时间管理(加案例)

掌握80/20原则的要领
找到KPI即影响事情结果的关键因素 花80％的时间及精力在20％的关键因素 上 花20％的时间及精力在80％的琐碎事情
时间管理的理论
分清主次原则
80/20原则
计划为要原则
麦肯锡30秒电梯理论 莫法特休息法
分清主次原则
紧急的事情
重要的事情
❖ 短期内有结果； ❖ 不能等，现在必须做的； ❖ 也许能或者不能有贡献的； ❖ 也许能或不能达到我们的目 标的。
• 自制
• 少有危机
不紧急
不重要
紧急
不紧急
重要
偏重第三类事务，结果 • 短视近利 • 危机处理 • 被视为巧言令色 • 轻视目标与计划 • 缺乏自制力，怪罪他人 • 人际关系浮泛，甚至破裂
不重要
紧急
不紧急
偏重第四类事务，结果 • 全无责任感 • 工作不保 • 依赖他人或社会机构维生
重要
不重要
紧急
第五代：“熊猫型”时间管理
工作方式：在追求社会公益的前提下，同样要追求自己人生的价值。强调认真工作，幸福生活， 劳逸结合，服务社会的同时也享受人生的快乐。
“工作就是享受，消费就是创造”
时间管理的理论
分清主次原则
80/20原则
计划为要原则
麦肯锡30秒电梯理论 莫法特休息法
墨菲定律
凡是可能出错的都会出错 每次出错的时候，总在不可能出错的地方 不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限 不论您估算多少开销，计划的花费都会超出预算 您做任何事情前，都必须先做一些准备工作
❖ 我们的目标受到极大 的影响； ❖ 价值高； ❖ 具有深远的意义。
失火 结婚 上厕所 开工作例会 接听电话 清理办公桌 与家人沟通 找个好工作 交电话费 看病 一个问候电话
时间的象限
重要
重
不紧
要
迫的
性
不重要 也不紧 迫的
重要 及紧 迫的
紧迫 不重 要的
紧迫感
时间的象限
Diarize（定出做的时间）
拖延的代价：
与拖延决战：
❖ 浪费了今天
❖ 承认：拖延是一种无益 的生活方式
❖
一时工作拖延，三倍时间 偿还
❖
把大工作分解
❖ 逃避积极的人生
❖ 当机立断，直接面对不 愉快的工作
❖ 健康不良
❖ 平衡表法
❖ 待处理问题的不断增多 ❖ 给自己设定最后期限
❖ 长期在压力下工作的忧虑 ❖ 奖励自己
时间都去哪儿了？ 时间管理理论与方法
活在真实的时间里
早晨离开家时从容自在 微笑着开始新的一天的工作和学习
享受悠闲的午餐时间 充满信心地应对新挑战
活在真实的时间里
结束一天工作学习，对当天的成就感到满意 回家与朋友家人相处
保持健康的身体、理想的体重 暂停一下，深呼吸；集中思绪；补充精神
将员工加班、休假时间及其应得劳动报酬等换 成未来收入的一种书面契约，依照这个方案，员工 可以根据个人需要将其加班和年休假时间按规定公 式折算成现金投入“时间有价证券”个人帐户。
员工可以对个人帐户灵活地进行消费，既可 以通过使用增值的“时间有价证券”增加退休后 的养老保险待遇，也可以将增值的资金转换成时 间，用来缩短一生的工作时间，并得到免除工作 的工资收入。
从此，麦肯锡要求公司员工凡 事要在最短的时间内把结果表达清 楚，凡事要直奔主题、直奔结果。
由于该项目负责人没有准备，而 且即使有准备，也无法在电梯从30层 到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终， 麦肯锡失去了这一重要客户。
麦肯锡认为，一般情况下人们最多 记得住一二三，记不住四五六，所以凡 事要归纳在3条以内。
变为
Do it now！
重
Do it latter（呆会做）
（马上就做）
要
Don`t do it。
Delegate
（别去做了）
授权别人去做
紧迫
不紧急
重要 偏重第一类事务，结果 • 压力 • 精疲力竭 • 危机处理 • 忙于收拾残局
紧急
不重要
偏重第二类事务，结果
重要
• 有远见，有理想
• 平衡
• 纪律
• 防患未然 • 改进产能 • 建立人际关系
• 发掘新机会
• 规划、休闲
不紧急
• 繁琐的工作 • 某些信件
• 某些电话
• 浪费时间之事
重要
• 危机
压力人
从容人
