国际货代各岗位流程

国际货代各岗位流程

1 范围

本标准规定了国际货代主要岗位的岗位工作流程。

2 适用对象

本标准适用于国际货代基础操作职能所有员工。

3 基本条款

根据国际货代部的工作特征，日常工作中划分为以下“接单、订舱、拖车/内装、报关、审单、缴费、收款和放单”各环节，各环节相辅相成。本流程即是各岗位的工作指导，也是评判各岗位工作达标与否的标准。

海运出口简略流程如下（非危险品）：

接单→订舱→拖车/内装→报关→审单→缴费→收款→放单

根据流程各环节的具体工作，可划分至以下详细流程：

接单→询价→订舱→接受托运申请→订舱确认→排载→发放空箱→装箱→进场

订舱拖车/内装

→边检→申报→报检→报关→配载（装船计划）→审提单→船东确认费用→预借购付汇联

报关审单缴费

→缴交一切费用→签单→向货主催款→货主确认并支付钱款→开具商业发票→放单

收款

按照国际货代岗位职责，各岗位具体流程分解如下：

3.1业务经理岗位流程（接单、收款）

3.1.1接单后在第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。首要审核客户委托内容和确认客户服务要求。

3.1.1.1 预先审核客户的委托内容。

客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：

托运人/发货人、船公司/船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型柜量、运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。

柜型柜量，超重柜特殊说明（如为特种柜，则需详细的货物尺寸，长*宽*高，毛重，体积等，有时还需要更为详细的货物装柜次序，及摆放示意图。）

各项型最大体积为：( 长*宽*高 ) 可装体积，可装重量

1×20’GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT

1×40’GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT

1×40’HC=76CBM 12*2.7*2.38

1×45’GP=86CBM

(注)GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公吨；HC high cubic 高箱。原则上控制净箱实际重量≤34MT，重量超过需有专门人员现场监控装箱，经总经理核批。

3.1.1.2预先确认客户服务要求。

确认普通服务要求一般是否需要：到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等。

对于拖车/内装、商检和报关的服务要求，必须同时确认货物和单证备齐时间、服务要求时间等，注明在客户订舱单上。

危险品、冷冻货等要求普通服务外其他的附加特殊服务的要求，必须得到总经理核批后才可以接受和安排。

(注)对于部分无法短时间内确认的信息，依然必须及时安排并予以跟踪，如根据客户和操作需要流转到下一环节，先安排流转后跟进处理，以保证下一环节的有序操作。

3.1.2根据业务实际发生范围及财务出具发票，向客户寄送发票，并负责按约定时间收回货款。

3.1.2.1票结：票结客户应该遵守见票付款的原则。

3.1.2.2月结：月结客户在每月固定节点催收货款。

3.2船务经理岗位流程（订舱、拖车、报关、审单）

3.2.1运价核对、确认

3.2.1.1 对来自业务经理的外部业务，核对运价和其他服务费用是否正确，并由业务经理在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱。

(注) 特殊情况可先口头与业务经理确认, 待业务经理返回公司再补签字确认。

3.2.1.2 对于集团公司内部业务，与采购相关人员或仓储主管人员及时确认后再安排订舱。

3.2.2舱位确认，根据客户委托，确认反馈符合要求的舱位。

一般要求预定开航日7天前必须安排订舱，对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱，旺季时候根据市场情况适当提前。在预定开航日5工作日前完成订舱，对于该时间限制以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱，最迟一个工作日内完成订舱。

3.2.2.1新建委托

必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案，输入业务有关数据。

输入业务数据包括但不限于此：业务各属性、发收通信息、服务要求、提单要求、船名航次、开航日期、起运港、中转港、目的港、箱型箱量、货名与数量，以及代理（如需要）等。

3.2.2.2 订舱过程

订舱过程包括以下环节：膳制与发送订舱单、订舱号或提单号确认、预配和报关舱单发送确认、中转港代码确认和场站收据制作等，任何其中一环节未完成均视做订舱未完成。

订舱完毕后，应及时将配舱信息输入操作系统，输入时应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、订舱号或者海单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以及运费/运输条款等内容的核对。

3.2.2.3舱位通知

无论是否需要我司代为提供当地各项服务的业务，订舱确认单或者配船通知单等都必须第一时间通知客户，确保上面的订舱号与船名航次要清晰、准确，以免造成混淆。如有问题，积极配合客户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。

3.2.2.4 突发情况处理方法

a) 由于货主原因要求更换到下一航次

将原先订舱的确认回传通知船东退载该票，并重新订下一航次的舱位，若运价有所变动应及时告知业务经理，与货主协商。

b) 货主要求申请目的港10~14天免柜期

与船东联系，确定可以申请到免柜期的具体天数，并出具一份申请目的港N天免柜期的申请书给船东。再由其向目的港申请，直到确认。

c) 非危说明

如若货物品名为化学物品，但是非危险品，而船东有要求说明，则需出具非危险品说明，加盖提单上货主公章。

d) 提柜后，船东换船或货主要求换船

凭原订舱确认向船东退载，重新订舱，取得新订舱确认，并向船东出具一份套柜申请，加盖货代公章。注明原资料的船名航次、提单号、启运港/目的港、集装箱号/柜型、需套柜至新船名航次、新提单号。

3.2.3拖车安排

客户委托的拖车或者报关等要求，必须根据船公司、码头、货物性质和市场环境等情况予以预先审核，对于存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整并告知理由和风险。

3.2.3.1得到业务经理确认后联系安排。

3.2.3.2根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的拖车时间时间；如同客户具体情况有冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险。