归档文件目录格式
文件归档目录范本
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
***局简介
***
2
***
***
***
工作领导小组的通知
3
***工作总结
4
***
***工作方案
***
5
***
***岗位职责
***
6
***
***工作制度
***
7
***
***管理制度
***
件号
责任者
文号
题名
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工作领导小组的通知
3
***工作总结
4
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***工作方案
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5
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***岗位职责
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6
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***工作制度
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7
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***管理制度
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归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
***局简介
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2
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工作领导小组的通知
3
***工作总结
4
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***工作方案
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5
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***岗位职责
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***工作制度
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7
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***管理制度
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归档文件目录
件号
责任者
文号
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备注
1
***局简介
***
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。
全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
（一）档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
归档文件目录模板
归档文件目录模板篇一：归档文件目录范本doc归档文件目录归档文件目录全宗名称中共中山区委办公室年度保管期限机构归档文件目录归档文件目录归档文件目录归档文件目录归档文件目录篇二：文件归档目录范本文件归档目录范本一、电子表格的使用1、本电子表格格式是按照国家标准和档案管理软件的要求设计的，所列项目不能增减。
2、在计算机中录入时不能加空格和回车。
3、目录在填写好后保存时的文件名为“单位名称+年度+.XLS”，如“档案局2007.xls”。
4、目录填写好后看是否超宽，确定后可以用国际标准A4型纸(长×宽297mm×210mm)直接打印，已设置好顶端标题行，打印时会自动加上表格头子，不必再手工加每页加表头。
5、表头部分“全宗号”是县档案馆给每一个立档单位的编号，同一行末为“保管期限—年度”，如“永久——2007”、“30年——2007”、“10年——2007”。
二、归档文件目录填写说明《归档文件整理规则》所指编目是指对已归档文件逐件编目。
归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
——件号：填写室编件号。
件号在最低一级类目中从“1”开始编写。
不得重复，不得编附号。
——责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
责任者必须是文件的署名者，而不是承办者它可以是一个或几个机关，或一个或几个人。
填写时要注意三个问题：(1).填写时一般使用全称或通用简称，不能使用“本单位”、“本科”等含义不明、难以判断的简称。
领导讲话填写领导姓名。
(2).联合发文时，填写文件主办的单位全称，即编文号的单位。
(3).有些“白头文件”可能出现未署责任者的情况，编目时应依据文件内容加以考证并填写，并加“[]”。
——文号：文件的发文字号。
文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号（包括括号的形式）都不能省略（不能变），否则将给查找和利用带来困难，如“盐委发[2007]1号”，不能填为“盐委发（2007）1号”、“盐委1号”、“盐委发1号”等。
如何给档案编目,最全的卷内文件目录 格式
档案归档文件目录
