中层管理者的时间管理

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通过学习本课程，你将能够：

●正确进行时间管理；

●了解艾森豪威尔的时间管理原理；

●了解“偷盗”时间的三大“高手”。

中层管理者的时间管理

一、案例分析：张经理的半个工作日

【案例】

张经理于上班途中已经决定一到办公室,就着手草拟下一年度的部门预算。

9点整:张经理准时走进办公室，由于觉得到财务部门取数据比较麻烦,就暂时不想拟草案,于是就开始整理办公桌,以起到以身作则的形象。

张经理去扔垃圾的时候，遇到了总裁办公室的秘书小王。小王问道：“老总正在找财务部李经理,你看到李经理了吗?”张经理又给李经理打电话，告知老总正找他。

9点30分:张经理花了3０分钟把办公室整理得有条不紊。他满足地想休息一下,随手掏出一支烟。无意中看到昨天没翻完的报纸上的图片很吸引人,于是情不自禁地拿起报纸来。

１0点３0分:当把报纸放回报架，已经１0点半了。他稍觉心安，正襟危坐准备开始工作。

就在这时,一位客户打来投诉电话。张经理连解释带赔罪地花了2０分钟时间，才让客户平息了愤怒。上卫生间回来又加入办公室同事的“上午茶”。

10点５0分：回到办公室，他果然精神焕发，满以为可以开展工作，一看表:10点50分!距离开部门联席会议只有1０分钟，于是决定将草拟的工作留待明天。

正准备锁门时,接到来出差的高中同学的打电话,说是中午设了饭局,请他务必参加，并请他帮买返程的机票。张经理答应了买机票的事，正在由于时,同学说：“中午1２点半，××饭馆见。”他糊里糊涂地就答应了，最后锁上办公室的门，就朝会议室走去。

张经理的半天工作就结束了。

从案例可见，张经理半天的工作内容实在是不能以量化的指标来衡量，由于不善于做时间管理,导致计划的工作无法完成。

具体而言,可以从人缘角度和绩效角度分析其管理能力。

１.人缘角度

从某种意义上说,张经理与下属和同事的关系都不错，也具有较强的亲和力、合作力，从人缘角度来讲,应该算一个好人。

2.绩效角度

衡量企业成败的重要标准是利润，衡量管理者好坏的重要标准是工作绩效。所谓绩效，就是管理者为公司创造了什么成绩。

张经理的职位是部门经理,绩效考核里没有打扫卫生、帮助总经理秘书打电话、看报纸、喝咖啡。接客户的投诉电话在他的绩效考核里可能有，但是权重却有待争议。所以,尽管他没有迟到，但是做的工作没有绩效，也不能称为一个好的管理者。

时间是不可储存的,而且是单向的,在单一的时间里,完成一件工作就不可能完成另一件工作，案例中的张经理，把时间都用在不重要也不紧急,或不重要但很紧急的事情上,而重要紧急的事情却没有做,最终导致管理的失败和没有绩效。

二、时间管理之艾森豪威尔原理

作为管理者，如果没有为公司创造任何绩效，那么必定不是好的管理者。想要成为合格的管理者,一定要学习时间管理的原理。即使每个人的时间相同,但产出却不一定相同。在企业中比较常用的时间管理方法是：艾森豪威尔原理、打分确定任务的工具。

1．艾森豪威尔原理

图１是艾森豪威尔原理示意图。

图1 艾森豪威尔原理示意图

从图１可见，艾森豪威尔原理是一个坐标系，横坐标是事情的紧急性，纵坐标是事情的重要性,包括四个象限:很重要也很紧急、很重要但不紧急、不重要但很紧急、不重要也不紧急。

作为管理者,每天要处理的事情很多，想要确保取得最大的绩效,成为称职的管理者，就必须学会用这个坐标系。最根本的工作是先做坐标系上面的事,即做很重要也很紧急、很重要但不紧急的事,有时间再做坐标系下面的事情。

2．打分确定任务

对管理者来说,掌握艾森豪威尔原理非常重要,也可以通过打分确定任务的轻重缓急。

打分的具体步骤如下：

第一,把要做的工作罗列出来。

第二，按重要性打分。例如，非常重要的5分,重要的4分，不很重要的3分，不重要得2分,可有可无得1分。

第三，按紧急性打分。例如，非常紧急的5分，紧急得4分，不很紧急的３分，不紧急的２分,可以推迟的１分。

第四，汇总打分结果。

【案例】

李经理的工作表单

李经理确定任务的轻重缓急的具体操作：第一,罗列工作，确定重要性；第二,确定紧急性;第三，汇总打分结果。

第一，罗列工作，确定重要性。

表1是李经理X月X日任务重要性分数表。

表1李经理X月X日任务重要性分数表

从表1可以看出,李经理X月Ｘ日要完成7件事情，这７件事情的重要性依次为:制定明天工作计划、到门诊部看病、给外地客户打电话、向总经理汇报工作、召开部门会议、接待老同学、与同事聊天。这７件事情的重要性次序是李经理的个人看法,别人的看法可能会有所不同。

第二,确定紧急性。

表２是李经理X月X日任务紧急性分数表。

表2李经理X月X日任务紧急性分数表

从表2可以看出,李经理X月X日要完成的事情的紧急性依次为:接待老同学、到门诊部看病、召开部门会议、给外地客户打电话、制定明天工作计划、与同事聊

天、向总经理汇报工作。当然紧急性也是相对的，工作中可以根据实际情况重新排列。

第三,汇总打分结果。

表３是李经理X月X日任务次序排列表。

表3李经理Ｘ月Ｘ日任务次序排列表

从表３可以看出,李经理把任务的重要性和紧急性进行汇总,把重要性作为行,把紧急性作为列做成一个表单。在非常重要的栏里,有到门诊部看病、制定明天工作计划;重要的是给外地客户打电话；不很重要的是向总经理汇报工作;不重要的是接待老同学、召开部门会议；可有可无的是与同事聊天。

这个表单一目了然,李经理Ｘ月Ｘ日只需找到非常重要的和重要的事情，一行一行往下做,找到非常紧急的和紧急的事情，先做前面的,再做后面的,就能确保好的工作绩效。