合同档案管理
合同档案的管理(集合9篇)
合同档案的管理（集合9篇）合同档案的管理第1篇为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。
二、档案资料管理原则1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。
①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理；②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。
2、原则上所有原件只作存档，不予外借；3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。
4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。
三、档案资料的移交1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查；投标文件由成本部存档备查。
2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档；项目部及成本部分别留存影印件备查。
3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。
4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档；项目部留存影印件备查。
5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。
6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
合同档案管理及档案利用制度
合同档案管理及档案利用制度1. 合同档案管理啊，那可太重要了，就像守护宝藏一样！咱先说说这合同档案管理。
你想啊，假如你是个小老板，和供应商签了合同，结果合同找不着了，就像你把钥匙丢了进不去家门似的，多闹心呐。
所以呢，咱们得把合同档案整理得井井有条。
比如说，按照日期、合作方或者合同类型来分类，这样找起来就像在超市找自己喜欢的零食一样方便。
2. 档案利用制度呢？这就像是图书馆的借书规则。
你不能乱拿乱放吧。
在公司里，要是谁都能随便翻合同档案，那不乱套了？就像一群小孩在没人管的玩具屋里，到处乱丢东西。
咱们得规定好谁能看，什么时候能看。
比如说销售部门要查和客户的合同，得先和档案管理员打个招呼，就像你去邻居家借东西得先敲敲门问问人家同不同意。
3. 合同档案就像一个公司的记忆库。
每一份合同都记录着一段故事。
咱们得好好保存这些记忆。
要是不重视合同档案管理，就好比一个人老是丢三落四，时间长了，连自己干过啥都不知道了。
有一次，我们公司有个同事要找一份老合同，结果找了半天没找到，他那脸啊，急得像个熟透的红苹果，后来才知道是没按照制度好好归档。
4. 再说说档案利用制度。
这就像是交通规则，大家都得遵守。
如果有人违反了，就像在马路上乱闯红灯一样危险。
比如说，有人未经授权就把合同档案拿出去了，这可能会泄露公司机密呢。
这就好比你把自己家的存折密码告诉了陌生人，多可怕呀。
所以我们一定要严格执行档案利用制度。
5. 合同档案管理还得注意保密。
这保密啊，就像保护自己的小秘密一样。
我有个朋友在别的公司，他们公司的合同档案管理不保密，结果竞争对手知道了他们的底价，就像你打牌的时候别人偷看了你的牌，你说这还怎么玩？所以咱们的合同档案管理必须把保密工作做到位。
6. 档案利用制度里的审批流程也很关键。
这审批啊，就像过关卡一样。
你想啊，要是没有审批流程，随便一个人都能拿合同档案去干坏事，就像没有门禁的大楼，什么人都能进。
比如说财务部门要看和银行的贷款合同，得经过部门领导审批，然后再由档案管理员同意，这就像你要进一个高级场所，得先有邀请函，再经过保安检查一样。
合同档案管理岗位职责
合同档案管理岗位职责一、岗位背景及职责概述合同档案管理岗位是负责企业合同档案的管理和维护工作，确保合同档案的完整、准确和安全。
合同档案是公司紧要的法律文件和商务资料，合同档案管理岗位负责监督合同的签订、备案、归档、检索和销毁等工作，保障公司的合法权益。
二、岗位职责及工作内容1.负责订立、完善和执行合同档案管理制度，确保合同档案管理工作规范化、制度化；2.负责合同档案的登记、备案、归档和销毁等工作，确保合同档案的完整性和安全性；3.负责对合同进行分类、归类和编号，建立合同档案库，保障合同档案的组织性和便捷性；4.跟踪监督合同的履约情况，定期进行合同档案的检查和核对，确保合同的有效性和合规性；5.帮助相关部门进行合同签订工作，审核合同的合法性和风险性，提出修改看法并跟踪执行；6.帮助公司各部门和项目组进行合同谈判，供应合同档案管理的法律支持和建议；7.负责合同档案的电子化管理，建立合同档案管理系统，确保档案的数字化储存和检索；8.组织开展合同档案管理培训，提高员工对合同档案管理的意识和本领；9.乐观参加公司相关制度和流程的优化和改进，提高合同档案管理的效率和质量。
三、专业要求及本领素养1.具备较强的法律法规意识，熟识合同管理相关法律法规；2.具备较强的合同档案管理知识和经验，熟识合同管理的流程和要求；3.具备较强的组织协调本领和团队合作精神，能够有效协调各部门之间的合作；4.具备较强的沟通本领和解决问题的本领，能够与各级管理人员进行有效的沟通与协调；5.具备较强的计划和执行本领，能够合理布置工作并定期完成；6.具备较强的保密意识，能够妥当保管合同档案，确保公司信息的安全。
