办公室管理规定及行政管理制度

办公室管理规定及行政管理制度

办公室工作内容：办公室是在公司高层领导下的综合办公类行政管理部门,主要负责公司日常行政管理、人力资源管理及法律事务等,其主要职责有：

1、协助领导组织公司日常办公及有关活动安排,向公司领导及各部门

提供后勤保障,为公司正常业务的开展做好服务；

2、负责公司各项制度及重要工作信息的收集、汇总、上报,各类合同、

文件、会议纪要的归档和管理；

3、负责公司各类会议、重要活动的组织筹备等工作并做好相关文件

及影音资料的保存；

4、负责公司人事信息、档案管理、印章管理,按规定上报各类人事统计报表；负责公司注册、增资、年检及公司各类法律事务；

5、负责公司资产的管理,建立固定资产、低值易耗品等物品的购买、验收、使用登记及定期检查使用情况的制度；

6、完成领导交办的其他事项。

一、办公室主任工作职责

办公室主任：在公司高层领导下,规划、指导、协调公司行政服务的各项工作,具体职责如下：

1、组织制定本部门工作计划、行政管理制度,贯彻落实公司各项

管理制度和决议；

2、负责日常行政工作的管理；

3、组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；

4、组织安排公司各种会议、活动等,并拟定有关文件；

5、负责档案管理、公司重要资质证件,办理公司所需各项工商、

税务等各项证照,出具相关证明材料；

6、负责工商、法律事务及其外联工作；

7、协调公司内部行政人事等工作。

二、行政法律文书工作职责

协助主任完成行政事务性工作,具体负责法律事务及相关文书类工作：

1、协助制定、执行公司行政规章制度；

2、协助主任制定行政工作发展规划和计划；

3、配合主任完善行政管理制度,进行日常行政工作的组织和管

理；

4、负责公司协议审核、修订,主持拟定常用法律文书合同范本,负

责审查、备案所有合同；

5、负责相关法律事务的协调与处理；

6、完成领导交办的其他事项。

三、文员工作职责

协助主任完成公司行政事务性工作,具体负责督办工作落实及文秘档案管理方面工作：

1、协助制定、执行公司行政规章制度；

2、负责各项具体工作的督办落实；

3、组织办好会议接待及各种活动安排并做好各种文件及影音资

料的存档；

4、计划和组织落实各部门申报各类办公用品的采买和发放,监督

落实用品领用登记工作做到帐物清楚、管理有序；

5、负责组织建立公司固定资产的管理台账和检查盘点工作；

6、全力协助人力专员做好档案管理及其他事项工作；

7、积极完成完成领导交办的其他事项。

四、人事档案专员工作职责

协助主任做好公司人力资源管理及公司各项印章、档案管理,具体职责如下：

1、负责建立、健全公司人力资源管理系统,确保人力资源工作按

照公司发展目标科学化、规范化；

2、负责制定公司人力资源管理制度、人事档案管理制度、培训管

理等,经领导批准后组织实施,并根据公司实际情况,制定公司的人力资源计划；

3、制定和实施人力资源年度工作目标和工作计划,对公司人员档

案进行统一管理；；

4、负责劳动合同的签订与管理工作,进行劳动关系管理,代表公司

处理劳动事务；

5、办理员工晋升、调岗、奖惩等人事手续；

6、负责建立公司各项证照、印章使用管理制度并监督落实；

6、严格按照《档案管理办法》负责档案室管理工；

7、积极完成完成领导交办的其他事项。

五、董事长办公室文书职责

1、全力做好董事长办公室接待工作；

2、组织筹备董事长召开的各项会议,准备会议文件,并做好会议录,主动掌握有关决议的执行情况；

3、忠实执行并积极完成董事长委派的各项任务,负责整理董事长的各类资料、文件并分类保管及归档；

4、负责收集及统计汇总董事长所需的各类信息；

5、协助董事长对公司内部发布重要信息、通知工作；

6、负责董事长文件、茶水准备、物品有序摆放；文本资料的整理归档；

7、完成董事长临时安排的各项工作任务。

行政管理制度

总则

为保证公司正常的工作秩序和各项工作的顺利进行,针对本公司的特点及要求,特制定本行政管理制度。

一、工作制度

一、工作时间

（一）公司上班时间为夏季上午8:00-12:00；下午2:30-6:00,冬季上午8:00-12:00；下午2:00-5:30。

（二）凡属国家规定的节假日和公休日,均按有关规定执行。（三）节假日期间办公室须安排人员值班。

二、请销假制度

（一）员工请事假、病假及其它各类假,均应事先请假,事后销假。具体要求按《关于员工各种假期的管理规定》执行。

（二）员工因业务需要外出工作,应及时报告公司领导。

三、着装、礼仪、礼节规定

（一）员工在工作时做到服装整洁、举止端庄、精神饱满。（二）员工之间应互相尊重、互相帮助,要用自身言行树立公司形象。（三）员工在接待来电、来访时要用礼貌用语,不得在办公场所大声喧哗,吵闹或使用粗鲁语言。

四、环境卫生、安全保卫制度

（一）各部门应负责各自办公室的清洁卫生。所有的文件、资料、报纸要摆放整齐,桌面、地面等要保持清洁。

（二）各部门自行负责办公地点的安全、保卫、消防工作,定期检查,及时消除存在的隐患。同时,每一位员工对公司的安全、保卫、消防中存在的问题均要及时汇报、协助处理的义务。

五、各种办公设备的使用制度

（一）电脑、复印机均由办公室负责维修、维护。

（二）公用车辆由办公室统一管理调度。各部门人员因公外出,原则上派车,在公司车辆调派不开的情况下,外出人员可乘坐出租车回程,凭出租车票并注明所办事务给与报销。