公文处理基础知识培训(办公室)
公文处理基础知识培训
具有法定性、规范性、实用性、时效 性等特点。
公文处理重要性
01
02
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实现组织管理
公文处理是组织管理的重 要环节，能够确保组织内 部信息畅通，提高管理效 率。
维护组织形象
规范的公文处理能够展现 组织的严谨性和专业性， 提升组织形象。
保障工作顺利开展
及时、准确的公文处理能 够保障各项工作的顺利开 展，避免延误和失误。
适用于批转下级机关的 公文，转发上级机关和 不相隶属机关的公文， 传达要求下级机关办理 和需要有关单位周知或 者执行的事项，任免人 员。
公文格式规范要求
01 标题
02 主送机关
03 正文
04 附件
05 印章
应当准确简要地概括公文 的主要内容并标明公文种 类，一般应当标明发文机 关。标题中除法规、规章 名称加书名号外，一般不 用标点符号。
公文排版与打印要求
排版
公文排版应遵循清晰、美观、规范的原则，字体大小、行距、字距等应符合规定标准。
打印
公文应使用黑色或蓝黑色墨水打印，字迹应清晰、工整。如需复印，应保证复印效果清晰 。
装订
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之 间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误 差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。
分类归档
按照公文的种类、年度、机构等进行分类归档，以便于查找和管 理。
整理要求
公文应保持原貌，不得涂改、勾画或损坏；归档前应进行编号、登 记和装订，确保公文的完整性和可追溯性。
归档标准
制定详细的归档标准和规范，包括归档时间、归档地点、归档责任 人等，确保归档工作的规范化和制度化。
《公文基础知识》相关知识点培训试题集
《公文基础知识》相关知识点培训试题集1. 根据公文作用的活动领域，公文可分为（）。
A. 上行文、下行文、平行文B. 通用公文、专用公文 D. 收文、发文C. 规范性公文、领导指导性公文、公布性公文、陈述呈请性公文、商洽性公文、证明性公文2. 根据内容涉及国家秘密的程度，含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的文件属于（）。
A. 内部使用文件B. 秘密文件C. 机密文件D. 绝密文件3. 下面公文写作中不恰当的是（）。
A. 我们一定要严厉打击少数腐败分子，把反腐败进行到底B. 以上意见如无不当，着即批转各有关单位认真遵照执行C. 我们必须排除种种不利因素，争取在第一季度建成东方贸易商厦D. 玻璃制品厂原党委书记张某一伙，几年来大量贪污盗窃、行贿送礼，其中仅行贿一项即达85000元4. 下面几种说法中，不正确的是（）。
A. 在公文中安排语序时，当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时，一般应按时间发展顺序排列B. 受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由抄送机关答复C. 有些公文的主题，可以根据领导人授意而直接表述，有些公文的主题，则需在调查研究的过程中，随着对客观实际情况全面而深入的探索而逐步提炼与明确D. 公文中的疑问语气一般较少使用语气词“啊”、“呢”、“吧”等，“吗”也尽可能不用或少用5. 用于行政管理的“命令（令）”，其发布权限属于（）。
A. 地方各级人民政府B. 党、政、军各类机关C. 国务院及其各部门D. 国家大型企业、事业单位6. 撰写交流信息的通知，要求做到：（）。
A. 说明制发的意义B. 侧重叙事，在叙事基础上阐明道理C. 不必予以评论，也无需阐发意义和目的D. 必须有明确的政策依据7. 《关于查禁赌博的通告》显然应具备：（）。
A. 较强的时效性B. 教育性，以引起人们警觉和注意C. 知照性，用于公布需要人们周知的事项D. 被动性8. 以下有关公文的说法错误的有：（）。
[办公室主任培训]公文写作与处理讲稿
![[办公室主任培训]公文写作与处理讲稿](https://img.taocdn.com/s3/m/6fd6957bcf84b9d528ea7afb.png)
公文写作与处理讲稿第一章公文概述一、公文常识公文又称公务文书，是国家机关、党派团体和企事业单位在公务活动中形成并固定使用的一种具有特定体式的书面语言工具。
公文形成的目的是为了满足各类社会组织记载事物、表达意志、交流信息、联系工作、处理各种事务的需要。
国家行政机关公文特指行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效率和规范体式的公务文书。
公文处理，具体包括公文的拟写、制作、处理、传递、保管、提供利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。
二、公文特点⒈突出政治性。
⒉恪守法定性。
⒊保持权威性。
⒋注重保密性。
⒌讲究规范性。
⒍围绕事物性。
三、公文文体公文具有应用文的基本属性（即直接应用性、全面真实性、结构格式规范性），是一种特殊的应用文，表现在被强制性规定采用白话文形式，兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式。
四、公文格式公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。
公文格式具有较强的规范性。
公文用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订。
根据《国家行政机关公文处理办法》，公文一般由保密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印制机关和印刷日期等部分组成。
（一）文件开头部分。
文头部分位于首页上部，一般占1/3至1/5左右，包括：⒈秘密等级根据公文实际的涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并后加“★”，必要时还应注明保密期限（如机密★5年）。
位于公文首页图文区左上角，一般用3号或4号黑体字印刷。
⒉缓急程度紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
⒊文件名称由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字构成。
这种形式称版头、文头，采用大号黑变体或宋体字在公文首页上端套红标识。
⒋发文字号应当包括机关代字、年份、序号。
联合行文，只标明主办机关发文字号。
⒌签发人上行文应当注明签发人、会签人姓名。
党政机机关公文处理基本知识
xxxx办公室
公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。