四、绩效考核标准1.合同档案管理制度的订立和完善情况；2.合同档案管理工作的规范化和制度化程度；3.合同档案登记、备案、归档和销毁工作的准确性和及时性；4.合同档案分类、归类和编号工作的组织性和便捷性；5.对合同履约情况的监督和检查的及时性和准确性；6.在合同签订工作中对合法性和风险性的审核情况；7.合同档案电子化管理系统的建立和运营情况；8.合同档案管理培训的组织和效果情况；9.参加相关制度和流程优化改进的贡献和效果情况。
合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案的使用效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于：合同文本、附件、审批文件、往来函件等。
第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案的管理应符合国家法律法规和公司内部规章制度的要求。
（二）完整性原则：合同档案应包括合同的所有相关资料，确保档案的完整性。
（三）准确性原则：合同档案的内容应真实、准确，不得伪造、篡改。
（四）安全性原则：合同档案应采取有效措施，确保档案的保密性和安全性。
（五）便捷性原则：合同档案的管理应方便查询和使用。
第二章管理职责第四条公司设立合同档案管理小组，负责合同档案的日常管理工作。
合同档案管理小组由以下人员组成：（一）组长：负责合同档案管理的全面工作；（二）成员：负责合同档案的具体管理、整理、归档和查询工作。
第五条合同档案管理小组的主要职责：（一）制定合同档案管理制度，并组织实施；（二）对合同档案进行分类、整理、归档；（三）负责合同档案的查询、借阅和保密工作；（四）对合同档案的保管设施进行维护和更新；（五）对合同档案的管理工作进行监督和检查。
第三章合同档案的归档与保管（一）公司签订的各类合同；（二）合同相关的审批文件、附件、往来函件等；（三）合同执行过程中产生的相关文件。
第七条合同档案的归档程序：（一）合同签订后，合同承办人应将合同文本、审批文件、附件等材料报送合同档案管理小组；（二）合同档案管理小组对归档材料进行审核，确认材料齐全、完整、准确；（三）对审核通过的合同档案进行分类、编号、整理，并填写归档登记表；（四）将整理好的合同档案存入档案柜，并做好标识。
第八条合同档案的保管期限：（一）一般合同档案的保管期限为5年；（二）涉及国家秘密、商业秘密等特殊合同的保管期限，根据相关规定执行。
合同档案管理制度(精选)
合同档案管理制度(精选)甲方：____________________乙方：____________________鉴于甲方与乙方在业务合作中涉及到大量的合同档案管理，为确保双方权益，规范合同档案管理流程，特制定本合同档案管理制度。
第一条合同档案的定义1.1本制度所称合同档案，是指甲方与乙方在业务合作过程中形成的，具有法律效力、业务意义和历史价值的各类合同文件及相关资料。
第二条合同档案的管理原则2.1保密性：合同档案涉及商业秘密，双方应严格保密，未经对方同意，不得向第三方泄露。
2.2完整性：合同档案应包括合同签订、履行、变更、解除等全过程的文件资料。
2.3准确性：合同档案中的内容应真实、准确、完整地反映双方业务合作的事实。
2.4及时性：合同档案应及时归档，确保档案的时效性。
2.5可追溯性：合同档案应具备可追溯性，便于双方查阅、核对。
第三条合同档案的管理流程3.1合同签订：合同签订后，双方应将合同正本交由各自档案管理部门进行归档。
3.2合同履行：合同履行过程中产生的各类文件资料，应由相关业务部门及时提交档案管理部门进行归档。
3.3合同变更：合同变更时，应将变更协议等相关文件资料交由档案管理部门进行归档。
3.4合同解除：合同解除时，应将解除协议等相关文件资料交由档案管理部门进行归档。
3.5档案查阅：双方有权查阅合同档案，但需提前向对方档案管理部门提出书面申请，并说明查阅目的。
第四条合同档案的保管期限4.1合同档案的保管期限自合同签订之日起计算，一般为五年。
根据业务需要，双方可协商延长或缩短保管期限。
4.2保管期限届满后，双方应协商确定档案的销毁方式。
如需销毁，应由双方共同派员监销。
第五条合同档案的电子化管理5.1双方可采用电子化管理合同档案，但应确保电子档案的真实性、完整性和安全性。
5.2电子档案的管理应符合国家有关电子档案管理的相关规定。
第六条违约责任6.1双方应严格遵守本合同档案管理制度，如一方违反规定，导致合同档案丢失、损毁或泄露，应承担相应的法律责任。
合同档案管理方法(最新13篇)
合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。
二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。
特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。
合同档案管理制度
合同档案管理制度一、引言合同是现代社会经济活动中不可或缺的重要文件，合同档案的管理对于企业的运营和发展至关重要。
为确保合同档案的安全、完整和便捷管理，制定并执行合同档案管理制度是必要的。
二、档案分类和命名合同档案应根据不同的合同类型进行分类，常见的分类有销售合同、采购合同、劳动合同、租赁合同等。
每个分类下的合同档案需要进行逐一编号，并按照年度和月份进行命名。
比如，销售合同档案编号为S-2021-001，表示2021年销售合同档案的第一份。
三、档案存储和保管1. 存储环境：合同档案应存放在干燥、防潮、通风良好的档案库中，远离酸碱等化学物质，防止档案受潮、发霉或遭受物理损伤。
2. 档案盒和文件夹：每份合同应放置在统一的档案盒或文件夹中，并且在外部标明合同编号、日期和类型，以方便查找和管理。
