择最有可能的方法 g. 根据所选定的方法拟定具体的实施方案 h. 对于行动进行有效而合理的排序 i. 决定完成各个行动项目所要的时间 j. 建立追踪计划,评估和修正的方法和程序
有效的管理者的共同特征：具有做 正确的事情的能力。
有效性是一种习惯，必须靠学习才 能获得。
－－彼德·杜拉克《有效的管理者》
4
（二）.行之有效的计划
计划工作是一座桥梁，它把我们所处的此 岸和我们要去的彼岸连接起来，以克服这一 天堑。
——哈罗德•孔茨
5
1、计划的含义
理解计划的含义应把握四点：
• 计划是___________ • 计划是___________ • 计划是___________ • 计划需要_________
_________________________________
确定方式：以上级认可的最能反应目标本质 的标准为准
16
定量标准的四个维度
数量
产品的数量 处理零件的数量 接听电话的数量 约见客户的次数 销售额/利润
时限
年月日
成本
支出费用的数额 实际费用和预算的对比 工期成本（人天数） 约见客户的次数销售额/利润
•策略是一组选择 •有所为，有所不为 •策略体现为一个目标树。 如下图所示：
总目标
策略1 子目标1
策略2
。。。
策略N
子目标2
子目标N
。。
孙目标
孙目标
19
层级化
销售增长15% 什么是关键的成功要素？
加 强 广 告 宣 传
渠 道 强 化
加 强 促 销
销 售 强人 化员 训 练
产 品 群 充 实
公直报杂电 关接纸志视 活信广广广 动函告告告
编辑加工 设计版式 制图 打印校样 印刷校样 设计封面
1月 2月 3月 4月
23
（五）.计划的“五步曲” 之五—— 查
计划追踪检
1）计划调整
计
2）计划反馈
划
3）计划检查
追
踪
4）计划实施中问题的处理：
（1）问题报告制度
（2）处理问题——如：现场办公会议制度
24
1、目标计划追踪控制的注意重点
• 定期追踪 • 信息反馈系统的建立 • 目标评分标准的建立 • 目标管理结果与绩效考核、奖惩挂钩 • 按时填写目标管理卡或追踪卡，做好会议
如何提高工作效能
目录
一、行之有效的计划 二、计划的五大方法 三、第四代时间管理 四、时间管理的法则 五、个性与时间管理 六、角色与时间管理
1
一项调查，结果发现：
_____的人看不出来是在工作，而是在制造矛盾，无事必生非 =破坏性的做。 _____的人正在等待着什么 = 不想做。 _____的人正在为增加库存而工作 = “蛮做”、“盲做”、“糊做”。 _____的人由于没有对公司做出贡献 = 在做，而是负效劳动。 _____的人正在按照低效的标准或方法工作 = 想做，而不会做。 只有____的人属于正常范围，但绩效仍然不高 = 做不好，做事不到位。
12
1、有效目标的五个特征
_________
_______
________
目
标
________
______
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目标要为人知道
让部门其他人都清楚地知道 公开承兑、督促自己达成目标
14
目标描述的公式：
_____________________
15
定性标准的写法
定性： 1）可以是特性：___________________ 2）可以是一种行为或一系列结果性运作：
2
（一）.有效的管理过程
_____
按照
管理
计划行事 工作过程
始终在做 正确的事
______
目标计划与过程管理是提高“有效性”的 两只手。要“两手抓，两手都要硬”。
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有效的管理者
一个人的有效性，与他的智力、想象 力与知识之间，几乎没有太大的关系。智 力、想象力及知识，都是我们的重要的资 源，唯有“有效性”才能将这些资源转化 为成果 。
9
目标、计划、任务
目标、计划、任务 1、目标 2、计划 3、任务
10
目录
一、行之有效的计划 二、计划的五大方法 三、第四代时间管理 四、时间管理的法则 五、个性与时间管理 六、角色与时间管理
11
（一）.计划的“五步曲” 之一 ——设立目标
目标
• 计划的开始和归宿。 • 设立正确的目标是成功计划的前提。
质量/服务
合格产品的数量 错误的百分比 投诉的数量
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计划的五要素
• _____________? • 达到什么程度(数量、质量、状态） • 怎么办 （方法、手段、成本要求）？ • 什么时候完成？ • 是否很好地完成？
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（二）.计划的“五步曲”之二 ——工作策略