（五）正文 正文是公文的主体和核心所在，用来表达公文的内容， 位于标题或主送机关下方。一般用三号仿字体，每段的首 行空两个字，首页要有两行以上的正文。
xxxx办公室
公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。
xxxx办公室
公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。
（二）公文的类别
1、根据所起的作用不同: 法规性公文，如条例、规定、办法、章程、守则、规范、制度等； 计划性公文，如要点、计划、规划、方案、预案、纲要、安排、 打算、设想等； 指导性公文，如命令、指示、决定、决议、通知、会议纪要、意 见等； 陈述性公文，如工作总结、工作情况报告、调查报告等； 请示答复性公文，如请示、批复等； 沟通情况性公文，如通报、简报等； 宣传教育性公文，如讲话稿、通告等； 商洽性公文，如函等。
xxxx办公室
公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。
(三)公文的文种
1、根据•中国共产党机关公文处理条例‣的规定： 党的机关使用的主要文种有14个：决定、决议、指示、 意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规 定、函、会议纪要。 可以简单概括为：二通（通知、通报）二决（决定、 决议）二示（指示、请示）加二报（公报、报告），条例 意见批复规（规定）函要（会议纪要）。
xxxx办公室
公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。
(七)发文机关署名 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称， 只标识成文时间（注：党委系统的公文必须有发文机关署 名）。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm， 端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压 在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线 压在成文时间上。
公文处理培训ppt课件
（二）主体部分
10.附件说明
附件说明分别与正文和发文机关 署名之间空一行，字体字号用3号仿 宋。
“附件：”前空2个字，后接排附件 名称，名称后不加标点符号，附件序 号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如 “附件：1.×××”
有两个以上附件时，应注明顺序并 分别标注于各附件首页的左上方。
××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××× × ×。
周知事项。 通告和公告经常容易被混用，公告适用于地位较高的行政单位，通告则不限；公告范围 更广。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（上行文、下行文、平行文都行） 印发不能和意见连用，但可以和转发连用。关于加快推进建筑产业现代化发展的实施意见 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。（转发、 印发、批转的区别：转发上级机关的公文，也转发下级机关的公文；批转主要用于批转下级机关的公 文；印发是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项 ） 印发类通知非常简单。通 知和通告的区别，通告没有主送单位。 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（一般有表扬先进、批评和情况 类通报）
命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋 升衔级、嘉奖有关单位和人员。（我办主要下发的是政府令，是以市长名义发布的重要 的规范性文件）
公报：适用于公布重要决定或者重大事项。（会议公报、联合公报、统计公报、环境 公报，一般在媒体上公开发布）
二、公文种类
公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者
梯形标题
× ×人民政府文件
公文基础知识培训
标题写作技巧
01
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准确概括公文内容
标题应简明扼要地概括公 文的主旨，避免过于冗长 或含糊不清。
突出重点
在标题中突出公文的核心 内容，使读者能够快速理 解公文的主要意图。
使用规范用语
标题应使用规范、正式的 语言表达，避免口语化或 使用不当的措辞。
正文写作技巧
结构清晰
正文应按照逻辑顺序组织 内容，分段明确，条理清 晰。
公文的种类与格式
公文的种类包括决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和纪要 等。
公文的格式包括眉首、主体、版记三个部分，其中眉首包括发文机关标识、发文 字号、秘密等级和紧急程度等；主体包括公文标题、主送机关、正文、附件、发 文机关署名、成文日期等；版记包括主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等 。
报告实例分析
01
报告是向上级机关汇报工作、反 映情况、提出建议时使用的公文 。
02
例如：某县政府向市政府汇报的 关于扶贫工作进展情况的报告， 详细介绍了扶贫措施的落实情况 和取得的成效。
请示实例分析
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准时使用的公文。
例如：某市教育局向市政府请示关于增加教育经费的请示， 请求批准增加本年度教育经费预算。
公文基础知识培训
目 录
• 公文概述 • 公文写作技巧 • 公文处理流程 • 公文常见错误与纠正方法 • 公文实例分析
公文概述
01
公文的定义与特点
公文是组织或个人在 公务活动中使用的书 面交流工具，具有法 律效力。
公文是传达政策、发 布命令、处理事务的 重要手段。
公文的特点包括规范 性、权威性、实用性、 法定性等。
行文错误
公文写作与处理技巧培训PPT课件
文
眉
首
五、公文格式
2.主体部分。公文的主体，是公文最主 要的部分，其格式包括标题、主送机关、 正文、发至级限、附件、发文机关、印 章和成文日期等内容的规定。
（请看图示）
识主 ，送 回机 行关 时， 仍标 顶题 格下 。空
1 行 ， 左 侧 顶
00001
机密★一年 特急
× × × ×文件
一、公文的概念和作用
