常用办公公文写作

会议纪要
会议纪要的结构
1．标题。标题有两种形式：一是单行标题，由会议名称 （全称）和纪要组成。二是双行标题，由正、副标题组成。 正标题揭示会议主要内容，副标题则由会议名称和纪要组 成。
2．正文。会议纪要类似消息写法，正文一般由导语、主体、 结束语三大部分组成。 导语（总述）。简要概括介绍会议的基本情况：会议召开 的时间、地点，会议名称、与会者、主持单位、会议议题、 会议结果评价等。这一部分应写得概括简洁，给人以总的 印象。 主体。会议内容的具体报道。这是会议纪要的主要部分， 一般应写明会议所讨论、研究的问题，会议所作出的决定 及对今后工作所提出的要求。这部分的写法，常见的有以 下三种：
XX商城行政人事部 2004年12月20日
通告
沪公[1999] ×号
兹因埋下水道、自来水、煤气、电话导管等， 自1999年×月×日至1999年×月×日止，× × 路（××路至××路）除公交××路之外，禁止 机动车辆通行
特此通告。
一九九九年×月×日
请示报告
关于在XX市举办“XX洽谈会”的请示 XX市经贸委：
“元期间工作安排如下： 一、放假时间：从2005年1月1日至3日，共放假3天，其中，1月1日为法
定节假日，将1月1日（周六）公休日调至1月3日（周一），1月2日（周日） 照常公休。
二、公司总部要安排好节日值班，确保安全。其它部门因工作需要安排值 班，经主管领导批准后，报分公司总经办备案。各单位值班人员值班时，按 时到岗，坚守岗位，不得空岗，保证信息通畅、并做好值班记录，遇特殊情 况及时向分公司值班室及有关领导报告。
（1）综合式。将会议的进程和讨论、研究的问题综合起来， 按逻辑顺序，从头至尾分段陈述。这种写法适用于问题比 较单纯的会议或参加人数不多的中、小型会议。
（2）条项式。把会议所讨论、研究的问题分项叙述，可用 小标题，也可用序号标明；或者按性质归纳成若干个问题 后，逐项阐述。这种写法适用于大型会议或专题性会议。
（3）记录式。按发言顺序将与会者每个人的发言内容记录 下来，反映会议议程和会议的基本精神，便于反映发言人 的不同看法和会议原貌。这种写法适用于座谈会或学术会 议。
结束语。多写会议的要求和希望，或发出号召。有些会议 纪要不单独结尾，主体部分的最后一个问题写完即结束全 文。
××市××区人民政府办公会议纪要
二、通知的特点
1、适用范围宽 2、涉及内容广 3、可分的种类多 4、使用的频率高
转发(批转、印发)通知的格式
×××关于转发(批转、印发) 《××××××》的通知 ×××： 《××××××》业经×年×月×日 ××会议讨论通过，现转发（批转、印发） 给你们，请认真贯彻执行(请遵照执行)。 (执行意义)
列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向， 如果没有特点，千万不能动手。
• 资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规 范。我指的是编辑方面的问题。如WORD中对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书 信这一部份也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件， 在技术上很有特点，但中国运用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我 们定位在这一方面是很有市场的。
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客户回复函
xx公司： 敝公司对贵公司传真询问，非常感激，因为与贵公司为
公司项目论证会议记录
• 时间：1998年9月1日 • 地点：公司会议室 • 出席人：公司各部门主任 • 主持人：李X（公司副总经理） • 记录：王XX（办公室主任） • 一、主持人讲话： • 今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。 • 二、发言： • 技术部朱总：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的WORD、金山公司的WPS系
写作注意事项
（1）文种的选用要正确；要注意两种错用现象，一种是应 当用函却用了其他文种，如请示；另一种是应当用其他文 种，如请示、报告、通知等，却错用了函。简单的识别法 是以直属关系和内容多少来区分。是直属、内容又较多的， 用请示、报告、通知等等。
（2）内容要简洁：一份函一般只能写一件事，要开门见山， 直陈其事，简便、灵活是函的一大特色。
三、各门店、应根据经营需要合理安排员工班次，并可适当延长营业时间， 确保商品货源充足，顾客购物方便，同进认真做好食品卫生和卫生防疫工作。
四、加强安全保卫工作，注意防火、防盗，做好应对各类突发事件的预案， 为广大的消费者及员工提供良好的购物及工作环境。 请各门店于12月27日前将值班表传到分公司总经办，公司总部值班人员要做 到每日不少于2次电话查岗。
• 《条例》“用于机关之间商洽工作、询问 和答复问题，向无隶属关系的有关主管部 门请求批准等” 《办法》“适用于不相隶属机关之间商洽工 作，询问和答复问题，请求批准和答复审 批事项”。
