公文知识手册

公文知识手册一、公文的概念公文即公务文书的简称。

通常有广义和狭义之分，广义的公文是指党政机关、社会团体和企事业单位在处理公务时形成的文书。

它包括所有的通用公文和专用公文。

狭义的公文一般指行政机关公文。

二、公文的特点1、政治性。

公文是管理国家、处理政务不可缺少的一种工具，具有传达贯彻党和国家的方针政策、处理公务的重要职能，同党和国家的政治经济紧密相关，涉及全国人民的根本利益，具有鲜明的政治性。

各级行政公文必须传达党和国家的方针政策，保证各项方针政策的实施。

2、法定性。

党政机关公文由法定机关制发，代表法定机关的意图，在法定机关的权限范围内具有法定的权威和约束力，因此法定形式是其最显著的特点，具体表现为三个方面，即法定的作者，法定的办理程序和法定的权威性。

3、规范性。

党政机关公文是应用文中规范性很强的文体。

这种体式上的规范性，有助于迅速高效地制作公文，准确地传达发文机关意图，为公文处理科学化、规范化和现代化提供了基本条件。

4、时效性。

党政机关公文是为完成某项工作或针对公务活动中某个具体问题而制定的，因而具有特定的效用性，有时简称为现行效用或时效。

行政机关公文是应公务活动而制作，提出问题、意见，表明立场、态度，回答咨询、质疑，记载情况、精神等，都要及时、迅速、明确。

它在现行工作中形成、使用，在特定的时间期限内具有效力。

三、公文的种类（一）命令。

适用于依照有关法律公布行政法规和规章（发布令）；宣布施行重大强制性行政措施（行政令）；嘉奖有关单位及人员（嘉奖令）。

（二）决议。

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（三）决定。

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决策事项。

（四）公告。

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（五）通告。

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（六）通知。

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（七）通报。

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

（八）议案。

适用于各级人民政府按照法律程序向同级代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（九）报告。

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

（十）请示。

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十一）批复。

适用于答复下级机关的请示事项。

（十二）意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十三）函。

适用于不相隶属机关之间商洽合作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十四）会议纪要。

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十五）公报。

适用于公布重要决定或者重大事项。

四、公文的格式（一）眉首部分眉首又称文头、版头，位于文件首页上方，约占首页版面的三分之一。

包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人六要素。

1、公文份数序号公文份数序号是公文印制份数的顺序编号。

序号一般用阿拉伯数码标识于公文版心的左上角第1行。

“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。

标识份数序号有利于公文的登记、分发和掌握其走向，便于更好地管理秘级较高的公文。

2、秘密等级和保密期限涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。

密级分“绝密’’、“机密”、“秘密”三级。

秘密等级顶格标识在版心左上角第2行，秘密等级和保密期限用“★”隔开。

3、紧急程度根据公文送达和办理的紧急程度，公文可分为“特急”和“加急”两种，紧急电报有“特提’’、“特急”、“加急”、“平急”等四种。

紧急程度一般顶格标识在版心左上角。

如需同时标识份号、秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心左上角第2行，紧急程度顶格标识在版心左上角第3行。

4、发文机关标识发文机关标识由发文机关名称或规范化简称后加“文件”组成，如“国务院文件”、“江西省人民政府文件”、“江西财经大学文件”等，用套红大字居中印在公文首页上部，故公文俗称“红头文件”。

对一些特定的公文（如函）可只标识发文机关全称或规范化简称。

联合行文时应将主办机关名称排前，其他机关依次在下方整齐对应排列。

“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布，也可以单独用主办机关名称。

5、发文字号发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，简称文号。

其中年份、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称；序号不编虚位。

一份公文只有一个发文字号。

几个机关联合发文，只标注主办机关的发文字号。

6、签发人上报的公文需标识签发人或会签人的姓名，平行排列于发文字号右侧。

以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发。

如果有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，共他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发稳机关顺序依次排列。

（二）主体部分公文主体是公文页红色分隔线以下至末页首条分隔线以上的部分，通常由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、附件、成文时间、公文生效标识和附注等要素构成。