3.企业公文：是企业机关治理企业的重 要工具，也是企业中的各部门共同使用、 企业处理公共事务的书面文字材料。它 担负着传达贯彻党和国家的方针、政策， 请示答复问题，指导商洽工作，汇报沟 通情况，总结交流经验等重要职能。
一、公文的概念和作用
（二）作用和重要性 形象比喻公文就是一个企业的脸面，在
3
附件：1.× × × × ×
号
2.× × × × × ×
仿
宋
体
字
二○○五年四月二十日
（发至× ×级）
× × × × ×。
二○一○年二月五日
（发至× ×级）
3
号
黑
体
3 主题词： × × × × × × ×
字
号
抄送：××××××，×××××，×××
仿
××××××××。
宋 体
×××办公室
字
2010年2月5日印发 －2－
如日 有期 附右 注空 ，4 居字 左， 空中 2文 字小 加写 圆。 括 号 标 识 在 成 文 日 期 下 1
×××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××× × × × × × × × × × × × ×。 × × × × × × ×。
附件：1.× × × × × 2.× × × × × ×
办公室公文写作培训
谢谢观看
THANK YOU
一、行文功能不同。“报告”主要是汇报情况、反映问题;“请示”则是请求批准、指示和解决问题等。 二、处理方式不同。“报告”属阅件，可不回复;“请示”则属办件，需要办理、批复。 三、时问要求不同。“请示”应在事前行文，即所谓“事前请示”;“报告”一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报 告”。
行文规则常见问题
公务种类
矿业分公 司发文
矿业分公 司签报
矿业分公司发文：以矿业分公司的名义，在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文件。
矿业分公司签报（及项目签报）：对内的请示文件，主要用于企业内设机构需要就某项专门事项需本 单位领导请示或报告；送签有关文件时，向本企业领导报告文件的起草和办理过程、有关事项的背景、 文件办理依据及办理意见和建议。
4.一文多事：指一件请示中有多个主旨的情况。 例如，报送请示中，文中涉及互不相关的多个事项，如要求建设协调解决若干互不相关的多个事项。
5.向领导同志个人报文：指主送单位直接写XX领导或各位领导的情况。 例如，部分员工或项目认为文件只有直接送到领导手中才能引起重视，直接行文主送某个领导。
6.报告夹带请示事项：指在报送材料或行文报告时，文中夹带请示事项或需解决问题等内容。 例如，在报送汇报工作报告中，在“拟采取措施”等部分，夹带需上级单位批准后才能实施的事项。
办公培训
办公室
xxx
目
P 录A R T
一、公文的定义 二、公文的格式
公务文书
什么是公文
公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又 称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证 协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的 体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务， 都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。
公文处理基础知识
公文处理基础知识第一节公文处理概述一、公文的定义公文即公务文书，是党政机关、企事业单位和社会团体在处理公务时所形成的现行公用、法定效力和特定体式的文字材料。
《中国共产党机关公文处理条例》规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、部署和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。
”《国家行政机关公文处理办法》规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。
二、公文办理程序收文办理：包括签收（含拆封、清点、分类）、登记、拟办、送批、批办、分发、传阅、承办、催办、办复、立卷、归档等12个程序。
注意：1.要有规范收文登记本、阅文处理笺；2.各单位办公室人员要及时向有关人员收取（指通过会议发的文件）文件；3.需清退的文件必须要放在保密柜,由专人保管；4.复制上级秘密文件，须经发文机关批准或授权。
复印件应加盖复印机关印章。
复制的公文应与正式印发的公文同样管理。
5.借阅文件要登记。
发文办理：包括起草（含修改、协调）、校核、会签、签发、复核、登记（编号）、印制（含排版、校对、装订）、缮印、分发、立卷、归档11个程序。
注意：1.要有规范的发文登记本、发文签批单；2.校核、复核、登记、印制等程序必须由文秘人员和办公室主任把关；3.要有会签程序，由办公室文秘拟定会签人、签发人。
4、发文要严守程序，坚决杜绝“倒行文”。
第二节公文种类按照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关处理办法》的有关规定，公文种类主要有14种：1.决议。
用于发布经会议讨论通过的重要决策事项。
2.决定。
用于对重要事项做出决策和安排。
3.指示。
用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
4.意见。
用于对重要问题提出见解和处理办法。
5.通知。
用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。
公文处理基础知识.doc
公文处理基础知识第一节公文处理概述一、公文及公文处理工作的重要性1.公文是领导机关决策的产物，是领导机关实施领导、进行管理和服务工作的重要工具。
公文总是与新的决策、政令的贯彻和推行紧密联系在一起的。
大量历史事实证明，一篇正确而优秀的公文，可推动社会历史前进，促进经济社会的发展，实现国家和民族的振兴。
例如，党的十一届三屮全会通过的《屮共中央关于建国以来若干历史问题的决议》，从而使屮国发生了翻天覆地的变化，实现了屮华民族的伟大复兴。
南朝刘勰说：“章表奏议，经国Z枢机。
”三国魏曹不说：文章乃“经国Z大业，不朽Z盛事”。
邓小平说：“拿笔杆是实行领导的主要方法”。
反乙一篇错误的公文，可把社会引向倒退，造成国家和民族的灾难。
例如，1966年屮共屮央下发的《关于开展无产阶级文化大革命的通知》，把刚刚复苏的国民经济再次推向崩溃的边缘。
所以，公文处理工作的质量好坏与公文的正确与否，决定国家的兴亡。
2.在当代的领导、管理和服务T作屮，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。
从一定的意义上说，公文正确与否，决定社会主义现代化建设的成败、战争的胜负和社会政治稳定与否。
