质量管理体系文件控制程序
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文件控制程序
1 目的和适用范围
控制本公司的质量管理体系文件以及技术性文件。
适用于本公司的质量手册、程序文件、第三层文件以及技术性文件。
2 职责
2.1 质量手册的编写由管理者代表负责，总经理批准。
2.2 程序文件由各部门负责编写，有关部门领导审查，管理者代表批准。
2.3 第三层文件由各部门组织编写、发放和控制，管理者代表批准。
2.4 技术中心负责产品技术性文件的编制、发放、更改和控制以及外来文件控制。
2.5 公司质量管理部对质量手册和程序文件的编辑质量、发放、管理、更改控制负责。
3 工作程序
3.1文件和资料的分类
3.1.1 文件和资料分类如下:
a) 质量手册和程序文件；
b) 第三层文件（作业指导书）；
c) 技术性文件和有关资料；
d) 其他管理文件；
e) 外来文件（国家标准、行业标准、技术规范和相关法律法规）。
3.1.2 文件和资料分为受控文件和非受控文件。受控文件应予以标识和编号。
3.2文件编号
3.2.1 质量手册按流水号编号。
XX/ QM X （QM为质量手册代号，X为流水号）
3.2.2 质量体系程序文件的编号如下:
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XX / QP X - X X
流水号
文件对应要素号
质量程序代号
“XX”公司汉语拼音声母
3.2.3 第三层文件编号
XX/QP/X-XXX
流水号
部门代号：
0—公司办公室
1—技术中心
2—生产部、采购部
3—销售部、售后服务部
4—质量管理部
5—财务部
6—资料室
3.2.4 产品设计图样及技术文件编制按xx/QP/1-001执行。
3.3文件的控制
3.3.1 质量手册分受控和非受控文本。
3.3.2 程序文件、第三层文件以及技术性文件均属受控文本。
3.3.3 文件管理部门应确保现场使用的版本为有效文本。
3.4文件的发放
3.4.1 质量手册受控文本和程序文件发放到部门及部门以上负责人，第三层文件和技术性文件发放到有关使用部门和管理部门。
3.4.2 受控文本加盖“受控文件”印章并编号，进行登记发放，使用人需在《受控文
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件发放登记表》上签名。
3.4.3 文件修改后，必须保证受控文本持有人及时得到最新版本。
3.4.4 使用人员退出原岗位，应收回受控文本。
3.4.5 受控文件未经批准不得随意复印。
3.5文件的更改
3.5.1 质量手册和程序文件的更改，由质量管理部填写《文件更改通知单》，由原审批人员或替岗人员审批。第三层文件的更改由各部门负责，并按此办法进行控制。3.5.2 文件更改后应及时发放《文件更改通知单》和更改后的最新版本，收回旧版本。
3.5.3 产品设计文件和图样的更改按XX/QP7-05执行。
3.6文件的修订与再版
3.6.1 质量手册和程序文件的修改时机
a) 质量体系发生重大变化；
b) 国家标准修改；
c) 最高管理者认为有必要时。
3.6.2 第三层文件的修改由各部门决定，管理者代表批准。
3.6.3 文件应注明:
版号 A.B.C.D…
修改状态0--9
3.6.4 文件经多次修改(修改状态9时)或文件大幅度修改时，应重新印刷，换发新版，原版作废。
3.7质量体系文件管理
3.7.1 文件批准后，管理部门应予以登记，并填写《质量体系文件清单》。
3.7.2 文件再版后，在新版本发放的同时，收回作废旧版本。
3.7.3 收回的作废文件应予以销毁；需作资料保存的，加盖“作废文件、资料保存”印章后方可留用。
3.7.4 用于外部质量保证的质量手册，一律使用非受控文本，程序文件不用于外部质量保证，特殊情况由管理者代表批准。
3.8 外来文件管理
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3.8.1 技术中心接收到外来文件时，应予以登记，形成外来文件清单，并加盖“外来文件”印章。
3.8.2 外来文件借阅时，应在外来文件借阅单上登记。
3.8.3 当外来文件更新时，技术中心应及时获得更新后的外来文件并更新外来文件清单。
3.8.4 对已作废的外来文件应予以销毁；需保存的，加盖“作废文件、资料保存”印章后方可留用。
4 支持性文件
XX/QP/1-001 《图样和设计文件签署规则》
XX/QP7-05 《设计更改控制程序》
5 质量记录
《质量体系文件清单》（XX/QP4-01-01）
《受控文件发放登记表》（XX/QP4-01-02）
《文件更改通知单》（XX/QP4-01-03）
本程序产生的质量记录保存于文件管理部门。