• 急迫的问题 • 有期限压力的计划
无用人
• 不速之客
无聊人
• 某些电话
• 某些信件与报告
• 某些会议
• 必要而不重要的事
不重要
紧急
时间管理的理论
如何开会？
1、密苏里大学研究表明：坐 着开会比站着开会时间 长34%。
2、微软公司：会前员工发出 大量电子邮件做准备， 这样可以加快速度。
微软
不需要再开一次会 微软人认为开会最容易浪费时间。正当许多企
业“天天有小会，两天一大会”时，微软却“若非 必要，决不开会”。
他们重视会议的会前充分准备、质量和关键 时刻的作用。微软人认为既然要开会就要好好的 利用开会的时间，讨论解决有针对性的议题，并 产生决策，议而不决的会议在微软是不受欢迎的。
工作任意小时 微软在大多数情况下没有对工作小时数的设定，
这种管理方式靠的是公司对员工的信任、员工对 公司所负的责任和每个人对成功的渴望。
我们一般企业总是设定时间卡、工作时数、时间 钟点如早九晚五等；相反，微软的“工作任意小时” 是让员工在状态最佳的时候工作，提高了工作效率。
大众：“时间有价证券”法
如果员工要调离企业，或要与企业解除劳动 关系时，在劳动合同没有到期的时候，可以利用 “时间有价证券”的积累提早离开企业；如果合 同到期，所积累的“时间有价证券”则用资金方 式全部发还给员工；
如果员工因故工龄中断，可以用“时间有价证券” 代替工作时间并领取报酬，使工作时间的账户不会ຫໍສະໝຸດ Baidu 此而作废；若员工遭遇伤残、死亡或者陷入特别严重 的困境时，储蓄的“时间有价证券”和增值的部分可 一次性全部发还，从而增加一种风险保险。
80/20原则（帕累托原则）
在任何特定的群体中，重要的因 子通常只占少数，而不重要的因子则 占多数，因此只要能控制具有重要性 的少数因子即能控制全局。
80%的学习效果来自于20%的有效 时间，而剩下的20%的学习效果来自于 80%的无效时间安排。
误区： 完全主义——都想做完（平均分配 时间和精力） 面面俱到——都想做好
分清主次原则
80/20原则
计划为要原则
麦肯锡30秒电梯理论 莫法特休息法
麦肯锡30秒电梯理论
麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公 司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时 候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的 董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能 不能说一下现在的结果呢？”
时间管理
时间都去哪儿了？ 时间管理理论与方法
企业时间管理 案例分析
“
两个人到非洲的一个原始森林里
面考察，突然间他们迷了路，一头凶
恶的狮子向他们走过来，其中一个人
说：“没用的，我们怎么比狮子跑得
快呢”。令一个人说；“嗨，在这紧
要关头，我只要跑得比你快就够了”。
”
如果银行每天早晨向你的账号拨款8.64 万元，你在这一天可以随心所欲，想用多少 用多少。
什么是时间管理
时间管理的沿革
第一代：“公鸡型”时间管理
工作方式：准备一个详细的备忘录，在忙碌中调配时间与精力。 反 思：过度注重每一个事件的完成，机械地按照记录去做，但到底需不需要做都不清楚，人 变成了时间的奴隶。
第二代：“仓鼠型”时间管理
工作方式：事先有一个工作计划，未雨绸缪，然后按照这个计划，逐项办理，有条不紊。 反 思：只追求效率，不追求效益，即使有计划也是盲目的，甚至有些计划本身就是在浪费时间。
制订计划前您先问一下自己以下问题：
5W2H方法
WHAT WHO WHEN WHERE WHY HOW HOW MUCH
事件 谁 时间 地点 效果 怎样做 费用
我需要完成什么工作； 我在哪儿完成该工作； 我何时开始，截止时间是什么时候； 想要完成需要花费的费用；
需要谁的帮助； 完成工作的具体方法与技巧； 明确完成工作后希望达到的效果。
时间管理的理论
分清主次原则
80/20原则
计划为要原则
麦肯锡30秒电梯理论 莫法特休息法
一些现象......
