项目部财务收支费用及报销管理规定

项目部财务收支费用及报销管理规定

项目部财务收支费用及报销管理规定

第一章总则

第一条为规范项目部财务活动，加强费用控制，明确各项审批程序，特制定项目部财务收支、报销规定（以下简称本规定）。

第二条一切收入必须上缴公司财务部门统收进账。不得私设账外账、小金库或截留收入，不得私存私分、据为己有。

第三条所有费用开支实行预算管理、总量控制，按“谁开支，谁报销，谁负责”原则执行。所有预算外开支必须履行审批程序。

第二章报销审批程序

第四条费用报销必须按要求填写《费用报销单》或《差旅费用报销单》，项目名称必须填写，附原始凭证（包括各种申请审批文件的复印件、《借款单》、《招待申请单》或《礼品申请单》和原始发票），原始发票各项目（付款单位/费用项目/单价/数量/金额等）应填写完整，“付款单位”处必须是本公司全称。

《费用报销单》、《差旅费用报销单》、《付款申请单》、《借款单》、《招待申请单》和《礼品申请单》由公司统一采购。

第五条审批签字程序：

1、报销签字人顺序为：报销人、证明人、部门经理、财务审核、分管领导、财务经理、最终签字人（即总经理或总经理授权人）。

2、报销人在报销过程中，只能报销本人经手的规定范围内的票据，不得接受任何人委托报销的任何票据。

3、报销人应按（差旅费/通讯费/业务招待费/办公费用等）各个类别分别粘贴，并提供该期间所报费用的费用明细表，详细写明发生费用具体情况，并接受财务经办人、签字人的有关询问。

4、证明人员只能证明本人知道的事情及金额，证明超过本人应证明范围内的，与当事人同责。

5、财务经办人在报销过程中必须严格执行公司有关报销的条件，超标部分经最终签字人签认后方可进入报销程序。

6、所有签字人对本人签字负有相应的责任，出现失误根据相关规定予以追究。

经办人负责所支付费用的事项的真实性、准确性、合理性、合法性，负责收取支付款项的发票符合税务的规定；部门经理负责所支付费用的事项的合理性、合法性，负责付款事项符合公司的规章制度；经办会计负责所支付款项金额的准确性,发票的合规性，负责标注累计欠款金额、各项支出是否超出预算规定标准；分管领导及财务经理负责付款事项符合公司的规章制度，并对前级签字人员是否履行职责进行审核；总经理向董事长负责。

第六条财务部门根据符合审批程序的《费用报销单》或《差旅费用报销单》，经复核后，方可给予报销。

第三章集中支付审批程序

第七条试用范围

1、设备采购、租赁

2、大宗材料采购

3、分包费用

4、其它项目经营需要的款项支付

第八条所有的款项支付必须由当事人申请，填写《付款申请单》，完整填写收款单位账户信息，并注明资金使用用途、金额、支付方式等内容及其它证明文件资料，单次支付金额低于元的，由项目经理审批，单次支付金额高于元、低于5000元由分管领导审批，单次支付金额高于5000元的，由总经理审批。

第九条所有的款项支付，在履行完审批程序后，原则上应经过对公账户支付款项，并在7天之内取得相应正规发票。特殊情况报财务经理决定。

第四章借款审批程序

第十条试用范围

1、需要出差到外地的员工

2、需要集中及零星采购物资

3、其它项目部经营需要的临时性借款

第十一条所有的个人借款都必须由当事人提出申请，填写《借款单》，应注明借款时间、借款部门、项目部名称、借款事由、大小写金额等内容，单次借款金额低于元，由项目经理审批，单次借款金额高于元，或者累计未清欠款高于5000元，须经公司分管领导及财务经理审批。

第十二条各项目部不许相互拆借资金，确因特殊原因需要临时借用，必须书面说明原因，经分管领导、财务经理同意后方可。

第十三条出纳人员根据符合审批手续的各类文件和《借款单》，向经办人支出现金，并及时将借款单上交公司财务部入账。

第十四条各项借款应遵守“前款不清、后款不借”的原则。有特殊事项确需在未清前款的情况下借款的，经办人需附书面文件说明前款未清的原因，由出纳在说明文件上明确标注累计欠款的金额，报财务经理确认后方可填写《借款单》再借款。无总经理特别批示的，累计借款次数最多四次，累计借款金额不超过1万元。

对于因审批把关不严造成公司损失的，项目经理就所造成损失承担连带赔偿责任。若出纳未准确标注经办人欠款金额的，就未准确标注部分承担连带赔偿责任。