档案管理系统需求分析报告

档案管理系统需求分析报告

一、设计目标。

A、实现信息系统中人员的档案信息数字图片化管理。

B、实现档案室实物档案的管理的网络办公自动化。

二、元素（名词）。

A、档案状态。

档案的状态分为（待批、正常、借出、过期、作废、遗失）。

B、序号与编号。

档案的序号与编号采用自动编号与自定义编号相结合的方式，如下：

PUB-200801-0001

PUB-200802-0001

PUB-200802-0002

代表含义：PUB 单位简码

200801 月份

01本月档案序号

或

HR-LW-RE-0001

HR-LW-RE-0002

代表含义：

HR 人事局

RE 简历

01自动编号

C、存放位置。

指档案实际存放的位置。如：

壹柜贰箱叁层四格

仍在本档案室存放，因单位变化而调整位置。

建议档案整理完毕后，存放按姓氏拼音序列存放，可以省去此项工作。

D、档案类型。

档案类型一般情况下分为电子档案、纸质档案、音像档案等类型。允许自定

义。

E、档案类别。

档案类别允许自定义，如下：

1、履历部分

2、自传材料

3、鉴定、考核、考察材料

4、评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评

定技能的考绩、审批等材料）

5、政审材料

6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料

7、奖励材料

8、处分材料

9、招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资保险福利待遇、出

国、退休、退职等材料

10、其他可供组织参考的材料

F、关键字。

指该档案在系统中查询时的快速索引关键字，此关键字可系统自动生成，也可允许手工填入。在查询档案时，优先对关键字进行查询。

G、权限管理。

权限管理是档案管理中比较重要的一个环节，通过不同的角色，不同的用户，授予其相应的操作权限，如添加、修改、删除、借阅、审批等。

H、收档。

由于原始档案全部都是纸质的文档，需要对文档进行数字化处理，我们应该提供扫描和录入两个接口，允许操作员可以通过扫描仪和手工录入对档案进行录入操作。

当使用扫描仪扫描时，应生成PDF文档，方便以后的编辑维护。

（包括档案接收、个人材料入档登记、扫描等）。

I、档案转递。

档案是指一份档案在不同单位之间的流转过程，如：

人员A从单位R_1调动到单位R_9，那么该人员的最新档案也需要相应的流转到R_9单位。

（转递单位、转递人、审批人、转递时间、转递去向、回执时间）

J、档案借阅。

档案的借阅和归还管理，完整的记录档案的借出、归还过程。

借阅同时，记录借阅的操作记录如下：

借阅单位、借阅人、审批人、借阅时间、借阅期限、归还时间。

K、档案查阅。

在权限许可的范围内，允许操作员对其职责范围内的档案信息进行查阅，可根据人员、单位、时间、类别、存放位置、关键字等进行查询并阅读。

在查阅时，应记录其查阅记录如：

包括查阅单位、查阅人、审批人、查阅时间、查阅内容

L、审批管理。

审批管理主要是针对新档的录入（扫入）、借出、归还等操作进行事务性审批。

并保留审批记录和审批结果。

M、版本控制。

版本控制是指在档案进行操作后，保存新版本的同时，对旧版本进行保存操作。

以方便以后对档案的恢复、查询等操作。

版本控制应对应响应的的日期。

如A在2008年12月01日对档案S进行了操作，那么S在保存当前最新版本

的同时，将旧版本保存到备份目录中，并记录当前时间、当前操作人、操作原

因等信息。

允许将历史版本还原到最新版本。

N、档案属性。

档案的属性，包含该档案的所有个体信息，如文件名、文件存放位置、更改日

期、创建人、最后修改人、是否借出、版本等信息。

三、设计界面。

A、档案的录入。

档案的录入操作允许从两个入口进行：

1、人员信息维护界面。

2、档案管理主界面。

B、档案管理主界面。

档案管理的主界面采用Windows资源管理器的方式，方便操作，左边采用单

位树，右边为相应的人员目录。

C、档案属性页。

目录属性页

档案属性页：D、档案查询。

E、档案报表。

报表内容需要您进行提供。

四、总结。