80%的销售额来自20%的顾客 80%的生产量来自20%员工 80%的病假源自20%的员工 80%的教师辅导时间被20%的学生占用 80％的垃圾是源自20％的地方 80％的看电视时间都花在了20％的节目 80％的阅读书籍都花在书架上面20％的书籍 80％的外出吃饭都前往20％的餐馆 80％的看报时间都停留于20％的版面
您有何 感受！
我们只有3年 的时间去做渴 望的事情!
时间都去哪儿了？
企业的员工大约只有20%的时 间的的确确在为公司创造者效益， 属于有效时间；
30%的时间在等待、在扯皮、或者 自己都不知道自己在干什么；
30%的时间，他们忙而无效， 不知道方向、目的是什么，整天在 做着一些无谓的工作；
还有20%的时间，竟然在干着损 害公司的事情，挖墙脚、帮倒忙、 搞内耗。
莫法特休息法
《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法 特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在 翻译的《圣经》译稿；
第二张摆的是他的一篇论文的原稿；
第三张摆的是他正在写的一篇 侦探小说。
莫法特的休息方法就是从一张书桌 搬到另一张书桌，继续工作。
关于拖延......
拖延的原因：
❖ 工作或学习比较枯燥 ❖ 对失败的焦虑 ❖ 不知从哪里着手
企业时间管理 案例分析
关于企业时间管理......
国内不少企业开会有 专门的会议室，会议室里 桌椅板凳、茶壶茶碗，一 应俱全。开会的时候，喝 茶聊天好不热闹。会一开 起来，你一言我一语，小 事半个小时，大事两三个 小时。开会的时间长，但 效率低。
某跨国公司：会议室是 一个很小的房间，里面既没 桌子也没凳子。参会的人站 着围个圈，除了正在说话的 人把手放在前面，其他人的 手都背在后面。不到十五分 钟，就对问题的澄清和解决 达成共识，结束了会议。
第三代：“北极熊型”时间管理
工作方式：首先明确自我的价值观，再按照价值观确定做这件事还是不做。 反 思：它追求的是自身利益最大化，崇尚个人价值观至上，但是如今我们更需要团队精神。
时间管理的沿革
第四代：“群狼型”时间管理
工作方式：要求个人利益首先必须符合团队利益。 反 思：这容易使团队利益和个人利益冲突，使部分具有奉献精神的员工得不到应有的报酬， 造成员工的主观懈怠，使其工作效率降低。
条件只有一个：用剩的钱不能留到第二 天再用。而第二天你又有8.64万元。
请问：你如何使用这笔钱？
?
8.64万元（秒）=1（天）*24（小时）*60（分钟）*60（秒）
时间都去哪儿了？ 时间管理理论与方法
企业时间管理 案例分析
时间都去哪儿了？假定人们的平均寿命为80岁：
• 睡觉………………21年 • 工作………………14年 • 个人卫生…………7年 • 旅行………………6年 • 排队………………6年 • 用餐………………5年 • 学习………………4年 • 开会………………3年 • 打电话……………2年 • 找东西……………1年 • 其它………………3年
时间大盗
管理冲突
电话干扰 无序的计划
临时来访 人员
缺乏自我约束能力
会议
不善于拒绝
喜爱拖延
穷于应付突 发事件
完美主义办事
时间都去哪儿了？ 时间管理理论与方法
企业时间管理 案例分析
时间管理是指通过事先规划和运用一定 的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及 有效运用，从而实现个人或组织的既定目标。
?