公文的作用主要有10大作用，即：启示和传达作用、规范作用、请示报告作用、控制作用、传递作用、协作作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、教有参考作用、记载和备查作用。
这是被大量事实证明了的历史结论。
3.公文处理水平代表一个机关（单位）的水平，即代表一个机关（单位）的决策、领导、管理、服务水平，反映了一个单位的整体素质。
所以，每一个单位的领导及全体工作人员特别是文秘人员，都要重视公文处理工作。
二、公文及公文处理的涵义1.公文的定义。
“公文” 一词，源于晋代陈寿的《三国志?魏志?赵俨传》，“公文下郡，绵绢悉以还民。
”当时仅指一种体式的公务文书。
最早的公文总称为“书契”。
其后又有“典册”、“枢机文”、“官文书”、“案牍”、“公牍”等名称。
随着社会的发展进步，公文的种类、名称及其内涵不断发展变化。
办公室公文写作技巧培训
办公室公文写作技巧培训在现代办公室环境中，公文作为一种重要的沟通工具，对于保持组织的效率和专业形象起着至关重要的作用。
因此，提高公文写作的质量和效率成为了许多组织和个人追求的目标。
办公室公文写作技巧培训就是为了帮助员工提升公文写作能力，使得公文更具条理、准确和易读性。
1. 规范格式在办公室公文写作中，格式规范是至关重要的。
无论是公文的标题、附件格式、信函格式还是署名范例，都需要遵循一定的规范标准。
在培训中，员工需要了解不同类型公文的基本格式要求，确保每封公文都符合规范，同时提高公文的专业性。
2. 简明扼要良好的公文应该表达准确、简练，避免冗长和啰嗦。
在培训中，员工需要学会通过少量文字准确表达意义，避免重复和罗嗦的表达方式。
简明的公文不仅能提高沟通效率，还能减少读者的阅读负担。
3. 逻辑清晰一个逻辑清晰的公文能够更好地传达信息。
在培训中，员工需要学会对材料进行合理组织，确保思路清晰、层次分明，避免信息混乱和矛盾。
同时，合理的逻辑结构可以提高读者的阅读体验，使得公文更容易被理解和接受。
4. 注意用词语言是公文的灵魂，正确选择用词至关重要。
在培训中，员工需要学会用清晰、准确的语言表达意义，避免使用模糊、含糊不清的词语。
同时，避免使用口语化的表达方式，确保公文体面、正式。
5. 格式排版除了内容之外，格式排版也是影响公文质量的重要因素。
在培训中，员工需要学会合理利用空间，对公文进行合理的排版、分栏和标点。
良好的格式排版可以使得公文更加清晰、整洁，减少阅读的压力。
6. 校对和修改最后，针对公文的校对和修改也是不可或缺的环节。
在培训中，员工需要学会仔细检查拼写、语法和标点等细节，确保公文的准确性和专业性。
同时，接受他人的建议和意见，进行必要的修改和完善，提高公文的质量和效果。
通过办公室公文写作技巧培训，员工可以提高公文写作的效率和质量，使得沟通更加顺畅和高效。
通过不断的实践和学习，员工的公文写作能力将不断提升，为组织的发展和运营提供更好的支持和保障。
公文处理基础知识与常见问题
□□附件：1.云南省人民政府办公厅关于认真贯 彻落实XXXX的通知（不要文号）
2.关于XXX工作的整改落实方案 • 错误的如：
□□附：1、《云南省人民政府办公厅关于认真贯 彻落实XXXX的通知》（云政办发〔2012〕X号）
领导个人，不用“抄报”
⑵印发机关和印发日期。
• 如：
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
（改为4号字）
□抄送：省民政厅、住房城乡建设厅、国土资源厅、人□
力资源社会保障厅。
•
不再保留（共印50份）
• □云南省人民政府办公厅
2012年7月1日印发□
• 版记应置于公文最后一面，最后一个要素置于版心最后1行。
• 信函格式的公文版记不加分隔线，不标注印发机关和印发日期。
正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码 等组成。(18要素)
与旧的《办法》相比： 1.增加了“份号”；2.“发文机关标识”改称为“发文机关标志”；3.增加了“发文机关署名”；4.不再 使用主题词；5.增加了页码；6.紧急程度分为“特急”和“加急”（《办法》称“急件”）。
（二）公文种类 《党政机关公文处理工作条例》第八条规定的15个文种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、 意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、纪要。
与旧的《条例》和《办法》对比，在国家行政机关原来使用的13个文种基础上，增加了“决议”和“公 报”2个文种；“会议纪要”改为“纪要”；党的机关原来使用的“指示”、“条例”、“规定”3个文种 不再使用。
3.主送机关（用全称或规范化简称）
4.正文 层次序号： 第一层为“一、”，黑体或仿宋体； 第二层为“（一）”，楷体或仿宋体； 第三层为“1.”，仿宋体； 第四层为“（1）”，仿宋体。 第五层为“①”；（2000年省的细则规定） 第六层为“a”。 （2000年省的细则规定）
公文处理基本知识
排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤 销下级机关不适当的决定事项。
3、公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4、通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知
的事项。
5、通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关
和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关 办理和需要有关单位周知或者执行的事项， 任免人员。
3、各部门需要请示政府的事项，应当抓紧做
好前期工作及时上报，给政府留出研究、决策 的时间：一般事项不得少于2周，紧急事项不 得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5 个工作日以内批复的，除突发事件以及法律、 法规等另有规定或领导同志另有交待的事项外， 必须在文中说明紧急原因及在本单位的办理过 程。
2、 收到下级机关上报的需要办理的公文，文
秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应 由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否 符合法律、法规、规章及其他有关规定；涉及 其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签； 文种使用、公文格式是否规范。
3、 经审核，对符合条件公文，应当及时登记、
分类，并提出分办或拟办意见送有关负责人批 示或转有关部门办理。需要两个以上部门办理 的，应当明确主办部门。紧急公文，应当明确 办理时限。对不符合规定的公文，经办公室负 责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。 （附来文登记表图）