根据《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）要求，归档文件应逐件编目。
归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
档案文件目录式样如下：
上述内容可根据上级部门要求或本单位工作实际情况进行删减。
比如，序号改为件号，去掉“密级”。
注：
1.序号：即件号，填写归档文件顺序号。
2.档号：文件档号，按照《归档文件整理规则》5.4.2-5.4.3编制。
3.文号：文件的发文字号。
没有文号的，不用填写。
4.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.题名：文件标题。
没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文
件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。
6.日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如
20230419。
7.密级：文件密级按文件实际标注情况填写。
没有密级的，不用填
写。
8.页数：每一件归档文件的页数总数。
文件中有图文的页面为一页。
9.备注：注释文件需说明的情况。
整理word目录_归档文件目录表
归档文件目录表单位名称：
注：1.如归档的档案有电子版，请在备注格上写上“有”字。
目录格式说明
目录格式：
编号：(1)X X X X X X J(X)
技术名称：(2)
控制要点：(3)
说明：
(1)此目录参照国民经济行业分类与代码（GB/T4754-2002）
进行编辑和排序。
(2)编号：共7位
年度代码+行业分类代码+技术名称顺序号+拼音代码
2位数字 2位数字 2位数字 1位字母
•年度代码由目录编制年度的后两位数字构成
•行业分类代码(粗体字)和技术名称顺序号与排序索引表中数字相对应
•“J”为禁止出口技术的拼音第一位字母，“X”为限制出口技术的拼音第一位字母。
(3)技术名称：某一类技术的总称。
(4)控制要点：该类技术中需要控制的技术内容、特征及范围。
注：
正文中(圆括号)部分是对前面概念的一般性说明。
归档文件目录（范本）
归档文件目录
整理丨尼克
本文档信息来自于网络，如您发现内容不准确或不完善，欢迎您联系我修正；如您发现内容涉嫌侵权，请与我们联系，我们将按照相关法律规定及时处理。
文件归档目录范本
文件归档目录范本文件归档目录范本1. 简介文件归档目录是组织和管理文件的重要工具，能够帮助我们快速定位和检索所需文件。
本文将提供一个文件归档目录的范本，以便企业或个人可以根据自己的需要进行适当的调整和修改。
2. 目录结构2.1 项目文件2.1.1 项目计划2.1.2 项目报告2.1.3 需求文档2.1.4 设计文档2.1.5 测试计划和报告2.1.6 会议记录2.1.7 问题追踪和解决2.2 客户文件2.2.1 客户合同2.2.2 客户需求文档2.2.3 交付物和验收报告2.2.4 事故记录和处理2.3 组织文件2.3.1 公司章程和组织结构2.3.2 人力资源文件2.3.3 财务文件2.3.4 市场营销文件2.3.5 采购文件2.4 知识库2.4.1 培训材料和记录2.4.2 最佳实践和流程指南2.4.3 报告和研究文章2.4.4 专家意见和经验分享3. 细分每个主要部分可以根据需要进一步细分。
例如，项目文件可以细分为各个具体项目，客户文件可以根据客户姓名或编号进行细分，组织文件可以按照不同部门进行细分。
细分的目的是更好地组织和管理文件，使得查找和定位更加高效。
4. 标注和索引为了更好地管理文件，对于每个文件都应该进行适当的标注和索引。
例如，对于项目报告，可以标注项目名称、报告日期、作者等信息，同时可以在目录中建立索引来快速定位所需文件。
5. 数字化管理为了更好地管理文件，建议将文件数字化，并使用电子文件管理系统进行管理。
这样可以节省空间和成本，同时提高文件的安全性和可访问性。
6. 更新和维护为了保持文件归档目录的有效性，建议定期进行更新和维护。
可以设置一个负责人负责检查目录中的文件，并对目录进行更新和调整。
7. 总结文件归档目录是组织和管理文件的重要工具，帮助我们快速定位和检索所需文件。
本文提供了一个文件归档目录的范本，希望可以帮助企业或个人更好地组织和管理文件。
根据实际需要，可以对范本进行适当的调整和修改，以满足特定的需求和要求。
档案目录电子表格录入格式要求
档案目录电子表格录入格式要求1. 所有目录在开始录入前，须向档案局法规科联系，确认档案整理无误、可以开展录入后，方可录入。
法规科联系电话：8783368。
2.录入格式要求2.1 责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。
如：单位全称：中国共产党日照市委员会；日照市公路管理局规范的简称：中共日照市委；日照市公路局不规范的简称：市委；市公路局、市局、本局责任者在著录时应前后保持一致。
如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。
个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。
会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。
如：日照市第九届人民代表大会第二次会议未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。
2.2 日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，不足用“0”补齐。
如：92年1月23日正确写法为19920123错误写法：920123 或者1992123如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。