3. 档案标签：每个档案盒和文件夹上都应贴有清晰的档案标签，标明档案名称、编号、存放日期和保管人员等信息。
4. 存储期限：合同档案的存储期限应根据法律法规和公司政策规定，对于已经到期或不再有效的合同，应及时进行销毁或归档处理。
四、档案检索和归档1. 档案检索：合同档案的检索应方便快捷。
可以根据合同编号、客户名称、合同类型等信息进行检索。
合同档案的检索记录应详细记录下来，以供后续查阅。
2. 归档：合同档案的归档是保证档案管理有序进行的重要步骤。
归档时，需要将合同按照分类放置在指定的位置，并进行登记记录。
同时，应定期检查合同档案的完整性，确保没有遗漏或错误归档的情况发生。
五、档案安全和权限控制1. 档案备份：合同档案应定期进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。
备份文件应存放在安全的地方，与原始档案分开存放。
2. 权限控制：对于档案管理系统，需要进行权限控制。
只有经过授权的人员可以进行档案的查阅、修改和删除操作。
同时，需要建立档案管理日志，记录每一次的操作与变更情况。
六、档案销毁合同档案的存储期限到期或合同失效后，应及时进行销毁。
单位合同档案管理制度
第一章总则第一条为规范本单位的合同档案管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，维护单位的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位及下属各部门、分支机构签订的各类合同档案的管理。
第三条本制度遵循以下原则：（一）依法管理原则：合同档案管理必须遵守国家法律法规，确保合同档案的合法性和有效性。
（二）真实性原则：合同档案应当真实、准确、完整地反映合同签订和履行情况。
（三）安全性原则：加强合同档案的安全管理，防止档案丢失、损毁和泄密。
（四）便捷性原则：提高合同档案的查询、借阅和利用效率。
第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集范围：（一）各类合同、协议、意向书等具有法律效力的文件；（二）合同履行过程中产生的相关文件、资料；（三）合同变更、解除、终止等相关文件；（四）合同纠纷处理过程中产生的文件、资料。
第五条合同档案的整理要求：（一）合同档案应当按照合同类别、合同编号、签订时间等进行分类整理；（二）合同档案应当编号、登记，并建立档案目录；（三）合同档案应当采用纸质和电子两种形式并存，确保档案的完整性。
第三章合同档案的保管与使用第六条合同档案的保管：（一）合同档案应当存放在通风、干燥、防火、防盗、防潮、防虫蛀的场所；（二）合同档案的保管人员应当具备一定的法律知识和档案管理技能；（三）合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。
第七条合同档案的使用：（一）合同档案的查询、借阅，应当遵循合法、合规、便民、高效的原则；（二）查询、借阅合同档案，应当填写《合同档案查询、借阅申请表》，经批准后方可办理；（三）合同档案的查询、借阅，不得擅自复制、摘抄、拍照等；（四）合同档案的查询、借阅，应当在规定时间内归还。
第四章合同档案的销毁与归档第八条合同档案的销毁：（一）合同档案的销毁，应当严格按照国家有关规定执行；（二）合同档案的销毁，应当由档案管理部门提出意见，经单位领导批准后，由档案保管人员实施。
合同档案管理及档案利用管理制度内容
合同档案管理及档案利用管理制度内容第一章总则第一条为了加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的真实性、完整性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有合同档案的管理和利用工作。
第三条合同档案管理应遵循统一领导、分级管理、集中保管、分散利用的原则。
第四条单位应当设立专门的合同档案管理机构，负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第二章合同档案的收集与整理第五条合同档案的收集（一）合同档案的收集范围包括：单位对外签订的各类合同、协议、备忘录等具有法律效力的文件。
（二）合同档案收集时应确保合同文本齐全、内容真实、签字盖章完整。
（三）合同档案收集应及时，原则上在合同签订后5个工作日内完成。
第六条合同档案的整理（一）合同档案整理应按照合同类型、签订时间、合同当事人等要素进行分类。
（二）合同档案应按照以下顺序排列：合同封面、合同正文、附件、补充协议、变更协议、解除协议、终止协议等。
（三）合同档案整理时应确保档案内容完整、字迹清晰、装订整齐。
第三章合同档案的归档与保管第七条合同档案的归档（一）合同档案归档应按照以下程序进行：1. 合同档案整理完毕后，由合同管理部门负责人进行审核。
2. 审核合格后，将合同档案交由档案管理部门进行归档。
3. 档案管理部门应在收到合同档案后5个工作日内完成归档工作。
（二）合同档案归档时应填写《合同档案归档登记表》，内容包括：合同名称、合同编号、签订时间、合同当事人、归档日期等。
第八条合同档案的保管（一）合同档案保管应确保安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫蛀。
（二）合同档案应存放在专门的档案库房，库房应符合国家档案保管标准。
（三）合同档案保管期限应按照以下规定执行：1. 重要的合同档案保管期限为合同期限届满后5年。
2. 一般的合同档案保管期限为合同期限届满后3年。
合同档案管理及档案利用管理制度
合同档案管理及档案利用管理制度合同档案管理及档案利用管理制度，这就像是守护一座装满宝藏的城堡，宝藏就是那些合同档案，每一份都有着独特的价值。
