记录管理控制程序

1. 工作目的

对本站记录和档案的填写、标识、借阅、保管和处理进行有效的控制，保证记录符合检测/鉴定工作要求，为管理体系有效运行和检测/鉴定工作符合要求提供证据。

2. 适用范围

适用于本站各种管理活动和检测/鉴定活动记录识别、收集、编目、存档、借阅、维护和清理等环节的控制及档案的管理。

3. 工作职责

3.1 检测/鉴定人员负责原始记录的填写。

3.2 监督员负责对记录真实性的监督。

3.3 技术质量管理部部长负责批准技术/质量记录的借阅复制，分站站长负责批准分站技术记录的借阅复制。

3.4 技术质量管理部负责技术/质量记录的归档保管。

3.6分站综合办公室负责分站技术、质量记录的归档保管。

3.6 技术负责人负责批准技术记录的销毁，质量负责人负责批准质量记录的销毁。

4. 工作程序

4.1 记录的分类和控制要求

4.1.1 记录分为质量记录和技术记录。

4.1.1.1管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括：内部审核和管理评审记录；纠正、预防和改进措施的记录；人员培训和考核记录；投诉处理记录；管理体系文件控制记录；服务和供应品的采购记录；合同评审记录；监督检查记录等。

质量记录格式应包括：记录的标题、记录的标识和总页数、日期、记录人等项目。

4.1.1.2 检测/鉴定等技术运作形成的记录为技术记录，主要包括：检测/鉴定原始记录；实验室间比对或能力验证记录；检测/鉴定报告及副本等。

技术记录格式还应包括以下内容：检测/鉴定的对象、检测/鉴定时的环境条件、使用的

仪器设备、记录观察得到的数据、计算公式和导出的结果、意外情况的描述和记录（适用时），记录人和审核人等必要的信息。

4.1.1.3 技术记录应满足复现的要求，提供足够的信息并按照相关规范的要求设计。

4.1.2 记录格式的编制应符合《文件控制程序》的要求。

4.2 记录的形成

4.2.1 记录的填写由执行人员在产生的当时予以记录，填写时使用钢笔或中性签字笔，所有签名应由本人亲笔签署，不允许代签。

4.2.2 技术的原始记录必须在工作现场进行记录，不允许追记、补记。

4.2.3 原始记录填写过程中应注意单位书写要求、字迹清楚，取位合理。

4.2.4 检测/鉴定人员在完成记录后应及时按照规定的要求由审核人员进行审核。

4.2.5 如遇原始记录填写错误需要更改时，应采用“杠改”的方式在错误处划一杠。更改人在“杠改”内容的右上方填上正确的内容后签名。

4.2.6对于记录表内无内容可填的空白栏，应用“/”标记。

4.2.7鉴定记录可选择适宜的方法，如书写、绘图、影印、计算机、录音、照相、摄像和3D激光扫描等。当被鉴定对象的特征可能出现动态变化时（如消失、好转等），且该特征又是判断依据时，除文字记录外，还应通过照相或录像方式保存鉴定时的发现，并配以必要的标识便于核查。

4.3 记录的管理

4.3.1 日常工作中形成的质量记录按照《文件控制程序》的要求由资料管理员归档保存。

4.3.2 技术记录

4.3.2.1 本站技术记录填写完成后要及时归档保管。

4.3.2.2 数值修约按GB/T 8170-2008《数值修约规则与极限数值的表示和判定》进行。

4.3.2.3 检测/鉴定人员应根据标准方法、规范要求对原始记录作必要的数据处理。在数据处理时，发现异常数据不可轻易剔除，应报告部门技术主任，进行研究后决定取舍。

4.3.2.4 应采用法定计量单位，非法定计量单位的记录应转换成法定计量单位的表达。

4.3.2.5 检测/鉴定人员填写原始记录后，应由具有中级及以上职称的人员进行审核并签名。

4.3.2.6 原始记录应包含充分的信息如样品名称、检测/鉴定日期、检测/鉴定人、审核人、检测方法、检测/鉴定结果等。

4.3.2.7 建筑工程领域应建立完整的原始记录，并由各所检测/鉴定员根据检测/鉴定结果填写不合格项目台账，每年汇总后上报技术质量管理部。

4.3.2.8当鉴定人之间对鉴定意见出现分歧时，应记录不同鉴定人的意见，以及最终形成鉴定意见的过程。

4.3.3 监督员应对记录的准确性进行定期检查，对于检查出现的问题按照《不符合检测/鉴定工作控制程序》进行改进。

4.4 记录的保密和借阅

4.4.1 有保密要求的记录的借阅、复制应符合《保护客户机密信息和所有权程序》。

4.4.2借阅、复制记录时，需经部门负责人批准，填写《文件借阅复印登记表》。

4.5 电子记录

4.5.1 电子采集的数据格式满足复现的要求可以直接采取保存电子数据的方式。

4.5.2 电子采集的数据格式不满足复现要求应采取其他纸面记录的方法并附加电子数据的方式。

4.5.3 打印的电子记录应由检测/鉴定人员签字确认并附在相关纸面记录中。

4.5.4 电子记录的管理应符合《计算机应用及数据控制程序》的要求。

4.6 记录的保管

4.6.1 质量记录的保存期限为6年。

4.6.2 检测/鉴定的原始记录和检测/鉴定报告正本等的保存期限一般为6年，涉及到地基基础、主体结构、钢结构、市政基础设施的检测/鉴定报告和原始记录保管期限为20年。

4.6.3 人员和设备记录随同人员工作期间或设备使用时限全程保留，在人员调离或设备停止使用后，人员或设备技术记录应再保存3年。

4.6.4 其他无明确规定的记录保存期为3年。

4.6.5 存放记录的场所应干燥整洁，具有防盗、防火设施，室内严禁吸烟或存放易燃易爆物品，外来人员未经许可不得进入。

4.6.6 技术质量管理部负责技术/质量记录归档保管。