如：原文日期为92年12月正确写法为：19921200如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-199203212.3 文件编号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。
如：原文写法：日档发（92）001号正确写法：日档发[1992]1号如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。
3. 案卷目录格式要求3.1 案卷目录著录项目：包括档号、案卷题名、责任者、年度、页数、起始时间、终止时间、保管期限、备注。
3.2 著录格式：3.2.1档号：格式为“目录号-案卷号”目录号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，中间用半角横线“-”隔开。
档案目录格式规范
档案⽬录格式规范新⽂书档案⽬录格式（⼀）归档⽂件⽬录归档⽂件⽬录年度：2008 类⽬：2 保管期限：永久盒号：004①⼀般地，纵向⽬录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左⾄右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②⼀般地，纵向⽬录式表格（包括备考表等）⾄顶端纸边35mm。
纵向表格⾸⾏字段部分⾼度为20，其余表格部分采⽤15（⾏）*15（mm）分布。
③⼀般地，⽬录式表格表标题部分⼩⼆号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条⽬部分五号或⼩五号仿宋体（依字符数量具体情况⽽定）。
④⽬录中“备注”项，⼀般填写对⽂件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向⽬录表格格式均参照以上。
（⼆）全引⽬录式样0--5⼤类档案全引⽬录索引年度:2008年①⼀般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左⾄右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②⼀般地，索引表格⾄顶端纸边40mm。
表格⾸⾏字段部分⾼度为20，其余表格部分采⽤18（⾏）*10（mm）分布。
③⼀般地，索引表标题部分⼩⼆号宋体加粗，字段部分全部⼩四号仿宋加粗，条⽬部分五号或⼩五号仿宋体（依字符数量具体情况⽽定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新⽂书档案备考表式样备考表②备考表内字段式⽂字均为三号宋体字加粗，内容字体需⼩于字段式⽂字。
③⼀般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，⾄顶端纸边35mm 。
（四）新⽂书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其⼀,档案盒竖⽴放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等⽂字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下⽂中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新⽂书档案全引⽬录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）⽰例⼀⽰例⼆说明：1、全引⽬录脊背式样如上，⼤⼩⾃定，效果整齐统⼀；全引⽬录年度⽂书档案第 1/3 册全引⽬录年度⽂书档案全1册2、⽂书档案分年度组织全引⽬录，⼀册能⽤的注明“全1册”，⼀册不够的另⽴多册，每册注明“第M/N册”。
文件归档目录范本文件.doc
归档文件目录
件号责任者文号题名日期页数备注
1 ***局简介***
2 ***
***
***
工作领导小组的通知
3 ***工作总结
4 ***
***工作方案***
5 ***
***岗位职责***
6 ***
***工作制度***
7
***
***管理制度***
归档文件目录
件号责任者文号题名日期页数备注
1 ***局简介***
2 ***
***
***
工作领导小组的通知
3 ***工作总结
4 ***
***工作方案***
5 ***
***岗位职责***
6 ***
***工作制度***
7
***
***管理制度***
归档文件目录
件号责任者文号题名日期页数备注
1 ***局简介***
2 ***
***
***
工作领导小组的通知
3 ***工作总结
4 ***
***工作方案***
5 ***
***岗位职责***
6 ***
***工作制度***
7
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***管理制度***
归档文件目录
件号责任者文号题名日期页数备注
1 ***局简介***
2 ***
***
***
工作领导小组的通知
3 ***工作总结
4 ***
***工作方案***
5 ***
***岗位职责***
6 ***
***工作制度***
7
***
***管理制度***。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一 示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；全引目录年度文书 档案第 1/3 册全引目录年度文 书 档 案全1册2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
文件、档案的分类整理与归档流程