首先签署意见，协办机关依次会签；一般不使 用复印件会签。
7、“请示”应当一文一事；一般只写一个主
送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送 形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个 人。
8、“报告”不得夹带请示事项。 9、不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复
公文基础知识培训PPT
对收到的公文进行登记，记录文 件编号、收发时间、文件标题等 信息，以便后续跟踪和管理。
公文拟稿与审核
拟稿
根据工作需要，撰写公文草稿，明确 表达意图和要求。
审核
对拟稿进行审核，检查内容是否准确 、格式是否规范、语言是否得体，确 保公文质量。
公文签发与分发
签发
经过审核后，由相关领导对公文进行签发，表明同意公文的 发布。
公文用纸应选择符合国家标准 的A4纸，确保纸张质量良好， 不出现破损、褶皱等现象。
公文装订应遵循从左向右的原 则，不得出现倒装、侧装或斜 装等情况，确保装订牢固、美 观。
公文装订时应留出装订线位置， 不得影响公文内容的阅读和美 观。
公文编号与排序标准
公文编号应根据发文机关和发文字号 进行编号，确保编号的唯一性和准确 性。
公文编号和排序标准应符合国家相关 规定，方便公文的分类、归档和检索。
公文排序应根据发文字号的先后顺序 进行排序，确保排序的合理性和规范 性。
公文印章与签署规定
公文应加盖发文机关 印章或钢印，确保公 文的合法性和有效性。
公文印章和签署规定 应符合国家相关规定， 确保公文的合法性和 规范性。
公文签署应根据发文 机关的要求进行签署， 确保公文的权威性和 可信度。
解决方案
制定公文格式规范，明确各类公文的格式要求，包括标题、正文、落款、日期等，加强格式审查，确 保公文格式规范统一。
公文处理流程混乱
问题描述
公文处理流程混乱，如收文、发文、传阅等环节缺乏规范流程，导致公文延误、丢失或泄露。
解决方案
建立完善的公文处理流程，明确各环节的责任人和处理时限，加强流程监控和管理，确保公文处理高效、安全。
公文保密意识不强
公文处理基本知识
眉首格式：发文机关标识、秘密等级、保密期限、紧急 程度、发文字号、签发人、公文份数序号。
主体格式：标题、主送机关、正文、附件、成文日期、 印章。 版记格式：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。
33
（三）公文格式规范注意问题
1.会议纪要格式的特点
眉首：字号酌定、制发单位、成文日期；
正文：无主送单位、不落款、不加盖印章。
2.标题要简明扼要并准确反映公文的主题内容。 3.标题中一般不使用标点符号。
40
4.标题中使用标点符号的特殊情况：
（1）标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时，用引号（缩略 点）。如：《×××关于开展‚四五‛普法教育活动情况的报告》、 《关于积极配合‚3.15”活动做好维护消费者合法权益工作的通知》。 （2）公文标题中某一部分需要注释或者说明时，用括号。如：《关 于印发<××××××工作规则（试行）>的通知》。 （3）公文标题中出现书名、报刊名时，用书名号。如：《关于做好 <××××杂志>征订发行工作的通知》。 （4）公文标题中出现的并列词语之间的停顿，用顿号。如：《关于 ×××、×××职务任免的通知》。
38
有序：可按照时间顺序，或按照逻辑顺序， 或由总到分，或由原因到结果，切忌交织揉 杂，混乱不清。 连贯：思路畅通、前后衔接、语意连贯，防 止语意断止、跳跃、甚至对立。 区别：相同的意思要加以集中，不同的意思 要加以区分，界限清楚，避免混淆不清。
39
标题拟写中的注意问题
1.标题的三要素—发文机关、内容、文种。
（2）公文格式前后要统一。
（3）公文结构层次序数的规范写法，第一 层为“一、”；第二层为“（一）”；第 三层为“1.”；第四层为“（1）”。
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公文处理培训资料
（5）任免通知
任免通知适用于任免国家机关工作人员职务。
《XXX市人民政府关于„等同志工作职务的通知》
写作要点：
任免通知首要的是明确干部管理权限，明确任免程序。 任免通知务必使用单位规范称谓全称，晋升职务的，前任职
务自然免除，平级调整的一般在公布新任职务的同时，免除 原职务。 行政职务职级不明确的，应在行文中注明职级。同一单位数 名同一职务的任命，应根据研究顺序排序。 任免通知是要求最严格的公文之一，一般使用固定格式。行 文力求严肃庄重、无赘语，杜绝漏字、别字、错字。
批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
特点：权威性、强制性、严肃性 种类：发布令、行政命令、授衔令、嘉奖令 一般由行政机关和军事机关使用 XXX市土地征收补偿安置办法（第43号令）
XXX市人民政府XXX军分区XX年冬季征兵命令
国务院关于XX晋升海关副总监关衔的命令 国务院中央军委关于给XX省公安消防总队记一等功的命令
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④制定政策性通知
《安徽省人民政府关于全面取消农业税附加的通知》
写作要点：
此类通知一般是上级机关根据情况的变化，对某项
工作的指导思想、原则、政策作相应调整，作出新 的规定。 政策界限明确，切实可靠。 要特别注意政策上的衔接，对原有政策的修改要有 交待，原有政策规定停止执行的要明确。
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（3）知照类通知
通告无主送单位。
2、正文由缘由和通告事项两部分组成。
为了„„，现就„„通告如下：
通告的对象是社会公众，表述应简洁明了，叙述清
楚，通俗易懂，便于掌握和操作。 通常采用分条目式写法，对哪些是允许的，哪些是 禁止的，态度鲜明，规定明确。 3、结束语一般用“特此通告”加重语气。 4、正文后应签署发布通告的机关和日期。
公文处理基础知识