咱先说说合同档案管理。
这管理啊，就好比是给这些宝藏找个安稳的家。
合同档案不能随便乱放，得有个专门的地方，就像宝藏得放在坚固的城堡仓库里。
这个地方得干燥、安全，不能被水淹了，也不能被火烧了。
你要是把合同档案当成自己心爱的宝贝收藏，就知道该怎么对待它们了。
收集合同档案的时候，那得细心。
就像是收集邮票一样，每一张都不能落下。
从合同签订的那一刻起，相关的文件就得整理好。
什么合同文本啦，补充协议啦，还有双方往来的信件、邮件啥的，如果把合同比作一个大拼图，这些都是拼图的小碎片，少一块都不行。
整理合同档案也是个技术活。
不能乱七八糟地堆在一起，得按照一定的规则分类。
比如说，可以按照合同的类型分，像采购合同放一堆，销售合同放一堆；也可以按照签订的时间顺序来，就像把同学们按照年龄大小排队一样。
整理好了，找起来才方便，总不能每次找个合同就像大海捞针似的吧。
保存合同档案的时候，要注意定期检查。
这就像定期检查家里的房子有没有漏雨一样。
看看档案有没有损坏，纸张有没有发黄、变脆。
要是发现问题，得赶紧处理，就像房子漏雨了要马上补一样。
再说说档案利用管理制度。
这就像是城堡宝藏的借阅规则。
合同档案可不是谁想拿就能拿的，得有个规范。
比如说，内部人员要使用档案，得先提出申请，写明为什么要用这个档案，就像你要跟朋友借个珍贵的东西，总得说清楚用途吧。
审核这个环节也很重要。
不能随便就批准了申请，得看看这个使用的理由是不是合理。
要是有人说想拿合同档案去折纸飞机，那肯定不行啊。
这审核就像是城堡门口的守卫，把那些不合理的要求都挡在外面。
在使用档案的时候，也得小心。
不能在上面乱写乱画，要像对待博物馆里的文物一样尊重它。
使用完了，还得按时归还，不能像有些借书不还的人那样，让档案在外面流浪。
而且，档案利用的情况还得做好记录。
合同档案管理
合同档案管理合同档案管理是指对企事业单位与各类合作伙伴签订的合同进行统一管理和归档的工作。
合同档案管理的目的是为了保护合同的合法权益，确保合同的履行和执行，并且保证合同的信息安全和便捷查询。
一、合同档案管理的重要性合同是企事业单位在开展经济活动中的一种重要法律文书，在合同签订后，需要按照法律规定的期限和程序进行存档。
合同档案管理的重要性体现在以下几方面：1.保护合同的合法权益：通过档案管理，可以确保合同的完整性和真实性，避免纠纷和风险。
2.提高合同执行效率：通过档案管理，可以追踪和监督合同的履行进程，并及时提醒相关部门和人员履行合同义务。
3.保证信息的安全性：通过档案管理，可以对合同信息进行加密储存和访问权限控制，保证信息的安全性和机密性。
4.方便查询和利于决策：通过档案管理，可以方便地查询和获取合同信息，为企事业单位的决策提供参考依据。
二、合同档案管理的流程合同档案管理的流程主要包括合同登记、存档管理、归档销毁等环节。
1.合同登记：合同签订后，需要进行登记，包括合同编号、签订日期、合同类型、合同金额等信息。
2.存档管理：将合同进行归类，并按照档案管理规定的期限和程序进行存储和管理，包括合同的分册、分类、编号、归档盒管理等。
3.归档销毁：合同存档期满或者有特殊需要时，需要按照档案管理规定的程序进行归档销毁，包括申请、审批、销毁记录等。
三、合同档案管理的要求合同档案管理需要遵循以下几个原则：1.合同档案管理应符合法律法规和企事业单位的相关规定，确保合同的合法性和真实性。
2.合同档案管理应具有完整的流程和相应的制度，确保合同的存储和管理符合要求。
3.合同档案管理需要建立相应的信息技术支持系统，方便管理和查询。
4.合同档案管理需要建立相应的安全和保密措施，保证合同信息的安全性和机密性。
四、合同档案管理的优势合同档案管理通过建立统一规范的流程和制度，以及相应的信息系统，可以提供以下优势：1.提高工作效率：通过合同档案管理，可以减少合同的遗失和漏签现象，提高合同的处理速度和准确性。
合同档案管理制度及职责
第一章总则第一条为了规范合同档案的管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有合同档案的管理工作，包括合同的签订、履行、变更、解除、终止等各个环节。
第三条合同档案管理应遵循以下原则：1. 法规原则：遵守国家法律法规，严格执行档案管理制度；2. 完整原则：确保合同档案的完整性，不得损毁、丢失；3. 准确原则：保证合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造；4. 安全原则：确保合同档案的安全，防止泄密、丢失、损坏；5. 利用原则：提高合同档案的利用率，为各项工作提供有效服务。
第二章管理机构及职责第四条我单位设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条合同档案管理部门的主要职责：1. 制定合同档案管理制度，并组织实施；2. 负责合同档案的收集、整理、归档工作；3. 负责合同档案的保管、鉴定、销毁工作；4. 负责合同档案的查询、借阅、复制、利用工作；5. 负责合同档案的统计、分析和报告工作；6. 负责合同档案的安全保密工作；7. 负责合同档案的培训和指导工作；8. 完成领导交办的其他工作。
第六条合同档案管理部门应配备专职或兼职档案员，负责具体实施合同档案管理工作。
第七条合同档案管理部门的档案员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 具备档案管理专业知识和技能；3. 熟悉相关法律法规和业务知识；4. 工作认真负责，具有较强的责任心和服务意识。
第三章合同档案的收集与整理第八条合同档案的收集范围包括：1. 我单位与外部单位签订的各类合同；2. 我单位内部各部门、各分支机构签订的各类合同；3. 合同履行过程中产生的各类文件、资料；4. 合同变更、解除、终止的相关文件；5. 合同履行情况、履行效果等方面的评价和总结。