函的特点：
1、行文宽泛
2、内容多样
3、写法简便
函的种类
（一）按行文—— 去函和复函 （二）按用途—— 商洽函、询问函 （答复函）和请求 批准函（答复审批 函）
• 市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问 题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼 容问题。
• 三、各部门都同意立项，初步的技术方案将在十天内完成，资料部预计需要三个月完 成资料编辑工作，系统集成约需要二十天，该软件预定于元旦投放市场。
××××年×月×日
传达通知的格式
×××关于×××的通知××× (通知缘由) 特通知如下： (通知事项) (结语)
××××年×月×日
知照通知的格式
×××关于×××的通知 ×××：
为了××××××，×××决定 ××××××。现将有关事宜通知如下
(通知事项)
××××年×月×日
任免通知的格式
×××关于×××等同志任(免)职的通知 ×××：
常用办公公文写作
通知 通报
函 会议纪要 工作总结
通知
一、通知的用途
《条例》规定：通知“用于发布党内法规、任免干 部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相 隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要 求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的 事项”。
《办法》规定：通知“适用于批转下级机关的公文， 转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求 下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事 项，任免人员”。
时间：2003年1月3 日下午 地点：211会议室 主持人： 出席者： 列席者： 会议研究决定事项如下： 一、×××同志传达了市加快发展奶牛、改善牛奶供应会议精神和我区
集体发展奶牛的安排。会议同意2003年首先在×××、××、××× 三个乡镇发展奶牛700至1000头，其他有条件的乡镇可以逐步发展。 各有关部门要积极支持，提供方便。粮食部门要协同乡镇落实好饲料 供应问题。 二、×××同志汇报了我区四个乡镇土地详查情况。会议同意由区划办 公室详查结果报市。 三、×××同志传达了市人防工作会议的精神，汇报了我区2002年人防 工作的情况和2003年的工作安排。会议同意人防办公室的工作要本着 加强维护、平战结合的原则，在保证人防干事安全的前提下，充分加 以利用，发挥作用。
经×年×月×日×××会议研究决定， 任命：×××(姓名)为×××(职务)； ×××(姓名)为×××(职务)。免去： ×××(姓名)×××职务。×××(姓 名)×××职务。
××××年×月×日
例文
关于“元旦”期间工作安排的通知
公司所属各部室： 根据市政府《关于2005年“元旦”放假通知》及集团的要求，分公司
• 散会。 • 主持人：（签名） • 记录人：（签名）
首次接触， 可否请贵公司惠予示之贵公司交往的银行或公司行号名称， 地址。
敝公司了解贵公司所需集成电路之型态，但不明了所需 之规格，如电压，电流等等资料，是否能告知此集成电路的 用途。
贵公司所传真过来的部份字体不十分清楚，希望能重新 传真，但无须传真图片。
盼望能为贵公司提供最佳的服务。
王XX XXX公司 2008-2-28
请惠寄贵公司的手套目录一份，详述有关价 目与付款条件。希望贵公司顺带惠赐样品。 采购部主任 赵XX谨上
XX有限公司 2007年5月20日
报价函
TO : 托尼.斯密思先生 FROM:李约翰 SUBJECT:手套报价 DATE :2000年5月25日 尊敬的托尼.斯密思先生：
感谢你通过传真询价，我们很高兴按目前的行情给你们最优惠的 价格，具体如下:
（3）措辞要得体：①对上级机关，用语要谦恭、谨慎；② 对同级或不相隶属机关，用语要友好、诚恳；③对下级机 关，用语要尊重、平和。
不能在函中使用的语言：过于生硬、严厉，盛气凌人或恭 维逢迎、庸俗陈腐等。
去函的格式
×××关于×××的函 ×××： (去函缘由) (函请事项) (希望要求) 敬请函复
××××年×月×日
为了扩大我XX商品的知名度，向全国推广， 繁荣市场，满足消费者需求，拟于今年X年X月X 日至X月X日在XX市举办“XX洽谈会”。 洽谈会 摊位共XXX平方米，展团由我公司及生产厂家派 人组成，经费自理。 妥否，请批示。
XXX公司 X年X月X日
函
• “移”、“关”、“咨”、“牒”、 “简”、 “笺”、“书”、“函”
复函的格式
×××关于×××的复函 ×××： 你×（省、市、县、局）《关于××× 的函》（×〔 〕×号）收悉。 关于××××××问题，答复如下： (答复事项) 特此函复 ××××年×月×日
询Hale Waihona Puke Baidu函
尊敬的先生： 从上海的AA公司处，敬悉贵公司生产各类手
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