文件、档案的分类整理与归档流程一、文件、档案归档的基本定义（一）归档文件定义“单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。
”（二）归档文件的整理“将需要归档文件，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的一个过程。
”（三）“事由”“一件具体的事、一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等。
如职务任免、晋升检察官等级或召开一次会议。
”（四）“件”“件”是指归档文件的整理单位，一般以每份文件为一“件”。
一般来说，文件正本与定稿为一件。
正文与附件为一件。
转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件。
文件处理单有实质内容的有批示或办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件。
会议记录一份为一件，可以装订成册来保存。
二、文件、档案的整理原则文件、档案的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管利用。
三、文件、档案的整理要求需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的相关要求。
四、文件、档案的整理方法（一）文件、档案的装订需要归档的文件材料，要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或专用包角粘连装订。
专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。
文件材料过厚可采用“三孔一线”左侧装订方法进行装订。
一般来说，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。
此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序依次在后。
（二）文件、档案的分类、排列归档文件一般采用“年度一保管期限”方法分类，即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。
档案目录格式（好）
档案⽬录格式（好）档案⽬录格式⼀、⽂书档案⽬录格式归档⽂件⽬录⼆、科技档案⽬录格式科技档案分类案卷⽬录三、专业档案⽬录格式期刊档案卷内⽬录期刊档案案卷⽬录四、声像档案⽬录格式声像档案保管单位⽬录归档电⼦⽂件⽬录（⽰例）注：①电⼦⽂件稿本代码：M—草稿性电⼦⽂件；U—⾮正式电⼦⽂件；F—正式电⼦⽂件。
②电⼦⽂件类别代码：T—⽂本⽂件；I—图像⽂件；C—图形⽂件；V—影像⽂件；A—声⾳⽂件；O—超媒体链结⽂件；P—程序⽂件；D—数据⽂件。
电⼦档案保管单位⽬录注：以每张照⽚为单位填写，与被说明的照⽚放在同⼀个⽂件夹中。
数码照⽚光盘⽬录注：以每⼀个活动为单位填写。
电⼦、纸质双套制。
电⼦科技档案⽬录、电⼦专业档案⽬录格式同纸质档案⽬录。
注：以每⼀个活动为单位填写。
电⼦、纸质双套制。
数码录像档案⽬录注：以每⼀个活动为单位填写。
电⼦、纸质双套制。
六、实物保管单位⽬录格式附件六：档案利⽤登记表格式电⼦⽬录格式下载及填表要求⼀、电⼦⽬录表格下载⽅式登录 http: ///doc/4b481e1e376baf1ffc4fadae.html （⽇照市档案信息⽹），点击常⽤下载，找到案卷⽬录和卷内⽬录电⼦表格下载即可。
⼆、填表表要求（⼀）案卷⽬录填写要求1、全宗号及档号不⽤填写。
2、⽬录号⽤三位数字，例001；案卷号⽤四位数字，例0001。
3、起⽌⽇期格式：年年年年，例1990；或年年年年⽉⽉，例199001。
具体采⽤哪种格式视档案本⾝的具体⽇期⽽定，具体到年的填到年，具体到⽉的填到⽉。
4、其他项⽬⽆特殊要求。
（⼆）卷内⽂件⽬录填写要求1、全宗号和档号不⽤填写。
2、⽬录号和顺序号⽤三位数字，例001；案卷号⽤四位数字，例0001。
3、⽂号要求填写完整，完全按照⽂件上的⽂号填写，不能简化。
4、成⽂⽇期格式视⽂件的本⾝的具体⽇期⽽定，格式有：年年年年，例1990，适合⽂件只能确定为哪⼀年度的；年年年年⽉⽉，例199001，适合⽂件只能确定到哪年哪⽉；年年年年⽉⽉⽇⽇，例19900101，适合⽂件能确定具体的年⽉⽇。
附附录格式
A C
B
30
30
30
310
30
A
全宗号
年度 保管期限 *机构（问题）
起 止 件 号
盒号
30
30
30
30
C
B
单 位 ： mm 比 例 ：
1∶2 档案盒盒脊式样
C
全宗号
年度
保管期限 *机构（问题）
起 止 件 盒号 号
B
单位：mm 比例： 1∶ 2 档案盒底边式样
25
25
25
25
25
25
25 10
220
附：附录格式
归档章式样及示例
2×8
归档章式样
(全宗号) (年度) (件号) *（机构或问 (保管期限) (页数)
题）
3×15
注：标有“*”号的为选择项，下同。
单位：mm 比例： 1∶1
“年度—保管期限”分类方案 归档章示例
0166
2016 永久
0001 45
序号 名
备注：采用档案管理软件录入或电子表格录入生成归档文件目录。
日期 密级 页数 备注
归档文件目录封面式样
归档文件目录
全宗号 全宗名称 年度 保管期限 *机构（问题）
比例： 1∶2
直角装订
装订方法
（文件正 面）
装订效果 （文件正 面）
档案盒式样
A C
B
A=B=C=20,30,40,50mm 等
档案盒封面式样及规格
备考表式样
30 36 20
备考表
盒内文件情况说明
10
55
15
15
297 15
10
整理人： 检查人：
归档文件目录范本
归档文件目录范本在如今的信息化时代，数据量不断增长，而如何对这些数据进行有效的管理和归档就成为了每一个组织和个人必须面对的问题。
特别是对于一些大型企业和机构，数据的负载压力更是巨大。