第九条合同档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照合同类型、合同签订时间、合同履行情况等进行分类整理；2. 编号管理：对合同档案进行统一编号，确保档案的唯一性和可追溯性；3. 立卷归档：按照合同档案的实际情况，将合同档案立卷归档；4. 完整性：确保合同档案的完整性，不得遗漏重要文件、资料。
合同档案管理制度范文（精选10篇）
合同档案管理制度范文（精选10篇）合同档案管理制度范文（精选10篇）在人们越来越相信法律的社会中，我们用到合同的地方越来越多，它也是实现专业化合作的纽带。
那么大家知道合法的合同书怎么写吗？以下是小编精心整理的合同档案管理制度范文，仅供参考，欢迎大家阅读。
合同档案管理制度篇1第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。
二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。
三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。
四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。
五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。
六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。
七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。
八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。
九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。
十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。
第三章档案管理的责任分配一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。
经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门设档案管理员予以协助管理。
各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章文件合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。
销售合同号14位，其余均为12位。
合同档案管理方法(实用4篇)
合同档案管理方法（实用4篇）随着法律法规不断完善，人们越发重视合同，合同的类型越来越多，它也是减少和防止发生争议的重要措施。
那么大家知道正规的合同书怎么写吗？下面是牛牛范文的小编为您带来的4篇合同档案管理方法，我们不妨阅读一下，看看是否能有一点抛砖引玉的作用。
合同档案管理制度篇一一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。
二、各类档案的组卷要准确。
卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。
三、档案整理。
按规定制定统一的档案分类编号方案。
案卷的排列、编号符合规定要求。
四、文件的整理。
鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。
对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。
五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。
六、库房管理。
库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。
七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密合同档案管理制度篇二一、总则集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。
为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。
各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
二、归档范围1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。
合同管理档案
合同管理档案一、引言合同是商业活动中不可或缺的一环，对于企业来说，合同的管理至关重要。
合同管理档案是指将合同文件按照一定的规则进行整理、归档和管理的过程。
合同管理档案的建立和维护对于企业的日常运营和法律合规具有重要意义。
本文将介绍合同管理档案的重要性、建立合同管理档案的步骤和方法，以及合同管理档案的常见问题和解决方案。
二、合同管理档案的重要性合同管理档案的建立和维护对于企业来说具有重要的意义，主要体现在以下几个方面：1. 合同信息的可追溯性通过建立合同管理档案，企业可以对合同的签订、履行和变更等信息进行记录和追溯。
这样一来，当发生争议或纠纷时，企业可以快速查找相关的合同文件和信息，为解决问题提供依据和证据。
2. 合同的合规管理合同管理档案可以帮助企业更好地管理合同的合规性。