策略：为了实现目标谋求的方针/措施。
•选择那些电视台？ •上哪些电视节目时段？ •广告量多少？
20
制定工作策略的常用方法——SWOT分析
内部环境
S
Strength 优势
外部环境
O
策略
Opportunity
SO策略
机会
利用优势，抓住机
会
W Weakness 劣势
WO策略 利用机会，克服劣势
T
ST策略
WT策略
Threat 威 利用优势，避免威 克服劣势，避开威胁
胁
胁
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（三）.计划的“五步曲” 之三 ——制定工作步骤
任务的展开： WBS方法——Work Breakdown Structure 工作分解结构方法
22
（四）.计划的“五步曲” 之四 ——落实到进度表
WBS方法——Work Breakdown Structure 工作分解结构方法 Gantt Chart甘特图——进度表
6
计划意味着……
在实际行动之前预先对应当追求的目标和应采取的行动方案作出选择和具 体安排。 • 计划是预测与构想，即预先进行的行动安排。 •计划是管理的首要职能。
计划可被定义为“决定目标及如何达成目标的一个程序”。它含有三个特 性：
•前瞻性的思考——思考及判断未来可能的状况。 •下决策——决定未来想要பைடு நூலகம்成的状况。 •目标导向——规划各个标的，以达成期望的状况。
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计划是实现工作目标的支持系统，是描述使用 可以运用的资源达到预先设定的工作目标的方法。 有以下特点：
•目标集中于管理活动 •计划提供了系统的路线图 •计划是系统的 •工作计划将战略转移成日程表，使经理们承诺目标
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2、制定计划的程序
计划从哪里开始？—— 计划的程序
a. 分析要达到的工作目标 b. 判断所处的工作环境 c. 找出影响目标实现的决定性因素 d. 分析所拥有的资源，如人、机、料、法、金钱等 e. 分析研究各种达到目标的可能方法与措施 f. 选择最有可能的方法 g. 根据所选定的方法拟定具体的实施方案 h. 对于行动进行有效而合理的排序 i. 决定完成各个行动项目所要的时间 j. 建立追踪计划,评估和修正的方法和程序
有效的管理者的共同特征：具有做 正确的事情的能力。
有效性是一种习惯，必须靠学习才 能获得。
－－彼德·杜拉克《有效的管理者》
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（二）.行之有效的计划
计划工作是一座桥梁，它把我们所处的此 岸和我们要去的彼岸连接起来，以克服这一 天堑。
——哈罗德•孔茨
5
1、计划的含义
理解计划的含义应把握四点：
• 计划是___________ • 计划是___________ • 计划是___________ • 计划需要_________
_________________________________
确定方式：以上级认可的最能反应目标本质 的标准为准
16
定量标准的四个维度
数量
产品的数量 处理零件的数量 接听电话的数量 约见客户的次数 销售额/利润
时限
年月日
成本
支出费用的数额 实际费用和预算的对比 工期成本（人天数） 约见客户的次数销售额/利润
•策略是一组选择 •有所为，有所不为 •策略体现为一个目标树。 如下图所示：
总目标
策略1 子目标1
策略2
。。。
策略N
子目标2
子目标N
。。
孙目标
孙目标
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层级化
销售增长15% 什么是关键的成功要素？
加 强 广 告 宣 传
渠 道 强 化
加 强 促 销
销 售 强人 化员 训 练
产 品 群 充 实
公直报杂电 关接纸志视 活信广广广 动函告告告
编辑加工 设计版式 制图 打印校样 印刷校样 设计封面
1月 2月 3月 4月
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（五）.计划的“五步曲” 之五—— 查
计划追踪检
1）计划调整
计
2）计划反馈
划
3）计划检查
追
踪
4）计划实施中问题的处理：
（1）问题报告制度
（2）处理问题——如：现场办公会议制度
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1、目标计划追踪控制的注意重点
• 定期追踪 • 信息反馈系统的建立 • 目标评分标准的建立 • 目标管理结果与绩效考核、奖惩挂钩 • 按时填写目标管理卡或追踪卡，做好会议