1、公文标题公文标题是对公文主要内容的概括及文种的标示，一般由发文机关名称、发文事由和公文种类三个基本要素组成。

事由的概括要准确、简明。

文种选择要恰当。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

2、主送机关主送机关是指公文的主要受理机关，负责办理或答复公文中的事项。

置于标题之下正文之上，顶格书写'类似普通信件的抬头。

上行文只能有～个主送机关。

下行文如主送机关较多的，可采用概括性的统称。

凡直达公众的公布性及法规性公文，如公告、命令（令）、通告等，一般不标明主送机关。

（三）公文正文正文是公文的核心部分。

比较复杂的公文的正文都有开头、主体、结尾三部分。

1．开头常见的开头方式有以下几种。

(1)目的式。

常使用“为了……”或“为……”等词语写明发文的目的。

如《国务院关于开展第一次全国经济普查的通知》的开头：为适应经济和社会发展需要，并与国家编制五年计划更好衔接，推进同民经济核算与统计调查体系的综合配套改革……(2)根据式。

开头先写明行文所依据的方针、政策、法规或事项，以增强公文的权威性和说服力，常用介词“根据”、“遵照”、“按照”领起。

(3)缘由式。

指通过介绍情况、提出问题或明确意义，使受文者了解行文的缘由。

(4)转发式。

各级机关批转下级公文或转发公文，已经形成相对固定的格式。

(5)直陈式。

公文开篇不陈述任何理由，也不交代背景，而是直截了当地把事项写出来。

以上五种开头方式是公文的基本开头方式。

其他开头方式均可从这五种基本方式演化出来或归人这五种方式。

2．主体主体是正文的核心，是表达公文基本内容的部分。

内容充实、中心突出、表意明确、条理清楚是对所有主体部分的写作要求。

3．结尾常见的结尾有以下几种。

(1)说明式．对有关事项作进一步交代，以利于执行。

(2)祈请式．在报告、请示等上行文中，常用“妥否，请批复”、“以上意见，如无不妥，望遵照办理”等祈请语结束．(3)期望式。

在下行文结尾中常提出要求和希望，敦促受文者及时办理。

还有一些结尾，文字略长．常用“为……作出贡献”“为实现……而奋斗”等号召性词语结尾，也属于期望式结尾一类。

行文简洁，收束有力，是对所有公文正文结尾的要求，也有一些公文自然收束，不加结尾。

（四）附件说明附件说明是指公文附件的顺序号和名称。

如有附件，“附件”两字在主件正文下空行左空2字标识。

公文只有一个附件，只需标注其名称，不标序号。

如有两个或两个以上的附件，则应使用阿拉伯数码标明序号（如，附件：1．×××××）。

附件名称后不加标点符号。

（五）附件附在主件之后，对主件起补充、说明作用的文字或材料叫作附件。

公文列入了附件，则附件与公文具有同等的效力。

公文如有附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

（六）成文时间成文时间一般来说也是公文的生效时间，原则上应以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准，电报以发出日期为准，会议通过的文件以会议通过的日期为准，成文时间大多数写在公文正文右下角，用阿拉伯数字表达；决定、通告、会议纪要等公文则写在公文标题之下，用括号标注。

（七）公文生效标识公文生效标识是公文生效的凭证，具体表现为加盖印章。

（八）附注附注是指对公文的传达范围、使用注意事项等情况的说明。

（三）版记部分公文的版记部分通常由抄送机关、印发机关，印发时间等要素构成。

1、抄送机关抄送机关指除了主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

抄送要从实际需要出发，不能乱抄乱送。

抄送应在主题词的下一行、左空1字标识。

2、印发机关和印发时间印发机关是指具体主办、制发公文的部门，一般是发文机关的办公室或秘书室。

它应在抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）、左空1字标识。

印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识，与印发机关同居一行位置，右空1字．五、公文的写作要求(1)一文一事请示要求一事一请，内容单一明确。

(2)单头请示。

请示只能主送一个上级机关，不能多头主送。

(3)不越级请示。

请示一般不能越级，如因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的直接上级机关。

(4)不得抄送下级机关。

请示行文时不得同时抄送给下级机关。

(5)报告中不得夹带请示事项。

六、习作园地1.函（1）概念：函是指不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时所使用的公文。

函是一种平行文，不能用于上下级机关（2）特点：（一）沟通性函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

（二）灵活性表现在两个方面：一是行文关系灵活。

函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。

二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。

可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

（三）单一性函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

（3）分类（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。

公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。

便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分。

函可以分为发函和复函两种。

发函即主动提出了公事事项所发出的函。

复函则是为回复对方所发出的函。

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

（4）范例四川省电力工业局关于在宝珠寺水电站库区进行开发有关意见的函广元市人民政府：宝珠寺水电站于1996年10月开始蓄水，1996年年底首台机组投产发电，水库已基本形成。