公司发文及文件管理制度

公司发文及文件管理制度

一、目的：

为了完整保存有限公司的发展历程，清楚、准确的记录XXXXX公司各项业务活动和管理职能，特制订本管理制度。

二、适用范围：

本制度适用于XXXXX有限公司。

三、文件管理办法：

1、公司文件产生的途径：

（1）因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定（因内部管理而产生的日常通知或规定除外）；

（2）因外部合作与交流产生的法律文件；

（3）因政府管理而产生的报告和审批文件。

2、行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部，承担发文和归档的工作。文件发布

后，需作为资料归档留存，一般性文件保存期限为3年，技术性文件保存期限为5年。

3、发文审批流程：

发文部门→公司会议通过→公司总负责人审批→行政部公布、归档并备案

4、文件的密级管理及受控方式：

（1）文件密级分为四类：普通、秘密、机密、绝密；

（2）文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。

注：不便由行政部发布，归档并备案的机密或绝密文件，由发文部门按本规定自行做好发布，归档并备案的工作，但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。

（3）发文形式：公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行，文件拟订后统一提交给发文部门，由发文部门填写发文文件纸，附纸介质文件，报相关负责人审批。

审批通过，在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放号管理方式受控的文件通过纸介质或电子文档发放，并登记文件签收单；其它文件的默认发布方式为电子邮件，如需加发纸介质，请在发文文件纸中注明。

5、公司文件采用编号管理的方式，在公司总部行政部建立方便的查询系统；

（1）文件编号原则：

首位：公司名称的缩写GYRT；

第二位：标示年度，如本年度为2002年，简写为“02”；

第三位：标示发文单位使用汉语拼音字头，总部各部门汉语拼音字头包括：行政部（XZ）、财务部(CW)、销售市场部(SC)、开发一部(KF1)、开发二部（KF2）、产

品研发部（CY），所有发文部门的汉语拼音字头应在公司行政部（XZ）备案，以保

证发文的规范化；

第四位：文件号码，按照该发文单位的文件先后排序，统一从“001”排起。

（2）文件名称：录入全称。

（3）主题词：能够反映文件重点内容的关键词语。

（4）概要：将文件内容和提纲高度概括总结出来。

（5）发文单位：发文单位全称。

（6）文件密级：依照密级制度填写。

（7）发布日期：文件发布的日期。

（8）保存形式：公司归档保存的文件必须保证有一份书面原始文件和至少一份复

印件，同时可以以磁盘、光盘、胶片等其他介质保存；涉及公司绝密和机密级的文

件，应尽量减少保留在电脑硬盘中，应当单独留存。

6、发文、传阅文件

（1）发文：由行政部将所发文件的文号、名称、份数、时间进行登记，由文件领取

部门在《文件签收单》签字领取保管。

（2）传阅：由行政部将传阅文件的文号、名称、文件传出时间登记在《文件传阅单》

上，由传阅人在该传阅单上签字后传阅。阅毕，传阅人将文件交回行政部，由收件人在

《文件传阅单》上签字并注明文件传回时间。

（3）在文件的传阅过程中，应严格遵守保密制度，妥善保管好所传阅的文件。

7、发文文件纸、文件签收单、文件传阅单（见附件）

本文件经总负责人批准发布之日起执行。

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员工录用管理制度

为规范试用期员工的管理和辅导工作，创造良好的试用期工作环境，加速试用员工的成长和进步，特制定目标责任制制度。

一、员工试用期规定

1、自员工报到之日起至人力资源部确认转正之日起。

2、员工试用期限为3个月，公司根据试用期员工具体表现提前或推迟转正。

（一）、福利待遇

1、试用期员工工资根据所聘的岗位确定，核算时间从到岗工作之日起计算，日工资为：月工资÷（本月天数-休假天数）

2、过节费按正式员工的1/2发放。

3、按正式员工标准发放劳动保护用品。

（二）、休假

1、试用期内累计事假不能超过3天，如果特殊情况超过3天需报董事长批准。

2、可持相关证明请病假，请病假程序和天数与正式员工要样。

3、可请丧假，请假程序和天数与正式员工要样。

4、不享受探亲假、婚假。

二、员工入职准备

1、身份证复印件一份，原件待查。

2、学历证明复印件一份，原件待查。

3、县级以上人民医院的体检报告。

4、4张一寸照片

5、部分职位（如出纳、收银员、司机、仓管）试用期员工还须须准备房产证明、户口本、直系亲属身份证复印件等。

三、行政手续

1、试用人员手续办理完毕后，由行政部向试用期人员发放办公相关用品。

2、发放工作牌，办理考勤卡。

3、试用期人员需要食宿的、由行政部安排住宿和就餐。

4、将试用期人员带入用人部门。

四、用人部门指引

1、试用员工的直接上级是“入职指引人”。

2、带领试用期员工熟悉本部门及其他部门，向其介绍今后工作中要紧密配合的部门及员工，同时介绍公司内公共场所

的位置，包括会议室、停车场、洗手间等。

3、与试用期员工进入面谈，商讨入职后的工作安排，并向试用期员工描述其工作的部门架构，岗位名称，职务，岗位职责等。简单介绍将来的职业发展方向和目前工作时遇到的实际问题。

4、教会试用期员工使用生产工具或办公用具。

5、公司有活动要及时告知试用期限人员。

6、与试用期人员进行正面沟通，引导其工作，及时了解试用期

员工在工作及生活中存在的问题并帮助其解决。

8、