公文处理基础知识The document was prepared on January 2, 2021公文处理基础知识第一节公文处理概述一、公文及公文处理工作的重要性1.公文是领导机关决策的产物,是领导机关实施领导、进行管理和服务工作的重要工具.公文总是与新的决策、政令的贯彻和推行紧密联系在一起的.大量历史事实证明,一篇正确而优秀的公文,可推动社会历史前进,促进经济社会的发展,实现国家和民族的振兴.例如,党的十一届三中全会通过的中共中央关于建国以来若干历史问题的决议,从而使中国发生了翻天覆地的变化,实现了中华民族的伟大复兴.南朝刘勰说：“章表奏议,经国之枢机.”三国魏曹丕说：文章乃“经国之大业,不朽之盛事”..邓小平说：“拿笔杆是实行领导的主要方法”.反之,一篇错误的公文,可把社会引向倒退,造成国家和民族的灾难.例如,1966年中共中央下发的关于开展无产阶级文化大革命的通知,把刚刚复苏的国民经济再次推向崩溃的边缘.所以,公文处理工作的质量好坏与公文的正确与否,决定国家的兴亡.2.在当代的领导、管理和服务工作中,公文具有其他任何工具不可替代的重要作用.从一定的意义上说,公文正确与否,决定社会主义现代化建设的成败、战争的胜负和社会政治稳定与否.公文的作用主要有10大作用,即：启示和传达作用、规范作用、请示报告作用、控制作用、传递作用、协作作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、教育参考作用、记载和备查作用.这是被大量事实证明了的历史结论.3.公文处理水平代表一个机关单位的水平,即代表一个机关单位的决策、领导、管理、服务水平,反映了一个单位的整体素质.所以,每一个单位的领导及全体工作人员特别是文秘人员,都要重视公文处理工作.二、公文及公文处理的涵义1．公文的定义.“公文”一词,源于晋代陈寿的三国志魏志赵俨传,“公文下郡,绵绢悉以还民.”当时仅指一种体式的公务文书.最早的公文总称为“书契”.其后又有“典册”、“枢机文”、“官文书”、“案牍”、“公牍”等名称.随着社会的发展进步,公文的种类、名称及其内涵不断发展变化.公文即公务文书,是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料.中国共产党机关公文处理条例规定：“党的机关的公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布署和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具.”国家行政机关公文处理办法规定：“行政机关的公文,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具”.公文包括文件、简报、会议材料、申请表、统计表、呈报表等.“文件”一词是外来语,来自拉丁语docememtum,相当于汉语的“证据”.在我国,“文件”有广义和狭义之分.广义的“文件”,是指在工作和政治学习上可以用作依据或参考的书面材料；狭义的“文件”,指的是具有法规性、知照性和特定固定版头的公文.公文即公务文书.公文与公文、文件的关系是：包容关系或叫属分关系.公文的本质.公文是国家统治阶级实施领导、管理国家、处理公务的文字工具.2．公文处理涵义.公文处理是一个动态的过程,是指公文收发文单位特定的人员用特定的方法办理公文,使之符合有关规定和收发文单位的要求.它包括公文拟制、办理、管理、收集整理、归档在内的一系列衔接有序的工作.公文办理分为收文办理和发文办理.收文办理包括公文的签收含拆封、清点、分类登记、拟办、送批、批办、分发、传阅、承办、催办、办复、收集整理、归档等12个程序;发文办理包括公文起草含修改、协调、校核、会签、签发、复核、登记、印制排版、校对、装订、分发、收集整理、归档等10个程序.公文由秘书部门统一管理.管理的原则：既发挥公文效用,又有利于公文保密.管理的范围是所有公文,包括不同载体的公文.管理的内容是：收文管理签收与撤封管理、清点与分类管理、登记与拟办管理、送批与批办管理、分发与传阅管理、交办承办与催办管理、办复与收集管理、立卷归档管理、发文管理起草校核管理、送审与签批管理、公文定密管理、复核与登记编号管理、校对与印制管理、施印管理、分发传递管理、立卷归档管理、公文利用管理公文阅读管理、公文查阅管理、公文借阅管理、公文传达范围的管理、公文翻印复制管理、公文汇编管理、公文公开发布管理、公文引用管理、公文撤销管理、会议文件管理、公文存放清理清退销毁管理、秘密文件包括各种载体文件管理、机关合并撤销时公文管理.公文归档,包括公文的收集、装订裱糊与拆除金属物、分类区分保存价值、排列、编号、编目、装盒、编写全宗说明、归档,移交进馆10个程序.三、公文的特点公文具有以下8个特点：1．鲜明的政治性.公文是阶级统治的工具,是管理工作的工具.它的内容反映了统治阶级的意志,代表统治阶级的利益.因此,它的阶级性、政治性非常鲜明.2．法定的权威性.公文是领导机关的实施领导和管理工作的工具,其管辖范围内的所有单位和个人必须不折不扣地贯彻执行,不允许有任何反对地表示.如果对某些条文有不同意见,只能用合法的方式向上级领导机关反映,在上级机关未改变决定之前,必须遵照执行.3．特定的作者、读者和严格的程序.公文有特定的作者、读者,公文办理有特定的程序,均不可逾越.公文的作者,是公文制发机关单位.公文的读者,是由领导机关制发文件时规定的,只能按公文制发机关的意见办理,不得随意突破.公文办理有一套严格的程序.公文办理人员,必须严格按规定的程序办理,不得减少和超越规定的程序；必须恪尽职守,不得越权越位.4．文字表述的准确性和语言的生动性.文字表述的准确性,是指公文的语言表达必须做到准确、规范,无歧义,否则,无法贯彻落实或出现执行上的偏差.特别是政策性公文,要清楚明了,操作性要强,便于贯彻和执行.一个规定,只能是一种解释.公文语言的生动性,是指公文语言的运用在确保其准确、鲜明、朴实、简洁的基础上,充分运用我国语言、词汇丰富的特点,在一篇公文中或在局部的段落内,做到句法、构词法一致,句子、词汇新颖,避免重复、累赘.5．内容上的公务性和现实性.内容的公务性,是指公文是机关决策的产物,是机关处理公务活动的工具,必须完全彻底的为公务活动服务,不得把私人的事务写入公文之中.内容的现实性,指公文必须充分全面地反映实际情况,实事求是；必须为现实管理工作服务,具有现行功用和指导性、实践性.6．强烈的时效性和特定的意向性.公文是为一定时期的管理工作服务的,过了一定的时期,就失去了现行功用,变成了档案材料历史资料.所以说,公文的时效性很强,必须在规定的时间内起草、审批、发出和产生效用.否则,公文就失去了现行功用.特定的意向性.是指公文的读者即受文对象在起草之前就确定了.不同的受文对象,用不同的公文语言表述.7．严密的逻辑性.公文必须按照人们的思维规律构思、布局、撰写,做到逻辑严密,言简意赅,以其独有的逻辑力量说服读者执行者,实现其应有的作用.8．规范的体式.通用公文是法定的,每一个文种的撰写方式、格式都是固定的.公文写作人员必须按规定的体式写作、印制公文,不得违反.四、公文处理的原则1.实事求是的原则；2.党政分开的原则；3.精简的原则；4.高效的原则；5.按照行文机关的要求进行的原则；6.按照公文处理规定进行的原则.公文处理的标准：做到及时、准确、安全、保密.五、公文发布方式1．内部发布.①用特定版头印制内部分发；②用内部传真电报发送；③在内部网络上发布；④其他方式.2．公开发布.①在报刊上公开发布；②在互联网上发布；③张贴；④设立政务公开场所或现行文件查阅中心供执行者索取公文；⑤其他形式.公开发布的公文,从公开发布之日到执行的起始日,至少要有30天以上的间隔期.凡涉及与wto有关的法律、法规、规章和文件,在公开发布之后90天内,必须译成一种wto 语言英文、法文、西班牙文译本.