通过对合同的审批、备案和监督等环节进行记录和管理，企业可以及时发现和纠正合同中存在的问题，确保合同的合规性和合法性。
3. 统计和分析通过对合同管理档案的统计和分析，企业可以了解合同的签订情况、履行情况和变更情况等。
这些统计和分析结果可以为企业的决策提供参考，帮助企业更好地制定合同管理策略和流程。
三、建立合同管理档案的步骤和方法建立合同管理档案需要经过以下几个步骤：1. 制定合同管理档案制度企业首先需要制定合同管理档案的相关制度和规定。
这些制度和规定应明确合同管理的责任部门、流程和要求，以及合同档案的存储、保管和归档等要求。
2. 设计合同管理档案系统企业可以根据自身的情况设计合适的合同管理档案系统。
该系统可以包括合同登记、备案、审批、归档和查询等功能，以确保合同管理的全过程和全方位。
3. 建立合同管理档案库为了方便管理和使用，企业需要建立合同管理档案库。
档案库可以按照合同的类型、时间和部门等进行分类和归档，同时还应该制定相应的存储和保管规定，确保档案的完整性和安全性。
4. 培训和推广在建立合同管理档案后，企业需要对相关人员进行培训，使其了解合同管理档案的相关制度和操作方法。
合同档案管理制度
合同档案管理制度合同档案管理制度是指为了规范和有效管理合同档案而建立的一套制度和流程。
该制度旨在确保合同档案的完整性、安全性和可追溯性，以便在需要时能够方便地查阅和使用相关合同信息。
以下是一个合同档案管理制度的范本，供您参考：1. 目的和范围。
1.1 目的，建立合同档案管理制度，规范合同档案的管理流程，保障合同档案的完整性和安全性。
1.2 范围，适用于所有公司内部的合同档案管理工作，包括合同的存档、归档、检索和销毁等环节。
2. 责任部门和人员。
2.1 合同管理部门，负责公司合同档案管理工作的规划和执行。
2.2 合同管理员，负责具体的合同档案管理工作，包括合同的存档、归档、检索和销毁等。
3. 合同档案管理流程。
3.1 合同存档，合同签订后，由合同管理员将合同文本和相关资料进行存档，并建立合同档案。
3.2 合同归档，合同归档应按照一定的分类和编号规则进行，确保合同档案的整齐和便于管理。
3.3 合同检索，当需要查阅合同时，应向合同管理员提出申请，由合同管理员按照规定的程序进行检索。
3.4 合同销毁，合同到期或作废后，应根据公司规定的合同销毁周期进行销毁处理，确保合同信息的安全性和保密性。
4. 合同档案管理的安全措施。
4.1 合同档案室，公司应建立专门的合同档案室，对合同档案进行安全存放和管理。
4.2 合同档案保密，合同管理员应严格遵守保密规定，确保合同信息不被泄露。
4.3 合同档案备份，公司应定期对合同档案进行备份，以防止档案丢失或损坏。
以上是一个简单的合同档案管理制度范本，您可以根据公司的实际情况进行调整和完善。
如果您需要进一步的帮助或有其他问题，欢迎随时与我联系。
我将竭诚为您提供专业的合同范本服务。
档案馆_合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强档案馆合同档案的管理，规范档案收集、整理、保管、利用等环节，保障合同档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合档案馆实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于档案馆接收、保管、利用合同档案的工作。
第三条档案馆合同档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：合同档案必须真实反映合同签订、履行、变更、终止等全过程。
（二）完整性原则：合同档案应完整保存，不得遗漏、损毁。
（三）安全性原则：合同档案应采取有效措施，确保其安全。
（四）保密性原则：合同档案涉及商业秘密和国家秘密的，应依法保密。
第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集范围：（一）档案馆接收的合同档案；（二）档案馆内部形成的合同档案；（三）档案馆与其他单位、个人签订的合同档案。
第五条合同档案的整理要求：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类；（二）对合同档案进行编号、登记、编目；（三）对合同档案进行装订、包装，确保其整洁、美观。
第六条合同档案的归档要求：（一）合同档案归档前，应进行审核，确保其真实、完整、准确；（二）合同档案归档时，应按照档案分类、编号、登记、编目等要求进行归档；（三）合同档案归档后，应定期进行复查，确保其完整、准确、安全。
第三章合同档案的保管与利用第七条合同档案的保管要求：（一）档案馆应设置专门的合同档案库房，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施；（二）合同档案的存放应按照分类、编号、登记、编目等要求进行，便于查阅；（三）合同档案的保管期限应根据合同类型、涉及内容等因素确定。
第八条合同档案的利用要求：（一）档案馆应建立健全合同档案查阅制度，明确查阅范围、程序、权限等；（二）查阅合同档案时，应遵守保密规定，不得泄露国家秘密、商业秘密等；（三）查阅合同档案后，应做好登记工作，确保合同档案的完整性。
第四章合同档案的销毁第九条合同档案的销毁应严格按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规执行。
合同档案管理管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用于本单位各类合同档案的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、技术转让合同、咨询服务合同等。