因此，建立一套完善的归档文件目录范本，对于管理和整理文件来说尤为重要。
下面我们就来详细了解一下归档文件目录范本的建立步骤。
1. 明确目录架构在建立归档文件目录范本时，首要的任务就是确定目录架构。
这一点非常重要，因为一个良好的目录架构能够帮助您更快速，有效地找到所需的文件。
不同的机构具有不同的结构架构，因此需要根据实际情况对目录架构进行分类，比如可以按照部门、时间、文件名称等方式进行分类。
同时还需明确每个分类下的子目录，确保整个目录架构体系清晰明了，易于操作。
2. 统一的文件命名规则在建立文件目录的过程中，文件命名规则也是至关重要的一环。
不同的人对文件命名的理解不同，因此统一的文件命名规则可以防止混乱和误解。
文件命名可以按照日期、名称、版本号等进行命名，需要注意的是，命名规则越简单越好，易于理解和记忆。
3. 明确文件归档周期文件归档周期是一个组织或机构内部管理文件的标准。
它指定了哪些文件需要进行归档，以及归档的时间节点。
在建立归档文件目录的时候，需要对文件归档周期进行细致的规划和标准化。
一般情况下，根据文件的重要性和保留期限来设置归档周期，确保数据的完整性和安全性。
4. 确定文件的权限在基于网络的文件共享环境中，确立文件的权限以及使用者的限制是非常必要的，因为有些文件对于某些用户而言是机密的。
因此，在建立文件目录的过程中，需要考虑到不同用户对文件的权限限制，以及整体安全措施的规划和落实。
5. 建立合适的备份机制最后，建立一个合适的文件备份机制能够为文件的安全保障提供强有力的保证。
针对每一个文件夹的不同分类按周期设置不同的备份计划。
同时，在文件归档时，确定文件的存储位置以及归档文档的数量等，保证备份进程及时，有效、高效的实践。
文件归档范本
文件归档范本文件归档是组织和管理工作文件的重要环节，它能够促进工作的高效进行和知识的传承。
为了确保文件能够有效地归档和使用，下面是一个文件归档范本供参考。
1. 文件标题文件标题应当简明扼要地描述文件内容，具有一定的概括性和区分性。
例如，可以使用以下格式：[文件类型]-[文件名称]-[日期]。
示例：报告-营销策划-202101012. 文件编号文件编号是文件归档的重要依据，它能够帮助快速定位和检索文件。
文件编号由数字或字母数字组合构成，并按照一定规则进行编制。
示例：20210101-0013. 文件目录文件目录是归档文件的清单，列出了所有归档文件的标题和编号，方便查找和管理。
文件目录应当按照一定的顺序和分类方式排列，并在文件归档系统中进行更新和维护。
示例：- 2021年文件目录- 1月- 报告-营销策划-20210101（编号：20210101-001）- 通知-公司会议-20210105（编号：20210105-001）- 2月- 合同-供应商-20210201（编号：20210201-001）4. 文件存储文件归档需要选择合适的存储介质和方式，以确保文件的安全性和可访问性。
常见的文件存储方式包括电子存储和实体存储。
- 电子存储：将文件以电子形式保存在计算机或云端存储空间中。
电子存储具有便捷、省时、可检索性强的特点。
- 实体存储：将文件以纸质形式保存在文件柜、文件夹或档案盒中。
实体存储具有稳定性和可靠性的优势。
5. 文件标签文件标签是对文件内容的关键词或分类标识，能够帮助快速筛选和检索文件。
文件标签应当与文件标题和编号相关联，并在文件归档系统中进行统一管理。
示例：- 报告- 营销策划- 2021年6. 文件保管文件保管是指对归档文件进行安全和合规的保存，以防止文件遗失、损坏或泄露。
文件保管需要制定相关的保管规定，并进行定期的检查和维护。
示例：- 定期备份电子存储文件，确保数据安全。
- 控制实体存储文件的访问权限，限制非授权人员查阅。
档案目录格式规范
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第一批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第二批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第三批小型基建计划的通知
2008.01.12 3 2008.04.12 4 2008.10.22 6
①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边 25mm，距右侧纸边 15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为 10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为 170mm。 ②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边 35mm。纵向表格首行字段部分高度为 20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。 ③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符 数量具体情况而定）。 ④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
类目名称
案卷目录 所在页号
燃料设备管线施工安装文件
1
锅炉设备管线施工安装文件
1
汽机设备管线施工安装文件
3
化水设备管线施工安装文件
6
暖通及其它系统设备管线施工安装文件
8
焊接记录、试验报告
10
材料出厂证书
12
设计变更、工程变更、材料代用单
16
2 号机 卷内目录 所在页号
1 10 59 69 99 110 135 160
143—190 盒 191—250 盒 251—280 盒 281—310 盒
90 号柜 91 号柜 92 号柜 93 号柜
311—340 盒 341—360 盒 361—391 盒 393—400 盒