办公物资管理制度(行政管理制度之一)

办公物资管理制度

第一章总则

第一条为加强公司办公物资的管理，节约成本、提高使用效率、规范申领、明确责任，特制定本制度。

第二条办公物资由行政管理中心统一管理。实行统一采购、统一发放、统一回收处理“三统一”政策。

第三条本制度由行政管理中心监督执行。

第四条本制度规定办公物资包括办公用品、设施、设备。

一、办公用品包括：

员工日常工作所需的办公低值易耗品。

二、办公设施包括：

1、公司给员工配制的办公桌、椅、沙发、钥匙等；

2、公司给各中心或部门配置的文件柜、保险柜、电风扇、空调、饮水机、遥控器等。

三、办公设备包括：

1、公司给员工配制的办公电脑及附属设备；

2、公司内部使用的服务器、网络交换机、集线器等网络接入设备；

3、公司内部使用的打印机、复印机、扫描仪、电话机、传真机办公自动化设备；

4、其他如数码像机、摄录像机、打孔机、胶封机、档案专用缝纫机。

第二章办公用品的管理

第五条各中心或部门根据本中心或部门办公用品使用情况，于每月28日前将次月所需的办公用品列计划申报《办公物资计划表》（详见附件1），经本中心或部门领导审批后报行政管理中心。

第六条行政管理中心根据库存明细及各中心或部门上报的的计划表，制定《办公物资申购单》（详见附件2），经中心领导审批后统一进行采购。

每七条各中心或部门特殊急需的办公用品，应填写《办公物资申购单》，经本中心或部门领导审批后报行政管理中心进行采购。

第八条办公用品采购到位后，行政管理中心应及时通知各中心或部门领用，并做好出入库登记。

第九条行政管理中心应每月对办公用品进行盘点检查，做到帐物一致。如帐物不一致，应查明原因，并追究相关责任。

第十条行政管理中心应统计各中心或部门每月办公用品使用情况，做好《月报表》（详见附件3），报公司总裁。

第十一条对纸品的管理，以实物为准，但必须做好使用记录，严禁随意浪费。

第三章办公设施的管理

第十二条各中心或部门因办公需求，需增加办公设施的，应填写《办公物资申购单》，经本中心或部门领导审批后，报行政管理中心审批后进行统一调配或采购。

第十三条各中心或部门所申购的办公设施有特殊要求的（如规格、时间、品牌、产地、价格等），应在申购单上详细注明。

第十四条办公设施采购到位后，行政管理中心应及时通知各中心或部门领用，并做好入库登记。

第十五条各中心或部门在领用办公设施时，应进行规格等方面的检查，无误后办理领用手续。

第十六条各中心或部门应做好办公设施的维护和保管，中心或部门领导负有安全使用的管理责任，如有丢失或损坏，连带负责赔偿。

第十七条办公设施在使用中出现问题或故障的，应及时通知行政管理中心进行维修。行政管理中心应与供货商或厂家做好退换、保修、维修、配件等事宜。

第四章办公钥匙的管理

第十八条办公区域所有门、桌、柜等钥匙，由行政管理中心统一登记发放和备案管理。

第十九条新员工入职后，需要配置钥匙的，应填写《钥匙领用申请单》（详见附件4），经本中心或部门领导审批后，到行政管理中心领取钥匙，行政管理中心做好《钥匙领用登记表》（详见附件5）

第二十条各中心或部门应加强对对常用钥匙的自我管理，如钥匙丢失或被盗，应及时报行政管理中心采取相应措施。

第二十一条办公区域所有门、桌、柜等钥匙均须在行政管理中心留存备用，非特殊情况下不可使用备用钥匙。

第五章办公设备的管理

第二十二条员工因工作需要更新或添置办公设备时，应填写《办公物资申购单》，经本中心或部门领导审批后，报行政管理中心审批，公司总裁批准同意后，由行政管理中心统一调配或采购。

第二十三条如其他中心或部门有闲置所需的办公设备时，行政管理中心可直接填写《办公物资调配单》（详见附件6），经行政管理中心和调出中心或部门领导审批后，直接进行调配。

第二十四条如无闲置所需的办公设备时，则由行政管理中心进行统一采购。采购到位后，应及时通知各中心或部门领用，并做好入库登记。

第二十四条办公设备领用时，行政管理中心应填写《办公设备调配单》，经中心领导审批同意后，由网络管理员统一调配。

第二十五条办公设备领用后，领用人应做好日常维护和保养。以中心或部门名义领用的，应指定专人负责保管使用，并报网络管理员备案。

第二十六条公司为员工配置的办公设备，未经行政管理中心同意，不得擅自拆卸。

第二十七条办公设备在使用中出现问题或故障的，应及时通知行政管理中心进行维修。行政管理中心应与供货商或厂家做好退换、保修、维修、配件等事宜。

第二十八条员工个人使用的配置信息，应在离岗、调岗等工作发生变动时，在网络管理员的监督下，办理移交手续，否则，公司有权予以严肃处罚。

第二十九条员工违反了办公设备的使用规定，网络管理员有权采取措施并上报公司领导，按公司规章制度，视情节轻重予以严肃处理。

第三十条损坏责任的承担：

自然损坏：凡属于办公设备原有的质量问题、超过使用年限等非人为因素造成的损坏。

个人损坏：凡属于人为因素，例如因操作不当、摔打、撞击等等造成的损坏，责任人按原价赔偿60%的损失。损坏性质的确认，由行政管理中心进行确认。

第三十一条在办公设备过于陈旧无维修价值时，经使用中心或部门领导审批，报行政管理中心审批，公司总裁批准同意，财务部备案后，由网络管理员统一做报废处理，并将该设备其他有用部件列入维修配件。

第三十二条员工因调动或离职时，应归还所领用的办公设备，网络管理员检查无损坏或缺失后，给予办理归还手续；如检查有损坏或缺失的，则按现价对损坏或缺失部分进行赔偿。

第三十三条员工因工作需要，需使用数码像机、摄录像机等其他办公设备时，应填写《办公物资借用单》（详见附件7），经本中心或部门领导审批后，报行政管理中心审批同意，到档案管理员或网络管理员处办理借用手续。

第三十四条使用数码像机、摄录像机时应注意轻拿轻放，避免造成损坏，同时应做好保洁工作。

第三十五条因工作需要，员工所借用的办公设备超过借用期限，应提前到档案管理员或网络管理员处办理续借手续；如果出差在外，应提前告知档案管理员或网络管理员，待回公司后补办续借手续。

第三十六条员工借用的办公设备超过借用期限而未通知档案管理员或网络管理员时，档案管理员或网络管理员应及时与该员工取得联系，了解实际情况及续借时间。

第三十七条员工借用的办公设备使用结束后，应及时归还档案室或网络管理员，档案管理员或网络管理员应认真检查是否的损坏。

第三十八条检查后无任何问题，档案管理员或网络管理员在《借用登记表》（详见附件8）中填好归还时间，收回所借用的办公设备并归档，如人为损坏，借用人需进行经济赔偿。