第三条合同档案管理应当遵循以下原则：（一）真实性原则：合同档案必须真实反映合同的签订、履行、变更和终止等情况。
（二）完整性原则：合同档案应当齐全，包括合同文本、附件、相关证明材料等。
（三）安全性原则：合同档案应当采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损毁和泄密。
（四）有效性原则：合同档案应当便于查询和利用，为合同履行、争议解决和后续管理工作提供依据。
第二章合同档案的收集与归档第四条合同档案的收集应当及时、全面、准确。
（一）合同签订部门应当及时将合同文本、附件等相关材料报送档案管理部门。
（二）合同签订过程中产生的相关证明材料，如审批文件、签字盖章、合同履行记录等，也应当一并报送档案管理部门。
第五条合同档案的归档应当符合以下要求：（一）归档时间：合同签订后一个月内完成归档。
（二）归档材料：合同文本、附件、相关证明材料等应当齐全。
（三）归档手续：归档材料应当经过合同签订部门负责人签字确认，并注明归档日期。
第三章合同档案的整理与保管第六条合同档案的整理应当遵循以下原则：（一）分类整理：按照合同类型、签订时间、合同履行情况等进行分类整理。
（二）编号管理：对合同档案进行统一编号，便于查询和利用。
（三）编制目录：编制合同档案目录，详细记录档案的存放位置、档案内容等信息。
第七条合同档案的保管应当符合以下要求：（一）存放环境：合同档案应当存放在通风、干燥、防潮、防虫、防火、防盗的专用档案柜或档案室。
（二）温度和湿度：档案室的温度和湿度应当控制在适宜范围内，防止档案的霉变、褪色和损坏。
（三）安全措施：档案室应当安装防盗报警系统、防火设备等，确保档案安全。
合同档案管理制度及职责
一、目的为规范公司合同档案管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全，维护公司合法权益，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有合同档案的管理工作，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同等。
三、职责1. 合同管理部门（1）负责公司合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（2）建立健全合同档案管理制度，确保合同档案管理的规范化和科学化；（3）对合同档案进行定期检查，确保档案的完整、准确、安全；（4）对合同档案进行分类、编号、编目，便于查询和利用；（5）协助公司内部各部门、外部机构查询、借阅合同档案。
2. 各部门负责人（1）对本部门合同档案的管理工作负责，确保合同档案的完整、准确、安全；（2）对本部门合同档案的收集、整理、归档等工作进行监督和指导；（3）及时将本部门合同档案的变更、补充等情况告知合同管理部门。
3. 合同经办人（1）负责合同档案的收集、整理、归档等工作；（2）在合同签订、履行过程中，确保合同档案的完整、准确；（3）及时将合同档案的变更、补充等情况告知合同管理部门。
4. 合同档案保管员（1）负责合同档案的保管工作，确保档案的完整、准确、安全；（2）定期检查档案的保管条件，发现问题及时整改；（3）按照规定对合同档案进行销毁。
四、管理制度1. 合同档案的收集：合同签订、履行过程中，合同经办人应将合同文本及相关附件收集齐全，并及时提交给合同管理部门。
2. 合同档案的整理：合同管理部门对收集到的合同档案进行分类、编号、编目，确保档案的完整、准确。
3. 合同档案的归档：合同档案整理完毕后，由合同经办人提交给合同管理部门进行归档。
4. 合同档案的保管：合同档案保管员负责合同档案的保管工作，确保档案的完整、准确、安全。
5. 合同档案的查询和借阅：各部门需要查询、借阅合同档案时，应向合同管理部门提出申请，经批准后方可查阅或借阅。
6. 合同档案的销毁：合同档案达到规定保管期限或因其他原因需要销毁时，由合同管理部门负责办理销毁手续。
合同部档案管理制度
第一章总则第一条为了规范合同部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高合同管理工作的质量和效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于合同部所有合同档案的管理工作。
第三条合同档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：合同档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和安全性。
（二）分级管理原则：根据档案的密级、重要性和保管期限，实行分级管理。
（三）规范操作原则：严格按照档案管理程序和操作规程进行档案管理。
（四）保密原则：加强合同档案的保密工作，防止档案信息泄露。
第二章职责分工第四条合同部档案管理员负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
第五条合同部各部门负责人对本部门合同档案的完整性和准确性负责。
第六条合同部负责人对合同档案管理工作进行全面监督和指导。
第三章档案收集与整理第七条合同档案收集范围：（一）合同签订、履行、变更、解除等相关文件和资料；（二）合同审查、谈判、签订、备案、登记等过程中的文件和资料；（三）合同纠纷处理、仲裁、诉讼等相关文件和资料；（四）合同管理工作中形成的其他文件和资料。
第八条合同档案整理要求：（一）按照合同类别、时间顺序进行整理；（二）确保档案的完整性和准确性；（三）对破损、褪色、污染的档案进行修复、复制。