六、公文处理工作的管理机构及职责各级机关的办公室管理本机关的公文处理工作,并负责指导下级机关的公文处理工作.七、文件管理人员应当具备的素质素质,本指事物的本来性质,这里是指文件管理人员在理论、知识、思想、能力等方面的素养及所具备的水平.文件管理人员应当具备较高的政治业务素质,工作积极,作风严谨,遵纪守法,恪尽职守.第二节公文格式一、公文格式概述公文格式是公文内容的表现形式,是公文不可缺少的重要组成部分.它由公文的内容所决定,又服务于公文的内容.1．公文格式的含义格式,原指法律文书,是法律的一种.隋书高祖纪讲：“自古哲王,前人作法,前帝后帝,沿革随时,律令格式,或不便于事者,宜依前敕修改,务当政要”.隋代以后,法有律、令、格、式之别.格,指官吏处事的原则；式,指则列.格式,通用指有关官署制度、组织、官员职权等法则,后来泛指规格样式.公文是人类使用的一种管理工具和交际工具.人们使用公文进行管理和公务交往过程中逐步形成的习惯,并把它确定下来,共同遵守,这就是公文的格式.通俗地说,公文格式就是公文的规格样式,即公文各组成部分在页面上的表现形式,也叫公文的外部组织形式.它是规范化和标准化的格式.它反映了公文的客观需要和内在规律,体现公文的权威和功能.它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现,对公文的内容起表现和保证作用.公文格式经领导机关确定,其所辖范围的各级各类机关、企业事业单位和一切社会团体,都要共同遵守.其目的都是为了规范公文处理工作,提高工作效率.党政机关通用公文的格式大体一致,略有差别.认真学习公文格式,就是为了正确使用和处理公文格式,提高公文处理工作水平.2．公文格式的组成1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和XX年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法对公文格式作了明确的规定.1999年12月27日国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式国家标准,从技术方面对通用公文的纸张、排版、印刷、装订和公文中各要素标识规则,都作了更加明确具体的规定.这个国家标准适用于国家各级行政机关制发的公文,其他机关可参照执行.公文格式,一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成.二、公文文面格式公文文面格式是指公文中各要素各组成部分的搭配、排列和标识规则,包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等.实际上,公文的文面格式是公文全部书面内容的结构.不同的朝代、不同的机关、不同类别的公文,有不同的文面格式.目前,各类机关的通用公文的格式大体相同.党政机关通用公文的文面格式由版头报头、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度等级、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围附注、附件、主题词、抄送机关、印制版记、公文二维条码22个要素组成.这22个要素按其所在的位置,又可分成眉首文头部分前9个要素、主体部分中间9个要素、版记文尾部分最后4个要素.眉首部分,位于公文首页上部,一般占整个页面的1/3左右.党的机关用特定版头制发的公文,眉首部分与主体部分用两条各长、宽的红色横线中间加2号实体五角星隔开；行政机关的公文用一条长159mm、宽的红色横线隔开,中间没有五角星;用电报传送的公文,眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线密码电报为红色隔开.用a4型公文纸,国家标准规定上报公文的眉首部分占%,即166毫米.主体部分位于眉首部分以下,版记部分之上.版记部分位于公文最后一页下端,其中,印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数3项内容行政机关的公文只有前两项内容.1．版头报头.版头报头,又叫发文机关标识.版头是特定的、法定的、专用的,象征着领导机关的权威,起到增加公文庄重色彩和严肃性,识别发文机关、公文级别、重要程度,以引起受文者注意的作用.在党的机关的普发性公文中,还可起到印信的作用.不同的机关,不能共用版头,但规格样式是相同的,只是表示的发文机关不同.党的机关公文版头的主要形式有两种：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,例如,“中共××县委文件”；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成,例如,“中国共产党××市委员会通知”.版头字居中排印在公文首页上部,一般用长牟体字或长宋体字套红印制,每个字的长度在15-22毫米之间,宽度根据字数多少确定,但都要小于“中共中央文件”字样.版头字、五角星与横隔线应美观、庄重、大方.版头一经确定,必须长期固定使用,一般情况下不作变动,更不得随意变动.行政机关的发文机关标识主要有３种形式：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成；一种由发文机关名称加“令”字组成；一种由发文机关名称加武文线组成.发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定,由本机关自定的,一定要明示其他机关,不能使用全社会不认同的简称.用a4型公文纸,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm；对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.报头.电报是一种快速传输、发布公文的有效形式.电报的报头由报头文字和两条横隔线组成,密码电报套红印制,明传电报印成黑色.常用的报头有两种：一是特定报头.由发文机关全称或规范化简称加“发电”2字组成.例如,“中共××市委发电”.密码电报的报头印成红色,明传电报的报头印成黑色.使用这种特定报头,在发文机关署名处,可省略盖章这一环节,有利于提高工作效率,不盖章与盖了章的电报均具有同等效力.但是,除党委和政府及其办公厅室外,其他任何单位都不准用这种专用报头发布密码电报.在实际操作中要注意防止张冠李戴,即发文机关与报头所代表的机关应一致.例如,署名为党委的电报用“中共“秘书工作”委发电”报头.二是通用报头.通用报头有两种：一种用“内部传真电报”6字标明；一种用“密码电报”4字标明.明传电报使用“内部传真电报”报头.绝密、机密、秘密电报均属密码电报,使用套红印制的报头.这种格式除报头部分与用特定版头印制的公文不相同外,从公文标题之下的格式是相同的.使用特定电报报头的机关,不再使用通用电报报头,密码电报只在报头部分套红印制.