备用金制度

备用金管理制度

第一章目的

为了加强公司对备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，有效控制资金占用，减少资金损失，提高工作效率，特制定本制度。

第二章备用金与借款的适用范围

一、因公司业务需要暂支款，包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工作性

质的一次性借支款；

二、理赔等事故性质借支；

三、押金等性质借支；

四、因生活困难而暂支款；

五、其他经批准的暂支款。

第三章备用金与借款定义和分类

一、为保证日常零星支付而单独储备的现金。

二、备用金分定额备用金、临时备用金（借款）两种。

三、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特

点；

四、临时备用金是指因临时性的需要而借支的现金，具有一次性、时间较短的特点。第三章定额备用金与借款管理规定

第一条备用金借款申请和报销手续程序

一、工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据

实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借

款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否

正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

二、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”

的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员

根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。

三、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原

借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额

款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

四、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一

笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金，备

用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设

备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报

备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，

须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。

五、财务部经理对借支合理性进行复审，对借支款进行总体监督，并根据前期

现金使用做出分析，按现金管理制度做出是非判断。

第二条备用金与借款额度

一、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，

应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司

财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购，

必须按照工程部制度规定，走合同审批程序采购。

二、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。

三、各工程项目备用金，视各项目情况不同，备用金额度暂定为每周1万—5万。特

殊情况，需由项目经理提前向总经理说明情况，予以审批。

四、其他借款，根据实际情况核定金额。

第三条备用金借款支付方式包括：现金、支票、其他银行结算方式

第四条备用金与借款管理

根据工作需要、管理需要原则进行办理；备用金额度根据支出业务变化，对使用对象和用途范围审定；

一、实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转借或以临时备用金性质借支他

人；

二、以支票及银行结算方式借款的，必须在银行结算票据上签收，并在《付款凭单》上

注明票据号码；

三、理赔、押金等性质借支，在取得对方单位正式收据后，可以及时办理转帐手续；具体借支人为借支款项的责任人，转借或其他情况而没有办理相关财务手续的，财务不予承认；

四、部门审核主管为各种临时性备用金归还的第一管理人，必须监督经办人及时办理相

关报帐归还手续；

五、以现金方式借款的，一般情况下由借款人以现金方式归还，或以本人发生的费用报

销抵冲。

六、生活困难等原因借支的，按原核定的归还时间进行催收；

七、出纳必须于每月5号前清理临时性个人备用金借款。不按时归还的，财务部将向

人事部提供名单和欠款金额，从其工资中扣除。

八、定额备用金必须借款时间最长不超过一年，每一年清理一次，如需继续借用的，重

新办理申请审批手续，每年清理时间为12月31日。

九、财务部有权对各部门备用金的使用情况随时进行抽查、发现未

按规定使用、挪用、占用情况的、财务部有权收回借用的备用金十、财务部对很少使用的备用金应及时收回，对使用资率不高的备

用金应重新核定备用金金额，并且及时收回差额部分。

十一、如果根据业务的实际情况确需要增加备用金额度的，使用部门按第一次申请时的流程办理；使用部门跨年度使用备用金的，年底必须重新办理借款手续。

十二、因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须办理变更手续，变更方式采用借还两条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款；

十三、财务部必须于每年年末对其他应收款-备用金科目进行对帐请借款人签字确认。