第四章档案保管与利用第九条合同档案保管要求：（一）按照档案密级和保管期限，分别存放在安全、干燥、通风、防潮、防虫、防鼠的档案室；（二）定期检查档案保管情况，确保档案安全；（三）建立健全档案借阅制度，严格借阅手续。
第十条合同档案利用要求：（一）档案利用应遵循合法、合理、必要的原则；（二）档案利用人员应具备一定的档案知识，确保档案信息的准确性和完整性；（三）档案利用过程中，不得擅自复制、摘抄、传播档案信息。
第五章档案销毁第十一条合同档案销毁应当符合以下条件：（一）保管期满或者保管期限届满的；（二）因合同履行完毕、合同解除、合同无效等原因，不再具有保存价值的；（三）因档案破损、褪色、污染等原因，无法修复的。
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合同档案管理
合同档案管理办法
(一)规章概述
合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。
通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护公司的权益。
(十)如加密的档案使用后未及时交还，使用人要给出书面的说明，如有共同使用人，应给出证明。
如有泄露，权限审批人负同等责任。
(二)主要内容
合同档案管理办法的主要内容包括档案的期限、档案管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。
(二)合同工在试用期内，根据所从事岗位的岗次不同，其工资待遇执行相应的试用期标准。
试用期满后，岗位协议工资标准按集团公司现行规定标准执行。
(三)制作要求
对已上报的规模以上民营企业和新增的民营企业，建档工作要做到身临其境，指导到位，使民营企业档案工作更好地为县域经济服务。
制定该规章的基本要求是根据本企业管理的实际情况，
规定合同档案的期限和管理程序，既要考虑到简便、实用，也要考虑到合理合法。
由于合同档案不同于其他的档案，作为合同归口管理部门的企业法律顾问室也应当自己保存一份合同资料。
因此，可以在办法中要求主办单位复印一套材料交法律顾问室。
(四)范本
_________公司合同档案管理办法
年月日发布( )法合档案字第号
1.总则合同档案管理为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法( 司合字第号)的规定，制定本办法。
合同档案的保存期限为5年，由公司档案处负责保管。
公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。
2.归档
合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。
同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。
合同履行完毕后10日内，主办单位应将全部合同
资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。
档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。
档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之
一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。
档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。
3.档案借阅
根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。
借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。
确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。
4.诉讼与仲裁
发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。
诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。
为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借用原件后应在10日内归还。
如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。
5.责任
主办单位未能按本办法第、条规定，办理归档手续的，对直接责任人扣发1个月的奖金。
借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3至12个月奖金的处罚。
6.实施
积极参与重点建设项目档案的专项与竣工验收工作。
对验收结果拟写真实的验收报告、验收意见。
根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，对重点建设项目档案工作进行执法检查，如有违反法律法规现象，将对有关建设部门下发档案行政执法检查通知书，并责令其限期整改。
本办法经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。
本办法自年月日起施行。
公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等，员工外出学习时发放的学习资料，聘请师傅提供的技术资料、设备资料等，申请购买的技术资料等，必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续，否则每拖延24小时对责任人罚款50元。