报头字用长宋体居中排印在电报首页上部,报头部分一般占公文页面的1/3左右,用16开型纸张的,报头文字的上边距公文纸的顶边18-32mm,下边距第一条横线22-29mm.每个字的长度为15-22mm,宽度视字数多少确定,但要做到美观、庄重、大方.2．份号.份号,即份数序号,是同一件公文印制份数的顺序号.在党的机关,用特定版头印发的秘密公文均应标注份号,不是用特定版头印制的秘密公文,有条件的也应标注份号.份号从号开始,用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角.秘密公文印制份号的目的是：便于对秘密公文进行管理和利用.用电报传送的秘密公文,不标注份号.但是,绝密、机密、秘密电报均属密码电报,均应按密码电报的管理办法进行严格管理.3-4．密级与保密期限.密级,即公文的秘密等级.公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级.秘密可划分为国家秘密和商业秘密,其中,国家秘密划分为绝密、机密、秘密３个等级,商业秘密划为“商业机密”、“商业秘密”2个等级.有秘密事项的公文应确定密级.用特定版头印发的公文,密级用3号黑体字标注.党的机关的公文,密级标注在份号下方,两字之间空1字；行政机关的公文,密级标注在公文首页右上角.如需同时标注秘密等级与保密期限,党政机关的公文,都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行,秘密等级中间不空格,并与保密期限之间用“★”隔开.比如：“机密★3年”.用电传方式发布的公文,密级用3号仿宋体字标注在公文首页报头部分的“密级”栏内.5．发往地址.在电报报头左下方设有“发往地址”栏,有的也简化为“发往”二字,用于标注电报发送的地点与单位.公文有主送机关的,可简化为“见主送机关”.公文没有主送机关的,如决议、决定、指示、意见、公报、规定、细则、会议纪要、工作要点等文种,应在“发往地址”的右侧标注发往地址或发送单位.发送单位可用统称,也可用特称,视情况而定.一般方法是：普发性电报用统称,限知性电报用特称.发往地址和发送单位用3号仿宋体字排印.如果字数太多,也可用4号或5号仿宋体字排印.6．紧急程度等级.紧急程度等级,是对公文送达和办理的时间要求.用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度,用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级.用特定版头印制的党的机关的紧急公文,分别标明“特急”、“加急”,用3号黑体字顶格标注于公文首页版心右上角,两字之间空1字；行政机关的紧急公文,分别标明“特急”、“急件”,用3号黑体字标注于公文首页版心右上角第2行,如果该件公文无密级,则标注在第1行.用电传方式传送紧急的公文有两种方式：一是用特定版头印制的公文直接电传；二是使用电报报头电传公文.电报的紧急程度叫等级,分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4种,用3号仿宋体字标注,其办理公文的时间要求分别是1天、3天、5天、10天,即受文单位必须分别在规定的时间内办理完毕.确定公文的紧急程度等级应实是求是,防止随意性.7．发文字号部委号.用特定版头印制的公文叫发文字号,用特定报头制发的电报叫“发电字号”,用通用报头制发的电报叫“部委号”.直接公开发布的公文没有发文字号；先用特定的版头印制、后公开发布的公文,仍用原来的发文字号.发文字号部委号,下同是公文的代号,由发文机关代字、发文年度和发文顺序号3部分组成,是每一个用特定版头报头制发的公文不可缺少的重要组成部分.它起到便于识别公文、发文机关、发文年度和便于登记、管理、使用的作用.其中,发文机关代字由发文机关所在行政区管辖地地方代字、发文机关代字和公文类别代字3部分组成,有的可省略发文机关代字或公文类别代字,但发文机关所在行政区地方代字不能省略.发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写,发文年度号标注在六角括号内.发文年度应标全称,不能简写,例如,“〔200５〕”不能简写为“〔0５〕”.发文顺序号分年度从1号起,按公文的签发时间的先后依次编号,不能跳号,不留有空号,不随意编号,不编虚位即“1”不编为“001”,不加“第”字.使用发文字号,应注意3个问题：一是发文字号一经确定,应长期固定使用.二是联合行文,一般只标注主办机关的发文字号.三是用特定版头印制的公文的发文字号,标注于版头发文机关标识下空2行红色横隔线之上.下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧,与右侧的“签发人”对称,左右边各空1字排印.电报的发文字号用3号仿宋体字标注,用特定报头印制的电报,标注在“密级”栏之后；用通用报头印制的电报,标注在“部委号”栏内.8．签发人.上报公文应标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧.发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成,标注于公文发文机关标识版头、报头下空2行红色横隔线之上.党的机关的公文用4号仿宋体字标注.某些重要的公文有会签人的,还应在签发人右侧用4号仿宋体字标注会签人及其姓名.上报公文标注签发人的目的,是为了加强单位领导人对公文所负的责任,使之认真把好公文关.标注公文签发人应注意2个问题：一是联合行文,有多个签发人,一般是主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色横隔线；会签人的标注方法同签发人.二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者.9．收发报序号.收发报序号是机要部门对接收和发出的电报编排的顺序号.收发报序号由接收或传输电报单位的代字“×机”加收发报顺序号组成,其中,传输电报单位的代字,由传输电报单位所在行政区地方代字加“机”字组成.收发报序号设置在报头部分两条横隔线的最右端,由机要部门填写,分年度、分类别依次编号.10．标题.标题,一般由发文机关名称全称或规范化简称、公文主题和文种组成,位于红色横隔线下方空2行排印.主标题用2号小标宋体字,副标题用3号楷体字,居中排印.回行时应做到词意完整,排列对称,间距恰当.公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容,做到规范、简洁、无歧义.在处理公文标题时应注意3个问题：一是联合行文时各联署机关名称排序,一般情况下,主办机关的名称排在前面,其余依次排列.二是在有双文种的公文又叫复合性公文中,应简化标题.三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号.11.主送机关.。